Modelo de lista de materiais

Pode ser desafiador manter o controle sobre todos os detalhes que um projeto bem-sucedido exige. O modelo de lista de materiais ajuda na organização armazenando todas as informações necessárias para o seu projeto ter um desfecho positivo.

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[Product UI] Bill of materials in Asana, spreadsheet-style project view (list)

Pense na última vez que você preparou uma refeição elaborada. O primeiro passo provavelmente foi fazer uma lista de compras, pois assim você teria todos os ingredientes à disposição e poderia então preparar a receita.

O modelo de lista de materiais (LDM) funciona de forma semelhante. Porém, em vez de registrar temperos e hortaliças, a LDM elenca todos os detalhes e informações necessários para concluir um projeto com sucesso, tal como a confecção de um produto ou o lançamento de uma campanha. Vamos mostrar como criar um modelo de lista de materiais, e quais são os benefícios envolvidos.  

O que é uma lista de materiais (LDM)? 

A lista de materiais é um rol organizado em itens que contém todos os detalhes e informações essenciais para concluir um projeto com sucesso. Empresas industriais ou desenvolvedoras de produtos (como as montadoras de automóveis) tradicionalmente contam com as LDMs para monitorar os conjuntos e peças usados na criação de um produto específico. Porém, essas listas também são úteis fora do setor de produção, como em empresas SaaS ou em agências de criação, para assegurar a contabilização de todos os detalhes necessários a um projeto bem-sucedido. 

[Interface do produto] Modelo de lista criativa de materiais na Asana com visualização de projeto no estilo de planilha (lista)

O que é um modelo de lista de materiais? 

Esse tipo de modelo é uma versão padronizada de uma LDM. Ele serve como uma estrutura que pode ser reaproveitada em qualquer projeto com muitos detalhes ou elementos, pois permite monitorá-los para alcançar um desfecho positivo. Em vez de criar uma nova lista a cada projeto que iniciar, basta você copiar o modelo e começar a registrar os detalhes específicos do projeto. Isso poupará o trabalho preliminar e lhe permitirá se dedicar a tarefas mais importantes. 

Benefícios de usar um modelo digital de lista de materiais 

Por muito tempo, as empresas criaram modelos de lista de materiais no Excel, Planilhas Google ou mesmo em planilhas para imprimir. Contudo, esses métodos tradicionais têm desvantagens. Por exemplo: mudanças e revisões realizadas em planilhas são difíceis de administrar, e LDMs criadas em planilhas aumentam a probabilidade de a comunicação entre as equipes ficar compartimentalizada. 

O ideal é contar com uma ferramenta que armazene todas as informações da LDM de forma acessível e que ao mesmo tempo facilite a colaboração entre as equipes, padronize o processo de monitoramento de ativos e torne menos frequente a ocorrência de erros onerosos. É nisso que a lista de materiais digital pode ajudar.

Com um modelo de LDM criado em uma ferramenta de gestão de projetos, é possível:

  • Reduzir o trabalho preliminar de criar um novo modelo de lista de materiais para cada projeto. 

  • Padronizar o processo de criação de ativos para diferentes equipes e departamentos, de modo que as mesmas informações sejam registradas conforme cada tipo de projeto.

  • Esclarecer para toda a equipe quais são os detalhes necessários para um projeto bem-sucedido, a fim de evitar comunicações compartimentalizadas e facilitar a sintonia entre todas as equipes que usam LDMs.

  • Criar um processo consistente de monitoramento de ativos para minimizar atrasos no projeto. 

  • Controlar quem pode acessar e editar o modelo, para se assegurar de que apenas a versão correta seja utilizada e para reduzir a ocorrência de erros ou contratempos causados pelo uso de múltiplas versões.

  • Anexar documentos de apoio, como peças de design, ordens de compra, materiais criativos e instruções, para tornar a consulta mais fácil. 

O que incluir no modelo de lista de materiais 

Já que a finalidade do modelo de lista de materiais é ser um recurso reutilizável, você deverá mantê-lo genérico o suficiente para ser aplicável a vários projetos. Ao criá-lo, é importante incluir todos os detalhes necessários para atender os objetivos do projeto, o que pode variar entre diferentes setores de atuação. 

Por exemplo, se você deseja fabricar um novo produto, precisará saber todas as peças necessárias para confeccioná-lo, assim como o custo total e por unidade. De modo semelhante, se você pretende lançar uma campanha de marketing, será necessário ter um controle de todos os materiais criativos, bem como da equipe responsável por desenvolvê-los.

O principal objetivo é criar um modelo de LDM que possa ser copiado para vários projetos de um mesmo tipo. Com o modelo original criado por você, bastará que a sua equipe o copie e preencha com as informações do projeto no qual ela trabalhará. 

O que incluir em um modelo de lista de materiais de fabricação

Caso precise de um modelo de LDM para monitorar materiais de produção, os elementos fundamentais a incluir são: 

  • O número da peça.

  • O nome da peça.

  • Uma descrição detalhada da peça ou do componente.

  • A origem ou o processo de aquisição especificando, por exemplo, se a peça é produzida internamente ou comprada de um fornecedor.

  • A quantidade necessária a cada peça.

  • A unidade de medida de cada peça, como “unidade”, “centímetros” ou “quilogramas”.  

  • O custo por unidade.

  • O custo total da peça, levando em conta o custo por unidade e a quantidade requerida.

O que incluir em um modelo de lista de materiais de lançamento de campanha

Em um projeto de criação, como o lançamento de um produto ou de uma campanha de marketing, os elementos essenciais ao modelo de LDM são:

  • O nome do ativo ou material.

  • A categoria do ativo ou material ou o canal principal.

  • O tipo do ativo ou material.

  • O responsável.

  • A data de conclusão. 

  • O status. 

Recursos integrados

  • Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

  • Visão geral do projeto. A visão geral do projeto concentra as informações mais importantes em termos de contexto. Dê à sua equipe uma visão panorâmica do projeto: do que se trata, como funcionará e por quê. Adicione uma descrição do projeto para determinar a forma como a equipe equipe utilizará a Asana para colaborar. Depois, compartilhe informações de contexto e recursos importantes, como detalhes de reuniões, canais de comunicação e o brief do projeto, tudo em um único lugar.

  • Mensagens. Você precisa compartilhar informações que não exigem respostas instantâneas? Experimente as Mensagens da Asana, uma funcionalidade que permite usar a plataforma para enviar mensagens sobre o trabalho para quaisquer indivíduos, equipes e projetos, mantendo todos em sintonia. Mande links de tarefas, projetos e metas na Asana para que os destinatários tenham fácil acesso a contextos e possam se dedicar aos detalhes mais importantes.

  • Mobilidade. A Asana está disponível para iOS e Android para você verificar as suas pendências de qualquer lugar. Consulte notificações da Caixa de entrada, envie mensagens e acesse tarefas sem perder de vista as novidades nos seus projetos. 

Aplicativos recomendados

  • Jira. Crie fluxos de trabalho interativos e conectados entre as equipes técnicas e comerciais, aumentando a visibilidade em torno do processo de desenvolvimento do produto em tempo real sem precisar sair da Asana. Agilize e facilite a colaboração no projeto e a transferência de tarefas. Crie tíquetes Jira com rapidez a partir da Asana, para que o trabalho avance de forma intuitiva entre as equipes comerciais e técnicas, no momento certo. 

  • Microsoft Teams. Com a integração entre o Microsoft Teams e a Asana, é possível buscar pelas informações necessárias sem sair do Teams. Conecte facilmente as conversas do Teams a itens realizáveis na Asana sem sair do aplicativo da Microsoft. Você também pode criar, atribuir e visualizar tarefas durante uma reunião do Teams sem precisar mudar para o navegador.

  • Figma. As equipes usam a Figma para criar fluxos de usuário, wireframes, simulações de interface de usuário, protótipos e muitas outras coisas. Agora, é possível incorporar esses designs à Asana para que a sua equipe consiga consultar as peças de design mais atuais no contexto dos documentos do projeto. E, diferentemente do que ocorre com as capturas de tela, as integrações dinâmicas são atualizadas em tempo real, espelhando, assim, as alterações realizadas nos arquivos de design e eliminando os esforços relacionados à procura dos respectivos arquivos e à atualização das imagens.

  • GitHub. Sincronize as atualizações de status de pull requests do GitHub com tarefas Asana, de forma automática. Acompanhe o progresso das pull requests e aprimore a colaboração multissetorial entre as equipes técnicas e não técnicas, tudo dentro da Asana.

Perguntas frequentes

Quem deve criar o modelo de lista de materiais?

O responsável por criar o modelo de lista de materiais varia conforme o setor de atuação da sua empresa e a finalidade da LDM. Por exemplo, se a empresa projeta e cria produtos altamente técnicos, é possível que um designer de produto fique encarregado do modelo de LDM. Já no ramo industrial, a incumbência provavelmente recairá sobre um engenheiro. Em equipes de marketing ou criação, a LDM pode ser criada por um gestor de projetos. 

O que devo incluir no meu modelo de lista de materiais?

Quando afirmamos que esse modelo deve incluir todos os detalhes envolvidos na realização do projeto, estamos falando de todos os detalhes mesmo. Nenhuma minúcia deve ficar de fora, nem aquelas que pareçam irrelevantes. Em um projeto de fabricação, o modelo possivelmente incluiria matérias-primas ou bens de consumo como cola ou fita adesiva. Já em projetos de criação, os itens seriam cronogramas, materiais criativos e informações de referência.

Quando criar um modelo de lista de materiais?

Recomendamos criar o modelo de LDM antes de iniciar o projeto, pois com essas informações a sua equipe poderá entender quais são os requisitos para concluir o projeto. 

Com quem eu devo compartilhar o modelo de lista de materiais?

Levando em conta que manter a consistência é uma das grandes vantagens de ter um modelo de LDM, considere compartilhá-lo com tantas pessoas quantas for necessário, mas conceda acesso de edição a apenas algumas delas. Todos os que estiverem envolvidos no ciclo de vida do projeto precisarão acessar a lista de materiais específica do projeto. 

O modelo de lista de materiais é mais vantajoso para que tipo de equipe?

Qualquer empresa que crie projetos detalhados e complexos pode se beneficiar de um modelo de LDM. O tipo específico varia entre diferentes setores de atuação, portanto há LDMs de fabricação (usadas por fabricantes de automóveis, aviões e os mais diversos produtos), LDMs de vendas (empregadas por equipes de vendas para atender pedidos de clientes) e LDMs de serviço (utilizadas por técnicos para monitorar componentes de um produto). Também é possível criar versões de LDMs padronizadas para executar projetos de criação, como lançamentos de produtos ou campanhas, e manter o controle sobre as informações e os ativos ou materiais do projeto.

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