A Wildlife Conservation Society preserva e celebra terras selvagens com a Asana

Fundada em 1895, a Wildlife Conservation Society (WCS) é a organização de conservação da vida selvagem mais abrangente do mundo, com mais de 500 programas em quase 60 países para ajudar a gerir locais protegidos e retardar as mudanças climáticas. Mas a WCS não faz isso sozinha. Ela colabora com centenas de organizações parceiras, fornecedores e governos locais que compartilham a sua missão de conservação baseada na ciência. 

As iniciativas da WCS são complexas e desafiadoras de executar, especialmente com tantos colaboradores e recursos limitados de organizações sem fins lucrativos. Antes da Asana, os colaboradores do projeto usavam diferentes ferramentas para gerir o trabalho: e-mail, planilhas e uma combinação de aplicativos. Não havia uma maneira unificada de planejar ou se comunicar, o que causava problemas de visibilidade e atrasava a todos: 

• A crescente complexidade do projeto de Tecnologia de conservação aumentava os riscos para os prazos e orçamentos. 

• As fronteiras tecnológicas entre as equipes limitavam o fluxo de informações, dificultando a identificação de riscos e a prevenção de problemas antes que eles acontecessem, o que sobrecarregava os recursos.

• O e-mail servia a muitos propósitos: além da comunicação, a WCS o usava para gerir o trabalho, processar solicitações da comunidade e armazenar documentos. Os membros da equipe tinham que percorrer centenas de e-mails recebidos, o que impossibilitava agir rapidamente nas tarefas.

Jonathan Palmer, diretor executivo da equipe de Tecnologia de Conservação da WCS, diz: “Nossos processos de gestão de projetos e tarefas não facilitavam uma maneira positiva de olhar para a carga de trabalho. Havia uma dependência excessiva da gestão de tarefas por e-mail, o que deixava os membros da equipe com a sensação de que estavam tentando apagar um incêndio com um copo d'água”.

Em sua função anterior como líder de Tecnologia Global no departamento de TI, Jonathan liderou a busca por uma nova plataforma de gestão do trabalho que derrubasse as barreiras entre as equipes e os colaboradores externos. Com um ambiente de trabalho mais produtivo, a WCS teria a capacidade de entregar seus projetos e maximizar o impacto das contribuições de seus doadores.

Flexível por design: centralização do trabalho na Asana

Jonathan procurou uma única plataforma que permitisse que todas as equipes, parceiros e consultores trabalhassem além das fronteiras organizacionais, mesmo que usassem tecnologias e processos diferentes. 

“A Asana é a solução perfeita”, diz Jonathan. “Trata-se de ajudar as pessoas a melhorar a execução das tarefas que lhes interessam, em vez de encaixotá-las em uma metodologia específica.”    

Com a Asana, as equipes da WCS agora podem acessar os mesmos cronogramas, documentos e ações a realizar compartilhados, atualizados em tempo real. Ela está integrada a mais de 10 ferramentas que eles usam, incluindo Google Drive, Office 365, Slack e os sistemas internos da WCS. 

“Podemos trabalhar em várias organizações sem ter que depender das equipes de TI para integrar os sistemas”, acrescenta Jonathan.

Quebrando as fronteiras organizacionais para aumentar o impacto da conservação 

Hoje, a Asana é o sistema oficial de gestão do trabalho para vários grupos dentro da WCS, ajudando-os a entregar iniciativas dentro do prazo e do orçamento em parceria com um número crescente de colaboradores externos. 

A organização economizou cerca de oito semanas de trabalho por ano por meio de novas eficiências e do uso de funcionalidades da Asana, como automatização, formulários e comentários dentro de um projeto, em vez de enviar um e-mail. Em média, os colaboradores iniciam a colaboração com outro usuário por meio da Asana mais de 2.700 vezes por mês. Essa economia de tempo libera recursos da WCS para que as equipes possam expandir o escopo e o impacto de seus projetos, sem aumentar os custos. 

Uma organização virtual de funcionários, fornecedores e parceiros

“A Asana criou um enorme nível de transparência, onde todos compartilham seus planos para a semana seguinte”, diz Jonathan. Isso ajuda a disseminar ideias entre equipes e fusos horários, estejam elas na sede em Nova York ou em campo, nos locais de conservação. 

Metade dos usuários da Asana na WCS são funcionários internos e a outra metade são colaboradores externos. “Gerenciar tudo em um só lugar nos permite administrar organizações virtuais que incluem a minha equipe, outros funcionários da WCS, outras organizações e fornecedores”, diz Jonathan. “Transferimos tarefas de uma parte da organização virtual para outra e temos comprometimento mútuo e responsabilidade em todos os nossos projetos.” 

A equipe de Tecnologia de Conservação de Jonathan fornece soluções tecnológicas escaláveis para viabilizar programas de campo e abordar questões críticas de conservação, e essas soluções são frequentemente construídas em parceria com outras organizações. “Ao apoiar uma estrutura sem fronteiras, a Asana nos permitiu expandir para mais parcerias”, diz Jonathan. A equipe dele adicionou três novos parceiros à sua lista de colaboradores próximos, passando de dois para cinco. 

Trabalho assíncrono para aumentar a capacidade da WCS sem aumentar os custos 

Nova York era o epicentro da equipe de Tecnologia de Conservação, pois parecia que a única maneira de gerenciar uma carga de trabalho complexa era com funcionários e fornecedores no mesmo fuso horário. Mas Jonathan agora pode contratar funcionários e fornecedores em todo o mundo sem se preocupar com a desaceleração dos projetos, porque a Asana permite que eles trabalhem de forma assíncrona. As operações são executadas 24 horas por dia, com o trabalho do projeto começando às 7h da manhã de segunda-feira em Jacarta e continuando até o final do dia de sexta-feira nos EUA. Sua equipe distribuída inclui as pessoas certas com as habilidades certas, usando a localização para maximizar o orçamento e aumentar a produção. 

Por exemplo, Jonathan aumentou o número de funcionários da sua equipe em 30 % ao contratar funcionários em tempo integral baseados em campo, nos locais de conservação, o que o ajuda a atender melhor às necessidades organizacionais em nível local, mantendo os custos estáveis. 

A equipe de Tecnologia de Conservação também trabalha com consultores que apoiam o trabalho de design, desenvolvimento Web, DevOps e hospedagem em nuvem. Antes da Asana, os principais fornecedores estavam localizados nos EUA, mas agora estão na América do Sul, Europa e Ásia. Graças à economia de custos e à maior eficiência operacional, o escopo de trabalho dos fornecedores aumentou em 35 %.

Com mais funcionários, consultores e organizações parceiras contribuindo para as iniciativas de Tecnologia de Conservação, é possível enfrentar projetos mais ambiciosos. Por exemplo, eles usaram a Asana para orquestrar um grande projeto central para a estratégia da WCS: a Nature’s Stronghold Impact Platform, uma iniciativa global de relatórios de dados para apresentar e exibir métricas detalhadas de centenas de locais de conservação da WCS e organizações parceiras em um só lugar. Essa frente unida quantifica o impacto do seu trabalho para os doadores e a comunidade de conservação em geral. 

“Este projeto é fundamental para a nossa estratégia de captação de recursos”, diz Jonathan, “e promove a integridade em toda a nossa organização, mostrando que cada dólar doado à WCS tem um impacto na conservação.”

Apoiando milhares de usuários e prevendo as necessidades orçamentárias para atender à demanda

Outra equipe que administra o seu trabalho na Asana é a SMART Partnership, uma colaboração entre nove grupos de conservação. Esta operação de software e serviços oferece suporte a mais de 1.000 locais protegidos em 90 países. Monica Harris, gestora do programa SMART, diz: “Nossos usuários são governos e organizações de conservação do mundo todo que escolheram nossas ferramentas para gerir parques e áreas de conservação em seus países. Essa é uma grande responsabilidade, e queremos responder às necessidades desses usuários de forma eficiente e em tempo hábil.”

Anteriormente, a SMART usava planilhas e e-mail para gerenciar solicitações de usuários de software em todo o mundo, e essas solicitações podem ser sérias e urgentes. “Um guarda florestal na Namíbia pode entrar em contato conosco dizendo que está preso em campo e precisa baixar dados”, diz Monica. “Não queremos decepcionar as pessoas.” Mas era difícil responder às solicitações rapidamente, porque a pequena equipe de Monica estava tentando lidar com um volume enorme sem as ferramentas certas.

Hoje, a SMART usa os Formulários Asana para coletar e gerir solicitações de suporte, acesso a software e correções de bugs. Os campos obrigatórios no formulário coletam todas as informações de que a equipe de Monica precisa para encaminhar e resolver o problema antecipadamente, como capturas de tela de erros, eliminando a necessidade de trocas de e-mails.

Fornecer o software da SMART gratuitamente aos usuários tem um custo, portanto, Monica usa os relatórios na Asana para monitorar a demanda e ajustar preventivamente o orçamento e os recursos para que se alinhem. “Posso atualizar o comitê de direção sobre se estamos dentro do orçamento ou se nossa demanda é alta e precisamos de mais recursos para uma atividade específica”, diz Monica.

Responder às reclamações de forma rápida e completa

Outra equipe da WCS, a equipe da Okapi Wildlife Reserve (OWR) em Ituri, com o apoio do Programa de Gestão Sustentável da Vida Selvagem (SWM) financiado pela UE, usa a Asana como um sistema de processamento de reclamações. Jonathan diz: “Qualquer organização multinacional precisa de uma maneira de gerir as reclamações. Uma reclamação, se não for gerida corretamente, pode criar um enorme risco organizacional.” 

Caroline Abid, gestora do programa SWM da UE, diz: “Estamos melhorando nossa capacidade de resposta nos locais com a Asana para garantir que todas as queixas sejam tratadas rapidamente.” O uso da Asana para reclamações, bem como para a gestão de projetos de ponta a ponta, ajuda a equipe da WCS a realizar as tarefas com eficiência, para que possam atender melhor às suas comunidades e construir confiança entre os moradores locais e as organizações parceiras. 

Construindo um futuro brilhante para terras selvagens ao redor do mundo

Ao centralizar o trabalho na Asana, a WCS aproveita o potencial de seus funcionários, fornecedores e colaboradores externos para entregar mais projetos de maneira econômica. 

E, graças à transparência entre grupos e projetos, os membros júnior das equipes em todo o mundo podem aproveitar oportunidades que eram historicamente mais acessíveis aos funcionários próximos à sede da WCS. Essa visibilidade ajuda a WCS a elevar seus funcionários e a fazer a transição para uma nova maneira de trabalhar como uma equipe global. 

À medida que Jonathan e a WCS põem em prática projetos de conservação ousados, eles continuarão a gerenciá-los na Asana, porque melhores fluxos de trabalho levam a uma melhor execução, e uma ótima execução gera confiança entre parceiros, doadores e comunidades enquanto trabalham para proteger os preciosos lugares da natureza.