Statusrapport

Tänk tillbaka på när du senast spårade statusen för ett projekt. Du var förmodligen tvungen att manuellt hämta information från flera källor, såsom kalkylark, mejltrådar och projektpartner, och sedan skicka ut den i ett långt mejl i hopp om att dina viktigaste intressenter skulle läsa det.

För att vara effektiv bör en statusrapport vara enkel att sammanställa och snabb att förstå, så att projektets teammedlemmar och intressenter snabbt kan se vad som är i fas, vad som är blockerat och vad som kommer härnäst. Det är här Asanas mallar för statusrapporter kan vara till hjälp. Med förifyllda avsnitt såsom projektstatus, sammanfattning, prestationer och hinder blir det enkelt för dina intressenter att snabbt få viktig projektinformation. Eftersom rapporten är direkt kopplad till teamets arbete i Asana kan du dessutom hoppa över tidskrävande datainsamling. Säg adjö till manuella statusmejl och välkomna ett nytt sätt att arbeta. 

Vad är en projektstatusrapport?

En projektstatusrapport är ett dokument som ger uppdateringar om hur projektet fortskrider. Statusrapporter ger teamet och viktiga intressenter en översikt på hög nivå över projektets förlopp, så att de snabbt kan se vad som är i fas, vad som är försenat och vad som kommer härnäst. De belyser också kommande hinder och projektrisker, så att du kan anpassa dig för att hålla projektet i fas och undvika omfattningskrypning. 

Projektstatusrapporter skickas vanligtvis ut varje vecka eller månad och håller alla informerade, så att du kan lägga mindre tid på att skicka ut statusuppdateringar och mer tid på att utföra viktigt arbete. 

Vad är en mall för statusrapport?

En statusrapportmall är en mallversion av en projektstatusrapport. Den fungerar som ett ramverk för dina statusuppdateringar och beskriver viktiga avsnitt och information som varje statusrapport bör innehålla. Eftersom avsnitten är förifyllda i mallen för statusrapporter behöver du bara fylla i dem och skicka dem till projektteamet. 

Leta efter en statusrapportmall som är inbyggd i en större arbetshanteringsplattform, som Asana. På så sätt är statusuppdateringar direkt kopplade till arbetet som teamet utför, vilket innebär att du kan hämta data från alla projekt eller team utan att växla mellan appar. I stället för att manuellt spåra information eller hämta siffror från olika källor kan du med projektstatusrapportmallar centralisera informationen och hålla alla uppdaterade på ett och samma ställe.

Vad en mall för statusrapport bör innehålla 

Nyckeln till att skriva en effektiv förloppsrapport är att effektivt sammanfatta projektets förlopp, de senaste resultaten, kommande hinder och nästa steg. En kortfattad statusuppdatering håller viktiga intressenter och projektets teammedlemmar informerade och ger dem all information de behöver på ett ögonblick.

Som tur är innehåller mallarna för statusrapporter i Asana avsnitt som gör det enkelt att lyfta fram viktig projektinformation. När du skapar en statusuppdatering för ditt projekt är rapporten förifylld med avsnitt för:

• Rapportens namn, som bör sammanfatta vilket projekt du rapporterar om och all information som rör den specifika uppdateringen, till exempel de datum som statusrapporten omfattar.

• Specifika projektdetaljer, till exempel projektnamn, projektledare, projekttidslinje och projektets prioritet. 

• En statusetikett som anger projektets hälsa, till exempel i fas, riskerar att bli fördröjt eller ur fas. 

• En sammanfattning av projektets nuvarande status, som bör innehålla en översikt över projektets framsteg hittills.

• Specifika prestationer som teamet har åstadkommit sedan den senaste uppdateringen, till exempel projektmilstolpar som de har nått eller statistik som du vill lyfta fram.

• Nuvarande projektblockerare som saktar ner projektförloppet, samt eventuella kommande hinder som du vill ta itu med proaktivt.

• Nästa steg som du och teamet kommer att ta efter statusuppdateringen.

Dessutom kan du använda avsnittet ”höjdpunkter” i statusrapporten för att visa upp teamets prestationer sedan din senaste uppdatering, till exempel milstolpar, uppgifter eller godkännanden som har slutförts. Eftersom statusrapportmallen hämtar siffror direkt från Asana är det ett enkelt sätt att hålla intressenter informerade utan att behöva hämta data manuellt.  

Fördelarna med mallar för statusrapporter

Statusrapporter håller teammedlemmar och tvärfunktionella intressenter informerade och samordnade om hur projektet fortskrider. Genom att använda en mall för statusrapporter i Asana kan du direkt koppla det arbete som ditt team utför till dina statusuppdateringar, minska manuell datainsamling och ge snabb insyn i förloppet mot projektmålen.  

Med Asanas mall för statusrapport kan du:

• Snabbt kommunicera projektstatus till teammedlemmar och viktiga intressenter. 

• Ge insyn i realtid i vad som är i fas och vad som behöver uppmärksammas. 

• Sammanfatta projektstatusen på en hög nivå, minska onödig kommunikation och se till att alla får höjdpunkter och nyckeltal. 

• Hålla koll på projektets hälsa och se till att hela teamet är säkert på hur projektet fortskrider. 

• Proaktivt upptäcka och åtgärda hinder, hålla projektet i fas och se till att ni håller projektets deadliner. 

• Ansluta dina statusuppdateringar direkt till platsen där arbetet sker, vilket minskar behovet av att växla mellan appar och manuell datainsamling. 

• Dra nytta av portfolior för att spåra ditt teams förlopp i flera projekt.

• Hålla ditt team samordnat genom att dela nästa steg och punkter att göra. 

• Minska antalet improduktiva statusmöten och e-postmeddelanden. 

Funktioner och appar som kan användas med Asanas mall för statusrapporter

Den genomsnittliga kunskapsarbetaren växlar mellan nio appar per dag, och allt det där växlandet fram och tillbaka leder till distraktion och sänkt produktivitet. Det är här våra integreringar och appar kommer in i bilden. Genom att dra nytta av funktioner som gör att du kan spåra projektdata på ett ställe och synkronisera appar som Google Drive kan du skapa ett centraliserat system för allt ditt projektarbete i Asana.

Integrerade funktioner

1. Rapportering. Rapportering i Asana översätter projektdata till visuella diagram och lättförståeliga grafer. Genom att rapportera om arbetet där arbetet äger rum kan du minska dubbelarbete och dra ner på onödiga appbyten. Och eftersom allt ditt teams arbete redan finns i Asana kan du exportera data från alla projekt eller team för att få en korrekt bild av vad som händer på ett och samma ställe.

2. Milstolpar. Milstolpar representerar viktiga kontrollpunkter i projektet. Genom att sätta upp milstolpar i hela projektet gör du det möjligt för teammedlemmar och projektintressenter att se hur du närmar dig ditt mål. Använd milstolpar för att fira små framgångar på vägen mot det stora projektmålet. 

3. Godkännanden. Ibland behöver du inte bara slutförd en uppgift – du behöver veta om en leverans är godkänd eller inte. Godkännanden är en speciell typ av uppgift i Asana i vilken man kan välja ”Godkänn”, ”Begär ändringar” eller ”Avvisa” för uppgiften. På så sätt får uppgiftsägarna tydliga instruktioner om vilka åtgärder de ska vidta och om deras arbete har godkänts eller inte. 

4. Uppdateringar av projektstatus. Glöm att behöva kolla igenom olika verktyg för att hitta information om projektstatus eller sitta på ett möte som lika gärna kunde ha varit ett e-postmeddelande. Uppdateringar av projektstatus i Asana är inte bara enkla att använda, de är också direkt sammankopplade till arbetet som ditt team utför. Det gör det enkelt för teammedlemmarna att få tillgång till ytterligare projektinformation, såsom projektplanen, kommunikationsplanen, projektets mål, milstolpar, leveranser och mycket mer. Projektstatusrapporter minskar manuellt arbete, centraliserar information och håller alla uppdaterade. 

Rekommenderade appar

1. Dropbox. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Dropbox-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana.

2. Box. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Box-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana.

3. Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några klick.

4. OneDrive. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Microsoft OneDrive-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt filer från Word, Excel, PowerPoint och mycket mer.

Vanliga frågor