Gerenciar as aprovações e localizar os trabalhos em risco

Como adicionar aprovações e consultar os status das tarefas

GIF do processo de aprovação com campos personalizados na Asana para mostrar quando o trabalho está pronto ou já aprovado

  1. Escolha um projeto para começar a acompanhar as aprovações de tarefas (como de solicitações de trabalhos ou de campanha de marketing).
  2. Adicione os campos personalizados de “Estágio da aprovação” e “Prioridade” ao seu projeto.
  3. Assegure-se de ativar as notificações do campo “Estágio da aprovação” para que seus colegas possam acompanhar de perto o processo de aprovação.

GIF de adicionar campos personalizados ao seu fluxo de trabalho de aprovações na Asana clicando no link azul do cabeçalho do projeto

Como gerenciar trabalhos que requerem aprovação

Em qualquer projeto onde tiver adicionado o campo personalizado de aprovação, use o processo a seguir e compartilhe-o com seus colegas de equipe:

  1. Adicione todos os participantes como seguidores da tarefa.
  2. Atualize o campo personalizado de “progresso da tarefa” a cada passo do processo, para que fique claro em que ponto está no processo de criação. (Isto é também importante para os relatórios de busca abaixo.)
  3. Quando a tarefa estiver pronta para aprovação, atualize o campo personalizado de “estágio da aprovação” para “Pronto para revisão”

Simplifique e agilize este processo criando regras. Por exemplo, é possível criar regras que atualizam automaticamente o responsável pela tarefa com base no campo personalizado atual e fazer com que as entregas para revisão ocorram sem demoras.

Avalie imagens e deixe comentários implementáveis sem sair da Asana

As anotações facilitam aos avaliadores comentar diretamente nos arquivos de imagem para que o feedback apareça dentro do contexto. Cada comentário se transforma numa subtarefa interativa que o criador pode então processar e incorporar.

GIF do processo de anotação de imagens na Asana

Depois que o revisor terminar, pode atualizar o campo personalizado para “Necessita alterações”, se isso se fizer necessário, ou para “Aprovado”, se o trabalho estiver pronto.

Localize os trabalhos em risco e faça o acompanhamento mais rapidamente com os relatórios de busca{#gl-search-reports}

Os campos de status da tarefa e de aprovação agilizam e facilitam aos contribuidores mostrar em que ponto estão os trabalhos sem precisar criar inúmeras atualizações por escrito. Os gerentes do projeto e coordenadores podem estar atentos aos prazos e entregas em risco criando relatórios de busca avançada que usem esses campos.

Como criar relatórios para ver os trabalhos que requerem a sua aprovação

Os relatórios de aprovações ajudam a compreender quais são os trabalhos que podem estar bloqueados. Crie um relatório dos trabalhos que ainda não foram aprovados para saber com quem será necessário entrar em contato nos diversos projetos.

Captura de tela da criação de relatório de busca avançada que usa campos personalizados na Asana

Criar um relatório de buscas com campos personalizados

  1. Clique na barra de pesquisa na barra superior da Asana.
  2. Clique em Busca avançada. Isso trará uma variedade de opções de critérios de busca para ajudar a refinar os seus resultados.
  3. Para este relatório deve-se procurar por Tarefas, Não concluídas, com prazo de conclusão nos próximos 5 dias.
  4. Clique em Adicionar filtro, seguido de Campo personalizado, e digite “estágio da aprovação”
  5. Defina as opções como está e Pronto para revisão.
  6. Clique em Buscar para criar o relatório

Você verá uma lista de resultados que pode ainda ser filtrada por responsável, prazo de conclusão, projeto, entre outros, usando as opções de filtragem no canto superior direito. É possível comentar naquilo que aparenta estar em risco para perguntar ao responsável se a tarefa será concluída a tempo.

Deseja gerar este relatório com regularidade? Clique em Salvar o relatório e poderá acessá-lo a qualquer momento a partir da barra lateral, com resultados sempre atualizados.

Recursos para aprovações e geração de relatórios

Aprende melhor visualmente? Quer saber como os nossos clientes monitoram as aprovações e criam relatórios do trabalho? Confira estes recursos:

Recursos link
Curso sob demanda Registre-se para a Asana Academy
Conecte-se com a Comunidade Participe de um treinamento ou comece um tópico no fórum da nossa comunidade 

Planejar e gerenciar o seu trabalho na Asana confere clareza sobre os planos do projeto e conhecimento sobre o andamento dos trabalhos. Mas pode ser ainda mais útil usar essas informações na Asana para ajudar a tomar decisões melhores para economizar tempo, cumprir prazos e identificar problemas antes que estes ocorram, com apenas alguns cliques e um ou dois relatórios.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas.

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N na linha de qualquer tarefa para criar uma nova seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.