Benefit Cosmetics encanta clientes do ramo da beleza com a Asana

Em 1976, as irmãs gêmeas Jean e Jane Ford abriram uma pequena loja de maquiagem em São Francisco. Sua meta era faturar apenas USD 33 por dia para cobrir os custos, e deu certo. Hoje em dia, a Benefit Cosmetics é uma marca de beleza amada, com produtos em mais de 55 países e mais de 3.000 BrowBar Beauty Lounges, que detêm o recorde mundial do Guinness de “maior número de depilações de sobrancelha em oito horas por uma equipe”. A empresa que pertence à LVMH é conhecida por embalagens e marketing cheios de personalidade. Seu slogan resume tudo isso: “laughter is the best cosmetic” (rir é o melhor cosmético).

Jessie Geisen, gerente de marketing da marca na equipe estadunidense de marketing da Benefit, ajuda os profissionais de criação da encantadora marca a se manterem produtivos. A equipe criativa dos EUA conta com designers, redatores e especialistas de vídeo e fotografia que trabalham em até 75 projetos simultâneos. Jessie gere as cargas de trabalho, faz a triagem de 50 a 60 solicitações de outras equipes todos os meses e organiza o cronograma das campanhas. De lançamento de produtos, e-mails e mídias pagas até marketing com influenciadores para o mercado dos EUA, Jessie mantém tudo organizado e se reúne com cada pessoa da área de criação semanalmente para analisar as tarefas.

A equipe dos EUA vinha usando uma ferramenta de gestão do trabalho que não dispunha de alguns recursos fundamentais. Não era possível comunicar e fazer perguntas na plataforma, então, quando os profissionais recebiam uma tarefa onde faltavam informações, precisavam recorrer ao chat ou ao e-mail. Além disso, Jessie precisava criar os cronogramas das campanhas e calcular a carga de trabalho, mas a ferramenta não contava com esses recursos, então ela precisava exportar os dados para uma planilha e usar fórmulas manuais. Este sistema limitava a capacidade operacional da equipe:

• Muitas conversas paralelas no chat e no e-mail diminuíam o ritmo de produção e dispersavam o contexto do projeto.

• O trabalho ficava por fazer por não estar centralizado.

• Jessie passava muito tempo executando relatórios de carga de trabalho e planejando cronogramas manualmente.

O  índice Anatomia do trabalho  revelou que essa “organização para o trabalho” ocupa mais de 60% do tempo de trabalho de um profissional do conhecimento nos EUA. Jessie começou a procurar uma nova plataforma de gestão do trabalho que pudesse agilizar os trabalhos criativos e tornar a colaboração mais eficiente para a equipe dos EUA.

Uma maneira melhor de compartilhar informações e simplificar um calendário de equipe atarefado

A equipe buscava uma plataforma que pudesse monitorar todos os tipos de projeto e na qual pudesse fazer perguntas. Jessie também precisava lidar com as solicitações recebidas de outras equipes, planejar os cronogramas das campanhas mais rapidamente e fazer o planejamento de recursos da equipe.

Alguns membros da equipe já tinham usado a Asana e, ao compararem com outras opções, perceberam que era a mais visual e fácil de usar. Os diferentes projetos agrupados por cores, como roxo para iniciativas da marca, tornavam mais fácil a visualização rápida de todos os trabalhos. “A Asana foi a melhor opção para nós porque é intuitiva”, relata Jessie. “As cores me ajudam a ver de maneira dinâmica o que está acontecendo, sem que fique sobrecarregada com tantas informações”.

O que também atraiu a empresa foram as visualizações flexíveis da Asana, a sua função de Gestão de recursos e a capacidade de adicionar comentários e anexos às tarefas. “Os comentários da Asana foram muito importantes para nós. Se um designer tivesse dúvidas sobre uma tarefa ou precisasse de algum recurso, poderia deixar um comentário na tarefa em vez de sair da ferramenta e mandar uma mensagem a outra equipe separadamente”, afirma Jessie.

Implementação da Asana para a equipe de criação

A equipe de criação da Benefit estava empolgada para começar a usar a Asana e resolver as dificuldades que enfrentava. Ela colaborou com um consultor de Sucesso do cliente da Asana para organizar fluxos de trabalho que se adequassem à forma como a equipe dos EUA trabalhava. Jessie, então, fez uma apresentação e treinou a equipe com base nas boas práticas de implementação informadas pelo consultor de Sucesso do cliente, ensinando como deveria usar a Asana de acordo com as funções que cada um ocupava.

Para estimular o uso, Jessie promovia a Asana constantemente, e serviu como a pessoa que a equipe deveria consultar se tivesse dúvidas. Ela repetia os processos de produção ao longo do tempo e enviava e-mails semanalmente com as atualizações relacionadas à Asana, como lembretes e melhorias de recursos enviados pelo consultor de Sucesso do cliente. Após dois meses de uso, a equipe e a VP de marketing haviam aderido à Asana e sabiam como usá-la para resolver os seus problemas.

Economia de 10 semanas de trabalho por ano com a centralização de comunicação e de solicitações

Hoje, a equipe de marketing dos EUA usa a Asana para gerir todos os projetos e solicitações, trabalhando com mais agilidade.

Triagem de pedidos de criação por meio dos Formulários

Agora, a equipe de criação recebe os pedidos de trabalho por meio de um  Formulário Asana, com uma média de 78 envios por mês. Isso contribui para uma economia estimada de quase seis semanas de trabalho por ano, com a eliminação das longas sequências de mensagens. As solicitações ficam em um projeto Asana nomeado “Pedidos de criação recebidos”, que serve como uma caixa de entrada que passa pela triagem de Jessie. Ele tem seções para “novos pedidos”, “pedidos aprovados” e “pedidos arquivados”.

Cada envio aparece como uma tarefa, com campos personalizados que são preenchidos com as informações que os colegas inserem nos campos do formulário. Quando um pedido é aprovado, Jessie cria subtarefas para cada etapa de trabalho e as atribui ao profissional adequado de conteúdo ou de design. O feedback e as comunicações acontecem nos comentários da tarefa principal, para que todos os colaboradores possam ver todo o contexto e as decisões mais recentes.

Jessie atualiza o formulário da Asana para refletir o processo da equipe. Isso assegura que as pessoas que fizeram a solicitação deem aos profissionais de criação todas as informações de que precisam com antecedência para começarem o trabalho o quanto antes. Um campo pede que o solicitante liste quaisquer “colaboradores” do projeto, que seriam as pessoas que podem querer ficar por dentro do processo. Em seguida, Jessie adiciona essas pessoas à tarefa na Asana para que elas recebam notificações e participem das revisões.

Monitoramento da carga de trabalho

Jessie usa a Gestão de recursos para calcular automaticamente a capacidade de trabalho da equipe e visualizá-la em forma de cronograma semanal. Ela criou um portfólio para que cada equipe seja relacionada aos próprios projetos e tarefas, como o portfólio da equipe de design, e pode clicar na visualização de Gestão de recursos para ver a tarefa de cada designer. Ela compartilha esse portfólio com cada profissional de criação todas as segundas-feiras para falar sobre o que está por vir na semana e fazer ajustes. Esse panorama geral não era possível quando Jessie usava planilhas. Agora, ela tem atualizações automáticas sempre que as datas de conclusão ou as responsabilidades mudam na Asana.

Gerir o trabalho dessa maneira na Asana ajuda a equipe de criação da Benefit a criar um caso de negócios para contratar mais recursos, como designers ou redatores autônomos, pois é possível comparar facilmente a carga de trabalho com o número de solicitações recebidas.

Planejamento de datas para campanhas

Para planejar um cronograma para uma nova campanha nos EUA, Jessie simplesmente usa um modelo de projeto Asana com marcos principais. Ela insere uma data de lançamento e a Asana preenche automaticamente as datas de conclusão para cada tarefa. Depois, ela adiciona outras tarefas específicas àquela campanha. “As datas são preenchidas em cinco segundos, em comparação a, no mínimo, uma hora gasta com as planilhas”, relata Jessie.

A equipe de criação também usa a visualização de calendário para ver quando várias campanhas vão ocorrer, o que ajuda a detectar lacunas e se planejar de maneira proativa para os eventos que coincidem. As tarefas usam campos personalizados para marcar diferentes tipos de trabalho como “conteúdo”, “mídias pagas” e “enviar a influenciadores” com suas próprias cores. Com isso, a equipe consegue filtrar e visualizar categorias de trabalho específicas como, por exemplo, apenas o cronograma de marketing com influenciadores.

Comunicação e colaboração centralizadas

Estima-se que o tempo total economizado pela equipe de marketing dos EUA com o uso da Asana seja de 52 semanas, ou 10 semanas de trabalho, por ano. Estes novos ganhos de eficiência levantam o ânimo dos designers, ajudam a equipe a cumprir com êxito todas as iniciativas que começa (em vez de deixar algumas por fazer) e permitem que a equipe assuma projetos mais ambiciosos e complexos, como uma complicada campanha de mídia paga para a POWmade, um lançamento de um novo produto para as sobrancelhas.

Além dos formulários, a centralização da comunicação nas tarefas Asana é um fator importante para essa economia de tempo. A equipe compartilha mais de 600 comentários por mês, o que reduz a necessidade de alternar entre e-mails, chat e outras plataformas.

“A nossa equipe consegue concluir os projetos de criação com muito mais agilidade, pois recebe as informações de que precisa mais rapidamente”, diz Jessie. “Isso é um grande ganho para todos. As frustrações e comunicações externas, que se acumulavam e atrasavam o dia de trabalho, foram reduzidas.”

A colaboração eficiente na área de criação ajuda a Benefit a espalhar mais alegria

Há mais campanhas encantadoras nos planos da Benefit dos EUA, à medida que a equipe de marketing se prepara para um ano com lançamentos de produtos emocionantes. A equipe de criação gerou novas ideias para empolgar os consumidores em relação a novos produtos, e continua se planejando para gerir essas iniciativas e esses eventos na Asana. Enquanto continua a otimizar o processo criativo, Jessie espera trazer mais equipes com quem colabora para a Asana, como a equipe de mídias sociais da Benefit. O futuro sorri para uma empresa que acredita que sorrir é o melhor cosmético, e que usa a Asana para levar essa mensagem para os seus fãs nos EUA.