Como três equipes de alto nível agilizam a produção criativa em larga escala
De anúncios em outdoors a publicações nas redes sociais, ativos criativos de alta qualidade são essenciais para destacar a sua marca. No entanto, quanto maior a sua empresa, mais difícil é coordenar todos os aspectos dinâmicos da produção criativa.
Isso não quer dizer que não seja possível. Estas três grandes empresas — Discovery Inc., Benefit Cosmetics e Dr. Martens — descobriram a fórmula para a produção de criação em larga escala. Veja a seguir como elas usam a Asana para fazer seus fluxos de trabalho de criação funcionarem.
1. Como o Discovery Digital Studios produz milhares de vídeos todos os meses
A Discovery Inc. é a gigante da mídia por trás de grandes canais de entretenimento, como TLC, Animal Planet e Food Network. A equipe dos estúdios digitais da empresa cria milhares de vídeos por mês para redes sociais e aplicativos para consumidores. Não é uma tarefa fácil, considerando a quantidade de coordenação necessária para cada vídeo. Para fazer tudo isso, eles organizam a produção criativa do início ao fim na Asana.
Padronizar a produção de conteúdo
Muitas vezes, a equipe do Digital Studios chega a criar até seis versões de cada vídeo, cada uma sendo formatada à perfeição para ser veiculada nos respectivos sites, contas de Facebook, Instagram, YouTube e demais plataformas. Com tantos entregáveis para gerir, é essencial ter um processo criativo claramente definido. Veja como eles fazem isso dar certo:
Um núcleo central para cada fluxo de trabalho: a equipe cria um projeto na Asana para cada formato de vídeo, o que permite organizar todos os entregáveis da produção de conteúdo e as partes interessadas em um único lugar.
Fluxos de trabalho de produção padronizados com modelos: com modelos de projeto padronizados — como um modelo de cronograma de filmagem para equipes de cinema ou vídeo —, as equipes podem iniciar o trabalho instantaneamente com uma lista pré-definida de entregáveis, para que nenhuma tarefa seja esquecida.
Transferências automáticas: a Automatização transfere instantaneamente as tarefas entre diferentes equipes e departamentos, para que todas as partes interessadas saibam quando a sua parte já não estiver bloqueada pelo trabalho de ninguém e puderem começar a trabalhar.
Visibilidade do status do trabalho
Ao criar conteúdo em uma escala tão grande, pode ser difícil ter uma visão geral do que está em vias de acontecer, do que está em andamento e do que foi concluído. Com a Asana, a Discovery pode ver tudo isso em uma visualização abrangente, além de gerar relatórios e pesquisar vídeos específicos. Veja um exemplo abaixo:
Uma visão abrangente: a equipe de conteúdo usa portfólios para monitorar projetos de vídeo relacionados, como um grupo de vídeos de aulas de culinária para o aplicativo Food Network Kitchen. Isso permite que ela monitore o status dos trabalhos, as datas de publicação e muito mais em uma única visualização abrangente.
Um único sistema de registro: ao organizar a produção de vídeos em um único lugar, a equipe tem um registro de tudo o que produziu. Por exemplo, eles poderão facilmente pesquisar na Asana todos os vídeos com uma palavra-chave específica, como “verão”, e obter exemplos anteriores para embasar trabalhos futuros.
Centralizou a comunicação: não há nada pior do que ter que acompanhar conversas dispersas em diferentes aplicativos. A equipe da Discovery evita isso ao integrar a Asana com ferramentas como o Outlook e o Slack, que convertem ações a realizar presentes nos e-mails e conversas do Slack diretamente em tarefas da Asana.
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2. Como a Benefit Cosmetics gerencia 75 projetos de criação ao mesmo tempo
A equipe criativa da Benefit Cosmetics nos EUA conta com designers, redatores e especialistas de vídeo e fotografia, todos trabalhando em até 75 projetos simultâneos. Há muito o que coordenar, incluindo lançamentos de produtos, e-mails, mídias pagas e marketing com influenciadores. A equipe usa a Asana para gerir com eficiência o processo de recebimento de pedidos, as cargas de trabalho e os cronogramas das campanhas em uma única ferramenta.
Otimização dos pedidos de criação
A equipe de criação da Benefit Cosmetics gerencia de 50 a 60 pedidos de trabalho todos os meses. Nessa escala, eles precisaram transformar o seu processo de pedidos de criação em um sistema eficiente, com um fluxo de trabalho claro e predefinido para cada tarefa. Veja como isso funciona:
Formulários de solicitação padronizados: todas as solicitações são recebidas por meio de um formulário Asana padronizado. Isso fornece à equipe de criação todas as informações necessárias desde o início, eliminando as longas sequências de comunicação e permitindo que a equipe economize quase seis semanas de trabalho por ano.
Próximos passos práticos: uma tarefa da Asana registra cada novo pedido de criação, e todos ficam organizados em um único projeto chamado “Pedidos de criação recebidos”. Quando as solicitações são aprovadas, a equipe pode atribuir instantaneamente os entregáveis e fazer a triagem do trabalho para as pessoas certas, tudo usando a mesma tarefa original, para que nenhum contexto seja perdido.
Gestão de recursos e cronogramas
Com tantas solicitações, a Benefit Cosmetics precisa aproveitar ao máximo o tempo limitado da sua equipe. Isso significa que a gestão de recursos e o planejamento cuidadoso do cronograma são fundamentais para atingir as Metas da campanha e manter o trabalho em dia. Veja como a equipe se mantém focada:
Visibilidade da carga de trabalho da equipe: A equipe usa a funcionalidade de Gestão de recursos da Asana para calcular automaticamente a capacidade de trabalho da equipe e visualizá-la em forma de cronograma semanal. Assim, fica fácil saber quando a equipe precisa contratar novos recursos, como designers ou redatores autônomos.
Planejamento de cronogramas para várias campanhas: a equipe usa a visualização de calendário para ver os cronogramas de várias campanhas, o que ajuda a detectar lacunas e se planejar de maneira proativa para os eventos que coincidem. Conforme necessário, também é possível filtrar a visualização para ver o cronograma de uma única campanha de cada vez.
3. Como a Dr. Martens conecta as equipes de design globais
A equipe de serviços criativos da Dr. Martens trabalha em tudo, desde vitrines e anúncios externos até publicações em redes sociais e marketing digital, para toda a empresa de varejo global. Eles usam a Asana para manter cada equipe regional conectada e em dia, organizando iniciativas e solicitações de design em uma plataforma central, onde nada pode se perder.
Como garantir a coerência dos designs
A equipe de serviços criativos tem uma função fundamental: comunicar o tom criativo e o rumo a ser seguido em cada temporada e fornecer ativos, criações artísticas e diretrizes para ajudar as equipes de criação em outros países a darem vida às histórias. A Asana torna esse processo bem integrado, com:
Uma única fonte de referência para todas as regiões: os designers do Reino Unido e do resto da Europa usam a Asana para fazer a gestão do trabalho e se comunicar sobre os ativos criativos. Isso significa que alguém na Europa pode pedir à equipe global que confira rapidamente se uma peça criativa a ser usada na França está de acordo com o esperado, e todos têm acesso a um repositório de briefs de criação passados.
Responsabilização e visibilidade dos projetos: A equipe usa os projetos para organizar grandes iniciativas e histórias da marca. Com isso, os participantes têm uma visão holística de cada projeto e seu progresso. Qualquer um pode acessar e ver quem está fazendo o quê, sem a necessidade de fazer consultas sobre qual é o status mais recente.
Simplificação do planejamento e da priorização
A equipe de Serviços de Criação atende a pedidos de criação de vários departamentos da empresa e colabora com agências externas. Com uma carga de trabalho tão grande, ela precisa ser capaz de prever quando o ritmo de trabalho vai ficar intenso e garantir que os designers sempre priorizem as atividades de maior impacto. Veja a seguir como a Asana os ajuda a conseguir isso:
Relatórios e identificação de tendências: Como todos os pedidos de criação são registrados na Asana ao longo do ano, a equipe de serviços criativos pode usar os painéis de relatórios para identificar os meses mais movimentados do ano e prever os recursos necessários com antecedência.
Priorização mais rápida: na Asana, um participante ou gestor pode ver facilmente quais peças criativas estão sendo desenvolvidas pelos designers e mover projetos de alto impacto para o topo da lista. Em seguida, cada designer pode usar a visualização Minhas tarefas da Asana para priorizar e planejar o seu próprio trabalho diário.
Como a Asana usa a gestão do trabalho na produção criativa
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