Gerenciar as aprovações e localizar os trabalhos em risco

“Isto foi aprovado?” e “Que trabalhos correm riscos?” são perguntas simples que podem ter respostas complicadas, mas não precisa ser assim. Tentar fazer análises com base em feedback inconclusivo ou abordando os colegas de trabalho pode ser uma perda de tempo, e ainda assim não proporcionar as respostas que procura. Você pode, em vez disso incorporar as aprovações e status de tarefas nos projetos Asana, como para as campanhas de marketing ou os pedidos de criações. Os revisores podem, com poucos cliques, dar uma aprovação conclusiva, e os gerentes de projetos podem gerar relatórios para ver onde o trabalho pode estar sendo bloqueado.

Por que gerenciar as aprovações?

Os revisores trabalham com frequência a partir de listas de trabalho não priorizadas, e com isso nem sempre se focam ou sequer estão cientes dos trabalhos mais importantes, e isso acaba por vezes causando novos empecilhos. Usar os campos personalizados ajudará a identificar o trabalho mais importante que requer revisão para assegurar de que será realizado dentro do prazo, e a atribuir de acordo com isso as tarefas de revisão. Categorizar as suas tarefas de aprovação por meio dos campos personalizados também as torna mais fáceis de serem encontradas e processadas via relatórios.

Como adicionar aprovações ao seu fluxo de trabalho e consultar os status das tarefas

Antes de começar, escolha um projeto para começar a acompanhar as aprovações de tarefas, como um de solicitações de trabalho e de criação, ou de campanha de marketing.

Se não tiver nenhum projeto em mente, comece pelo nosso modelo de Solicitações de trabalho e de criação, que já tem tudo o que você deve precisar.

Em seguida, adicione campos personalizados ao projeto onde deseja ver esta informação. Ao criar campos personalizados para “status de conteúdo”, “prioridade” e “estágio da aprovação”, você verá essas informações em cada tarefa, assim como o seu grau de avanço no processo de criação, sua importância, e se já foi aprovado. Veja abaixo como adicionar um novo campo personalizado:

Adicione campos personalizados para o seu fluxo de trabalho de aprovações clicando no cabeçalho do projeto.

Como adicionar campos personalizados

  1. Clique no menu suspenso do cabeçalho do projeto (ao lado do nome do seu projeto).
  2. Selecione Gerenciar campos personalizados
  3. Clique em Adicionar campo ao projeto, procure por “Estágio da aprovação” (você verá o logotipo da Asana ao lado disso), e adicione-o. Depois, procure por “Status do conteúdo” e “Prioridade”.

Isso é tudo! Na próxima seção você aprenderá como converter os seus campos num autêntico processo de aprovação.

Como gerenciar trabalhos que requerem aprovação

Depois de adicionar os campos personalizados, instrua sua equipe sobre o novo processo para que não restem dúvidas. Nos projetos em que utilizar os campos personalizados de aprovação, experimente utilizar o seguinte fluxo de trabalho:

  1. Assegure-se de que todos os revisores e aprovadores finais são @mencionados na descrição da tarefa, para que fique claro quem é responsável por cada etapa do processo de aprovação. Eles também serão adicionados como seguidores da tarefa para ficar a par do progresso.
  2. O responsável pela tarefa deverá atualizar o campo personalizado do “estágio do conteúdo” em cada passo do processo, para que fique claro onde se está no processo de criação. (Isto é especialmente relevante para os relatórios de investigação](/guide/team/advanced/advanced-search-reports#gl-advanced-search-reports) abaixo).
  3. Depois de concluir o seu trabalho na tarefa, o responsável deve atualizar o campo personalizado “status da aprovação” para o estágio “Pronto para revisão”. Certifique-se de anexar quaisquer arquivos relevantes que se façam necessários para a revisão.
  4. Em seguida, o responsável pode reatribuir a tarefa para o revisor, incluindo um comentário informando que o seu trabalho está pronto para ser revisado.
  5. Depois que o revisor fizer o seu trabalho, pode atualizar o campo personalizado para “Necessita alterações”, se isso se fizer necessário, ou para “Aprovado”, se o trabalho estiver pronto.
  6. Em seguida, a tarefa deve ser atribuída ao colaborador, para que forneça o feedback necessário, ou para que marque o seu trabalho como concluído se estiver aprovado.

Crie um processo melhor para gerenciar as aprovações e visualizar o status das tarefas na Asana.

Localize os trabalhos em risco fazendo relatórios de busca sobre os seus campos personalizados

O uso de campos personalizados para apresentar o estágio do trabalho e o status da aprovação pode ser o elemento que faltava para que os interessados compreendam em que ponto está o seu trabalho. Mas os gerentes de projetos também podem usar estas informações para se antecipar aos problemas antes que se manifestem.

O não perceber até que os prazos vençam ou esperar que um colega de trabalho avise quando for atrasar causa problemas maiores à equipe que podem afetar a moral, a realização dos objetivos e o faturamento da empresa. Em vez disso, use os Relatórios de busca avançada abaixo para identificar problemas potenciais e se manter à frente dos acontecimentos.

Como criar relatórios para ver os trabalhos que requerem a sua aprovação

Os relatórios de aprovações ajudam a compreender quais são os trabalhos que podem estar bloqueados. Crie um relatório dos trabalhos que ainda não estão aprovados para saber com quem será necessário entrar em contato.

Adicione campos personalizados ao seu fluxo de trabalho de aprovações na Asana clicando ao lado do cabeçalho do seu projeto.

Criar um relatório de buscas sobre campos personalizados

  1. Primeiro, clique na barra de pesquisa na [barra superior] da Asana.
  2. Clique em Busca avançada. Isso trará uma variedade de opções de critérios de busca para ajudar a refinar os seus resultados.
  3. Para este relatório deve-se procurar pelas Tarefas Não concluídas e com prazo de conclusão nos próximos 5 dias.
  4. Clique em Adicionar filtro, seguido de Campo personalizado, e digite “estágio da aprovação”
  5. Defina as opções como está e Pronto para revisão.
  6. Clique em Buscar para criar o relatório

Adicione campos personalizados para o seu fluxo de trabalho de aprovações na Asana clicando próximo ao cabeçalho do seu projeto.

Você verá uma lista de resultados que pode ainda ser filtrada por responsável, prazo de conclusão, projeto, entre outros, usando as opções de filtragem no canto superior direito. Esta lista de resultados lhe dará uma ideia do que está com prazo terminando em breve e ainda não foi aprovado. Você pode comentar naquilo que parece estar em risco para perguntar aos envolvidos se a tarefa estará concluída a tempo.

Deseja gerar este relatório com regularidade? Clique em Salvar o relatório e poderá acessá-lo a qualquer momento a partir da barra lateral, com resultados atualizados todas as vezes que clicar nela.

Como criar relatórios para trabalhos “em risco”

Para levar o seu relatório de aprovações um passo mais longe, você pode também filtrar os resultados pelo campo personalizado de “estágio do conteúdo”. Isso ajudará a identificar trabalhos que ainda não foram desenvolvidos ou aprovados e cujos prazos estão próximos. Pode, então, reajustar as datas de conclusão ou outros componentes do projeto de acordo com essas informações.

  1. Siga os passos 1 a 5 acima.
  2. Adicione os campos personalizados de prioridade e status do conteúdo à sua busca clicando em Adicionar filtro, seguido de Campo personalizado, e incluindo na busca esses campos personalizados.
  3. Defina as opções como está e Não iniciado para o campo “status do conteúdo” e é alta para o campo “prioridade”.
  4. Clique em Buscar para gerar o seu relatório.

Esta lista de resultados mostrará o trabalho que ainda não foi iniciado e cujo prazo está próximo e possui prioridade elevada. Dependendo do tipo de tarefa isso pode não ser importante, mas para trabalhos como primeiro rascunho para artigos de blog, designs ou materiais para lançamentos principais, pode ser um importante indicador de que algo não vai bem e dar um bom ponto de partida para começar a consultar a sua equipe.

Planejar e gerenciar o seu trabalho na Asana confere clareza sobre os planos do projeto e conhecimento sobre o andamento dos trabalhos. Mas pode ser ainda mais útil usar essas informações na Asana para ajudar a tomar decisões estratégicas para economizar tempo, cumprir prazos e identificar problemas antes que estes ocorram, com apenas alguns cliques e um ou dois relatórios.

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Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.