Como três equipes de alto nível agilizam a produção criativa em larga escala

De anúncios em outdoors a publicações em redes sociais, os ativos criativos de alta qualidade são essenciais para destacar a sua marca. Mas, quanto maior a empresa, mais difícil é coordenar todas as etapas da produção criativa. 

Isso não significa que não seja possível. Estas três empresas — Discovery Inc., Benefit Cosmetics e Dr. Martens — descobriram o segredo da produção criativa em larga escala. Veja como elas usam a Asana para fazer seus fluxos de trabalho criativos funcionarem. 

1. Como a Discovery Digital Studios produz milhares de vídeos todos os meses

A Discovery Inc. é a gigante da mídia por trás de grandes canais de entretenimento, como TLC, Animal Planet e Food Network. A equipe de conteúdo da Discovery Digital Studios cria milhares de vídeos por mês para plataformas de redes sociais e aplicativos de consumo — o que não é pouca coisa, dada a quantidade de coordenação necessária para cada vídeo. Para fazer tudo isso, eles organizam a produção criativa de ponta a ponta na Asana. 

Padronização da produção de conteúdo 

A equipe do Digital Studios costuma fazer até seis versões de cada vídeo, cada uma perfeitamente formatada para o seu site, Facebook, Instagram, YouTube e outras plataformas. Com tantos entregáveis para gerir, é essencial ter um processo criativo claramente definido. Veja como eles fazem isso funcionar: 

• Um núcleo central para cada fluxo de trabalho: a equipe cria um projeto Asana para cada formato de vídeo, o que lhes permite organizar todos os entregáveis de produção de conteúdo e as partes interessadas em um só lugar. 

• Fluxos de trabalho de produção padronizados: com modelos de projeto padronizados — como um modelo de cronograma de filmagem para equipes de filme ou vídeo — as equipes podem iniciar o trabalho instantaneamente com uma lista predefinida de entregas, para que nenhuma tarefa seja esquecida. 

• Transferências automáticas: as Automatizações transferem tarefas instantaneamente entre diferentes equipes e departamentos, para que todos os participantes saibam quando estão desbloqueados e prontos para começar a trabalhar. 

Visibilidade do status do trabalho

Ao criar conteúdo em uma escala tão grande, pode ser difícil ter uma visão geral do que está por vir, do que está em andamento e do que foi concluído. Com a Asana, a Discovery pode ver tudo isso em uma visualização abrangente, além de gerar relatórios e pesquisar vídeos específicos. Veja como isso funciona: 

• Uma visão panorâmica: a equipe de conteúdo usa portfólios para monitorar projetos de vídeo relacionados, como um grupo de vídeos de aulas de culinária para o aplicativo Food Network Kitchen. Isso permite monitorar o status do trabalho, as datas de lançamento e muito mais em uma única visão abrangente.

• Um sistema de registro: organizar a produção de vídeos em um só lugar significa que a equipe tem um registro de tudo o que produziu. Por exemplo, eles podem pesquisar facilmente na Asana todos os vídeos marcados com uma palavra-chave específica, como “verão”, e obter exemplos anteriores para informar o trabalho futuro. 

• Comunicação centralizada: não há nada pior do que monitorar conversas desconexas em diferentes aplicativos. A equipe da Discovery evita isso integrando a Asana com ferramentas como Outlook e Slack, que transformam ações a realizar presentes em e-mails e conversas do Slack diretamente em tarefas da Asana. 

Discovery creative production template

Use Discovery’s custom Asana template to apply their proven systems to your own work. See how your team can capture all creative production in one place, streamline handoffs between teams, and ensure no requirements slip through the cracks.

Veja o modelo

2. Como a Benefit Cosmetics gerencia 75 projetos criativos ao mesmo tempo 

A equipe criativa da Benefit Cosmetics nos EUA conta com designers, redatores e especialistas de vídeo e fotografia que trabalham em até 75 projetos simultâneos. Há muito o que coordenar, incluindo lançamentos de produtos, e-mails, mídias pagas e marketing de influenciadores. A equipe usa a Asana para gerir com eficiência o processo de recebimento, as cargas de trabalho e os cronogramas das campanhas em uma única ferramenta. 

Otimização dos pedidos de criação

A equipe de criação da Benefit Cosmetics gerencia de 50 a 60 pedidos de trabalho por mês. Nessa escala, eles tiveram que transformar o processo de pedidos de criação em uma máquina bem lubrificada, com um fluxo de trabalho claro e predefinido para cada tarefa. Veja como ficou: 

• Formulários de solicitação padronizados: cada solicitação é feita por meio de um formulário Asana padronizado. Isso dá à equipe de criação todas as informações necessárias desde o início, eliminando a comunicação de ida e volta e economizando quase seis semanas de trabalho por ano. 

• Próximos passos acionáveis: uma tarefa da Asana documenta cada novo pedido, todos organizados em um projeto chamado “Pedidos de criação recebidos”. Quando as solicitações são aprovadas, a equipe pode atribuir instantaneamente os entregáveis e fazer a triagem do trabalho para as pessoas certas, tudo usando a mesma tarefa original, para que nenhum contexto seja perdido. 

Gestão de recursos e cronogramas

Com tantas solicitações, a Benefit Cosmetics precisa aproveitar ao máximo o tempo limitado da equipe. Isso significa que a gestão de recursos e o planejamento cuidadoso do cronograma são fundamentais para atingir as metas da campanha e manter o trabalho em dia. Veja como a equipe mantém o foco:

• Visibilidade das cargas de trabalho da equipe: a equipe usa a funcionalidade de carga de trabalho da Asana para calcular automaticamente a capacidade da equipe e visualizá-la em um cronograma semanal. Isso facilita ver quando a equipe precisa contratar novos recursos, como designers ou redatores freelancers. 

• Planejamento de cronograma entre campanhas: a equipe visualiza os cronogramas de várias campanhas em uma visualização de calendário, o que permite detectar lacunas e planejar proativamente as sobreposições. Conforme necessário, também é possível filtrar a visualização para ver o cronograma de uma única campanha. 

3. Como a Dr. Martens conecta equipes globais de design

A equipe de serviços criativos da Dr. Martens trabalha em tudo, desde vitrines e anúncios externos até publicações em redes sociais e marketing digital, para toda a empresa de varejo global. Ela usa a Asana para manter cada equipe regional conectada e em dia, organizando iniciativas e solicitações de design em um núcleo central onde nada pode se perder. 

Garantia de designs consistentes

A equipe de serviços criativos tem uma função essencial: comunicar o tom criativo e o rumo a ser seguido em cada temporada, fornecendo ativos, criações artísticas e diretrizes para ajudar as equipes de criação em outros países a darem vida às histórias. A Asana torna esse processo contínuo, com: 

• Uma fonte de conhecimento única em todas as regiões: os designers do Reino Unido e do resto da Europa usam a Asana para gerir o trabalho e se comunicar sobre os ativos criativos. Isso significa que alguém na Europa pode pedir à equipe global que confira rapidamente se um ativo criativo a ser usado na França está de acordo com o esperado, e todos têm acesso a um repositório de briefs de criação passados. 

• Responsabilidade e visibilidade dos projetos: a equipe usa os projetos para organizar as principais iniciativas e histórias da marca. Isso dá às partes interessadas uma visão holística de cada projeto e do seu progresso. Qualquer um pode acessar e ver quem está fazendo o quê, sem a necessidade de fazer consultas sobre qual é o status mais recente. 

Simplificação do planejamento e da priorização

A equipe de serviços criativos atende a pedidos de criação de vários departamentos da empresa e colabora com agências externas. Com uma carga de trabalho tão grande, eles precisam ser capazes de prever quando o trabalho ficará mais intenso e garantir que os designers sempre priorizem o trabalho de maior impacto. Veja como a Asana os ajuda a conseguir isso: 

• Relatórios e identificação de tendências: como todos os pedidos de criação são registrados na Asana ao longo do ano, a equipe de serviços criativos pode usar os painéis de relatórios para identificar os meses mais movimentados do ano e prever os recursos necessários com antecedência. 

• Priorização mais rápida: na Asana, os participantes ou gestores podem ver facilmente em quais ativos criativos os designers estão trabalhando e colocar os projetos de alto impacto no topo da lista. Em seguida, cada designer pode usar a visualização de Minhas tarefas da Asana para priorizar e planejar o seu próprio trabalho diariamente. 

Acelere os processos criativos

Não comece do zero. Aprenda processos comprovados que podem ajudar a sua equipe criativa a agilizar e automatizar os fluxos de trabalho do início ao fim. Com as ferramentas certas, você pode encantar clientes em todo o mundo com criativos de alta qualidade, não importa a complexidade dos seus processos. 

Discovery creative production template

Use Discovery’s custom Asana template to apply their proven systems to your own work. See how your team can capture all creative production in one place, streamline handoffs between teams, and ensure no requirements slip through the cracks.

Veja o modelo