6 методов точной оценки проекта

Когда вы готовите ужин для своей семьи, у вас есть небольшая группа голодных людей, которые хотят знать, когда можно будет поесть. Вы знаете, что нужно приготовить овощи, разогреть духовку и накрыть на стол. Как точно сообщить им, сколько времени осталось ждать?

Оценка времени, необходимого для завершения работы, является важной частью как приготовления ужина, так и управления проектами. В обоих случаях требуется точная информация и общение с заинтересованными сторонами: чем точнее оценка, тем счастливее будут заинтересованные стороны.

Что такое оценка проекта?

Оценка проекта — это обоснованный прогноз времени, затрат и ресурсов, которые потребуются для реализации проекта от начала до конца. В большинстве случаев для оценки проекта используется информация из прошлых проектов. Например, эта информация может включать сроки и бюджеты аналогичных проектов, опыт оценки прошлых проектов и предыдущие требования заинтересованных сторон.

Управление заинтересованными сторонами и сбор требований — невероятно важные части оценки проекта, поскольку вам нужно точно знать, что необходимо для его завершения. Например, нужен ли заинтересованным лицам конечный результат к определённой дате? Существуют ли какие-либо ограничения или требования, необходимые для обеспечения успеха проекта? Вся эта информация поможет вам создать точную оценку проекта. 

Оценка проекта важна для менеджеров проектов, поскольку помогает определить область проекта. Область проекта помогает участникам команды понять, какие результаты нужно получить, кто над чем работает и какие дедлайны необходимо соблюсти. 

Как точно оценить проект

Процесс оценки начинается с того же инструмента: треугольника управления проектом. Треугольник управления проектом состоит из трех основных переменных:

• Стоимость

• Объём работ

• Время

Идея заключается в том, что каждый проект требует идеального баланса всех трех переменных. Если вам нужно увеличить одну часть треугольника, то что-то другое должно измениться, чтобы проект оставался сбалансированным. Например, если увеличивается область проекта, часто приходится увеличивать также стоимость или время. Если время выполнения проекта сокращается, для сохранения равновесия необходимо увеличить объём или стоимость.

Треугольник управления проектом является важной частью процесса оценки проекта. Благодаря взаимосвязи между этими тремя переменными можно точно оценить третью переменную, если у вас достаточно информации о двух других. 

6 распространённых методов оценки проектов

Если вы не можете оценить проект с помощью треугольника управления проектом, попробуйте эти шесть дополнительных методов оценки. Они помогут вам получить достаточно информации для точной оценки. 

1. Оценка сверху вниз

Стратегия нисходящей оценки предполагает определение общего времени для проекта, а затем разбивает этот проект на более мелкие этапы и задачи на основе этого предполагаемого конечного времени. Этот метод оценки обычно используется в сочетании со стратегией управления проектами, основанной на иерархической структуре работ (WBS). Стратегия WBS помогает разбивать более крупные задачи на более мелкие подзадачи. 

Оценка сверху вниз в действии

Если представить, что проект — это пицца, то нисходящая оценка — это разделение пиццы на более мелкие кусочки.

Если у вашей команды есть дедлайн, к которому проект должен быть завершён в течение одного календарного года, вы возьмёте годовой график и разделите проект на различные части с важными этапами между ними. Например, команда разработчиков должна запустить новый продукт в течение одного календарного года. Менеджер проекта определит важные этапы, такие как завершение создания каркаса продукта, альфа-сборка, тестирование продукта и окончательная дата запуска в течение этого календарного года. 

Если использовать аналогию с пиццей, то каждый раздел проекта — это «кусочек», а весь проект от начала до конца — это целая пицца.

2. Оценка снизу вверх

Оценка снизу вверх — это противоположность оценке сверху вниз. Вместо того чтобы определять, сколько времени займёт проект, а затем разбивать его на более мелкие задачи, при оценке снизу вверх учитывается, сколько времени займёт каждое из этих заданий, и затем эти значения суммируются для определения дедлайна проекта. 

Этот метод похож на метод критических путей. Однако главное отличие между ними заключается в том, что оценка снизу вверх учитывает все задачи, необходимые для проекта, в то время как метод критических путей рассматривает только основные задачи, которые необходимо завершить.

Оценка снизу вверх в действии

Если продолжить аналогию с пиццей, то оценка «снизу вверх» — это когда вы складываете все кусочки пиццы, чтобы понять, насколько она большая. 

Представьте, что вам поручили создать сайт по маркетингу для электронной коммерции, и клиент хочет знать, сколько времени это займёт. Как менеджер проекта вы перечисляете все задачи, необходимые для его завершения, а затем суммируете предполагаемое время выполнения каждой из них, чтобы получить окончательный ориентировочный срок для клиента.

3. Трёхточечная оценка

Трёхточечная оценка позволяет повысить точность оценки снизу вверх. Этот метод использует среднее значение из трех различных вариантов оценки снизу вверх: наиболее оптимистичный, наиболее пессимистичный и наиболее вероятный сроки для окончательной оценки времени проекта. Эти три оценки можно найти с помощью диаграммы PERT.

Например, команда может иметь три оценки для своего проекта: 10 дней для наиболее оптимистичного графика, 14 дней для вероятного результата и 30 дней для наиболее пессимистичного результата. Среднее значение этих сроков составляет примерно 21 день. 

4. Аналогичная оценка

Аналогичные оценки основаны на прошлых проектах и выявлении конкретных деталей, которые аналогичны нынешнему проекту. Затем информация из прошлых проектов применяется к нынешнему проекту. Затем, исходя из сходств и различий, менеджер проекта оценивает стоимость, объём и сроки своего нынешнего проекта. 

Например, команде разработчиков веб-сайта может быть поставлена задача обновить сайт для нового продукта. Они могут вспомнить, когда в последний раз обновляли сайт для другого продукта, и использовать эти данные для оценки сроков этого проекта.

5. Параметрическая оценка

Параметрическая оценка использует исторические данные из прошлых проектов для оценки любой части проекта, включая ресурсы, бюджет, оборудование и сроки. Параметрическая оценка часто используется в сочетании с аналогичной оценкой для получения более точного результата. Это связано с тем, что для создания более точной оценки учитываются как исторические данные, так и опыт. 

Допустим, вы ИТ-менеджер проекта, и ваша задача — установить определённое программное обеспечение на 150 различных устройств. Вы знаете, что установка занимает около 10 минут на одном устройстве, поэтому вы используете это значение и умножаете его на 150, чтобы получить оценку продолжительности всего процесса. 

6. Оценка на основе экспертных знаний

Этот метод оценки полностью основан на опыте менеджера проекта. Опытные менеджеры проектов могут знать, сколько времени займёт конкретный тип проекта, потому что они уже много раз завершали похожие проекты. Если вы планируете использовать оценку, основанную на опыте, лучше всего обсудить это с экспертом в своей области. В противном случае лучше всего использовать этот метод в сочетании с другими.

Например, веб-разработчик начал создавать сайты ещё в начале 2000-х годов. Имея более чем 20-летний опыт, он точно знает, сколько времени потребуется на создание простого сайта, исходя из всех ранее завершенных проектов. 

Почему оценка важна для управления проектами

Оценки являются необходимой частью процесса планирования проекта. Оценка может быть полезна практически для любого проекта, будь то Agile или более линейный каскадный. И вот почему.

Оценки помогают команде работать по плану

Один из распространённых способов, с помощью которого менеджеры проектов обеспечивают бесперебойную работу, заключается в том, чтобы их команды максимально точно соответствовали оценкам. Поскольку они точно знают, сколько времени, бюджета и ресурсов у них есть для определенного этапа проекта, они могут помочь команде оставаться в этих границах.

Когда менеджеры проектов, участники команды и заинтересованные лица знают об оценке проекта, все могут контролировать друг друга. Для этого необходимо делиться оценками проекта в едином централизованном месте, например в программном обеспечении для управления проектами. 

Требуется план проекта до его начала

Чтобы сделать точную оценку проекта, менеджер проекта должен сначала определить ключевые задачи, которые необходимо завершить до начала проекта. Это означает, что менеджеры проекта должны чётко определить критический путь и основные зависимости до начала проекта. Определение критического пути также даёт общее представление о том, какие задачи нужно выполнить и какие ресурсы для этого потребуются.

Наличие всей этой информации до начала проекта поможет избежать путаницы. Если у участника проекта возникнут вопросы или он не будет уверен в дальнейших действиях, он может обратиться к плану проекта, составленному на этапе оценки. 

Снижение рисков

Оценка проекта помогает менеджерам проекта снижать риски по мере его реализации. Четкий график, составленный до начала проекта, — это хороший способ для вашей команды ориентироваться на сроки и бюджет проекта. Чтобы снизить риск, добавьте в план проекта немного дополнительного времени, бюджета и ресурсов, чтобы предотвратить риск превышения дедлайна или бюджетных ограничений.

Если ваша команда столкнётся с проблемами, быстро запишите их и решения в журнал проблем и помогите команде вернуться к плану, созданному в процессе оценки. Оценку проекта и критический путь можно использовать в сочетании в качестве ориентира, чтобы команда проекта понимала, на каком этапе она находится.