16 советов по деловому этикету для каждого профессионала
Сводная информация
Деловой этикет — это тип поведения, которого должны придерживаться участники команды, чтобы поддерживать имидж компании и уважать друг друга. Хотя деловая культура стала более неформальной, по-прежнему важно проявлять общую вежливость. В этой статье мы объясним, что такое Business этикет, и расскажем о некоторых основных правилах, с которыми следует ознакомиться.
В деловом мире существуют разные ожидания в отношении зрительного контакта, языка тела, дресс-кода, обеденного этикета и многого другого. Хотя многие компании перешли к более непринуждённой культуре, понимание правил делового этикета может иметь большое значение. В этой статье мы объясним, что такое Business этикет, и расскажем о некоторых основных правилах, с которыми следует ознакомиться.
Что такое Business этикет?
Business-этикет — это тип поведения, которому должны следовать участники команды, чтобы поддерживать имидж компании и уважать друг друга. Деловой этикет может меняться от культуры к культуре, но когда все понимают и следуют определенному набору стандартов, это может создать ощущение единства.
Иногда деловой этикет негласный, но чаще всего члены команды согласовывают основные правила, чтобы все представляли единый образ. Когда участники команды следуют деловому этикету, это способствует эффективному общению на рабочем месте.
Больше никаких разрозненных подразделений: оптимизация организационной структуры для более тесного взаимодействия между командами
Из этой электронной книги вы узнаете, как структурировать свою организацию, чтобы предотвратить разобщённость, ускорить работу и оставаться на одной волне перед лицом перемен.
Пять основ Business
Основы делового этикета варьируются от культуры к культуре, и понимание делового этикета может быть особенно пугающим, если вы работаете в компании с культурой, отличной от той, в которой вы выросли. Тем не менее, существуют универсальные правила, которые помогут вам придерживаться статус-кво, пока вы изучаете динамику конкретной группы и нормы команды в вашей компании.
Эти пять важных деловых вежливостей помогут вам произвести хорошее первое впечатление и проявить уважение к членам вашей команды.
1. Приходите вовремя
Независимо от того, посещаете ли вы собеседование или ежедневную планёрку, пунктуальность в рабочей среде показывает, что вы уважаете расписание каждого. Если пунктуальность не была вашим приоритетом в прошлом, ознакомьтесь с некоторыми советами по управлению временем, чтобы быть организованным и осведомленным о своем списке задач.
В разных культурах своя система времени, и в некоторых местах принято немного опаздывать. Но если вы сомневаетесь, придите вовремя и при необходимости скорректируйте свое поведение.
2. Признавайте свою команду
Признание заслуг других — это надлежащий Business этикет как для повседневной, так и для формальной рабочей среды. Когда кто-то входит в комнату на Business-ужин или встречу, поприветствуйте его соответствующим образом — будь то рукопожатие или какой-либо другой культурный обычай.
То же самое правило применяется, если вы работаете из дома и посещаете ежедневные встречи в Zoom. Возможно, вам не нужно включать камеру на каждом совещании, но если вы будете говорить и уделять время тому, чтобы узнать членов своей команды, то дадите им понять, что вы слушаете, и заставите других чувствовать себя замеченными.
3. Одевайтесь соответствующим образом
Правила дресс-кода субъективны и зависят от того, работаете ли вы в офисе или на главной странице. В некоторых компаниях, где сотрудники работают в офисе каждый день, ожидается, что все будут носить повседневную одежду в деловом стиле, потому что большая часть работы связана с личным общением с заинтересованными сторонами или клиентами. Другие компании, работающие в гибридной среде, могут поощрять повседневную одежду, чтобы повысить комфорт и продуктивность команды.
Если вы не уверены в подходящем Business дресс-коде, обратитесь за советом к своему менеджеру или руководителю. Особенно часто неуверенность возникает, если вы только что приступили к новой работе, но не бойтесь отправить короткое электронное письмо перед первым днем, чтобы узнать о правилах офиса. Кроме того, вспомните, во что были одеты все на собеседовании, чтобы одеться соответствующим образом.
4. Уважайте общие пространства
Даже если вы работаете удаленно, вы можете время от времени приходить в офис или делить виртуальные пространства с другими участниками команды. К офисным помещениям, которые вы можете делить с командой, относятся кухня, ванная комната, принтер и копировальная комната, а также зона отдыха. Виртуальные пространства, которыми вы можете делиться, включают папки Google Диска и программное обеспечение для управления проектами.
То, как вы относитесь к общим пространствам, отражается на вас как на профессионале, поэтому важно правильно маркировать вещи, оставаться организованным и уважать других, кто также использует эти пространства. Business этикет распространяется на общие пространства, независимо от того, убираетесь ли вы за собой физически или следуете корпоративным процессам в Интернете.
5. Развивайте эмоциональный интеллект
Эмоциональный интеллект — это способность распознавать, регулировать и понимать эмоции в себе и в других. Эффективные навыки эмоционального интеллекта помогут вам сопереживать членам команды и преодолевать трудности. Хотя эмоциональный интеллект не является прямым правилом Business, он поможет вам на рабочем месте, независимо от того, какие конфликты возникают.
Представьте, что вы отстаёте от графика, и начальник вдруг поручает вам крупный и срочный проект. Обладая навыками эмоционального интеллекта, вы можете поговорить со своим руководителем, чтобы понять относительный приоритет работы. Поскольку вы уже отстаёте от графика, вы можете выразить свою обеспокоенность по поводу перегруженности и вместе с руководителем найти решение, какую работу можно отложить или делегировать менее важные задачи.
Больше никаких разрозненных подразделений: оптимизация организационной структуры для более тесного взаимодействия между командами
Из этой электронной книги вы узнаете, как структурировать свою организацию, чтобы предотвратить разобщённость, ускорить работу и оставаться на одной волне перед лицом перемен.
Business этикет для удалённых сотрудников
С переходом на удалённую работу изменилось само определение и практика делового этикета. При личной встрече вам может потребоваться вежливое крепкое рукопожатие и правильная одежда, но при удалённой работе вам нужно знать основы этикета электронной почты, телефона и видео.
Этикет общения по электронной почте и в команде
Написание электронного письма или общение с командой с помощью таких инструментов, как Slack или Asana, кажется достаточно простым, но профессиональное общение в Интернете отличается от личного общения. Ознакомьтесь с приведенными ниже советами по правильному использованию электронной почты и онлайн-этикету.
Вычитывайте письма: вычитывание электронных писем — это правило, которое нельзя игнорировать. Даже если в вашей почтовой программе или платформе для управления проектами есть встроенный инструмент для проверки правописания, на всякий случай просмотрите письмо перед отправкой.
Будьте вежливы и профессиональны: даже если вы не разговариваете с получателем письма лицом к лицу, ваш тон будет проявляться в словах. Важно быть вежливым и профессиональным в тексте. Например, можно использовать такие фразы, как: «Надеюсь, вы... спасибо за... просто дружеское напоминание... пожалуйста, дайте мне знать... с нетерпением жду вашего ответа».
Отвечайте своевременно. Когда другой сотрудник или клиент обращается к вам, он делает это не просто так. Правильный этикет общения по электронной почте и в команде означает своевременное реагирование на запросы, даже если это означает настройку автоматического ответа на время вашего отсутствия в офисе. Не обязательно отвечать в течение нескольких минут, но старайтесь делать это в течение одного или двух рабочих дней.
Будьте лаконичны: краткий текст письма поможет быстро донести свою точку зрения и сэкономит время читателя. Если вы спрячете основную мысль в длинном письме, то вряд ли получите ожидаемый ответ.
Помните, что ваш адресат может повлиять на содержание вашего электронного письма или онлайн-контента. Например, если вы общаетесь с другими участниками команды через Asana и Slack, можно писать в более непринуждённом тоне, в то время как электронные письма клиентам должны быть более формальными.
Этикет телефонного общения
Деловое общение часто происходит посредством телефонных звонков. При разговоре с клиентами или деловыми партнёрами по телефону учитывайте следующие правила делового этикета.
Не звоните без предупреждения: у каждого в мире Business есть свой график, будь то строгий график проекта или попытка расставить приоритеты при большой рабочей нагрузке. Если вам нужно поговорить с кем-то по телефону, сначала отправьте ему электронное письмо, чтобы запланировать звонок. Неожиданный звонок может быть воспринят как нарушение этикета, поскольку получатель звонка может быть не готов к разговору с вами.
Используйте разумный тон и ясность: ваш тон голоса важен при рабочих телефонных звонках. При разговоре с членами команды или клиентами необходимо сохранять вежливый тон, а также следить за громкостью и ясностью речи. Если вы говорите слишком громко или бормочете во время профессионального звонка, ваш собеседник может не понять ваше сообщение так, как вы надеетесь. Тон и общение также могут варьироваться в зависимости от культуры, поэтому при разговоре по телефону учитывайте культурные особенности.
Отвечайте на сообщения оперативно. Как и в случае с рабочими письмами, важно оперативно отвечать на голосовые сообщения. Вы можете получать электронные письма от членов команды или клиентов с просьбой запланировать телефонные звонки. Отвечайте на них быстро, указывая удобное время для звонка.
Создайте профессиональное голосовое сообщение: создание профессионального голосового сообщения на случай, если вы недоступны, является надлежащим деловым этикетом, поскольку позволяет людям узнать, кто вы, чем занимаетесь и что вы недоступны. В этом случае они смогут оставить вам сообщение с объяснением причины звонка.
Этикет видеосвязи
Видеосвязь — один из самых популярных способов общения удалённых сотрудников. Этот метод общения позволяет общаться со многими членами команды в режиме реального времени, а значит, вам следует знать некоторые основы видеоэтикета.
Отключите звук: одна из самых больших проблем, с которыми сталкиваются участники команды во время видеозвонков, — это фоновый шум, исходящий от тех, кто не говорит. Эту проблему можно легко решить: отключите звук, когда не говорите. Это позволит вам не отвлекать других участников и даст возможность докладчику сосредоточиться на своей речи.
Взаимодействуйте с помощью языка тела: во время видеозвонка другие могут видеть, как вы невербально взаимодействуете с говорящим. Если вы смотрите вниз или слишком расслаблены на своем месте, вы можете показать, что вам не интересно обсуждение. Сидя прямо, выглядя бодро и используя невербальное общение, чтобы показать, что вы вовлечены, вы даете говорящему понять, что вы внимательны.
Не перебивайте: перебивать собеседника во время видеоконференции особенно неприятно. Технологии не всегда справляются с одновременной работой нескольких человек, пытающихся говорить по видеосвязи, поэтому перебивание может привести к сбоям и путанице для всех участников.
Одевайтесь соответствующим образом: во время видеозвонков может быть видно только верхнюю часть вашего тела, но важно одеваться соответствующим образом. Ваша одежда для видеозвонков должна соответствовать дресс-коду вашей компании. Также не забывайте о личной гигиене, когда находитесь перед камерой.
Работая из дома, вы реже общаетесь с участниками команды и клиентами лично, но не забывайте, что виртуальное взаимодействие всё равно оставляет неизгладимое впечатление. Если сомневаетесь, подходите к этим взаимодействиям с тем же деловым этикетом и вниманием, что и к личному обсуждению.
Повысьте эффективность общения в команде с помощью Business Etiquette
Цель делового этикета — представить единый образ компании, способствовать взаимному уважению участников команды и улучшить общение на рабочем месте. Когда команды успешно обмениваются информацией, они лучше работают.
Эффективное общение на этом не заканчивается. Использование программного обеспечения может помочь вашей команде работать вместе, чтобы укладываться в дедлайны и достигать целей. С помощью программного обеспечения для обмена информацией внутри команды вы сможете улучшить общение между участниками команды, обеспечив своевременное получение нужной информации.
Больше никаких разрозненных подразделений: оптимизация организационной структуры для более тесного взаимодействия между командами
Из этой электронной книги вы узнаете, как структурировать свою организацию, чтобы предотвратить разобщённость, ускорить работу и оставаться на одной волне перед лицом перемен.
