Prioritization matrix

Det är inte alltid lätt att veta hur man ska ta itu med uppgifter. Var börjar man? Hur kan du se till att du fokuserar på viktiga uppgifter först? De här frågorna (och andra) kommer sannolikt att dyka upp när du prioriterar uppgifter. Om du inte vet hur du ska besvara dem kan du sluta med att slösa tid på fel arbete. 

En mall för en prioriteringsmatris kan hjälpa till att effektivisera beslutsfattandet. Genom att skapa en i Asana kan du enkelt organisera uppgifter efter insats och inverkan på verksamheten – och skapa en handlingsplan som prioriterar det viktigaste arbetet. 

Vad är en prioriteringsmatris?

En prioriteringsmatris är ett verktyg för uppgiftshantering som används för att kategorisera uppgifter efter inverkan och insats. Genom att visa vilken inverkan varje uppgift har på verksamheten och hur mycket insats som krävs för att slutföra den, hjälper en prioriteringsmatris dig att avgöra vilka punkter som ska hanteras först, så att du kan vara säker på att du alltid fokuserar på rätt arbete.

Prioriteringsmatriser kan vara enkla eller komplexa, beroende på antalet uppgifter. En grundläggande prioriteringsmatris kan delas upp i följande kategorier:

• Arbete med hög inverkan och låg insats: gör det nu.

• Hög inverkan och hög insats: gör härnäst 

• Arbete med låg inverkan och låg insats: gör senare 

• Arbete med låg inverkan och hög insats: gör inte 

Om du är osäker på vilken uppgift du ska ta itu med först – eller var arbetet ska passa in i ett schema – hjälper en prioriteringsmatris dig att bestämma dig för en handlingsplan.  

Vad är en mall för en prioriteringsmatris?

En mall för en prioriteringsmatris är en återanvändbar resurs som gör det möjligt att snabbt prioritera din att göra-lista. Eftersom mallen kan dupliceras behöver du inte slösa tid på att skapa en ny mall i början av varje dag, vecka eller månad. Kopiera helt enkelt mallen, lägg till dina uppgifter och börja prioritera. 

Vilka är fördelarna med en mall för en prioriteringsmatris?

En digital mall för en prioriteringsmatris gör det enkelt för dig att prioritera arbetet baserat på inverkan och insats. Tillsammans med funktioner som färgkodade anpassade taggar och olika vyer gör en mall för en prioriteringsmatris det enkelt för dig att se vad som händer härnäst.

Med en digital mall för en prioriteringsmatris kan du:

• Fastställa vilket arbete som har störst inverkan för ditt teamet och organisationen.

• Enkelt lägga till uppgifter i matrisen och dra och släppa uppgifter till olika avsnitt när prioriteringarna ändras. 

• Se till att du fördelar resurserna på rätt sätt och fokuserar på det arbete som ger störst Business-fördel. 

• Slipp det förberedande arbetet med att skapa en mall från grunden varje dag eller vecka.  

• Dela din matris med projektintressenter så att alla är informerade om hur du prioriterar arbetet.

• Ställa in startdatum för uppgifter som du har avprioriterat. 

• Tilldela teammedlemmar för att delegera prioriterat arbete. 

• Skapa ett upprepningsbart ramverk som andra team kan använda, så att alla i organisationen kan prioritera det viktigaste arbetet.

Hur använder man en mall för en prioriteringsmatris?

En enkel mall för en prioriteringsmatris hjälper dig att skapa en handlingsplan baserad på den insats som krävs för varje uppgift och den inverkan som uppgiften kommer att ha på verksamheten.

För att komma igång lägger du till två anpassade taggar i mallen – en för den insats som krävs för att slutföra varje uppgift och en för den inverkan som slutförandet av uppgiften kommer att ha på verksamheten. Det kan se ut så här:

• Stor inverkan och liten insats

• Stor inverkan och stor insats 

• Låg inverkan och låg insats 

• Låg inverkan och hög insats 

Skapa sedan avsnitt i mallen som anger den rekommenderade åtgärden för varje uppgift baserat på insats och inverkan. Till exempel:

• Gör nu: Det här avsnittet är för uppgifter med hög inverkan och låg insats som kommer att gynna verksamheten utan att ta upp mycket av din tid. Till exempel att underteckna dokument för nyanställda.

• Gör härnäst: det här avsnittet är för uppgifter med hög inverkan och hög insats – uppgifter som kräver mycket tid, men som också är mycket viktiga för verksamheten. Till exempel att skapa ett förslag till kundstrategi.

• Gör senare: det här avsnittet är för arbete med låg inverkan och låg insats, vilket omfattar arbete som inte är lika viktigt för organisationen men som fortfarande är värt att göra eftersom det inte heller tar så lång tid. Till exempel att organisera din kontaktlista för kunder.

• Gör inte: det här avsnittet är för arbete med låg inverkan och hög insats – arbete som inte har någon större inverkan på verksamheten och som tar upp mycket tid. Till exempel att korrekturläsa ett strategiskt meddelandedokument som redan har godkänts av den kreativa avdelningen.  

När du har skapat din mall med de här anpassade taggarna och avsnitten är den enkel att använda. Följ bara de här stegen:

1. Gör en kopia av din grundläggande mall för prioriteringsmatrisen.

2. Byt namn på mallen (till exempel ”Prioriteringsmatris för veckan den 9 januari”).

3. Lägg till alla lämpliga uppgifter i mallen. 

4. Lägg till anpassade taggar i varje uppgift som visar insats och inverkan. 

5. Dra och släpp dina uppgifter i rätt avsnitt (gör nu, gör härnäst, gör senare, gör inte). 

6. Lägg till startdatum och teammedlemmar till varje uppgift, om tillämpligt. 

Asanas integrerade funktioner och appar 

Asana integreras enkelt med dina befintliga Business-verktyg för att göra teamövergripande samarbete enklare. Dessutom kan du med våra integrerade funktioner – såsom anpassade fält och flera projektvyer – anpassa mallen för prioriteringsmatrisen efter dina specifika behov.

Integrerade funktioner

1. Tavelvy. Tavelvyn är en Kanban-tavelvy som visar ett projekts information i kolumner. Kolumnerna är vanligtvis organiserade efter arbetsstatus (t.ex. Att göra, Pågående och Slutfört), men du kan justera kolumntitlarna efter olika projektbehov. Inom varje kolumn visas uppgifterna som kort med olika information, såsom uppgiftstitel, slutdatum och anpassade fält. Följ arbetet när det rör sig genom faserna och få en snabb överblick över hur det går med projektet.

2. Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassat fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassat fält för att sortera och schemalägga uppgifterna så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan anpassade fält delas mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen. 

3. Startdatum. Ibland räcker det inte med att bara hålla reda på när en uppgift ska vara klar – du måste också veta när du ska börja arbeta med den. Starttider och startdatum ger teammedlemmarna en tydlig uppfattning om den tid det borde ta att slutföra varje uppgift. Använd startdatum för att ställa in, spåra och hantera arbete för att anpassa teamets mål och inte glömma bort några beroenden. 

4. Lägga till uppgifter i flera projekt. Allt arbete är i grunden tvärfunktionellt. Team i olika avdelningar måste kunna samarbeta effektivt. Men om varje avdelning har sitt eget arkiveringssystem stannar arbetet av och isoleras. Asana gör det enkelt att spåra och hantera uppgifter i flera olika projekt. Det minskar inte bara dubbelarbete och ökar synligheten mellan olika team. Det hjälper också ditt team att se uppgifter i ett sammanhang, visa vem som arbetar med vad och att hålla teamet och dina uppgifter anslutna.

Rekommenderade appar

1. Slack. Omvandla idéer, jobbförfrågningar och att göra-punkter från Slack till spårbara uppgifter och kommentarer i Asana. Gå från snabba frågor och punkter att göra till uppgifter med tilldelade personer och slutdatum. Fånga enkelt upp arbete så att förfrågningar och att göra-punkter inte försvinner i Slack. 

2. Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några klick.

3. Gmail. Med Asana för Gmail-integreringen kan du skapa Asana-uppgifter direkt från din Gmail-inkorg. Alla uppgifter du skapar från Gmail kommer automatiskt att inkludera sammanhanget från ditt e-postmeddelande, så att du aldrig missar något. Behöver du hänvisa till en Asana-uppgift när du skriver ett e-postmeddelande? I stället för att öppna Asana kan du använda Asana för Gmail-tillägget och enkelt söka efter uppgiften direkt från inkorgen i Gmail. 

4. Outlook. När åtgärdspunkter kommer in via e-post, till exempel när din byrå ber om att granska arbete eller när en partner gör en förfrågan om designtillgångar, kan du nu skapa uppgifter för dem i Asana direkt från Outlook. Du kan sedan tilldela uppgiften till dig själv eller en teamkollega, ställa in ett slutdatum och lägga till den i ett projekt för att koppla den till annat relevant arbete. 

Vanliga frågor