Kostnads–nyttoanalys

[ProdDet är svårt att fatta beslut. Särskilt när man står inför större beslut med större inverkan är det lätt att överanalysera dem och tvivla på sig själv. Men lyckligtvis kan verktyg och ramverk som kostnads- och nyttoanalyser vara till hjälp. 

En digital kostnads-nyttoanalys (CBA) liknar en lista över för- och nackdelar, där du beskriver alla förväntade fördelar med att lansera ett nytt projekt, en idé eller en strategi, jämfört med kostnaderna. Men till skillnad från pappersark kan du skapa en mall för en kostnads- och nyttoanalys en gång och sedan återanvända och anpassa den för varje nytt beslut, vilket sparar dig otaliga timmar. 

Vad är en mall för en kostnads- och nyttoanalys?

En mall för en kostnads- och nyttoanalys är ett beslutsverktyg för projektplanering som hjälper dig att avgöra om du ska gå vidare med ett projekt eller inte. Den här mallen hjälper dig att visualisera de totala kostnaderna om du går vidare med ett projekt (inklusive oväntade kostnader), jämfört med de totala fördelarna.

Din mall för en kostnads- och nyttoanalys är en tom tavla för varje ny projektidé. Med den kan du avgöra om ett projekt är genomförbart och om det är värt att satsa på. Att använda en mall sparar dig arbetet med att skapa en analys från grunden varje gång och hjälper dig att välja det bästa tillvägagångssättet baserat på enkel matematik.

Därför är det viktigt att använda en mall för en kostnads- och nyttoanalys

Du behöver inte använda mallen för varje nytt projekt. För att få ut mesta möjliga av den bör du göra en kostnads-nyttoanalys:

• När du brainstormar en ny produkt, funktion eller strategi.

• För viktiga business-beslut relaterade till dina OKR:er och KPI:er.

• När du har begränsade resurser eller begränsat kassaflöde och inte är säker på vad du ska prioritera.

Skapa en mall för en kostnads- och nyttoanalys

I mallen behöver du utrymme för att beräkna kostnader, fördelar och risker för att fastställa projektets totala ekonomiska värde. Var noga med att ta hänsyn till immateriella fördelar och kostnader som kan påverka det ekonomiska resultatet, till exempel kontorets värmekostnader på vintern. 

Skapa mallen med en programvara för projekthantering för att förenkla lönsamhetsanalysen. Det kan hjälpa dig med följande:

• Spara mallen och göra den tillgänglig för alla intressenter.

• Kategorisera varje tillgång som en indirekt eller direkt kostnad eller fördel.

• Tilldela ett värde till varje punkt (inklusive immateriella kostnader).

• Beräkna automatiskt din lönsamhets- och kostnadsgrad för varje analys.

• Spåra förloppet för dina kostnads-nyttoanalyser under en tidsperiod.

Indata vs utdata

I en kostnads- och nyttoanalys är insatser kostnader och resultat är nytta.

Skapa ett avsnitt för både insatser och resultat i mallen. För att få fram den totala projektkostnaden ska du ta hänsyn till både indirekta och direkta kostnader och fördelar för projektet, samt riskerna. Om du till exempel utvecklar ett nytt program ska du lägga till de fysiska punkter som behövs för programvaran (datorer och ett team) samt potentiella kostnader, till exempel ökade wifi-avgifter.

Andra exempel på input:

• löner för nya teammedlemmar

• Betalda utbildningar eller programvara.

• Tillverkningskostnader.

Andra exempel på resultat:

• Produktionsökning på 10 %

• Högre kundnöjdhet

• Intäktstillväxt

Du kanske märker att en del av dina kostnader och fördelar inte är monetära. När så är fallet bör du göra ditt bästa för att tilldela ett belopp. Till exempel är högre kundnöjdhet kopplad till högre försäljning. Med det i åtanke kan du försöka förutse hur mycket försäljningen kommer att öka under en viss tidsperiod om du kan öka kundnöjdheten med ditt nya projekt.

När bör man använda en mall för en kostnads- och nyttoanalys?

När mallen har skapats kan du använda den när du behöver göra en kostnads- och nyttoanalys. Men de bästa tidpunkterna är:

• Innan projektets livscykel startar. 

• För att skapa en kundinriktad beskrivning av dina produkt- eller tjänstnivåer (dvs. den prisplan du listar på din webbplats eller i ditt marknadsföringsmaterial).

• För att se om du har tillgängliga resurser för ett projekt.

• När du behöver visa en avkastning på din investering.

Integrerade funktioner

• Listvy. Listvyn är en rutnätsvy som gör det enkelt att se all information om ett projekt på ett ögonblick. Precis som en att göra-lista eller ett kalkylark visar listvyn alla uppgifter samtidigt, så att du kan se uppgiftens titel och slutdatum samt alla relevanta anpassade fält såsom prioritet, status med mera. Möjliggör enkelt samarbete genom att ge hela teamet insyn i vem som gör vad och när.

• Mål. Mål i Asana kopplas direkt till det arbete du utför för att nå dem, vilket gör det enkelt för teammedlemmar att se vad de arbetar för. Mål är ofta separerade från arbetet som görs för att uppnå dem. Genom att koppla teamet och företagets mål till arbetet som krävs för att uppnå dem, får teammedlemmarna i realtid insikter och klarhet i hur deras arbete direkt bidrar till teamets och företagets framgång. På så sätt kan teammedlemmarna fatta bättre beslut. De kan vid behov identifiera de projekt som stödjer företagets strategi och prioritera de uppgifter som ger mätbara resultat.

• Automatisering. Automatisera manuellt arbete så att ditt team lägger mindre tid på improduktivt arbete och mer tid på de uppgifter de anlitades för att göra. Regler i Asana fungerar utifrån utlösare och åtgärder – i huvudsak ”om X händer, gör Y”. Använd regler för att automatiskt tilldela arbete, justera slutdatum, ställa in anpassade fält, meddela intressenter och mycket mer. Allt från specifika automatiseringar till hela arbetsflöden – med hjälp av regler får teamet mer tid till att ägna sig åt kvalificerat och strategiskt arbete.

• Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassat fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassat fält för att sortera och schemalägga uppgifterna så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan anpassade fält delas mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen.

Rekommenderade appar

• Microsoft Teams. Med Microsoft Teams + Asana-integreringen kan du söka efter och dela informationen du behöver utan att lämna Teams. Koppla enkelt dina team-konversationer till genomförbara punkter i Asana. Dessutom kan du skapa, tilldela och visa uppgifter under ett team-möte utan att behöva byta till webbläsaren.

• Salesforce. Ta bort flaskhalsar genom att göra det möjligt för försäljnings-, användarframgångs- och serviceteam att kommunicera direkt med supportteamen i Asana. Dela bilagor och skapa genomförbara, spårbara uppgifter för allt som har med behov inför försäljningen att göra. Med Service Cloud kan du ansluta dina implementerings- och serviceteam till supportteam i Asana för att erbjuda en fantastisk användarupplevelse.

• Slack. Omvandla idéer, jobbförfrågningar och att göra-punkter från Slack till spårbara uppgifter och kommentarer i Asana. Gå från snabba frågor och punkter att göra till uppgifter med tilldelade personer och slutdatum. Fånga enkelt upp arbete så att förfrågningar och att göra-punkter inte försvinner i Slack.

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några klick.

Vanliga frågor