Noções básicas da gestão de projetos em cadeias críticas

Imagine que você é uma criança brincando com blocos de montar. Você pode construir o que quiser, mas só tem um número definido de blocos disponíveis. À medida que você avança, você retira os seus recursos do estoque de blocos disponíveis. Mas o que acontece quando você usa todos os seus recursos? Como você garante que pode construir o que quer usando os blocos que tem? 

Este é o conceito por trás da gestão de projetos em cadeias críticas. 

O que é a gestão de projetos em cadeias críticas?

A gestão de projetos por cadeia crítica (CCPM, na sigla em inglês) é uma metodologia de gestão de projetos que ajuda a monitorar recursos essenciais e priorizar tarefas dependentes, para que você possa concluir os projetos da forma mais eficiente possível. Se a sua equipe busca monitorar cuidadosamente o uso de recursos, a gestão de projetos por cadeia crítica é uma boa estratégia para acompanhar esses recursos.

A história da gestão de projetos por cadeia crítica

O Dr. Eliyahu M. Goldratt desenvolveu o conceito de CCPM em 1997. A CCPM está intimamente relacionada a uma das outras teorias do Dr. Goldratt: a teoria das restrições. A teoria das restrições ajuda a identificar os principais gargalos ou fatores limitantes que impedem a finalização do projeto. A ideia é que cada projeto tem uma restrição principal, e essa restrição tem a capacidade de interromper todo o projeto ao quebrar a cadeia mais fraca. 

O método da cadeia crítica em comparação com o método do caminho crítico

Essas duas formas de gestão de projetos são muito semelhantes, mas têm uma grande diferença. O método do caminho crítico concentra-se na sequência única de tarefas simultâneas necessárias para concluir um projeto. Embora outras tarefas possam precisar ser concluídas, o caminho crítico destaca todas as tarefas que são absolutamente necessárias para a finalização do projeto. Essa forma de gestão de projetos pode ajudar as equipes a identificar o melhor fluxo de trabalho para criar um cronograma de projeto eficiente. Quaisquer tarefas que não façam parte do caminho crítico são relegadas a uma prioridade mais baixa. A saúde do projeto é ditada pela conclusão ou não de certas tarefas críticas em um determinado momento. 

O método da cadeia crítica também se concentra nas dependências das tarefas,

mas também considera os recursos necessários para concluir um projeto. Como há muitas variáveis desconhecidas que podem contribuir para as restrições de recursos, o método da cadeia crítica cria reservas de recursos (recursos excedentes para atuar como uma barreira) no cronograma do projeto. Ao contrário do método do caminho crítico, que se concentra apenas em quando as tarefas são concluídas, o método da cadeia crítica determina o sucesso do projeto pela rapidez com que as reservas de recursos são consumidas. Se a sua equipe não tiver usado nenhum buffer de recursos, o projeto está progredindo com sucesso.

Os componentes de uma cadeia crítica

Há três partes principais de uma cadeia crítica: o caminho crítico, a cadeia de alimentação e as reservas de recursos. 

O caminho crítico

O caminho crítico é a sequência mais longa de tarefas dependentes que precisam ser realizadas para concluir um projeto. Em outras palavras, são todas as tarefas absolutamente necessárias para o sucesso de um projeto, dispostas na ordem em que precisam ser concluídas. No método da cadeia crítica, é importante entender que existem diferentes níveis de dependências. O caminho crítico contém o nível principal de dependências, ou tarefas críticas do projeto, e, se uma tarefa não afeta o caminho crítico, ela é delegada a um caminho diferente, também conhecido como cadeia de alimentação. 

A cadeia de alimentação

A cadeia de alimentação é uma cadeia secundária de tarefas dependentes que precisam ser executadas simultaneamente com o caminho crítico. Cada cadeia de alimentação acaba se fundindo com o caminho crítico. Isso ocorre porque a sequência de eventos na cadeia de alimentação afeta apenas uma das tarefas no caminho crítico. A cadeia de alimentação precisa ser executada ao mesmo tempo que o caminho crítico para evitar atrasos no caminho crítico.

Vamos dar uma olhada no caminho crítico e na cadeia de alimentação em um exemplo simples. Digamos que você esteja planejando uma festa de trabalho. O seu caminho crítico é o seguinte:

• Decidir sobre um tema

• Enviar os convites para a festa

• Encontrar um local

• Realizar o evento

Embora estas ainda sejam etapas para o caminho crítico, há algumas tarefas em uma cadeia de alimentação que devem acontecer em conjunto com o caminho crítico. Por exemplo, antes de enviar convites para a festa, a equipe precisa decidir quem convidar. Antes de realizar o evento, é preciso comprar decorações de acordo com o tema e preparar o local. Todos esses são exemplos de tarefas que estão em uma cadeia de alimentação.

As reservas de recursos

As reservas são salvaguardas incorporadas aos recursos da cadeia crítica para garantir que um projeto seja executado sem problemas. Como as faixas de proteção em uma pista de boliche, essas reservas são projetadas para dar aos projetos espaço de manobra extra no caso de algo não sair conforme o planejado. 

Há três tipos de buffers comumente usados na metodologia de gestão de projetos em cadeias críticas: 

• Reservas de projeto: o tempo extra que é colocado entre a tarefa final e o fim do projeto. Adicionar um período extra antes da data de conclusão prevista dá aos membros da equipe a oportunidade de se atualizar sobre quaisquer tarefas pendentes do projeto que não puderam realizar antes. 

• Margens de alimentação: o tempo extra que é colocado entre a cadeia de alimentação (também conhecida como cadeia não crítica) e a cadeia crítica. Adicionar essa reserva ao cronograma evita que atrasos na cadeia de alimentação afetem a cadeia crítica. 

• Margens de recursos: são recursos literais que você reserva para o caso de a cadeia crítica precisar de suprimentos adicionais, como membros da equipe extras, equipamentos adicionais ou ajuda de terceiros. 

Quatro etapas para usar o processo de gestão de projetos em cadeias críticas

Se você ainda não usa o processo de gestão de projetos em cadeias críticas, experimente estas quatro etapas para começar.

1. Identifique o caminho crítico primeiro

Quando se usa o método da cadeia crítica, o caminho crítico é a espinha dorsal de todo o projeto. É a base do planejamento, portanto, descobrir quais tarefas individuais compõem essa cadeia central é extremamente importante. 

2. Determine a quantidade exata de recursos que o seu projeto exige

Neste caso, os recursos podem se referir à quantidade de tempo que os membros da equipe precisam, aos produtos e ferramentas que a equipe usa para criar o resultado final ou aos trabalhadores necessários para concluir uma tarefa. 

Se possível, estime quantos recursos serão necessários para concluir o projeto. Estime quantas pessoas serão necessárias para concluir uma tarefa específica na cadeia crítica e, aproximadamente, quanto tempo elas levarão. Faça isso para todas as tarefas estabelecidas na cadeia crítica. Com base nesses cálculos, você tem recursos suficientes para concluir este projeto?

Se você tiver alguma restrição de recursos conhecida, como membros da equipe saindo de férias, pode planejar em torno dessas restrições. Este é um dos principais benefícios de usar a metodologia da cadeia crítica: a maior parte do planejamento do projeto acontece antes mesmo de ele começar. 

3. Posicione as reservas

Depois de determinar os recursos necessários para o caminho crítico e as cadeias de alimentação, é muito mais fácil identificar onde colocar as reservas e quanto tempo ou recursos elas devem incluir. Isso lhe dará a oportunidade de calcular as reservas que você deve criar com base nos requisitos que já calculou ao criar o caminho crítico. Quando um gestor de projetos está lidando com a gestão de reservas, ele pode ajudar a manter a disponibilidade de recursos e evitar gargalos. 

4. Mantenha os membros da equipe focados

A multitarefa é o pior inimigo da sua equipe. Quando os membros da equipe precisam alternar entre diferentes projetos ou tarefas, o foco deles pode se fragmentar e pode ser mais difícil produzir o trabalho com a qualidade e a velocidade habituais. 

Para garantir que os membros da equipe possam acompanhar o cronograma do projeto, não atribua muitas tarefas diferentes a uma pessoa. Se você mantê-los focados em um projeto ou uma tarefa, é mais provável que permaneçam concentrados. Garantir que os membros da equipe não trabalhem em muitos projetos diferentes ao mesmo tempo também pode ajudar a evitar a alternância de contextos, o que pode levar ao estresse e ao burnout. 

Planeje a sua cadeia crítica com ferramentas de gestão do trabalho

Simplifique o agendamento da cadeia crítica usando ferramentas de gestão do trabalho como a Asana para ajudar a manter toda a equipe em dia. Com recursos como o Cronograma, os membros da equipe podem compreender rapidamente as durações das tarefas, as datas de finalização e os recursos críticos, tudo em um só lugar.