Bästa programvaran och verktygen för projekthantering

Om du hanterar arbete är du en projektledare. Men så har det inte alltid varit. Under många år var det bara projektledare som var ansvariga för att hantera projekt. De högspecialiserade rollerna använde äldre verktyg som krävde omfattande utbildning och kunskap för att användas. 

Nu förväntas nästan alla hantera sina egna projekt, och de här föråldrade verktygen är inte längre praktiska. Och även om projektledarrollerna och de gamla programvarorna fortfarande finns kvar, har modern programvara för projekthantering anpassats för att tillgodose behoven hos en mer dynamisk och samarbetsinriktad personalstyrka.

Oavsett om du är en helt ny Business-ägare som bara behöver hjälp med fakturering eller om du driver ett multinationellt företag finns det en projekthanteringsprogramvara som passar dig. Läs vidare för att se vilken programvara för projekthantering som passar ditt företags behov.

Vad är en programvara för projekthantering?

Projekthanteringsprogramvara är ett verktyg som hjälper team att organisera, spåra och utföra arbetet. I sin enklaste form kan du tänka på en programvara för projekthantering som en interaktiv arbetsyta, där du samordnar ditt sätt att arbeta, samarbeta och kommunicera med andra. Men den bästa programvaran för projekthantering går mycket längre än så. Den kopplar samman de mest avancerade arbetsflödena i hela företaget och hjälper dig att nå dina största och mest ambitiösa mål. 

Det är en bred kategori, och kan vara så enkel som digitala checklistor eller så avancerad som en komplett arbetshanteringsplattform. Vilken typ av programvara för projekthantering du väljer – och hur du använder den – beror på organisationens storlek, behov och övergripande mål.

Varför använda en programvara för projekthantering?

Alla hanterar projekt nuförtiden, men de har inte alltid de verktyg som behövs för att hantera projekt effektivt. Det leder ofta till att team använder kalkylark, vilket är bra för att organisera arbetet men inte visar uppdateringar i realtid. Kalkylark är extremt manuella och kan faktiskt hindra tvärfunktionellt samarbete. Kort sagt saknar de funktionerna i en programvara för projekthantering. 

Därför är en programvara för projekthantering så viktig i dagens arbetsmiljö. Bland de många fördelarna fungerar projekthanteringsprogram som en koppling mellan arbete, team, intressenter, mål och allt däremellan.

Fördelarna med en programvara för projekthantering

• Fokusera arbetet. Du får mer gjort, men ännu viktigare, du får rätt arbete gjort. Med en programvara för projekthantering är det mindre troligt att du duplicerar arbetet eller slösar bort tid på att leta efter material.

• Minska improduktivt arbete. Med en programvara för projekthanteringtering kan du koppla varje enskild uppgift till mål som stöder företagets största, bredaste vision – så att alla vet hur de driver företagets framgång med varje projekt. När anställda förstår hur deras dagliga uppgifter påverkar företaget är de ännu mer motiverade att göra sitt bästa.

• Anslut teknikverktygen. Business behöver otaliga verktyg för att fungera på dagens arbetsplats. Med en dynamisk programvara för projekthantering kan du ansluta alla dina verktyg på en och samma plattform (tänk Slack-kommunikation, Dropbox-filer och Google Drive-bilagor på ett och samma ställe).

• Skapa ett dokumenteringssystem. Projekthanteringsprogramvara fungerar som ett dokumenteringssystem för alla dina projekt och deras relaterade uppgifter. På så sätt kan du lagra information samtidigt som du gör det lättare för intressenter och team att få åtkomst till och använda den informationen.

• Öka tvärfunktionellt samarbete. Programvara för projekthantering är i grunden ett verktyg för teamsamarbete. Genom att sammanföra arbete, mål och personer i olika projekt, team och avdelningar hjälper programvaran för projekthantering dig att bygga en sammanlänkad, blomstrande tvärfunktionell organisation.

• Förvara arbetet på ett säkert sätt. Har du någonsin raderat en cell av misstag i ett kalkylark? Eller glömt var du sparade din senaste att göra-lista? Att hålla allt molnbaserat hjälper dig att hålla dig organiserad och minskar risken för att du förlorar arbete, samtidigt som du behåller din integritet. 

De 11 bästa programvarorna och verktygen för projekthantering 

Det finns ett brett utbud av programvaror för projekthantering på dagens marknad, och det kan kännas överväldigande att välja bara en. Därför har vi sammanställt den här listan över de bästa produkterna i branschen idag och de typer av Business de är mest sannolika att hjälpa. Se hur de olika programvarorna för projekthantering kan effektivisera och förbättra ditt arbete.

1. Asana: Bäst för företag

Asana är mer än en traditionell programvara för projekthantering och erbjuder en komplett arbetshanteringslösning som stöder företagens dynamiska och föränderliga behov. Asana hjälper dig inte bara att hantera dina uppgifter (även om du kan göra det också) – det kopplar allt arbete som ditt företag gör till dina övergripande mål och din verksamhetsstrategi. Med Asana får du så mycket mer än en programvara för projekthantering, inklusive:

• Integreringar med alla dina favoritverktyg och -system, så att du kan hålla arbetet organiserat på en plattform.

• Mål som kopplas till alla och varje uppgift i hela företaget, så att du kan se till att det viktigaste arbetet alltid blir gjort.

• Automatiseringar för uppgifter, schemaläggning, tilldelning av arbete och mycket mer – allt för att minska tiden du lägger på improduktivt arbete med låg prioritet.

• Färdiga projektmallar så att du kan börja arbeta med dina viktigaste uppgifter direkt.

• Rapporteringspaneler som automatiskt uppdaterar intressenter och eliminerar statusuppdateringsmöten.

• Säkerhets-, integritets- och efterlevnadsfunktioner som skyddar dina data.

Ta reda på ännu mer om vad Asana kan göra.

2. Trello: Bäst för enkel projekthantering

Trello är en programvara för projekthantering i Kanban-tavlor som ägs av Atlassian. I Trello ordnar du projektuppgifter under tavlor som är märkta med ett övergripande tema. Du kan till exempel ha en tavla för ”Ej påbörjad”, ”pågående” och ”slutförd”. Konfigurationen gör det enkelt att spåra projektförloppet från tavla till tavla, vilket är användbart när du behöver ett enkelt verktyg för små projekt.

3. Smartsheet: bäst för kalkylbladsälskare

Tänk på Smartsheet som en avancerad version av ett kalkylark, med fler funktioner. Det här systemet kan vara intuitivt för företag som traditionellt har använt kalkylblad för projekthantering, till exempel tidsspårning med tidrapporter. 

4. Jira: Bäst för agil projekthantering

Jira är utformat specifikt för programvaruutveckling och är redo att lanseras för team som använder den agila metoden för att utföra sitt arbete. Jira ägs av moderbolaget Atlassian och används ofta för vanliga utvecklingsprojekt som buggspårning, samt projekt som använder Scrum-processen.

5. Monday: bäst för små Business

Monday erbjuder ett brett spektrum av appar som gör det enkelt att implementera och komma igång direkt. Det fungerar för små Business som är nya inom projekthanteringsprogramvara, men när arbetet, företagsstorleken eller samarbetet mellan team ökar kan det bli svårt att använda.

6. Clickup: Bäst för små team eller nystartade företag

Clickups intuitiva och färgglada gränssnitt gör det enkelt att förstå och använda. Clickup är ett populärt val för nystartade företag med begränsade resurser och mindre team som kanske inte behöver så många funktioner. 

7. Notion: Bäst för anteckningar

Notion är ett avancerat system för att skapa och lagra dynamiska dokument, kalkylark och anteckningar. Det fungerar bäst för företag eller individer som bara behöver ett mer organiserat utrymme för tankar och idéer, även om Notion kan kännas begränsat när det gäller hur man kan arbeta med andra i själva verktyget.

8. Airtable: Bäst för de som vill bygga det själva

Airtable är en flexibel databas med låg eller ingen kod som du kan använda för att bygga ditt eget skräddarsydda projekthanteringssystem (eller annan anpassad applikation). Airtable erbjuder möjligheten att övervaka backend-utvecklingen av projekthanteringsprogramvaran.

9. Wrike: Bäst för kundhantering

Wrike erbjuder stapelbar lagring och säkerhet i ett lättanvänt format, så att både kunder och interna team säkert kan komma åt information. Det kan vara till hjälp när du arbetar med externa partner, till exempel kunder, utöver att hantera arbetet som ett företag.

10. Workfront: bäst för team som endast arbetar med marknadsföring

Workfront (som ägs av Adobe) är en programvara för projekthantering som ursprungligen utvecklades för marknadsförare. De har byggt ut sin plattform för att vara ett verktyg för alla team, men eftersom det är så riktat kan användare ha svårt att samordna med andra team utanför marknadsföringsavdelningen. 

11. Microsoft: Bäst för personliga verktyg

Microsoft Office kallas ofta ett projekthanteringsverktyg, men det beror mest på att deras produkter är en självklarhet i alla företag. Eftersom vi redan känner till och förstår hur man använder dem är Microsoft Office-produkter ofta det första verktyget som chefer använder när de börjar experimentera med projekthantering. Men faktum är att Excel-kalkylark och dokument inte är skapade för samarbete, så det är bättre att använda dem tillsammans med en fullfjädrad programvara för projekthantering. 

Funktioner att leta efter i ditt projekthanteringsverktyg

Redo att köpa? Alla projekthanteringssystem har olika funktioner, men vi rekommenderar att du prioriterar en plattform med åtminstone följande funktioner:

• Samarbetsfunktioner som möjliggör arbete mellan teammedlemmar, avdelningar och hela företaget, inklusive fildelning, projektspårning och resurshantering.

• En plattform som erbjuder funktioner för portfoliohantering och möjligheten att koppla mål till genomförbara uppgifter, så att hela företaget kan se hur allt arbete hänger ihop.

• En mobilapp för att skicka godkännanden, få aviseringar i rätt tid och hantera projekt när du är på språng.

• Projekt- och rapporteringspaneler som är lätta att komma åt och visa.

• Olika projektvyer som stöder alla projekttyper och verksamheter, inklusive Gantt-diagram, Kanban-tavlor, listor och kalendrar (så att programvaran kan växa i takt med företaget).

• Förbättrad projektschemaläggning för att ställa in slutdatum, skapa viktiga milstolpar och enkelt spåra tid så att allt håller sig i fas.

• Appintegreringar för projekthantering som passar dina anpassade Business-behov.

• Automatiseringar och beroenden som uppdaterar dig och intressenter i realtid.

Den bästa programvaran för projekthantering är den som växer med dig

Många programvaror för projekthantering hävdar att de har liknande funktioner, och på en grundläggande nivå är många av dem likadana. Men när du väljer en projekthanteringslösning ska det inte bara vara ännu ett verktyg. Det bör vara en fullfjädrad projekthanteringsplattform som gör det möjligt för dig och teamet att få sitt bästa arbete gjort med mindre insats. 

Det innebär att du behöver en plattform som fortsätter att växa, expandera och anpassa sig i takt med att företaget gör det. Det sista du behöver är att nå ett tak precis när du börjar komma in i ditt perfekta arbetsflöde. Asana är byggt för företagsteam, vilket innebär att det kan stödja ditt projekthanteringsarbete från början – när du är ett enmans-team med en idé – hela vägen genom din Fortune 100-tillväxt. Faktum är att mer än 80 % av Fortune 100-företagen använder Asana*.

Med Asana handlar det inte bara om att leverera fler resultat. Asana fokuserar på hur du kan ansluta och utnyttja varje aspekt av företagets arbete, mål och resurser för att producera rätt arbete. 

Vanliga frågor om projekthanteringsprogram 

Vilken programvara är bäst för projekthantering?

Den bästa programvaran för projekthantering är den som har de funktioner du behöver. Leta efter ett verktyg som Asana, en komplett arbetshanteringsplattform där du kan integrera de appar du redan använder, koppla mål till arbetsuppgifter, bryta ner silor mellan team och automatisera tidskrävande improduktivt arbete.

Vilken typ av programvara är en programvara för projekthantering?

En programvara för projekthantering är en typ av programvara som används för alla aspekter av projekthantering. Ofta inkluderar det allt från projektplaneringsfaserna (resursfördelning, fastställande av slutdatum och skapande och tilldelning av listor med arbetsuppgifter) till projektschemaläggning, spårning och rapportering. Den bästa programvaran för projekthantering hjälper dig att samordna och automatisera arbetet, inte bara i olika projekt utan också i olika portfolior, team och avdelningar.

Vad är skillnaden mellan en programvara för projekthantering och en programvara för uppgiftshantering?

Programvara för uppgiftshantering används enbart för att hantera uppgifter och fokuserar på produktionen. Ofta ser det ut som en digital att göra-lista med fler funktioner. Programvara för projekthantering går utöver uppgiftshantering till själva planeringen, samordningen och målen för ett projekt. Det omfattar det större, viktiga arbetet och de genomförbara uppgifter som behövs för att nå dit. En bra programvara för projekthantering har också funktioner för uppgiftshantering, men det omvända är inte alltid sant.

Hur fungerar en programvara för projekthantering?

En programvara för projekthantering är ett verktyg som hjälper dig att samordna allt du behöver för projekthantering. Ofta inkluderar det funktioner för att skapa och tilldela uppgifter, schemalägga alla aspekter av ett projekt och samordna med andra i projektteamet. Den bästa programvaran för projekthantering gör det också möjligt att arbeta tvärfunktionellt i alla team, avdelningar och projekt inom organisationen.

Är en programvara för projekthantering värt det?

Det korta svaret är: ja! Programvara för projekthantering har en nästan oändlig lista över fördelar. De flesta tänker omedelbart på produktivitet som anledningen till att köpa en programvara för projekthantering, men rätt programvara för projekthantering kan göra mer än att öka din produktion. Om du investerar i den bästa programvaran för projekthantering kan du bryta ner silor och ansluta hela företaget till dina största visioner och mål. Det gör det möjligt för alla att arbeta bättre med de viktigaste projekten.

*Korrekt per den 7 september 2022. Asana lämnar inga utfästelser om att uppdatera den här siffran.