Balanço do projeto: como ponderar o custo-benefício de um projeto

Desde o planejamento, programação, pesquisa e geração de relatórios, os gestores de projetos são verdadeiros mestres em todos os ofícios. Bem, aqui está outro truque para dominar: a contabilidade de projetos. 

Embora “contador” possa não estar na sua descrição oficial de trabalho, saber como fazer um orçamento é uma parte essencial do planejamento de projetos e da alocação de recursos. A contabilidade baseada em projetos pode ajudar a determinar os custos e benefícios de um projeto, medindo as transações e receitas do dia a dia, porque ninguém quer estar vinculado a um projeto que custa mais do que vale.

O que é contabilidade de projeto?

A contabilidade de projetos é uma forma de monitorar os custos de cada entregável individual ao longo do ciclo de vida de um projeto. Ela envolve elementos de contabilidade financeira e gerencial que permitem que você, como gestor do projeto, monitore a saúde financeira e a margem de lucro de um projeto. 

Esse tipo de contabilidade é valioso porque pode ajudar você e as partes interessadas a calcular a lucratividade do projeto. Ao monitorar os custos e as possíveis fontes de receita de um projeto, você pode determinar com antecedência se os entregáveis valem o resultado. Você pode usar esses detalhes granulares para enfrentar os desafios de material, mão de obra e tempo.

Contabilidade de projeto vs. contabilidade financeira

Qual é a diferença entre a contabilidade de projeto e a contabilidade financeira? Embora a contabilidade baseada em projetos e a contabilidade financeira padrão monitorem os custos e a receita do business, a contabilidade de projetos se concentra nas transações relacionadas a um projeto específico. Este método se distingue por usar diferentes sistemas, processos e padrões de geração de relatórios. Por exemplo:

• Definir datas de início e de conclusão, o que significa que o monitoramento da sua conta começa quando o projeto é iniciado.

• Relatórios baseados em entregas, para que você acompanhe os gastos em relação a determinados marcos ou produtos que teve de comprar. 

• Detalhamento de custos pequenos e específicos, listando os custos de cada tarefa individual.

• Metodologia intercambiável: quer você use contabilidade de custos ou contabilidade de exercício, o método não afetará esse processo. 

• Responsabilidades compartilhadas: como a contabilidade de projetos é uma mistura de gestão de projetos e contabilidade, você pode dividir as funções entre os dois ou fazer com que um ou outro lide com todas as responsabilidades. 

Quando usar a contabilidade de projetos

Se você quiser detalhar todos os níveis do seu projeto, a contabilidade de projetos é o método ideal. Com o monitoramento cuidadoso dos custos, despesas, faturamento e receita do dia a dia, você pode usar esse método para otimizar o orçamento e manter as metas financeiras em dia para um projeto específico. 

Você pode usar a contabilidade de projeto para qualquer projeto, incluindo: 

• Preparação para uma auditoria financeira 

• Assumir novos projetos fora do seu escopo típico

• Desenvolver um novo produto ou serviço.

• Implementar melhorias nos processos corporativos e na tecnologia

• Monitorar o trabalho contratado para projetos únicos

Pense em como você pode usar a contabilidade de projetos no setor de construção. Se você está construindo simultaneamente casas, escritórios, prédios de apartamentos e centros comerciais, não pode simplesmente relatar os custos desses projetos de construção em um só lugar. Para ter uma visão clara dos custos e benefícios de cada edifício, você precisa monitorar as finanças e o orçamento de cada projeto.

Com a contabilidade de projetos, você pode atribuir custos e receitas a projetos individuais, facilitando a visualização do progresso de cada um. 

Como usar a contabilidade de projetos

Adicionar a contabilidade de projetos ao seu fluxo de trabalho pode ajudar a otimizar os esforços de gestão de projetos. Siga o fluxo do processo de contabilidade de projetos abaixo para acompanhar o seu orçamento do início ao fim.

O fluxo do processo de contabilidade de projeto

Com a contabilidade de projetos, você pode usar técnicas de gestão financeira para organizar, alocar e manter orçamentos de projetos individuais. O fluxo do processo de contabilidade de projeto se divide em seis fases principais:  

Início

Antes do início do projeto, faça uma estimativa inicial do orçamento e uma análise baseada nos custos. Durante a fase de início, convém perguntar a si mesmo:

• Este é o momento certo para assumir um novo projeto? Analise bem os recursos, as taxas, as finanças e o progresso dos projetos atuais da sua empresa. Use essa informação para determinar se vale a pena arriscar com outro projeto.

• O que posso extrair de orçamentos de projetos semelhantes para fazer uma estimativa? Ao calcular o seu orçamento e a análise baseada em custos, use informações de projetos anteriores para ajudar a criar a sua estimativa. Se o projeto proposto for o primeiro desse tipo, você pode usar a estimativa de cima para baixo para definir um cronograma e um orçamento gerais.

A meta da fase de início é construir um caso com base em dados financeiros e previsões relevantes para aconselhar ou dissuadir a alta administração de assumir o novo projeto. Você também pode fornecer ao cliente uma estimativa aproximada e um cronograma para o projeto. 

Orçamento

O orçamento indica o montante disponível para uma finalidade específica. Quando a fase de iniciação estiver concluída, decida o orçamento que você alocará a cada grupo ou categoria de atividades de um projeto. Cada entregável deve ter um custo atribuído. Não se esqueça de incluir no seu orçamento os custos indiretos e os elementos não faturáveis associados às transações de custos, como os custos indiretos. 

Também é importante levar em conta os riscos ao definir o seu orçamento. Considere adicionar uma margem de 10 % para custos imprevistos, como aumentos no preço dos suprimentos. 

Ao monitorar quanto dinheiro é gasto em diferentes níveis de um projeto, você pode monitorar a eficiência com que os recursos e despesas estão sendo usados. Isso ajudará a garantir que o projeto não ultrapasse o orçamento. 

Administração

Durante o andamento do projeto, você também precisará processar todas as transações, monitorar os compromissos financeiros e o reconhecimento de receitas, executar o faturamento e a cobrança e gerar e faturar e gerar relatórios de rentabilidade. 

Esta fase provavelmente será contínua durante o andamento do projeto. Para simplificar esse processo, organize todas as finanças do projeto em um único núcleo central de referência, como uma plataforma de gestão do trabalho, para que você possa se concentrar mais nos objetivos estratégicos. 

Desempenhar um papel na fase administrativa da contabilidade do projeto permite que você acompanhe facilmente o custo, o lucro e a receita planejados em relação aos reais para ter uma visão clara do progresso do projeto. Essa percepção será benéfica para a próxima fase. 

Execução

Você separou o seu orçamento em categorias na fase de orçamento, agora é hora de dividir o projeto ainda mais. Quando a fase de execução começar, cada membro da equipe trabalhará nas tarefas do projeto dentro da categoria atribuída. O orçamento definido para essa categoria deve ser alocado para cada tarefa. Neste ponto, você começará a ver a diferença entre o que planejou gastar e o que é necessário para o seu projeto.

Sem um monitoramento cuidadoso, a maioria dos orçamentos escapa durante a fase de execução. Uma das principais razões para isso é o desvio de escopo: a adição de entregáveis não incluídos no escopo predefinido do projeto. Para manter o escopo sob controle, é importante monitorar com precisão como cada equipe está gastando o seu tempo e recursos. 

Manutenção

Crie um processo para a equipe do projeto revisar, validar e atualizar continuamente o orçamento e os recursos do projeto em tempo real. Dessa forma, você pode identificar rapidamente inconsistências e evitar extrapolações orçamentárias.

Todos os envolvidos no projeto desempenham um papel na manutenção do orçamento, seja registrando com precisão as horas gastas em uma tarefa ou documentando quais recursos foram usados para o quê. O orçamento do seu produto não deve ser uma planilha estática para você consultar de vez em quando — ele deve ser atualizado em tempo real, por todos os membros da equipe, para obter as informações mais precisas e atualizadas. Depois que cada categoria do projeto for concluída, realize uma análise aprofundada do orçamento para resolver os excedentes orçamentários e realocar o dinheiro, se necessário. 

Análise e geração de relatórios

Durante a última fase do ciclo contábil do projeto, você precisará calcular o custo total, a receita e a margem de lucro do projeto com base nos seus relatórios. Isso ajudará a administração a determinar se projetos semelhantes valerão o esforço no futuro. 

Mesmo que o seu projeto tenha ultrapassado o orçamento ou tenha acabado custando mais do que vale, há uma lição a ser aprendida com esses descuidos. Depois de concluir o projeto, dê uma olhada nos seus relatórios e anote as coisas que correram de acordo com o plano e as coisas que você não levou em consideração. Isso ajudará a determinar o que melhorar para o próximo projeto, seja simplificando o processo de manutenção ou reservando uma reserva de contingência orçamentária.

Boas práticas de contabilidade baseada em projetos

O processo adequado de contabilidade baseada em projetos pode dar a você uma visão geral de cada projeto no seu funil, ao mesmo tempo que ajuda a detalhar os menores aspectos de cada projeto para ver o que custa (e gera) dinheiro. Siga estes princípios de contabilidade de projetos para manter o seu projeto funcionando sem problemas.

Use sistemas de contabilidade separados

A contabilidade baseada em projetos é muito mais detalhada do que o processo típico de contabilidade financeira da sua organização. É uma boa prática gerir esses projetos em contas financeiras separadas. Isso também ajudará você a organizar e acessar facilmente as informações necessárias para projetos individuais. 

Conclua as estimativas de orçamento antes de iniciar um projeto

A projeção de orçamento deve fazer parte de qualquer processo de planejamento de projeto bem-sucedido. Conclua esta etapa antes do início do projeto para ter uma base para medir o progresso, reconhecer possíveis problemas e determinar se os benefícios do projeto superam o custo.

Concentre-se na gestão de recursos

Todo projeto depende muito de recursos, incluindo tempo, mão de obra e materiais. Para a contabilidade de projetos, saber como alocar e consumir esses recursos é essencial para monitorar se o orçamento está dentro dos parâmetros estabelecidos.

Conheça os indicadores-chave de desempenho (KPIs)

Para garantir que os componentes mais críticos do seu projeto permaneçam em dia, você deve medir indicadores-chave de desempenho altamente relevantes. Os indicadores-chave de desempenho são medidas quantificáveis que os gestores de projeto podem usar para avaliar o desempenho em termos de cumprimento das metas do projeto. Alguns exemplos de indicadores-chave de desempenho na gestão de projetos incluem:

• Desempenho do cronograma

• Desempenho de custos

• Atribuição dos recursos

• Variação do orçamento

• Reclamações de clientes

• Número de solicitações de mudança

Monitoramento do tempo

Os gestores de projetos sabem que tempo é dinheiro. Monitorar o tempo gasto nas tarefas ajudará a calcular os custos em tempo real e determinar se as horas de trabalho estão alinhadas com a previsão do projeto. Com planilhas de horas ou software de monitoramento de tempo, os gerentes podem facilmente gerar relatórios sobre as finanças do projeto e ver como os funcionários gastam o seu tempo. 

Gere relatórios frequentes

A contabilidade de projetos é uma ótima maneira de acompanhar o progresso e as finanças diárias de um projeto individual. Aproveite essa supervisão gerando relatórios frequentes para monitorar a saúde financeira e reconhecer possíveis problemas antes que eles atrasem o seu trabalho. 

Vantagens da contabilidade baseada em projetos

Com o acompanhamento financeiro detalhado do dia a dia, a contabilidade baseada em projetos oferece uma infinidade de benefícios para você e as partes interessadas. Não só os relatórios financeiros se tornam mais fáceis de gerir por meio de contas separadas, mas a contabilidade de projetos também ajuda a manter os projetos dentro do escopo predeterminado. 

Os principais benefícios de usar a contabilidade de projetos, além do método contábil padrão da sua organização, incluem:

• Melhor visibilidade das despesas e receitas diárias

• Contas mais precisas para faturamentos, despesas, acréscimos, etc. 

• Capacidade de acompanhar as diferenças fiscais entre dois projetos

• Atualizações em tempo real sobre o progresso e a lucratividade de um projeto

• Uso de insights valiosos para fazer lances futuros em projetos

• Dados precisos sobre faturamento e progresso para fornecer aos clientes 

• Melhor gestão dos recursos

• Custos reais calculados em comparação com os custos estimados para ajudar a determinar o escopo e os preços de projetos semelhantes

• Redução do risco de falha do projeto por meio de uma melhor gestão de projetos

A implementação da contabilidade de projetos é mais comum em empresas que trabalham com contratos, como empresas de construção ou engenharia. No entanto, esse método pode ser útil para uma variedade de organizações. 

Diga adeus aos gastos acima do orçamento

Ser um pau para toda obra não faz de você um tolo. Se a sua empresa pode se beneficiar de uma melhor gestão de custos, despesas e receitas, talvez seja hora de experimentar a contabilidade de projetos. 

Implementar a contabilidade de projetos no seu processo de gestão pode ser a diferença entre um resultado bem-sucedido e o estouro do orçamento, a falta de recursos e atrasos dispendiosos. Mantenha as suas finanças em dia com a Asana: administre transações e tempo, mantenha as finanças do projeto organizadas e gere relatórios financeiros com facilidade. Ela também pode automatizar os fluxos de trabalho financeiros e monitorar as metas financeiras.