Um processo perfeito: como gerir os pedidos de criação de forma eficaz

Para muitas equipes de marketing, a produção criativa — o processo de escrever, projetar e produzir todas as páginas de destino, e-mails e vídeos que os clientes veem — pode parecer uma teia emaranhada. As solicitações chegam de todas as direções por e-mail, Slack ou conversas de corredor. Informações importantes, como especificações do projeto, cronogramas e requisitos criativos, muitas vezes estão incompletas, quando não totalmente ausentes. E, quando se trata de gerir o feedback e as aprovações do trabalho criativo, a situação só piora.

Sem um processo claro e eficiente para a gestão de projetos criativos, você fica com um ambiente de trabalho caótico que atrasa a sua equipe e dificulta que os redatores e designers façam o que fazem de melhor: criar trabalhos de destaque que encantam e envolvem o seu público. Felizmente, há uma maneira de gerir e monitorar a produção criativa em todas as suas campanhas de marketing, eventos e lançamentos sem deixar nada passar despercebido. Apresentamos aqui quatro ideias para aperfeiçoar o seu processo de produção criativa e permitir que os membros da sua equipe trabalhem juntos sem esforço.

1. Centralize os pedidos de criação

Quando os pedidos de criação chegam de todas as direções, monitorar tudo pode se tornar complicado rapidamente. Isso porque você acaba gastando um bom tempo consolidando informações para criar um núcleo de referência, em vez de entregar o trabalho criativo em si. E se você pudesse começar cada dia com uma imagem clara de todo o trabalho de design solicitado por outras equipes e dividir o trabalho de acordo com a prioridade, a data de conclusão e o escopo do projeto?

Isso é possível ao centralizar o seu processo de produção criativa. (Nossa equipe de criação usa a Asana, é claro.) Ao designar um único lugar para receber todos os pedidos de criação, você só precisa verificar um lugar para todo o trabalho que precisa ser concluído, em vez de enviar e-mails, usar o Slack e fazer reuniões presenciais para entender tudo.

Dica da Asana: configure rapidamente um projeto para gerir pedidos de criação, desde o recebimento até a entrega, com o nosso modelo.

Ao gerir todas as suas solicitações em um projeto da Asana, as partes interessadas sabem onde procurar para avançar no trabalho criativo: os gerentes de marketing podem solicitar ativos criativos para suas campanhas digitais, eventos e conteúdo de blog. Designers e redatores sabem onde procurar novas atribuições de projetos ou atualizações de status. E, o mais importante, os líderes e produtores criativos têm uma visão única e clara de todo o trabalho que está acontecendo na equipe a qualquer momento.

2. Reúna os detalhes fundamentais logo de início

Para garantir que os designers e redatores tenham informações suficientes para iniciar o trabalho criativo, é importante ter um brief. Briefs de projeto ou de criação bem elaborados podem ser os melhores aliados de uma equipe criativa, e criar uma versão padrão ajuda a manter todos em sintonia durante todo o processo de produção.

Dependendo das necessidades específicas, o brief de criação de cada equipe terá algumas pequenas variações. No mínimo, um brief de criação deve definir claramente as metas de marketing que o trabalho alcança, definir expectativas em relação ao escopo e aos prazos e esclarecer quem são os revisores e aprovadores. Além disso, o brief de criação deve incluir todas as especificações de design, como formato de entrega, tamanho e quaisquer outros elementos necessários. Ao reunir todos esses detalhes antecipadamente, no momento do recebimento da solicitação, a sua equipe pode começar a produção criativa mais cedo.

Dica da Asana: você pode simplificar ainda mais o processo usando um formulário na Asana para o seu brief de criação. Quando alguém envia um formulário, uma tarefa é criada automaticamente no seu projeto de pedidos de criação.

3. Comunique o seu processo

Se você estabelece um processo de produção criativa e nunca o comunica, será que ele realmente existiu? Deixando de lado as reflexões filosóficas, comunicar internamente como a equipe de criação lida com as solicitações é um aspecto importante para acertar no processo de produção criativa. Afinal, se os seus colegas de equipe não souberem onde devem enviar os pedidos de criação ou como funciona o processo de gestão de projetos criativos, eles continuarão a usar métodos ad hoc, como e-mail e pedidos espontâneos.

Uma forma eficaz de assegurar que os membros da equipe sigam o processo escolhido é deixando claro que todos os pedidos de criação enviados por qualquer outro meio não serão priorizados. Também é importante comunicar claramente quais informações (metas, especificações, exemplos) são esperadas em cada solicitação.

Dica da Asana: convide colegas de equipe interdisciplinares para o seu projeto de pedidos de criação na Asana e publique uma conversa para informá-los sobre como o processo funciona.

4. Agilize as revisões e aprovações

Então, você priorizou e atribuiu todos os pedidos de criação, os designers e redatores estão trabalhando em todos os entregáveis, e esse é o seu processo de produção, certo? Não exatamente. A menos que você acerte em cheio na primeira tentativa, produzir ativos de qualidade envolve rodadas iterativas de feedback das partes interessadas. Infelizmente, essa também é a parte do processo de produção criativa que pode se tornar um gargalo.

Se você estiver gerindo o feedback de várias partes interessadas, monitorar quais ativos estão prontos para revisão ou quais alterações são de alta prioridade (em comparação com as que seriam apenas desejáveis) pode rapidamente se tornar uma dor de cabeça. Felizmente, a Asana elimina essa dor de cabeça ao facilitar o monitoramento do estágio de aprovação de cada entregável no seu projeto de pedidos de criação usando campos personalizados. E, com as anotações, ficou ainda mais fácil obter feedback acionável sobre os ativos visuais.

Dica da Asana: adicione o campo personalizado de “estágio de aprovação” criado pela Asana ao seu projeto de pedidos de criação para que os colaboradores recebam automaticamente uma notificação quando algo estiver pronto para revisão.

Nota do editor: fizemos algumas melhorias na nossa funcionalidade de aprovações desde que publicamos este artigo. Confira o Guia Asana para ver as atualizações mais recentes.

Iterar e aprimorar

Ao começar a implementar o seu processo de produção criativa na Asana, obtenha informações sobre como ele está funcionando para os seus colegas de equipe e faça as iterações necessárias. Ajuste-o conforme você encontra pontos de atrito e as necessidades da sua equipe evoluem. Quando o seu processo estiver bem definido, você pode replicá-lo para outras solicitações de trabalho, como desenvolvimento Web ou brindes. Não há necessidade de reinventar a roda todas as vezes.

Procura uma maneira de organizar os seus pedidos de criação? Veja como a Asana pode ajudar hoje mesmo.