Gerenciar as aprovações e localizar os trabalhos em risco

Como adicionar aprovações e consultar os status das tarefas

  1. Escolha um projeto para começar a acompanhar as aprovações de tarefas (como de solicitações de trabalhos ou de campanha de marketing).
  2. Adicionar ao projeto campos personalizados com notificações

GIF de acréscimo de campos personalizados ao seu fluxo de trabalho de aprovações clicando no link azul no cabeçalho do projeto.

Como adicionar campos personalizados

  1. Clique no link azul Adicionar campos personalizados na parte superior do projeto.
  2. Procure por “Estágio de aprovação” (você verá o logotipo da Asana ao lado dele), e adicione-o.
  3. Procure por “Progresso da tarefa” e “Prioridade”
  4. Se adicionar campos próprios, certifique-se de ativar as suas notificações de campos personalizados para que os seguidores recebam atualizações quando os campos forem modificados.

Isso é tudo! Na próxima seção você aprenderá como converter os seus campos num autêntico processo de aprovação e a obter visibilidade sobre o status de cada tarefa.

Como gerenciar trabalhos que requerem aprovação

Em qualquer projeto onde tiver adicionado o campo personalizado de aprovação, use o fluxo de trabalho a seguir e ensine os colegas de equipe como usá-lo:

  1. Adicionar todos os participantes como seguidores da tarefa para que recebam notificações do campo personalizado à medida que o trabalho avança e possam publicar comentários e perguntas.
  2. O responsável pela tarefa deverá atualizar o “progresso da tarefa” a cada passo do processo, para que fique claro onde está no processo de criação. (Isto é também importante para os relatórios de busca](/guide/team/advanced/advanced-search-reports#gl-advanced-search-reports) abaixo.)
    • Os seguidores receberão notificações sempre que o responsável modificar o campo personalizado, para saber quando chegar a hora de fazer a revisão ou aprovação.
  3. Depois de concluir o seu trabalho na tarefa, o responsável deve atualizar o campo personalizado “estágio da aprovação” para “Pronto para revisão”.
  4. Reatribuir a tarefa ao avaliador.
    • Se o trabalho a ser revisado for um ativo visual, o revisor pode deixar feedback diretamente no ativo para deixar claro a que se refere.
    • Este feedback é convertido numa subtarefa para o criador, e com isso haverá um registro claro dos feedbacks.
  5. Depois que o revisor terminar, pode atualizar o campo personalizado para “Necessita alterações”, se isso se fizer necessário, ou para “Aprovado”, se o trabalho estiver pronto.
  6. Reatribuir ao responsável original para que forneça o feedback necessário ou marque o trabalho como concluído se estiver aprovado.

GIF do fluxo de trabalho de aprovação com campos personalizados na Asana para mostrar quando o trabalho está pronto ou já aprovado

Localize os trabalhos em risco e faça o acompanhamento mais rapidamente com os relatórios de busca{#gl-search-reports}

Os campos de status da tarefa e de aprovação agilizam e facilitam aos contribuidores mostrar em que ponto estão os trabalhos sem precisar criar inúmeras atualizações por escrito. Os gerentes do projeto e coordenadores podem estar atentos aos prazos e entregas em risco criando relatórios de busca avançada que usem esses campos.

Como criar relatórios para ver os trabalhos que requerem a sua aprovação

Os relatórios de aprovações ajudam a compreender quais são os trabalhos que podem estar bloqueados. Crie um relatório dos trabalhos que ainda não estão aprovados para saber com quem será necessário entrar em contato.

Captura de tela da criação de relatório de busca avançada que usa campos personalizados na Asana

Criar um relatório de buscas com campos personalizados

  1. Clique na barra de pesquisa na barra superior da Asana.
  2. Clique em Busca avançada. Isso trará uma variedade de opções de critérios de busca para ajudar a refinar os seus resultados.
  3. Para este relatório deve-se procurar por Tarefas, Não concluídas, com prazo de conclusão nos próximos 5 dias.
  4. Clique em Adicionar filtro, seguido de Campo personalizado, e digite “estágio da aprovação”
  5. Defina as opções como está e Pronto para revisão.
  6. Clique em Buscar para criar o relatório

Você verá uma lista de resultados que pode ainda ser filtrada por responsável, prazo de conclusão, projeto, entre outros, usando as opções de filtragem no canto superior direito. Esta lista de resultados lhe dará uma ideia do que está com prazo terminando em breve e ainda não foi aprovado. Você pode comentar naquilo que parece estar em risco para perguntar ao responsável se a tarefa será concluída a tempo.

Deseja gerar este relatório com regularidade? Clique em Salvar o relatório e poderá acessá-lo a qualquer momento a partir da barra lateral, com resultados sempre atualizados.

Como criar relatórios para trabalhos “em risco”

Para levar o seu relatório de aprovações um passo mais longe, você pode também filtrar os resultados pelo campo personalizado de “progresso da tarefa”. Isso ajudará a identificar trabalhos que ainda não foram desenvolvidos ou aprovados e cujos prazos estão próximos. Pode, então, reajustar as datas de conclusão ou outros componentes do projeto de acordo com essas informações.

  1. Siga os passos 1 a 5 acima.
  2. Adicione os campos personalizados de prioridade e status do conteúdo à sua busca clicando em Adicionar filtro, seguido de Campo personalizado, e incluindo na busca esses campos personalizados.
  3. Defina as opções como está e Não iniciado para o campo “status do conteúdo” e é alta para o campo “prioridade”.
  4. Clique em Buscar para gerar o seu relatório.

Captura de tela dos resultados de um relatório de busca avançada na Asana

Esta lista de resultados mostrará o trabalho que ainda não foi iniciado e cujo prazo está próximo e possui prioridade elevada. Dependendo do tipo de tarefa isso pode não ser importante, mas para trabalhos como primeiro rascunho de artigos, aprovações de orçamento, etc., pode ser um importante indicador de que algo não vai bem e dar um bom ponto de partida para começar a consultar a sua equipe.

Recursos para aprovações e geração de relatórios

Aprende melhor visualmente? Quer saber como os nossos clientes monitoram as aprovações e criam relatórios do trabalho? Confira estes recursos:

Recursos link
Curso sob demanda Registre-se para a Asana Academy
Conecte-se com a Comunidade [Participe de um treinamento](https://events.asana.com) ou [comece um tópico no fórum da nossa comunidade]

Planejar e gerenciar o seu trabalho na Asana confere clareza sobre os planos do projeto e conhecimento sobre o andamento dos trabalhos. Mas pode ser ainda mais útil usar essas informações na Asana para ajudar a tomar decisões melhores para economizar tempo, cumprir prazos e identificar problemas antes que estes ocorram, com apenas alguns cliques e um ou dois relatórios.

Iniciar sessão

or

Esqueceu sua senha?

Cadastre-se

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Cadastre-se

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Comece a sua avaliação gratuita

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Comece a sua avaliação gratuita

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Obtenha Asana Premium

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Obtenha Asana Business

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Oops, não foi possível fazer o seu cadastro.

Houve um problema ao criar sua conta. Por favor, feche esta janela e tente de novo.

Olá, nós já nos conhecemos!

Adicionar link para

Erro: Selecione um espaço de trabalho antes de adicionar um link


Desculpe, este navegador não é compatível com nosso aplicativo

A Asana não funciona no navegador de Internet que você está usando neste momento. Cadastre-se usando um destes navegadores compatíveis.


Inicie sessão ou cadastre-se na Asana para calcular o preço

or

Esqueceu sua senha?

Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.