Как выбрать программное обеспечение для управления проектами: завершенный путеводитель

Если вы уже изучали программное обеспечение для управления проектами, то, вероятно, знаете, как оно может повысить эффективность, улучшить совместную работу и освободить вашу команду, чтобы она могла сосредоточиться на важной работе. Но хотя потенциал инструмента легко увидеть самостоятельно, убедить в этом руководство может быть непросто, особенно когда ресурсы компании ограничены. 

Руководители высшего звена, естественно, с осторожностью относятся к инвестициям в новое программное обеспечение. Именно они принимают решения, влияющие на весь Business, поэтому им важно, чтобы каждая покупка приводила к измеримым результатам. В этой статье мы поможем вам сформулировать ценность программного обеспечения для управления проектами, чтобы вы могли привлечь руководителей высшего звена не только в качестве заинтересованных сторон, но и в качестве полностью вовлечённых партнёров. 

Представление программного обеспечения для управления проектами — непростая задача, но она того стоит

Хорошо продуманная презентация даст вам больше, чем просто подтверждение необходимости использования программного обеспечения для управления проектами. Она также убеждает руководство в том, что инструмент может заметно улучшить Business в целом, поэтому они полностью инвестируют в внедрение нового программного обеспечения. Чем больше поддержки вы получите от высшего руководства на начальном этапе, тем проще будет внедрить инструмент в дальнейшем. Когда заинтересованные стороны полностью вовлечены в процесс, они могут помочь проложить путь к цифровой трансформации и внедрению в разных командах. 

В этой статье мы расскажем о пяти основных моментах, которые следует учитывать при подготовке презентации по управлению проектами, а также дадим конкретные советы по заключению сделки.

Nucleus Research: сократите время выполнения проекта вдвое

Узнайте, как Asana помогает организациям сокращать расходы и повышать эффективность

Получайте аналитическую информацию

Сосредоточьтесь на том, что важнее всего для руководителей компании 

Как руководитель команды вы знаете все бизнес-процессы как свои пять пальцев, включая все их недостатки. Но возможности для улучшения, которые кажутся вам очевидными, зачастую менее заметны для руководителей, потому что они не принимают непосредственного участия в вашей повседневной работе. Дело не в том, что им всё равно — как раз наоборот. Руководители хотят, чтобы ваша команда была успешной, но они рассматривают решения о покупке с точки зрения бизнеса. 

Прежде чем готовить краткую презентацию, подумайте, что волнует руководителей компании. Поставьте себя на их место. Как покупка нового программного обеспечения повысит производительность и прибыльность всего бизнеса?

Ниже перечислены пять аспектов, на которых следует сосредоточиться, чтобы учесть интересы команды, отдела или руководителей компании. 

1. Рентабельность инвестиций (ROI)

Каждый сотрудник выполняет в пять раз больше работы, чем в других компаниях, которые больше нашей в 10 раз. Причём всё это — практически без стресса.”

Если вы сможете продемонстрировать, как новое программное обеспечение поможет вашей компании в конечном итоге, вы с большей вероятностью получите руководство на доске. Подсчитайте, сколько времени ваша команда тратит на повторяющиеся и ручные задачи, а также сколько часов можно сэкономить с помощью нового программного обеспечения. Также проведите внешние исследования. Часто можно найти независимые отчёты, в которых количественно оценивается экономия времени от различных инструментов для управления проектами, например, этот отчёт от Nucleus Research. 

Ключевой момент: 

• Программное обеспечение для управления проектами включает встроенные функции автоматизации, позволяющие избавиться от ненужной работы и высвободить время команды для выполнения задач, приносящих доход. 

2. Безопасность

Любая компания, которая имеет несколько сертификатов безопасности и демонстрирует, что она серьезно относится к безопасности, много значит для нас.”

В связи с ростом числа кибератак руководители компаний всё больше внимания уделяют безопасности данных. Они хотят, чтобы информация компании оставалась конфиденциальной, даже если работники находятся в разных местах и часовых поясах. По словам Майкла Оберлайндера, главного специалиста по безопасности в компании LogMeIn, «кибербезопасность никуда не денется. Её нельзя игнорировать, использовать горячие клавиши или недофинансировать». 

Это означает, что при выборе программного обеспечения для управления проектами безопасность является обязательной функцией. Проведите исследование и убедитесь, что инструмент соответствует требуемым стандартам безопасности вашей ИТ-команды. 

Ключевой момент: 

• Этот инструмент для управления проектами уделяет приоритетное внимание функциям безопасности и имеет множество сертификатов безопасности, поэтому мы можем доверять ему сохранность наших данных. 

3. Варианты применения в разных отделах

Нам нужно было централизовать работу на одной платформе, потому что каждая команда использовала разные инструменты, что приводило к недопониманию и неэффективности.”

Руководители компаний часто опасаются добавлять новое программное обеспечение, потому что боятся, что оно будет использоваться узко для конкретной команды, увеличивая разрастание приложений и затрудняя совместную работу и обмен информацией между подразделениями. Вот почему при презентации нового инструмента важно продемонстрировать широкий спектр вариантов его использования. Конечно, этот новый инструмент поможет вашей команде, но также покажет, что платформа достаточно гибкая для использования в разных отделах. Чем больше вариантов использования у инструмента, тем более привлекательным он будет для руководства компании. 

При подготовке презентации покажите, как программное обеспечение для управления проектами может широко использоваться для улучшения взаимодействия между командами. Вот как это сделать: 

• Покажите, как платформу можно использовать в различных командах, например в маркетинге, операционной деятельности, ИТ и т. д. 

• Продемонстрируйте, как инструмент может улучшить командную работу и оптимизировать рабочие процессы между командами, например планирование кампаний и проектов, отслеживание запросов на работу или стратегическое планирование. Посмотрите, есть ли на платформе готовые шаблоны, которые помогут вашей команде быстро настроить межфункциональные процессы. 

• Если платформа предлагает интеграции, обязательно выделите их. Разные команды используют разные инструменты для анализа данных, дизайна, автоматизации электронной почты, отслеживания потенциальных клиентов и многого другого. Руководителям нужно программное обеспечение для управления проектами, которое может функционировать с имеющимся набором технологий, не добавляя дополнительной работы и не нарушая уже работающие процессы. 

Ключевой момент: 

• Этот инструмент объединит команды и сократит количество приложений, а не добавит путаницы.

4. Простота внедрения

Руководители компаний не хотят платить за инструмент, которым работники не будут пользоваться. Если программное обеспечение не интуитивно понятно, команды не будут его использовать, а значит, первоначальные инвестиции в инструмент будут потрачены впустую. Чтобы развеять эти опасения, обязательно уделите особое внимание простоте внедрения во время презентации. Вот несколько способов сделать это: 

• Посмотрите демонстрационные версии продукта или заранее запланируйте сеанс с командой продаж инструмента, чтобы точно понять, как работает программное обеспечение, насколько оно интуитивно понятно в использовании и как оно может решить конкретные болевые точки.

• Если вы общаетесь с командой продаж, спросите, какую роль играет ИТ-отдел во внедрении нового инструмента. Если программное обеспечение проще внедрить, ИТ-команда сможет тратить меньше времени на рутинную работу и уделять больше внимания стратегическому планированию, чтобы получить максимальную отдачу от инструмента. Затем в своей презентации продемонстрируйте, как команды могут легко начать работу с инструментом самостоятельно, не создавая дополнительной работы для вашей ИТ-команды. 

• Проверьте, не использует ли кто-либо в вашей компании ту или иную версию программного обеспечения. Это происходит чаще, чем вы думаете, особенно если у инструмента есть базовая версия. Если работники уже используют программное обеспечение самостоятельно, скорее всего, его будет легко внедрить в командах. В качестве бонуса это также означает, что внедрение инструмента не будет дополнять существующий технологический стек вашей компании — вы просто расширите его нынешнее использование. 

Ключевой момент: 

• Программное обеспечение для управления проектами интуитивно понятно и просто в использовании, поэтому нам не нужно выделять дополнительные ресурсы, чтобы помочь командам начать работу. 

5. Отслеживание информации

По мере роста Zoom нам требовалось стандартное представление обо всём происходящем, чтобы мы могли расставлять приоритеты в работе и принимать бизнес-решения. Нам нужна была прозрачность, ответственность, последовательность в выполнении работы и обмен знаниями между командами.”

Руководители компаний хотят знать, что происходит, чтобы принимать обоснованные решения для своих команд. Они также хотят, чтобы работники обладали такой же ясностью, потому что для эффективного сотрудничества важно, чтобы все были на одной волне. Но добиться ясности непросто, особенно когда среднестатистический работник умственного труда переключается между 10 приложениями 25 раз в день. Когда информация разбросана по разным местам, трудно отслеживать, что происходит, как выполняются проекты и кто за что отвечает. 

Именно здесь на помощь приходит ваша презентация. Программное обеспечение для управления проектами решает эту проблему, создавая единую систему учёта всей работы. Оно централизует информацию о компании, чтобы сотрудники и руководители могли найти то, что им нужно. 

Ключевой момент: 

• Программное обеспечение для управления проектами обеспечивает единую систему учёта всей работы, чтобы вы и ваша команда знали, что происходит, как выполняются проекты и кто за что отвечает. 

Nucleus Research: сократите время выполнения проекта вдвое

Узнайте, как Asana помогает организациям сокращать расходы и повышать эффективность

Получайте аналитическую информацию

Сделайте свою презентацию более выгодной

У отличных презентаций всегда есть преимущество — то, что выделяет их среди других. Ваша цель — вызвать у слушателей момент прозрения, когда они смогут ясно увидеть, как программное обеспечение принесет пользу компании или как его можно применить к критически важным Business-процессам.

Попробуйте эти стратегии, чтобы сделать свою презентацию более запоминающейся: 

1. Привлеките на свою сторону другие команды или отделы

Во время оценки нам было важно протестировать продукт и понять, понравится ли он людям. Если хотя бы один человек скажет: «Это отличный инструмент», это будет ключом к тому, чтобы все остальные его приняли.”

Это лучше всего продемонстрирует, как программное обеспечение для управления проектами может применяться в разных командах. Прежде чем выступать перед руководством компании, поговорите с заинтересованными лицами из других команд и отделов и убедите их в своей правоте. Если вы продемонстрируете широкий интерес к внедрению инструмента, то сможете убедить свою аудиторию в том, что совместное использование инструмента разными отделами и улучшение рабочих процессов в Business действительно возможны. 

Ключевой момент: 

• В этом инструменте заинтересованы несколько команд и заинтересованных сторон, поэтому он может и будет использоваться для различных целей в компании. 

2. Подготовьте наглядную демонстрацию

Ни одна презентация не будет завершенной без привлекательного визуального элемента. Реальная демонстрация помогает вашей аудитории наглядно представить функциональность инструмента, насколько он интуитивно понятен в использовании и как его можно применять в конкретных Business. Попросите команду продаж программного обеспечения посетить вашу презентацию и продемонстрировать инструмент в реальном времени. Если вы не работаете с командой продаж, подготовьте видео.

Во время демонстрации выделите ключевые функции, которые выделяют программное обеспечение для управления проектами, например: 

• Функция постановки целей, позволяющая командам согласовывать свои действия с основными приоритетами Business.

• Панели задач, которые в реальном времени предоставляют аналитику о реализации инициатив. 

• Функции отслеживания времени и управления ресурсами, которые помогают команде тратить время на то, что действительно важно. 

• Диаграммы Ганта, канбан-доски, календари и важные этапы, которые помогают командам создавать дорожные карты и визуализировать планирование проекта.

• Функции управления задачами, которые помогают командам сортировать и назначать работу, такие как автоматизация и настраиваемые теги. 

• Интеграции, позволяющие командам продолжать использовать другие инструменты, централизуя информацию в одном месте. 

Ключевой момент: 

• Этот инструмент для управления проектами обладает интуитивно понятными и полезными функциями, которые можно применить к конкретным примерам использования Business. 

3. Поделитесь историями успеха

Руководителям нужно решение для управления проектами, которому доверяют в их отрасли. Один из лучших способов продемонстрировать доверие — поделиться историями успеха клиентов, в идеале — историями из аналогичных и известных Business. Посетите веб-сайт программного обеспечения, чтобы узнать, есть ли на нём истории успеха известных клиентов. Бонусом будут истории успеха, в которых указано, сколько времени и сил сэкономили компании, внедрив этот инструмент. 

Чтобы укрепить доверие, проверьте, получало ли программное обеспечение какие-либо награды. Посмотрите, что говорят об инструменте аналитические компании, такие как Forrester, Gartner и IDC. 

Ключевой посыл: 

• Этому инструменту доверяют во всей нашей отрасли, и он получает высокие оценки аналитиков. 

Предвидеть распространенные вопросы

Презентация — это не односторонний процесс. Это скорее обсуждение между вами и руководством. Помимо подготовки тезисов, вам также следует предвидеть вопросы, которые зададут руководители, и заранее подготовить ответы. 

Если вы не знаете, с чего начать, вот несколько часто задаваемых вопросов, к которым следует подготовиться при презентации программного обеспечения для управления проектами: 

• Сколько это стоит? Существуют ли разные варианты ценообразования?

• Какие конкретные потребности бизнеса решает эта платформа?

• С чего мы начнём? 

• Сколько времени занимает первоначальная настройка?

• Какая внешняя поддержка доступна для помощи с внедрением? Существуют ли профессиональные услуги, вебинары и другие практические ресурсы, которые мы можем использовать? 

• Какие внутренние ресурсы нам нужны для внедрения? 

• Что произойдёт, если инструмент не будет работать так, как мы ожидаем? 

• Сколько времени это сэкономит? 

• Подходит ли эта платформа для управления Agile-проектами?

• Используют ли другие компании этот инструмент? Как он работает у них? 

• Кто отвечает за менеджмент изменений при внедрении платформы? 

• Кто отвечает за обучение работников использованию инструмента? 

Цифровая трансформация снизу вверх

Четко продемонстрировав ценность программного обеспечения для управления проектами, вы можете привлечь руководителей компаний к доске и начать сеять семена цифровой трансформации. А с хорошо продуманной презентацией вы можете получить больше, чем просто зелёный свет: вы также можете превратить лидеров из неохотных заинтересованных сторон в полностью вовлечённых партнёров. 

Nucleus Research: сократите время выполнения проекта вдвое

Узнайте, как Asana помогает организациям сокращать расходы и повышать эффективность

Получайте аналитическую информацию