Формула отклонения затрат: соблюдение бюджета проекта

Формула отклонения затрат — это инструмент управления затратами, который помогает удерживать проекты в рамках бюджета. «Отклонение затрат» — это разница между ожидаемой стоимостью проекта (или суммой, заложенной в бюджет) и фактической стоимостью проекта (или потраченной суммой). Положительное значение означает, что проект укладывается в бюджет, а отрицательное — что проект стоит больше, чем вы запланировали.

При управлении проектом периодически рассчитывайте отклонение затрат, чтобы определить, остаётся ли ваш проект в рамках бюджета или нет. Можно даже рассчитать отдельные отклонения по различным категориям бюджета, таким как оплата труда или расходные материалы, чтобы найти области, которые с наибольшей вероятностью приведут к превышению бюджета проекта.

В этой статье мы объясним, что такое отклонение затрат и как можно применять соответствующую формулу. Мы также рассмотрим различные формулы для расчёта отклонения затрат и способы их применения.

Что такое отклонение по затратам?

Отклонение затрат — это разница между запланированной стоимостью проекта и его фактической стоимостью после учёта любых дополнительных расходов или неожиданной экономии. Формула для расчёта отклонения затрат:

• Планируемая стоимость – фактическая стоимость = отклонение затрат

Положительное отклонение затрат указывает на то, что проект укладывается в бюджет, а отрицательное — на то, что проект выходит за рамки бюджета. Если отклонение по затратам равно нулю, это означает, что фактическая стоимость проекта равна ожидаемой. 

Положительное и отрицательное отклонение затрат

В идеальном мире отклонение затрат по проекту должно быть равно нулю, то есть фактические затраты должны точно соответствовать бюджету. В реальности же фактическая стоимость проекта крайне редко полностью соответствует его первоначальному бюджету. 

В целом, стремитесь к положительному или благоприятному отклонению, поскольку это указывает на то, что проект идет по плану и в рамках бюджета. Однако отрицательное или неблагоприятное отклонение не обязательно означает, что ваш проект в беде. Это может просто означать, что первоначальный бюджет был слишком оптимистичным и что вам нужно принять меры, чтобы все расходы оставались под контролем. Ваша команда может использовать шаблон сравнения затрат, чтобы сопоставить расходы и быстро определить, где требуются корректировки.

Простой пример отклонения затрат

Легче получить полное представление о разнице в затратах, когда вы видите её на практике. Допустим, вы являетесь владельцем малого бизнеса, который недавно нанял графического дизайнера. Дизайнер отвечает за создание маркетинговых материалов, дизайн сайта и другие визуальные активы по ставке 50 долларов в час. Если вы ожидаете, что весь проект будет завершён за два месяца (или 1200 рабочих часов), вы должны выделить на него 60 000 долларов. 

Проект затягивается примерно на 10 недель дольше, чем вы ожидали, и графический дизайнер в общей сложности отработал 1600 часов. В целом, стоимость проекта составила 80 000 долларов США.

Чтобы рассчитать отклонение затрат для бюджета графического дизайна Business, вычтите фактическую стоимость (80 000 долларов США) из бюджетной (или прогнозируемой) стоимости (60 000 долларов США), получив отклонение затрат в размере -20 000 долларов США. Если отклонение затрат отрицательное, это означает, что проект вышел за рамки бюджета на эту сумму.

В нашем примере выше вы (владелец Business) рассчитали отклонение затрат только в конце проекта. Расчёт отклонения по затратам более полезен, когда он позволяет выявлять тенденции перерасхода по мере их возникновения, чтобы у вас была возможность скорректировать курс и вернуть проект в финансовое русло. Для этого необходимо учитывать освоенную стоимость.

Что такое управление освоенным объёмом?

Освоенная стоимость, иногда называемая плановой стоимостью, представляет собой заложенную в бюджет стоимость работ, выполненных в конкретный момент проекта. Управление освоенным объёмом помогает периодически проверять ход выполнения работ и следить за тем, чтобы проект выполнялся в соответствии с планом и бюджетом. 

Вернёмся к приведённому выше примеру. Предположим, вы проверили проект по графическому дизайну, когда было выполнено 25% работы. При завершении 25% работы ваши прогнозируемые затраты (сумма, которую вы ожидали потратить на данный момент) должны составлять 15 000 долларов США, или 25% от общего бюджета. 

Но в нашем случае дизайнеру потребовалось 400 часов, чтобы выполнить 25% проекта. Фактическая стоимость выполненных работ на отметке 25% составила 20 000 долларов (или 400 часов работы по 50 долларов в час).

Если бы вы рассчитали отклонение затрат на этапе выполнения 25% работ, вычтя фактические затраты (20 000 долларов) из прогнозируемых затрат или освоенной стоимости (15 000 долларов), то получили бы отклонение затрат в размере -5000 долларов. Это позволило бы вам на раннем этапе понять, что ваш проект превышает бюджет, и внести соответствующие корректировки.

Этот процесс анализа стоимости через регулярные интервалы на протяжении всего проекта, позволяющий убедиться, что освоенная стоимость соответствует фактической стоимости проекта или превышает её, называется управлением освоенной стоимостью. Использование шаблона бюджета упрощает последовательное отслеживание этих показателей и сравнение прогнозируемых затрат с фактическими расходами.

Три способа расчёта отклонения по затратам

Существует три различных метода расчёта отклонения в учёте затрат: 

• Метод кумулятивного отклонения затрат

• Метод по периодам

• Метод отклонения по завершении 

Все три метода используют одну и ту же формулу, но применяют расчет по-разному, чтобы определять разные вещи.

Метод кумулятивного отклонения затрат

Совокупное отклонение затрат рассчитывается как разница между фактической совокупной стоимостью проекта и ожидаемой совокупной стоимостью проекта. Этот метод можно использовать, чтобы получить представление о том, насколько проект отклонился от первоначального бюджета.

В приведенном выше примере мы использовали метод кумулятивного отклонения затрат, чтобы определить, насколько стоимость всего проекта отклонилась от бюджета к этому моменту.

Метод пооперационного расчета отклонения затрат

Рассчитать отклонение затрат по периодам можно, взяв разницу между фактической и ожидаемой стоимостью проекта в конкретный момент времени или на конкретном этапе проекта. 

Предположим, вы снова проверяете ход выполнения проекта по графическому дизайну на полпути. Чтобы рассчитать отклонение затрат по периодам, необходимо отдельно рассчитать отклонение затрат за первый и второй кварталы проекта. 

Преимущество поэтапного расчета отклонения затрат заключается в том, что он позволяет получить более четкое представление о том, где в графике проекта происходят колебания бюджета. Если проект идет по плану на полпути, но отклоняется от графика на отметке в три четверти, вы не только знаете, что что-то пошло не так, но и когда это произошло. С более узкими временными рамками вы можете легче находить и исправлять проблемы. 

Метод расчёта отклонения по завершении

Метод окончательного отклонения можно использовать в любой момент в течение всего проекта, чтобы спрогнозировать, насколько выше или ниже бюджета будет завершенный проект, исходя из достигнутого н�� данный момент прогресса. Вы можете рассчитать отклонение по завершении, вычитая текущую общую стоимость проекта (или прогнозируемую стоимость) из первоначально предполагаемой стоимости проекта (ожидаемая стоимость). 

Если вы оцениваете свой проект по графическому дизайну на этапе завершения 25% и обнаруживаете, что уже потратили 20 000 долларов, прогнозируемая стоимость проекта на данный момент составит 80 000 долларов. Вычитая прогнозируемую стоимость из первоначальной ожидаемой стоимости в размере 60 000 $, можно определить, что отклонение при завершении, если проект будет продолжаться в том же темпе, составит -20 000 $.

Метод отклонения по завершении позволяет использовать информацию о нынешних темпах работы, чтобы спрогнозировать, насколько проект отклонится от бюджета по завершении.

5 типов отклонения затрат

Вышеописанные три категории описывают три разных способа расчёта отклонения затрат. Здесь мы рассмотрим пять типов отклонений по затратам, которые можно рассчитать.

Каждая из этих формул рассчитывает отклонение затрат для разных категорий бюджета, позволяя менеджерам проектов детально анализировать и определять, где затраты ниже или выше бюджета, и вносить соответствующие коррективы.

Отклонение по материальным затратам

В проектах, требующих прямых затрат на материалы, будет наблюдаться отклонение по материалам, которое рассчитывается как разница между суммой, заложенной в бюджет на материалы, и суммой, фактически потраченной на них. 

Материальные затраты можно рассчитать, умножив количество материалов на их цену. Фактическая стоимость материалов может отличаться от заложенной в бюджет, если изменится их количество или цена.

Если вы рассчитаете отклонение затрат в середине проекта и обнаружите, что отклонение затрат на материалы выше, чем ожидалось, вам нужно будет скорректировать область проекта или найти дополнительные средства в другом месте, которые могут покрыть избыточные затраты на материалы.

Отклонение по затратам на оплату труда

Отклонение затрат на оплату труда — это разница между заложенными в бюджет и фактическими затратами на оплату труда. Затраты на оплату труда могут отклоняться от бюджета, если проект требует больше часов, чем ожидалось, или если увеличивается почасовая оплата. Пример с графическим дизайном, приведённый выше, является примером отклонения по трудозатратам.

Если у вашей компании большой положительный разброс затрат на оплату труда, то есть в бюджете было заложено больше средств, чем необходимо, скорректируйте бюджет на оплату труда и перенаправьте дополнительные средства в другие категории бюджета с отрицательным разбросом затрат. Если отклонение затрат на оплату труда отрицательное, это означает, что ваша команда работает недостаточно эффективно или область проекта больше, чем предполагалось. Дополнительное обучение или более эффективные меры контроля качества помогут вам снизить затраты на оплату труда.

Отклонение по продажам

Отклонение по продажам отличается от всех других видов отклонений затрат тем, что связано с входящими (выручкой), а не исходящими (расходами) затратами. Отклонение по продажам имеет значение только в проектах, связанных с продажами. Например, в нашем примере с графическим дизайном отклонение по продажам отсутствует, потому что в этом проекте ничего не продаётся. 

Расчёт отклонения по продажам представляет собой разницу между запланированными и фактическими продажами. Это единственный тип отклонения в списке, который является хорошим, когда он отрицательный. Если ваша запланированная (или ожидаемая) сумма продаж составляла 1000 $, а фактическая — 2000 $, то отклонение по продажам составляет -1000 $. Когда фактические продажи превышают запланированные, отклонение будет отрицательным, а прибыль — положительной.

Отклонение по переменным накладным расходам

Накладные расходы — это затраты, связанные с ведением бизнеса. Переменные накладные расходы — это затраты, понесенные в ходе операционной деятельности, которые увеличиваются или уменьшаются в зависимости от того, насколько продуктивен ваш бизнес. Примерами переменных накладных расходов являются затраты на доставку, электроэнергию для склада и обслуживание оборудования.

Чтобы рассчитать отклонение по переменным накладным расходам, сначала необходимо определить «стандартную ставку переменных накладных расходов в час». Это общая сумма переменных затрат, понесенных за час производства. Например, если вы платите 2 доллара за каждую отправленную единицу и производите 10 единиц в час, ваша стандартная ставка доставки в час составит 20 долларов.

Отклонение по переменным накладным расходам — это разница между стандартными переменными накладными расходами за определённый период времени и фактическими переменными накладными расходами после учёта любых изменений цен или отработанных часов.

Отклонение по фиксированным накладным расходам

Фиксированные накладные расходы остаются неизменными независимо от объёма выполненной работы. Примерами фиксированных накладных расходов являются арендная плата, налоги на недвижимость и подписки. Слово «фиксированные» в данном случае относится к типу и количеству накладных расходов. Например, вам не нужно платить больше арендной платы, если вы используете больше офисного пространства, но это не значит, что арендодатель не может повысить арендную плату.

Формула для расчета отклонения по постоянным накладным расходам следующая: стандартные (или бюджетные) накладные расходы минус фактические накладные расходы. Обе цифры представляют собой итоговые значения, поэтому они охватывают общую сумму всех накладных расходов за определённый период.

Допустим, у вашей компании всего два вида фиксированных накладных расходов: аренда (10 000 долларов в месяц) и страхование бизнеса (500 долларов). Ваши стандартные накладные расходы для шестимесячного проекта составят 10 500 долларов в месяц, или 63 000 долларов. Если в середине проекта арендодатель повысит арендную плату до 15 000 долларов в месяц, фактические фиксированные накладные расходы будут выше: 10 500 долларов за первые три месяца плюс 15 500 долларов за оставшиеся три месяца, или 78 000 долларов в общей сложности.

Чтобы рассчитать отклонение по фиксированным накладным расходам, вычтите фактические фиксированные накладные расходы из стандартных фиксированных накладных расходов и получите итоговое отклонение в размере -15 000 долл.

Используйте отклонение затрат, чтобы контролировать бюджеты проектов

Первый ключ к контролю затрат по проекту — обеспечить достаточную точность первоначальной сметы. Для этого необходимо тесно сотрудничать с командой проекта, чтобы определить необходимые расходы. Затем, чтобы точно спрогнозировать будущие затраты и цены, необходимо наладить сотрудничество с другими внутренними заинтересованными сторонами в финансовом и бухгалтерском отделах.