Melhores softwares e ferramentas para o gerenciamento de projetos

Se você faz a gestão do trabalho, é um gestor de projetos. Mas nem sempre foi assim. Por muitos anos, as únicas pessoas responsáveis pela gestão de projetos eram (sem surpresa) os gestores de projetos. Essas funções altamente especializadas usavam ferramentas legadas que exigiam treinamento e conhecimento extensivos para serem usadas. 

Agora, espera-se que quase todos gerenciem os seus próprios projetos, e essas ferramentas desatualizadas não são mais práticas. E, embora as funções de gestor de projetos e os softwares legados ainda existam, os softwares modernos de gestão de projetos se adaptaram para atender às necessidades de uma força de trabalho mais dinâmica e colaborativa.

Quer você seja um novo empresário que só precisa de ajuda com o faturamento ou esteja operando uma empresa multinacional, há um software de gestão de projetos ideal para você. Continue a leitura para descobrir qual software de gerenciamento de projetos atende às necessidades da sua empresa.

O que é um software de gerenciamento de projetos?

Um software de gestão de projetos é uma ferramenta que ajuda as equipes a organizar, acompanhar e executar o trabalho. Na sua forma mais simples, você pode pensar no software de gestão de projetos como um espaço de trabalho interativo, onde você coordena a maneira como trabalha, colabora e se comunica com os outros. Mas o melhor software de gestão de projetos vai muito além disso: ele conecta os fluxos de trabalho mais avançados em toda a empresa e ajuda a alcançar as metas mais ousadas. 

É uma categoria ampla, que pode ser tão simples quanto listas de verificação digitais ou tão avançada quanto uma plataforma de gestão do trabalho completa. O tipo de software de gestão de projetos que você escolhe, e a maneira como o usa, dependerá do tamanho, das necessidades e das metas gerais da sua organização.

Por que usar um software de gestão de projetos?

Hoje em dia, todos gerenciam projetos, mas nem sempre têm as ferramentas necessárias para fazê-lo de forma eficaz. Isso muitas vezes leva as equipes a usar uma planilha, que é ótima para organizar o trabalho, mas não mostra atualizações em tempo real. As planilhas são extremamente manuais e podem até mesmo impedir a colaboração interdisciplinar. Em suma, elas não têm as capacidades de um software de gestão de projetos. 

É por isso que um software de gestão de projetos é tão crucial para o ambiente de trabalho atual. Entre os seus muitos benefícios, o software de gestão de projetos serve como conector para o trabalho, as equipes, as partes interessadas, as metas e tudo o mais.

Os benefícios do software de gestão de projetos

• Concentre o seu trabalho. Você fará mais, mas, o mais importante, fará o trabalho certo. Com um software de gestão de projetos, é menos provável que você duplique o trabalho ou perca tempo procurando materiais.

• Reduza o trabalho repetitivo. Com um software de gestão de projetos, você pode conectar cada tarefa às metas que contribuem para a visão mais ampla da empresa, para que todos saibam como estão impulsionando o sucesso da empresa em cada projeto. Quando os funcionários entendem como as suas tarefas cotidianas afetam a empresa, eles ficam ainda mais motivados a produzir o melhor trabalho possível.

• Conectar o seu conjunto tecnológico. As empresas precisam de inúmeras ferramentas para operar no local de trabalho de hoje. Com um software de gestão de projetos dinâmico, é possível conectar todas as suas ferramentas em uma única plataforma (como comunicações do Slack, arquivos do Dropbox e anexos do Google Drive, tudo em um só lugar).

• Criar um sistema de registro. O software de gestão de projetos serve como um sistema de registro para todos os seus projetos e suas tarefas relacionadas. Com isso, você pode armazenar informações e, ao mesmo tempo, facilitar o acesso e o uso dessas informações pelas partes interessadas e pelas equipes.

• Aumentar a colaboração interdisciplinar. O software de gestão de projetos é, em essência, uma ferramenta de colaboração em equipe. Ao reunir o trabalho, as metas e as pessoas em todos os projetos, equipes e departamentos, o software de gestão de projetos ajuda a construir uma organização interdisciplinar interconectada e próspera.

• Armazenar o trabalho com segurança. Já apagou uma célula por acidente na sua planilha? Ou esqueceu onde salvou a sua lista de pendências mais recente? Manter tudo na nuvem ajuda a manter a organização e reduz a chance de perder o trabalho, ao mesmo tempo que preserva a sua privacidade. 

Os 11 melhores softwares e ferramentas de gestão de projetos 

Há uma grande variedade de softwares de gestão de projetos disponíveis no mercado atual, e escolher apenas um pode ser difícil. É por isso que compilamos esta lista dos melhores produtos do setor atualmente, e os tipos de Business que eles provavelmente ajudarão. Veja como cada um se compara e as diferentes maneiras como o software de gestão de projetos pode agilizar e aprimorar o seu trabalho.

1. Asana: a melhor para empresas de grande porte

A Asana vai além do software tradicional de gestão de projetos para fornecer uma solução de gestão de trabalho completa que atenda às necessidades dinâmicas e em constante mudança das empresas. A Asana não apenas ajuda a gerir as tarefas (embora também possa fazer isso), mas conecta todo o trabalho que a sua empresa está fazendo às suas metas e estratégias de negócios de mais alto nível. Com a Asana, você obtém muito mais do que um software de gestão de projetos, incluindo:

• Integrações com todas as suas ferramentas e sistemas favoritos, para que você possa manter o seu trabalho organizado em uma única plataforma.

• Metas que se conectam a todas as pessoas e tarefas da empresa, para que você possa garantir que o trabalho realizado seja sempre o mais importante.

• Automatizações para tarefas, agendamento, atribuição de trabalho e muito mais, tudo projetado para reduzir o tempo gasto em trabalho repetitivo de baixa prioridade.

• Modelos de projeto prontos para que você possa começar a trabalhar nas tarefas mais importantes imediatamente.

• Painéis de relatórios que atualizam automaticamente as partes interessadas e eliminam as reuniões de atualização de status.

• Recursos de segurança, privacidade e conformidade que mantêm os seus dados seguros.

Descubra ainda mais o que a Asana pode fazer.

2. Trello: a melhor opção para gestão de projetos simples

O Trello é um software de gestão de projetos no estilo quadro Kanban, de propriedade da Atlassian. No Trello, você organiza as tarefas do projeto em quadros identificados com um tema abrangente. Por exemplo, você pode ter um quadro para “Não iniciadas”, “Em andamento” e “Concluídas”. Essa configuração facilita o acompanhamento do progresso do projeto de quadro em quadro, o que é útil quando se precisa de uma ferramenta simples para projetos pequenos.

3. Smartsheet: ideal para quem gosta de planilhas

Pense no Smartsheet como uma versão Advanced de uma planilha, com mais recursos. Este sistema pode ser intuitivo para empresas que tradicionalmente usam planilhas para a gestão de projetos, como o monitoramento de tempo com planilhas de horas. 

4. Jira: melhor para gestão de projetos específicos da metodologia Agile

Projetado especificamente para o desenvolvimento de software, o Jira vem pronto para ser lançado para equipes que usam a metodologia Agile para realizar o seu trabalho. De propriedade da empresa controladora Atlassian, o Jira é frequentemente usado para projetos de desenvolvimento comuns, como monitoramento de bugs, bem como projetos que usam o processo Scrum.

5. Monday: ideal para pequenas empresas

O Monday oferece um amplo espectro de aplicativos que facilitam a implementação e o início imediato. Isso funciona para pequenas empresas que estão começando a usar um software de gestão de projetos, embora, depois de aumentar o trabalho, o tamanho da empresa ou a colaboração entre as equipes, você possa atingir um limite para o que é possível.

6. ClickUp: ideal para equipes pequenas ou startups

A interface intuitiva e colorida do Clickup facilita a compreensão e a adoção. O Clickup é uma escolha popular para startups com recursos limitados e equipes menores que talvez não precisem de tantas funcionalidades. 

7. Notion: ideal para quem faz anotações

O Notion é um sistema avançado para criar e armazenar documentos, planilhas e anotações dinâmicos. Funciona melhor para empresas ou indivíduos que só precisam de um espaço mais organizado para pensamentos e ideias, embora o Notion possa parecer limitado na forma como você pode trabalhar com outras pessoas na própria ferramenta.

8. Airtable: a melhor para quem quer construir por conta própria

O Airtable fornece um banco de dados flexível, com pouco ou nenhum código, que você pode usar para criar o seu próprio sistema de gestão de projetos (ou outro aplicativo personalizado). Para aqueles que preferem supervisionar o desenvolvimento de back-end do seu software de gestão de projetos, o Airtable oferece essa opção.

9. Wrike: a melhor para gestão de clientes

O Wrike oferece armazenamento e segurança empilháveis em um formato fácil de usar, para que clientes e equipes internas possam acessar as informações com segurança. Isso pode ser útil quando você trabalha com parceiros externos, como clientes, além de gerir o trabalho como empresa.

10. Workfront: ideal para equipes de marketing

O Workfront (de propriedade da Adobe) é um software de gestão de projetos que foi inicialmente desenvolvido para profissionais de marketing. A plataforma foi desenvolvida para ser uma ferramenta para todas as equipes, mas, por ser muito direcionada, os usuários podem ter dificuldade em coordenar-se com outras equipes fora do departamento de marketing. 

11. Microsoft: a melhor para ferramentas Personal

O Microsoft Office é frequentemente rotulado como uma ferramenta de gestão de projetos, mas isso se deve principalmente ao fato de que seus produtos são essenciais em qualquer empresa. Por já conhecermos e entendermos como usá-los, os produtos do Microsoft Office são muitas vezes a primeira ferramenta que os gerentes usam quando começam a experimentar a gestão de projetos. Mas a realidade é que as planilhas e documentos do Excel não foram criados para a colaboração, portanto, é melhor usá-los em conjunto com um software de gestão de projetos completo. 

Recursos que a sua ferramenta de gestão de projetos deve oferecer

Pronto para comprar? Cada sistema de gestão de projetos terá recursos e funcionalidades diferentes, mas recomendamos que você priorize uma plataforma com, no mínimo, estes recursos:

• Recursos de colaboração que permitem o trabalho entre membros da equipe, departamentos e toda a empresa, incluindo compartilhamento de arquivos, acompanhamento de projetos e gestão de recursos.

• Uma plataforma que ofereça recursos de gestão de portfólio e a capacidade de conectar metas a tarefas práticas, para que toda a empresa possa ver como todo o trabalho está conectado.

• Um aplicativo móvel para que você possa enviar aprovações, receber notificações oportunas e gerir projetos em qualquer lugar.

• Painéis de projetos e relatórios fáceis de acessar e visualizar.

• Vários estilos de visualização de projetos que suportam todos os tipos de projetos e operações, incluindo diagramas de Gantt, quadros Kanban, listas e calendários (para que, à medida que a empresa cresce, o software possa crescer com ela).

• Agendamento de projetos aprimorado para definir datas de conclusão, criar marcos importantes e monitorar facilmente o tempo, mantendo tudo dentro do cronograma.

• Integrações de aplicativos de gestão de projetos que atendam às suas necessidades personalizadas de Business.

• Automatizações e dependências que atualizam você e os principais interessados em tempo real.

O melhor software de gestão de projetos é aquele que cresce com você

Muitos softwares de gestão de projetos afirmam ter recursos semelhantes e, em um nível básico, muitos deles são iguais. Mas, ao escolher uma solução de gestão de projetos, ela não deve ser apenas mais uma ferramenta. Ela deve ser uma plataforma de gestão de projetos completa, que capacite você e a sua equipe a realizar o melhor trabalho possível com menos esforço. 

Isso significa que você precisa de uma plataforma que continue a crescer, expandir e se adaptar à medida que a sua empresa o faz. A última coisa que você precisa é atingir um limite justo quando estiver entrando no seu fluxo de trabalho ideal. A Asana foi desenvolvida para equipes empresariais, o que significa que pode apoiar o seu trabalho de gestão de projetos desde o início — quando você é uma equipe de uma pessoa com uma ideia — até o seu crescimento para a lista Fortune 100. Na verdade, mais de 80 % das empresas da Fortune 100 usam a Asana*.

Com a Asana, não se trata apenas de produzir mais entregas. A Asana se concentra em como você pode conectar e aproveitar todos os aspectos do trabalho, das metas e dos recursos da sua empresa para produzir o trabalho certo. 

Perguntas frequentes sobre softwares de gestão de projetos 

Qual é o melhor software para gestão de projetos?

O melhor software de gestão de projetos é aquele que oferece os recursos de que você precisa. Procure uma ferramenta como a Asana, uma plataforma de gestão do trabalho completa na qual você pode integrar os aplicativos que já usa, conectar metas a tarefas de trabalho, desfazer a fragmentação entre equipes e automatizar o trabalho repetitivo que consome tempo.

Que tipo de software é o software de gerenciamento de projetos?

O software de gestão de projetos é um tipo de software usado para todos os aspectos da gestão de projetos. Muitas vezes, isso inclui tudo, desde as etapas de planejamento do projeto (alocação de recursos, definição de datas de conclusão e criação e atribuição de listas de tarefas) até a programação, o monitoramento e a geração de relatórios do projeto. O melhor software de gestão de projetos ajudará a coordenar e automatizar o trabalho não apenas entre projetos, mas também entre portfólios, equipes e departamentos.

Qual é a diferença entre um software de gestão de projetos e um software de gestão de tarefas?

O software de gestão de tarefas é usado estritamente para gerir tarefas e está focado na produção. Muitas vezes, ele se parece com uma lista de pendências digital com mais recursos. O software de gestão de projetos vai além da gestão de tarefas, abrangendo o planejamento, a coordenação e as metas de um projeto. Isso incorpora o trabalho de alto impacto e o panorama geral, além das tarefas práticas necessárias para chegar lá. Um bom software de gestão de projetos também terá recursos de gestão de tarefas, mas o inverso nem sempre é verdadeiro.

Como funciona um software de gestão de projetos?

Um software de gestão de projetos é uma ferramenta que ajuda a coordenar tudo o que você precisa para a gestão de projetos. Muitas vezes, isso inclui recursos para criar e atribuir tarefas, programar todos os aspectos de um projeto e coordenar-se com outras pessoas da equipe do projeto. O melhor software de gestão de projetos também permitirá que você trabalhe de forma interdisciplinar em todas as equipes, departamentos e projetos da sua organização.

Um software de gerenciamento de projetos vale a pena?

A resposta mais simples é: sim! Os softwares de gestão de projetos oferecem uma lista quase infinita de benefícios. A maioria das pessoas pensa imediatamente na produtividade como o motivo para comprar um software de gestão de projetos, mas o software de gestão de projetos certo pode fazer mais do que aumentar a sua produção. Ao investir no melhor software de gestão de projetos, você pode desfragmentar a informação e conectar toda a empresa às suas maiores visões e Metas. Isso permite que todos trabalhem melhor nos projetos mais importantes.

*Dados validados em 7 de setembro de 2022. A Asana não garante a atualização deste número.