Agendar

A gestão do tempo não deve parecer um trabalho de tempo integral. Seja para planejar o seu dia de trabalho, coordenar os cronogramas da equipe ou organizar as tarefas diárias, um modelo de cronograma pode ajudar a aproveitar ao máximo cada hora. Os modelos versáteis da Asana funcionam para tudo, desde horários de aula e rotinas pessoais até a coordenação da equipe, para que você possa criar um sistema que se adapte ao seu dia, do seu jeito.

Para quem este modelo de agenda é ideal

Muitas equipes nos contam que a sua produtividade foi transformada simplesmente por adotarem um sistema de agendamento mais intencional. O proprietário de uma pequena empresa disse que o cronograma dos funcionários costumava ser afixado em um quadro branco na sala de descanso, mas as alterações perdidas causavam problemas. Agora, eles usam um modelo de agenda da Asana para que a equipe possa ver as atualizações e trocar de turno pelos seus telefones.

Este modelo de agendamento funciona bem para:

• Gerentes de projeto que precisam de uma maneira estruturada de planejar tarefas e datas de conclusão semanais.

• Equipes de operações que coordenam os cronogramas dos funcionários ou os fluxos de trabalho diários.

• Alunos e educadores que criam um modelo de cronograma de aulas recorrente.

• Equipes remotas que precisam se sincronizar em diferentes fusos horários e gerir tarefas.

• Empreiteiros ou equipes de campo que usam um modelo de cronograma de obra para coordenar os cronogramas de trabalho e os cronogramas do projeto.

• Famílias que organizam cronogramas de limpeza ou tarefas domésticas.

• Personal trainers e coaches que criam cronogramas de treino para clientes ou para programas esportivos.

Este modelo é adequado para cronogramas simples e personalizável o suficiente para suportar fluxos de trabalho complexos, seja para organizar rotinas diárias, gerir uma casa ou coordenar projetos de equipe.

Por que usar um modelo de cronograma da Asana?

Criamos este modelo para resolver um problema que ouvimos o tempo todo: “Eu sei o que preciso fazer, mas não sei quando fazer”. Essa lacuna pode levar a prazos perdidos e a uma sensação constante de dificuldade para acompanhar o ritmo. Um modelo de cronograma digital preenche essa lacuna, mantendo você e a sua equipe organizados, evitando prazos perdidos e ajudando a priorizar as tarefas com mais eficiência.

As empresas que usam a Asana costumam relatar tempos de resposta mais rápidos, menos reuniões reagendadas e uma compreensão mais clara de quem está fazendo o quê. Isso significa menos atrasos e mais projetos entregues no prazo e dentro do orçamento.

Veja por que usar um modelo repetível funciona:

• Planeje mais rapidamente com uma estrutura integrada usando os modelos da Asana para cronogramas diários, semanais ou mensais.

• Reduza os conflitos de agendamento com os horários de conclusão e as dependências de tarefas da Asana.

• Visualize as tarefas com as visualizações de calendário e cronograma codificadas por cores, que revelam lacunas e sobreposições.

• Personalize qualquer fluxo de trabalho, desde rotinas de exercícios até calendários de mídias sociais, diretamente na Asana.

• Colabore em tempo real atribuindo trabalhos e compartilhando atualizações na Asana.

• Adapte-se a qualquer período usando-o como um modelo de planejador diário, modelo de cronograma semanal ou modelo de calendário mensal.

Como usar este modelo de cronograma

O modelo de cronograma de trabalho oferece à sua equipe uma maneira simples de organizar tarefas, gerir o tempo e manter as responsabilidades claras. Siga estas etapas para criar um cronograma que apoie a produtividade e a responsabilização.

1. Duplique o modelo e configure-o

Clique em “Usar modelo” para criar a sua cópia na Asana. Dê ao projeto um nome que corresponda ao seu fluxo de trabalho, como “Calendário de mídias sociais”, “Cronograma da equipe” ou “Minha rotina matinal”. Uma nomenclatura clara ajuda todos os colegas de equipe a reconhecer o que o cronograma representa.

Depois que o projeto for criado, adicione uma breve descrição que descreva o seu propósito. Quando o cronograma tem contexto, os colegas de equipe entendem por que as tarefas existem e como usar o modelo de forma eficaz.

2. Nomeie e organize as tarefas

Escreva títulos de tarefas que descrevam com precisão o que acontece durante cada bloco de tempo. Inclua detalhes como datas de início, horários e breves descrições para que os colegas de equipe saibam o que esperar. Nomes claros reduzem o risco de confusão.

Organize as tarefas para que o fluxo seja fácil de ler. As equipes geralmente agrupam as prioridades matinais, enquanto os projetos pessoais ou as tarefas administrativas aparecem mais tarde no cronograma. A organização lógica torna o modelo mais útil a cada dia.

3. Atribua o trabalho e defina os horários de conclusão

Atribua cada tarefa a um colega de equipe específico para manter a responsabilidade visível. Use horários de conclusão quando as atividades precisarem acontecer em horários exatos, como reuniões ou prazos. Essa abordagem garante que ninguém deixe passar responsabilidades urgentes.

Quando você atribui o trabalho com clareza, os membros da equipe entendem as expectativas. Os gerentes também podem ver quem é responsável por cada bloco de tempo, o que ajuda a equilibrar as cargas de trabalho em todo o cronograma.

4. Agrupe as tarefas de forma a se adequar ao seu fluxo de trabalho

Divida as tarefas em categorias que reflitam a forma como a sua equipe trabalha. Você pode agrupar por dias da semana, tipo de projeto ou categoria de tarefas, como Reuniões, Tempo de foco ou Administração. Isso cria um cronograma que corresponde à forma como a sua equipe pensa e opera.

Agrupar tarefas dessa forma também ajuda a identificar padrões. Por exemplo, um gerente que percebe que há muitas reuniões em uma categoria pode fazer ajustes para proteger o tempo de foco.

5. Personalize com campos personalizados

Adicione campos personalizados para capturar detalhes que vão além dos nomes básicos das tarefas. Campos como “Prioridade”, “Tipo de trabalho” ou “Estimativa de tempo” tornam o cronograma mais acionável. Esses campos fornecem aos gerentes informações sobre o esforço e ajudam os colegas de equipe a organizar as tarefas.

A personalização também contribui para a flexibilidade. À medida que o cronograma muda, você pode atualizar os campos para refletir as novas prioridades ou categorias, mantendo o modelo adaptável ao longo do tempo.

6. Escolha a visualização certa

Alterne entre a visualização de calendário e a visualização de lista para ver o seu cronograma de diferentes perspectivas. A visualização de calendário mostra como o trabalho se encaixa nas datas, enquanto a visualização de lista cria um formato claro de lista de pendências. Ambas as visualizações são compatíveis com diferentes estilos de trabalho.

As equipes também podem experimentar a visualização em quadro ou em cronograma. Por exemplo, o Cronograma ajuda a equipe de projeto a visualizar as dependências, enquanto a visualização em quadro funciona bem para gerenciar turnos ou tarefas recorrentes.

7. Mantenha tudo em um só lugar

Use a aba Painel para verificar o progresso em todo o seu cronograma. Os painéis dão visibilidade sobre o volume de trabalho concluído e o que ainda requer atenção.

Aproveite as abas Mensagens e Arquivos para centralizar a comunicação e a documentação. Quando as conversas e os arquivos estão no mesmo projeto, o cronograma se torna um centro completo, em vez de apenas uma lista de tarefas.

Recursos da Asana desenvolvidos para o agendamento

O agendamento não precisa ser uma tarefa árdua. É possível personalizar o seu modelo de cronograma com qualquer funcionalidade na Asana, mas estas são as que as nossas equipes mais utilizam.

• Marcos e Metas: destaque metas ou pontos de verificação importantes no seu cronograma. Ideal para planejamento semanal, eventos ou monitoramento de longo prazo.

• Visualização de calendário: veja todas as tarefas agendadas por dia, semana ou mês. Ótimo para blocos temporais e planejamento visual.

• Visualização de cronograma: um layout no estilo Gantt é ideal para monitorar fluxos de trabalho mais longos ou dependentes, como cronogramas de construção ou de eventos.

• Tarefas recorrentes: automatize itens repetidos, como tarefas diárias ou rotinas de limpeza semanais.

• IA Asana: acelere o agendamento com a geração de tarefas baseada em IA, sugestões de prazos e criação de fluxos de trabalho inteligentes.

• Monitoramento de tempo: programe tarefas com precisão horária para gerir as horas de trabalho e evitar conflitos.

• Dependências: defina as relações entre as tarefas para que as pessoas saibam o que deve acontecer primeiro.

Seja para dividir o tempo em blocos de horas ou organizar as tarefas por dias da semana, as ferramentas da Asana podem ajudar a manter o foco e a flexibilidade.

Integrações recomendadas

Você pode conectar este modelo de cronograma ao software e às ferramentas que já usa, como calendários, videoconferências ou monitoradores de tempo, para que tudo permaneça em sincronia sem a necessidade de copiar e colar. As integrações simplificam o trabalho em todas as plataformas, atualizando a sua agenda à medida que as coisas mudam. Explore mais no Diretório de aplicativos da Asana.

• Calendário do Microsoft Outlook: sincronize as tarefas com o seu calendário do Outlook para planejar reuniões e gerir a disponibilidade.

• Time Doctor: monitore automaticamente a duração das tarefas e registre as horas faturáveis diretamente na Asana.

• Toggl Track: monitore o tempo gasto em tarefas agendadas para melhorar o planejamento e a visibilidade. Ótimo para auditorias de tempo ou faturamento de clientes.

• Notion: vincule páginas do Notion a tarefas da Asana para alinhar notas e trabalhos agendados.

• Zoom: converta reuniões agendadas em itens realizáveis e sincronize pautas e recapitulações.

• Canva: crie um planejador semanal visual ou para impressão e anexe-o ao seu projeto Asana.

• Planilhas e Documentos Google: traga conteúdo do Planilhas e Documentos para enriquecer a sua agenda com dados, cronogramas e documentação vinculada.

Perguntas frequentes sobre os modelos de agendamento