Документ о начале проекта

Этап инициации проекта — это важный момент, позволяющий заложить основу для его успешной реализации. Заранее изложив всю ключевую информацию, вы обеспечите единое понимание ситуации всей командой ещё до начала работы. Как это сделать? Создайте шаблон документа о запуске проекта.

Что такое документ о запуске проекта (ДЗП)?

Документ о запуске проекта (ДЗП) — это тип документа, который менеджеры проектов создают перед началом проекта. В нём содержится ключевая информация о проекте, включая область проекта, цели, критерии успеха, ценность для бизнеса и потенциальные риски. Его также часто называют уставом или брифом проекта. 

Основная цель ДИП — предоставить общее представление о проекте, чтобы ключевые заинтересованные стороны могли быстро понять основные цели и подход к его реализации. Ключевая информация, такая как пять основных вопросов управления проектами (кто, что, когда, где, почему), должна быть изложена так, чтобы участники команды могли легко её найти. Это дает всем заинтересованным сторонам быстрый анализ целей, плана и ключевых результатов проекта. 

Что такое шаблон документа о запуске проекта (ДЗП)?

Шаблон документа о запуске проекта (ДЗП) — это многоразовый план документа о запуске проекта. Его лучше всего использовать при создании новых проектов, чтобы можно было быстро дублировать шаблон, а затем заполнить соответствующую информацию о проекте. Это экономит время менеджеров проекта, поскольку им не нужно создавать новый PID каждый раз, когда они начинают новый проект.

Зачем использовать шаблон документа о запуске проекта?

Использование шаблона документа о запуске проекта даёт вашей команде несколько преимуществ. Вот как он может вам помочь:

• Обеспечивает согласованность между проектами. Использование шаблона ДИП помогает оптимизировать процесс создания проекта, чтобы менеджер проекта мог легко выполнять одни и те же действия каждый раз, когда начинается новый проект.

• Возможность настройки для конкретных команд. Документы о запуске проекта помогают стандартизировать процесс создания проекта, но одно из главных преимуществ заключается в том, что вы всё равно можете настроить его в соответствии с потребностями других проектов. Шаблон обеспечивает основную структуру документа, но вы можете добавлять и удалять различные разделы в зависимости от конкретных потребностей проекта.

• Быстрое предоставление контекста заинтересованным сторонам. Когда заинтересованные стороны управляют несколькими проектами одновременно, им нужно быстро получать информацию с максимально возможным контекстом. Шаблон документа о запуске проекта позволяет им легко находить нужную информацию без необходимости искать её или проводить ненужные совещания по статусу.

Что входит в шаблон документа о запуске проекта?

Хороший шаблон документа о запуске проекта должен содержать всю важную информацию о проекте, которую заинтересованные лица должны знать. В шаблоне должно быть следующее:

• Цели или задачи проекта: здесь чётко указывается, чего должен достичь проект, и какие более крупные цели бизнеса с ним связаны. 

• Показатели успешности: это конкретные показатели, которые ваша команда отслеживает, чтобы контролировать успешность проекта. 

• Область проекта: в данном случае область проекта включает объём работ, выделенный бюджет и предполагаемые сроки. 

• План обмена информацией: здесь подробно описывается, как ваша команда будет общаться в течение всего проекта.

• Стратегия распределения ресурсов: ключевая информация о ресурсах, такая как план распределения ресурсов или план стратегии управления ресурсами.

• Ключевые заинтересованные лица: важные лица, участвующие в проекте, от отдельных исполнителей до высшего руководства. В этот раздел включается матрица RACI.

• Риски проекта: в этот раздел включается информация о рисках проекта, например журнал RAID или анализ рисков.

Интегрированные функции

• Обзор проекта. Обзор проекта — это единый центр, где собрана вся важная информация о проекте. Дайте своей команде общее представление о том, что, почему и как работает ваш проект. Добавьте описание проекта, чтобы задать тон вашей будущей совместной работе в Asana. Затем поделитесь всеми важными ресурсами и контекстом, например деталями совещаний, каналами для общения и краткими описаниями проектов, в одном месте.

• Бриф проекта. Это способ донести важные сведения и даты до расширенной команды проекта. Позаботьтесь о том, чтобы у вашей команды был лёгкий доступ к брифу проекта, разместив его в центральном источнике достоверной информации, таком как Asana.

• Загрузка. Функция «Загрузка» позволяет получить наглядное представление о способности команды, а также лучше видеть, какие работы выполняются в тех или иных проектах, причём всё это — в одном месте. С помощью этой информации можно выявлять конфликты, устранять риски и поддерживать темп работы над проектами, переназначая или перенося задачи. Регулярно проверяйте загрузку, чтобы убедиться, что команда не перегружена и не сидит без работы. Если это так, можно с лёгкостью переназначить задачи с низким приоритетом или перенести их на более поздний срок, чтобы высвободить ресурсы для инициатив с высоким приоритетом.

• Цели. Цели в Asana напрямую связаны с работой, которую вы выполняете для их достижения, что позволяет участникам команды легко понять, над чем они работают. Чаще всего наши цели существуют отдельно от работы, которая необходима для их достижения. Связав цели команды и компании с работой, которая их поддерживает, участники команды получают аналитику в реальном времени и ясность в отношении того, как их работа напрямую способствует успеху команды и компании. В результате участники команды могут принимать более взвешенные решения. При необходимости они могут определять проекты, которые соответствуют стратегии компании, и отдавать приоритет работе, приносящей ощутимые результаты. 

Рекомендуемые приложения

• Slack. Превращайте идеи, запросы на работу и задачи из Slack в отслеживаемые задачи и комментарии в Asana. От быстрых вопросов и поручений до задач с исполнителями и датами сдачи нажатием пары кнопок. С лёгкостью фиксируйте работу, чтобы запросы и важные дела не терялись в Slack. 

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Drive, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска нажатием нескольких кнопок.

• Zoom. Asana и Zoom объединяются, чтобы помогать командам проводить более осмысленные и целенаправленные совещания. Интеграция Zoom + Asana облегчает подготовку к совещаниям, позволяет проводить действенные обсуждения и получать доступ к информации после конференции. Совещания начинаются в Asana, где их участники узнают, что планируется обсудить, из повесток, к которым им предоставлен доступ. Во время совещания команда может быстро создавать задачи в Zoom, чтобы не терять важную информацию и поручения. По окончании совещания интеграция Zoom + Asana переносит расшифровки и записи совещания в Asana, ��тобы все его участники и ответственные лица могли при необходимости возвращаться к нему.

• Microsoft Teams. С помощью интеграции Microsoft Teams + Asana можно искать и делиться нужной информацией, не выходя из Teams. Свяжите обсуждения своей команды с поручениями в Asana. Кроме того, создавайте, назначайте и просматривайте задачи во время совещания в Teams без необходимости переключаться на браузер.

Вопросы и ответы