Entendendo as quatro cerimônias ágeis

As cerimônias são momentos de comemorações. As cerimônias de formatura são uma oportunidade de celebrar a conclusão de um determinado nível de educação. Uma cerimônia de casamento é uma celebração do amor e da união. As Olimpíadas realizam cerimônias de abertura e encerramento para celebrar a competição de atletas qualificados. 

Todas essas comemorações acontecem de forma bastante consistente nos principais marcos das nossas vidas. O termo “cerimônia ágil” vem do conceito de celebrar marcos importantes. No entanto, elas têm menos a ver com comemorações e mais com o estabelecimento de pontos de verificação consistentes no ciclo de vida de um projeto.

O que é uma cerimônia Agile?

Uma cerimônia ágil é um evento no processo ágil em que a equipe se reúne para discutir qual será o próximo curso de ação. É um termo sofisticado para descrever uma reunião normal durante o processo ágil. O foco principal de uma cerimônia ágil é aumentar a comunicação dentro de uma equipe ágil ou Scrum para garantir que todos estejam em sintonia. Essas cerimônias são frequentemente facilitadas por proprietários de produtos ou mestres do Scrum. 

Há quatro cerimônias ágeis principais: a reunião de planejamento do sprint, a reunião diária, a reunião de revisão de sprint e a reunião de retrospectiva de sprint. Antes de cada uma dessas cerimônias, todos os membros da equipe devem conhecer estas informações importantes:

• Quem da equipe de desenvolvimento está envolvido nesta cerimônia?

• Quando a cerimônia começará?

• Qual é a duração da cerimônia?

• O que acontece nesta cerimônia?

• Qual é o resultado esperado?

A seguir, vamos nos aprofundar nas quatro principais cerimônias ágeis e explicar como responder a cada uma dessas perguntas.

Quais são as quatro cerimônias ágeis?

Há quatro cerimônias principais da metodologia ágil que acontecem durante cada ciclo de sprint. Antes de iniciar cada cerimônia, os membros da equipe devem entender o propósito de cada reunião e como ela afeta o sprint. 

1. A reunião de planejamento do sprint

A reunião de planejamento do sprint é quando a equipe de desenvolvimento planeja o trabalho que será concluído durante o próximo sprint.

• Quem está envolvido? A equipe de desenvolvimento, o mestre do Scrum (se a sua equipe estiver usando o Scrum) ou o responsável pelo produto.

• Quando acontece esta cerimônia? No início de cada sprint.

• Qual é a duração desta cerimônia? Aproximadamente uma hora por semana de trabalho. Se os seus sprints geralmente ocorrem ao longo de duas semanas, o planejamento do sprint deve levar aproximadamente duas horas.

• Em que estrutura esta cerimônia é comumente usada? A reunião de planejamento da sprint é usada nas metodologias Scrum e Kanban. A maioria das metodologias ágeis tem alguma forma de planejamento de sprint, mesmo que não haja uma cerimônia inteira dedicada a isso.

• O que acontece nesta reunião? O responsável pelo produto ou o mestre do Scrum trabalha com a equipe de desenvolvimento para identificar os itens em que a equipe se concentrará para as metas atuais do sprint. Esses itens são tradicionalmente extraídos do backlog do produto. Durante o Scrum, é quando a equipe atribui estimativas de pontos de história às tarefas para avaliar quanto tempo cada item do backlog levará para ser concluído. 

• Qual é o resultado esperado desta cerimônia? Ao final da reunião de planejamento do sprint, todos na equipe de desenvolvimento devem saber a meta final do sprint e quais itens específicos estão entrando no backlog de sprint.

2. A reunião diária em pé

A reunião diária em pé é uma reunião para a equipe de desenvolvimento atualizar os outros membros da equipe sobre o que estão fazendo.

• Quem participa? A equipe de desenvolvimento, o mestre do Scrum (se aplicável) e o responsável pelo produto.

• Quando ocorre esta cerimônia? Uma vez por dia, geralmente no início do dia de trabalho, antes que todos possam se dedicar às suas tarefas.

• Qual é a duração dessa cerimônia? Aproximadamente 15 minutos. As reuniões diárias devem ser muito rápidas e não devem exigir que você reserve uma sala de conferências ou compartilhe a sua tela. 

• Em que estrutura esta cerimônia é comumente usada? A maioria das estruturas ágeis tem algum tipo de reunião diária para que as equipes possam facilmente verificar umas com as outras no que estão trabalhando durante o dia.

• O que acontece nesta reunião? Todos na equipe de desenvolvimento, incluindo o responsável pelo produto e o mestre do Scrum, discutem três pontos principais: o que foi concluído no dia anterior, o que será feito no dia atual e se há algum obstáculo no caminho. 

• Qual é o resultado esperado desta cerimônia? A meta aqui é que todos na equipe de desenvolvimento se comuniquem uns com os outros. Se alguém na equipe de desenvolvimento tiver um obstáculo, o mestre do Scrum ou o proprietário do produto trabalhará com esse desenvolvedor. Isso acontece após a reunião para evitar que a reunião diária em pé se torne muito longa.

3. A reunião de revisão de sprint

A reunião de revisão de sprint é uma oportunidade para a equipe de desenvolvimento receber feedback das principais partes interessadas de um projeto. Se houver ajustes a serem feitos, o mestre do Scrum ou o responsável pelo produto ajustará o backlog de sprint para o próximo sprint.

• Quem está envolvido? A equipe de desenvolvimento, o mestre do Scrum e o responsável pelo produto devem participar desta reunião. As principais partes interessadas, como a gerência ou os clientes finais, também devem estar presentes durante esta reunião para fornecer feedback.

• Quando ocorre esta cerimônia? Esta cerimônia acontece no final do sprint, quando todas as tarefas são concluídas, mas antes da retrospectiva de sprint. 

• Qual é a duração desta cerimônia? Semelhante ao planejamento do sprint, esta reunião deve durar cerca de uma hora para cada semana de duração do sprint. Se você tiver uma sprint de duas semanas, terá uma reunião de aproximadamente duas horas. 

• Em que estrutura esta cerimônia é comumente usada? Esta estrutura é usada nos métodos Scrum e Kanban. Para Kanban e outros métodos ágeis, as revisões podem acontecer no final de um projeto, em vez de no final de uma sprint.

• O que acontece nesta reunião? A meta desta reunião é receber feedback sobre o trabalho que a equipe de desenvolvimento concluiu durante este sprint. O mestre do Scrum ou o responsável pelo produto organiza a reunião, apresenta o trabalho concluído pela equipe e facilita as perguntas de partes interessadas externas que não fazem parte da equipe de desenvolvimento.

• Qual é o resultado esperado desta cerimônia? Esta cerimônia é uma oportunidade para as partes interessadas internas e, se necessário, externas, darem feedback e fazerem perguntas sobre o produto final. Você pode querer chamar partes interessadas externas se for uma agência que está desenvolvendo algo para um cliente. O mestre do Scrum pode aproveitar esta oportunidade para trabalhar com as partes interessadas e descobrir se o backlog do produto precisa de ajustes.

4. Reunião de retrospectiva de sprint

A reunião de retrospectiva de sprint é uma oportunidade para os membros da equipe refletirem sobre o sprint anterior e pensarem sobre o que correu bem e o que poderia ser melhorado para a próxima vez.

• Quem participa? A equipe de desenvolvimento, o mestre do Scrum ou o responsável pelo produto. Qualquer pessoa que tenha trabalhado ativamente nas tarefas durante a sprint deve participar desta reunião.

• Quando ocorre esta cerimônia? Ela ocorre no final de um sprint, após uma reunião de revisão de sprint. 

• Qual é a duração desta cerimônia? Esta reunião deve levar cerca de 45 minutos por semana de duração do sprint. Se o sprint tiver duas semanas, a reunião de retrospectiva de sprint deve durar cerca de uma hora e meia.

• Em que estrutura esta cerimônia é comumente usada? As retrospectivas são comumente usadas no Scrum e no Kanban. As equipes que usam o Kanban podem realizar retrospectivas no final de cada projeto, em vez de no final de cada sprint. 

• O que acontece nesta reunião? É quando a equipe de desenvolvimento analisa o progresso da equipe neste sprint. A equipe reflete sobre o que deu certo e o que pode fazer melhor em sprints futuros. 

• Qual é o resultado esperado desta cerimônia? A meta desta cerimônia é identificar os pontos-chave para a iteração. Se os membros da equipe puderem encontrar algo para mudar e melhorar para o próximo sprint, devem compartilhar isso com toda a equipe. Algumas metodologias ágeis dependem de melhoria contínua, e as retrospectivas são parte integrante desse processo.

Dicas para cerimônias ágeis

As cerimônias ágeis são apenas uma maneira mais elegante de nomear reuniões. Siga algumas destas dicas para manter as suas reuniões funcionando sem problemas. 

Atribua histórias de usuário a todos os itens do backlog de sprint

Todos os itens no backlog de sprint devem ter uma história de usuário anexada a eles, para que o desenvolvedor que trabalha nesse item tenha todo o contexto necessário para desenvolver a tarefa corretamente. Uma história de usuário é uma pequena descrição de como um produto deve funcionar, escrita a partir da perspectiva do usuário final. Isso ajuda a equipe de desenvolvimento a entender por que está desenvolvendo o produto de uma determinada maneira.

Antes da reunião de planejamento do sprint, o mestre do Scrum ou o proprietário do produto deve analisar o backlog do produto e garantir que todos os seus itens tenham informações contextuais suficientes anexadas a cada tarefa. Isso pode ajudar as cerimônias a serem mais rápidas, porque os membros da equipe não precisam procurar informações sobre a tarefa, apenas se concentrar em identificar as dependências. 

Realize as cerimônias Agile no mesmo horário a cada Sprint

Algumas cerimônias, como a reunião diária em pé, são difíceis de esquecer porque acontecem todos os dias. Usando esse mesmo conceito, realize as demais cerimônias ágeis no mesmo momento em cada sprint para que a equipe se acostume com a cadência das reuniões. Por exemplo, você pode realizar a retrospectiva de sprint no mesmo horário a cada duas quintas-feiras. À medida que a equipe realiza mais sprints, as cerimônias se tornarão algo natural para ela. 

Certifique-se de que as pessoas certas sejam incluídas

Se você perceber que as suas reuniões estão começando a ficar lentas, avalie quem está participando da reunião. As pessoas que estão na sala são as que precisam estar lá? Ter mais pessoas do que o necessário em uma reunião pode diminuir a produtividade. Em vez disso, traga apenas os membros da equipe necessários para aquela cerimônia específica.

Coordene cerimônias ágeis com um software de gestão de projetos

Mantenha as cerimônias e a equipe ágil organizadas usando um software de gestão do trabalho como a Asana. As ferramentas de gestão do trabalho oferecem a toda a equipe um local centralizado onde é possível ver as notas da reunião diária do Scrum, os itens do backlog e as informações sobre o próximo sprint.