專案結案範本

完成最後一個交付項目不代表專案就此結束。您還需要總結尚未收尾的工作、傳達專案結果並向您的團隊匯報。建立專案結案範本可幫助您的團隊確實做到這些事項,並且充滿信心地完成專案。

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結尾很重要,尤其在專案管理中更是如此。即便您已經達成了最後一個里程碑,仍需要確認您的工作已經完成、分享結果,並決定接下來的步驟。 

在成功專案的餘暉中,這些關鍵步驟很容易被忽略。但使用專案結案範本,您的團隊便能毫無遺漏地總結所有尚未收尾的事項。

[產品 UI] 帶有抽象 UI (時間軸) 的專案時間軸版面配置範例

什麼是專案結案範本?

專案結案範本是一份預建的指南,列出了成功完成專案所需進行的所有步驟。此範本可為您的團隊提供每項計劃都可遵循的路線圖,確保每個人都完成關鍵事項,例如執行最終測試、定案專案預算,以及向專案關係人傳送最終報告。

建立範本需要一些前置工作,但它可以為您的團隊節省時間和精力。您無須在每個專案結束時從頭開始,只須複製範本、填寫內容,然後繼續進行下一項專案。

閱讀:專案結案:讓您充滿信心地完成專案的 8 個步驟

數位專案結案範本的優勢

從獲得核准到執行最終測試,專案結案流程涉及許多動態的部份。有這麼多要追蹤的內容,靜態的專案結案範本很快就會過時,需要不斷更新才能讓專案關係人瞭解工作的進行狀況。 

建立數位專案結案範本可讓您節省花在更新 Excel 追蹤工具上的時間,而將更多時間投入重要的工作。您的範本位於工作實際進行之處,因此整個團隊可以透過單一事實來源追蹤工作狀態,無須在不同工具之間來回切換。

藉助數位專案結案範本,您可以: 

  • 幫助整個團隊在每個計劃中依循相同的專案結案流程。

  • 查看專案結案指派工作的即時狀態。

  • 在同一處追蹤核准事項、里程碑和任務。

  • 避免在不同的溝通工具之間來回切換。

  • 輕鬆與專案關係人分享您的專案結案流程。 

  • 避免建立單獨分立的專案結案報告或專案結案核對清單。

  • 將專案結案流程以時間軸、工作流程看板、清單或行事曆的形式可視化。

  • 將重要的專案文件直接附加至任務,例如您的專案章程或專案概覽。

專案結案範本應納入哪些內容

您的專案結案範本應列出成功完成計劃所需的所有步驟。每個團隊都不一樣,但專案結案任務通常可以分為以下四個類型:  

  • 行政作業:後勤步驟,例如審查專案計劃、定案專案預算專案基準、更新文件,以及舉行專案後反思會議。 

  • 測試計劃:專案啟動後,您將採取哪些步驟來衡量和分享結果。例如,您可能希望在一週或一個月後衡量結果。 

  • 專案簽核:確認您已完成專案且符合要求規格所需取得的核准。 

  • 交接:專案完成後您需要指派的後續專案交付項目和剩餘的行動項目。 

在您的範本中,請為這四個類型分別建立單獨的區段。若要在各個區段中填入任務,請想像一下理想的專案結案流程對您的團隊而言是什麼樣子。您應該完成哪些後勤任務,以確保將所有尚未收尾的事項總結起來?您將如何進行測試和分享結果?誰需要簽核您的專案、有哪些剩餘任務需要分配給其他人? 

若要提供額外的詳細資訊,請建立自訂欄位來追蹤每個任務的狀態 (如「未開始」、「進行中」或「已完成」)。您還可以建立里程碑來追蹤關鍵專案的成就,並使用 Asana 的審核功能,讓專案關係人只需點一下按鈕即可輕鬆核准專案的完成狀態。

請記住,您不必在建立範本時敲定所有細節。您總是可以日後再新增和調整任務,以配合未來每個專案的需求。

整合功能

  • 時間軸檢視。時間軸檢視是一種甘特圖式專案檢視方式,以水平長條圖顯示所有任務。您不僅可以查看每一個任務的開始和結束日期,還可以看到任務之間的相依性。藉助時間軸檢視,您可以輕鬆追蹤計劃中每一個部分如何彼此配合。此外,由於您是在一處地方查看所有工作,因此可以在衝突發生前輕鬆識別並給予處理,從而保障按時實現所有目標。

  • 核准。有時候,您需要的不僅只是完成任務而已,您還需要知道某個交付項目是否已獲得核准。核准是 Asana 中一個特別的任務類型,提供「核准」、「請求變更」或「拒絕」任務等選項。這樣一來,任務所有者就能清楚瞭解應該採取哪些行動,以及他們的工作是否已獲核准。

  • 里程碑。里程碑代表重要的專案檢查點。在專案的整個過程中設定里程碑,可以讓團隊成員和專案關係人瞭解您達成目標的進展情形。在您努力實現重大的專案目標的同時,不妨利用里程碑來慶祝路途中的小成功。

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。請針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。 

推薦的應用程式

  • Google Workplace。使用已內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • Salesforce。使銷售、客戶成功和服務團隊能夠直接與 Asana 中的支援團隊溝通,以此消除瓶頸。共用附件並為售前需求建立可行動、可追蹤的任務。藉助 Service Cloud,將您的實施和服務團隊與 Asana 中的支援團隊彼此聯結,以提供出色的客戶體驗。

  • Hubspot。使用 HubSpot Workflow (HubSpot 工作流程) 自動建立 Asana 任務。您可藉助 HubSpot Workflows,用 HubSpot CRM 中的所有客戶資料來建立自動化流程。此整合可讓您無縫接軌地在團隊間交接工作,例如:在 HubSpot 完成交易或關閉服務單。

  • Jira。在技術與業務團隊之間建立互動、連結的工作流程,以便提高專案發展流程的即時可見度,且使用者無需退出 Asana 即可做到這一切。簡化專案協作和工作交接。快速在 Asana 中建立 Jira 議題,使工作在正確的時間點上無縫接軌地完成業務和技術團隊之間的交接。

常見問題

我需要專案結案範本嗎?

如果您需要定期管理專案,專案結案範本可以幫助您將每個計劃的最終階段標準化,並確保您不會錯過任何關鍵步驟。通常,專案的長期成功取決於您如何管理交接工作和記錄您的所學。藉助精心制定的專案結案範本,您可以在團隊的標準專案管理流程中確立這些要求。

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