10 förhandlingsfärdigheter för att slutföra affärer med självförtroende

Som vuxen på arbetsplatsen är förhandling det enda (acceptabla) sättet att få det du vill ha. Men det kan kännas skrämmande, och studier visar att 40 % av människor aktivt undviker förhandlingar i vardagen. 

Lösningen? Var förberedd. Förhandling är en färdighet som alla andra – med lite övning kan du bygga upp ditt självförtroende och hantera svåra konversationer med lätthet. 

Vad är förhandling?

Förhandling är en typ av diskussion som hjälper två eller flera parter att nå en överenskommelse. Under en förhandling arbetar människor för att hitta en acceptabel lösning som uppfyller deras behov. Det innebär ofta någon form av kompromiss eller ”ge och ta”, där varje person gör eftergifter till förmån för alla inblandade. 

Förhandlingar handlar inte alltid om stora Business-affärer. De kan vara så små som att bestämma vem som ska ta anteckningar under ett möte, eller så stora som att slutföra en företagsfusion. Som teamledare förhandlar du förmodligen dagligen. Du kan till exempel använda förhandlingar för att: 

• Be om högre lön och bättre förmåner.

• Säkra medel för ett projekt.

• Övertyga intressenter att prioritera ditt teams arbete.

• Diskutera prissättning på programvara med en ny IT-leverantör.

• Bestämma vilka leveranser som ska ingå (eller uteslutas) i ett projekt.

Vad är förhandlingsförmåga?

Förhandlingsförmåga är de färdigheter och tekniker som hjälper dig att uppnå ett fördelaktigt resultat under en förhandling. De är vanligtvis mjuka färdigheter – med andra ord, interpersonella färdigheter som hjälper dig att interagera med andra. Det beror på att förhandling handlar om empati och kommunikation. Under effektiva förhandlingar måste du: 

• Övertyga intressenter.

• Förstå deras behov.

• Skapa en relation.

• Tydligt uttrycka vad du vill.

Förhandlingsfärdigheter kan delas in i två huvudgrupper: tekniker för att förbereda sig för en förhandling och de färdigheter du använder under själva förhandlingen. Vi går igenom varje typ nedan. 

Före en förhandling: 5 tips som hjälper dig att förbereda dig

Förhandlingar kan vara skrämmande, särskilt om du inte är säker på vad du kan förvänta dig. Men även om du inte kan förutse exakt hur den andra personen kommer att reagera kan du planera ditt eget tillvägagångssätt och se till att du har den information du behöver för en framgångsrik förhandling. 

Så här förbereder du dig: 

1. Sätt upp mål för förhandlingen

Konkreta mål hjälper till att vägleda förhandlingen, så att du vet vad du förespråkar och när du ska lämna bordet. För att sätta upp mål för förhandlingen kan du ställa dig själv följande frågor: 

• Vilket är det bästa möjliga resultatet? Att sikta högt under en förhandling förbättrar dina chanser att få det du vill ha. Tänk på det bästa resultatet du rimligen kan förvänta dig. Sikta till exempel på högsta möjliga löneintervall för din titel och erfarenhet när du förhandlar om ett jobberbjudande. 

• Vilket är det sämsta resultatet jag är villig att acceptera? De flesta förhandlingar innebär att man ger och tar, så tänk på att det bästa scenariot förmodligen inte kommer att inträffa. Med det sagt är det viktigt att identifiera din lägsta gräns så att du vet när du ska lämna förhandlingsbordet. Skriv till exempel ner det högsta beloppet du är villig att betala för en ny IT-programvara innan du förhandlar om kostnaderna med en leverantör. 

• Vad händer om vi inte kan komma överens? Alla förhandlingar är inte framgångsrika. Om ni inte kan komma överens bör du bestämma dig för det bästa alternativet till ett framförhandlat avtal – även känt som BATNA. Ett BATNA hjälper dig att förstå dina alternativ så att du vet när du ska acceptera eller avvisa ett avtal. Tänk dig till exempel att du försöker sälja din bil till en vän för 10 000 dollar. Om förhandlingarna misslyckas kan du fortfarande spara 6 000 USD på en ny bil om du byter in din gamla hos återförsäljaren. I det här fallet innebär ditt BATNA att du inte bör sälja din bil för mindre än 6 000 USD. 

2. Var medveten om din vinkel

Din vinkel är din förhandlingsstrategi. Det är den dörr du går in i förhandlingen genom och de viktigaste punkterna du använder för att övertyga den andra parten att göra en överenskommelse. Att välja en vinkel i förväg hjälper dig att förbereda vad du ska säga – så att du kan förhandla medvetet i stället för att bara reagera på den andra partens tillvägagångssätt.

Tänk dig till exempel att du försöker övertyga chefer att finansiera ett nytt projekt för webbplatsinfrastruktur. För den här förhandlingen kan din vinkel vara de kostnadsbesparingar som dessa infrastrukturförbättringar kommer att generera. Genom att förbättra hur din webbplats är byggd förhindrar du buggar och lägger mindre tid och pengar på att åtgärda dem. 

3. Utveckla din förhandlingsstil

Din förhandlingsstil är hur du talar och agerar under en förhandling. Att identifiera din stil hjälper dig att förstå hur andra kan se på ditt beteende. Du kan sedan använda det perspektivet för att förbättra din prestation. 

För att identifiera din förhandlingsstil ska du tänka på hur du har betett dig under tidigare förhandlingar. Är du oftast rädd för att be om det du vill, eller tenderar du att pressa för hårt? Tänker du bara på fördelarna med en situation, eller fokuserar du för mycket på potentiella fallgropar? Det viktigaste här är att vara ärlig mot sig själv. Ingen är en perfekt förhandlare, och att förstå dina personliga hinder hjälper dig att göra en plan för att förbättra din kommunikationsförmåga. Du kan till exempel arbeta på din självsäkerhet om du tenderar att vara blyg, eller öva på aktivt lyssnande om du tenderar att pressa för hårt. 

4. Läs på om den andra parten

När du vet vem du förhandlar med känner du dig mycket mer förberedd när du sätter dig vid förhandlingsbordet. Om du inte har träffat den andra parten tidigare kan du göra lite bakgrundsundersökningar för att ta reda på vem de är, vad de är intresserade av och vilka deras förhandlingsbegränsningar kan vara. Det kan vara så enkelt som en snabb sökning på LinkedIn, Glassdoor eller Google. Du kan till exempel undersöka typiska löneerbjudanden på ett företag innan du förhandlar om ett jobberbjudande.

Det är lika viktigt att förstå din relation med den andra parten. Det hjälper dig att styra din förhandlingstaktik, särskilt om du vill bygga eller upprätthålla en relation i framtiden. 

Här är några frågor att tänka på: 

• Vad kan den andra parten, såvitt du vet, ta med sig till förhandlingsbordet? Vilka begränsningar har de? Vad kan de vinna eller förlora på den här förhandlingen? 

• Om du har arbetat med den här intressenten tidigare, hur har förhandlingarna gått med dem tidigare? 

• Vilken typ av relation vill du ha med dem i framtiden? 

• Vem har mest makt i den här förhandlingen och hur kan det påverka förhandlingsprocessen?

• Vilket resultat skulle de uppfatta som mest fördelaktigt och varför?

5. Tänk på tidslinjen

Det är lätt att känna sig stressad under en förhandling, som om du måste fatta ett beslut snabbt för att inte förlora chansen till ett framgångsrikt resultat. Men när du känner dig pressad att göra en överenskommelse snabbt är det mer sannolikt att du går med på en lösning som inte uppfyller dina behov. 

Innan förhandlingen börjar bör du dokumentera när du faktiskt behöver komma överens om eller hitta en lösning. Det hjälper till att minska tidspressen under beslutsprocessen, så att du kan ta ett steg tillbaka och se till att du går med på det rätta. 

Här är ett exempel: Föreställ dig att du förhandlar om villkoren i ett IT-kontrakt, och att ditt företag behöver hitta en IT-byrå i slutet av den här månaden. Om förhandlingen äger rum i början eller mitten av månaden behöver du inte komma överens direkt – du har tid att pausa diskussionen och rådgöra med ditt team vid behov.

Under en förhandling: 5 färdigheter för att avsluta affären

Du har gjort förberedelsearbetet – nu är det dags att sätta igång och avsluta affären. Det här är de färdigheter och den taktik du kan använda när du faktiskt deltar i ett samtal eller sätter dig vid förhandlingsbordet. 

1. Uppmuntra ömsesidig respekt

I förhandlingar lönar det sig att behandla människor väl. Att visa respekt hjälper till att bygga förtroende, utveckla relationer och signalera till den andra parten att du bryr dig om deras åsikt. När du är respektfull uppmuntrar det den andra parten att göra detsamma, vilket gör dem mer benägna att lyssna på dina förslag.

Här är några sätt som du kan visa respekt vid förhandlingsbordet: 

• Öva på aktivt lyssnande för att förstå den andra personens synvinkel.

• Var uppmärksam på din icke-verbala kommunikation – till exempel genom att ha ögonkontakt och nicka för att visa att du lyssnar. 

• Använd din emotionella intelligens för att förstå och känna empati med andra förhandlare. 

• Bygg upp en relation genom att presentera dig själv och fråga hur den andra personen mår. 

• Separera personen från problemet. Kom ihåg att utanför förhandlingen är de bara en vanlig människa med sina egna problem och erfarenheter. 

2. Ställ frågor

Frågor hjälper på tre sätt: 

1. De hjälper dig att förstå den andra personens förslag.

2. De visar att du inte kommer att nöja dig med en mindre effektiv lösning.

3. De får fram varför den andra parten vill göra en överenskommelse. 

Den sista fördelen är knepig men viktig. Om frågorna ställs på rätt sätt kan de påminna den andra parten om varför de vill arbeta med dig och motivera dem att göra en överenskommelse. 

Tänk dig till exempel att du arbetar med en leverantör för att köpa analysprogramvara till ditt team. För att öka motivationen för en överenskommelse kan du fråga något i stil med: ”Det finns många analysverktyg på marknaden. Hur skiljer sig er produkt från konkurrenternas?" Genom att ställa den här frågan påminner du leverantören om konkurrensen och motiverar dem att kämpa för din Business. 

3. Spela den ovilliga parten

I varje förhandling tenderar det att finnas en ivrig och en motvillig part. Det är bättre att vara den ovilliga parten eftersom det ger dig mer förhandlingsstyrka. När du är ovillig är det den andra personen som i princip säljer sitt förslag till dig, vilket innebär att det är mer sannolikt att hen gör eftergifter för att få med dig. 

Genom att spela rollen som den ovilliga parten (även om du inte är ovillig) kan du få den andra personen att spela rollen som den ivriga parten. Så här gör du: 

• Använd kroppsspråk. Ivrigare parter tenderar att vara spända och sitta framåtböjda i sina stolar. Försök istället att vara avslappnad och luta dig tillbaka. Om det är ett virtuellt samtal kan du slopa axlarna och luta dig tillbaka mot stolen. 

• Tala långsamt och mjukt. Ivrigare personer tenderar att prata snabbt och högt. Gör tvärtom för att signalera att du inte är ivrig att göra en överenskommelse. 

• Kvalificera ditt språk. Detta visar att du inte är 100 % engagerad. Säg till exempel ”Om vi kunde göra X” i stället för ”När vi gör X”. 

• Var bestämd. Bestämdhet visar att du inte kommer att nöja dig med en lösning som inte uppfyller dina behov. Du behöver inte tala högt eller aggressivt för att vara bestämd – du behöver bara stå upp för ditt perspektiv på ett lugnt och självsäkert sätt. 

• Gå därifrån. Om du kan, pausa konversationen för att visa att du inte har bråttom. Det kan öka den andra partens känsla av brådska och få dem att göra eftergifter som de annars inte skulle göra.

4. Håll dig till fakta

Antaganden kan komplicera även den enklaste förhandlingen. Håll dig till fakta för att hålla det enkelt. Försök att inte anta något om den andra personens motivation, vad de kan tänka eller känna om situationen, eller potentiella framtida scenarier som inte stöds av fakta. Antaganden är en normal del av att vara människa, men lite självmedvetenhet kan hjälpa dig att hålla dig jordad och förenkla förhandlingsprocessen. 

5. Utforska alternativ tillsammans

Kom ihåg att effektiva förhandlingar handlar om samarbete. Ditt mål är inte att få allt du vill ha och inte ge den andra personen något – i stället vill du arbeta tillsammans för att hitta den bästa lösningen för alla. Med det i åtanke följer här några problemlösningstekniker som hjälper dig att utforska alternativ under förhandlingsprocessen: 

• "Expandera pajen" – utöka det du erbjuder för att tillgodose den andra parten. 

• Föreslå alternativa lösningar som kan vara en win-win för alla.

• Handla med tjänster – gå med på att respektera den andra partens specifika prioriteringar. 

• Erbjud kompensation för att erkänna där uppoffringar har gjorts. 

• Hitta en gemensam grund – identifiera värderingar som du delar med den andra parten. 

Förhandla som ett proffs 

Förhandling är en viktig del av samarbetet. Vi behöver meningsskiljaktigheter för att kunna ta itu med saker som inte fungerar och komma på nya lösningar på gamla problem. Det innebär att när du har de färdigheter du behöver för att förhandla med självförtroende kan du ta ditt teamarbete till nästa nivå. 

Om du letar efter fler sätt att förbättra samarbetet kan du läsa om hur programvara för projekthantering kan hjälpa ditt team att hålla kontakten, oavsett var ni befinner er.