A Wildlife Conservation Society preserva e celebra terras selvagens com a Asana

Fundada em 1895, a Wildlife Conservation Society (WCS) é a organização de conservação da vida selvagem mais abrangente do mundo, com mais de 500 programas em quase 60 países para ajudar a gerir áreas protegidas e retardar as mudanças climáticas. Mas a WCS não faz isso sozinha. Ela colabora com centenas de organizações parceiras, fornecedores e governos locais que compartilham a sua missão de conservação baseada na ciência. 

As iniciativas da WCS são complexas e desafiadoras de executar, especialmente com tantos colaboradores e os recursos limitados de uma organização sem fins lucrativos. Antes da Asana, os colaboradores do projeto usavam diferentes ferramentas para gerir o trabalho: e-mail, planilhas e uma combinação de aplicativos. Não havia uma maneira unificada de planejar ou comunicar, o que causava problemas de visibilidade e atrasava a todos: 

• A crescente complexidade dos projetos de Tecnologia de conservação estava aumentando os riscos para prazos e orçamentos. 

• As fronteiras tecnológicas entre as equipes limitavam o fluxo de informações, dificultando a identificação de riscos e a prevenção de problemas antes que acontecessem, o que sobrecarregava os recursos.

• O e-mail servia a muitos propósitos: além da comunicação, a WCS o usava para gerir o trabalho, processar solicitações da comunidade e armazenar documentos. Os membros de equipe tinham que vasculhar centenas de e-mails recebidos, o que impossibilitava a realização rápida das tarefas.

Jonathan Palmer, diretor executivo da equipe de Tecnologia de Conservação da WCS, diz: “Os nossos processos de gestão de projetos e tarefas não facilitavam uma visão positiva do volume de trabalho. Havia uma dependência excessiva da gestão de tarefas por e-mail, fazendo com que os membros da equipe sentissem que estavam tentando beber água de uma mangueira de incêndio.”

Em sua função anterior como líder de Tecnologia Global no departamento de TI, Jonathan liderou a busca por uma nova plataforma de gestão do trabalho que quebrasse as barreiras entre as equipes e os colaboradores externos. Com um ambiente de trabalho mais produtivo, a WCS teria autonomia para entregar os seus projetos e maximizar o impacto das contribuições dos seus doadores.

As organizações sem fins lucrativos tentam fazer 10 vezes mais do que os recursos de que dispõem permitem. Se não houver uma coordenação central, é difícil concluir um projeto dentro do prazo e do orçamento — especialmente quando se trabalha com várias organizações e equipes de matriz múltipla.”

Pensado para ser flexível: centralizar o trabalho na Asana

Jonathan procurou uma plataforma única que permitisse a todas as equipes, parceiros e consultores trabalhar além das fronteiras organizacionais, mesmo que usassem tecnologias e processos diferentes. 

“A Asana é a solução perfeita”, afirma Jonathan. “Trata-se de ajudar as pessoas a melhorar na execução das tarefas que são importantes para elas, em vez de enquadrá-las em uma metodologia específica.”    

Com a Asana, as equipes da WCS agora podem acessar os mesmos cronogramas, documentos e ações a realizar compartilhados, atualizados em tempo real. Ela está integrada a mais de 10 ferramentas que eles usam, incluindo Google Drive, Office 365, Slack e os sistemas internos da WCS. 

“Podemos trabalhar em múltiplas organizações sem precisar contar com as equipes de TI para integrar os sistemas”, acrescenta Jonathan.

Quebrando as fronteiras organizacionais para aumentar o impacto da conservação 

Hoje, a Asana é o sistema oficial de gestão do trabalho para vários grupos dentro da WCS, ajudando-os a entregar iniciativas dentro do prazo e do orçamento em parceria com um número crescente de colaboradores externos. 

A organização economizou cerca de oito semanas de trabalho por ano por meio de novas eficiências e do uso de funcionalidades da Asana, como automatização, formulários e comentários dentro de um projeto, em vez de enviar e-mails. Em média, os colaboradores iniciam a colaboração com outro usuário via Asana mais de 2.700 vezes por mês. Essa economia de tempo libera recursos da WCS para que as equipes possam expandir o escopo e o impacto dos seus projetos, sem aumentar os custos. 

Agora podemos lidar com uma carga de trabalho extremamente complexa graças à Asana. Posso dormir bem à noite sabendo que, quando me levanto de manhã, posso ver rapidamente que todos os projetos da minha equipe estão na direção certa. Isso pode parecer simples, mas, em uma organização global, faz uma enorme diferença.”

Uma organização virtual de funcionários, fornecedores e parceiros

“A Asana criou um enorme nível de transparência, em que todos compartilham os seus planos para a semana seguinte”, diz Jonathan. Isso ajuda a disseminar ideias entre as equipes e fusos horários, quer estejam na sede em Nova York ou em campo, nos locais de conservação. 

Metade dos usuários da Asana na WCS são funcionários internos e a outra metade são colaboradores externos. “Gerir tudo em um só lugar nos permite administrar organizações virtuais que incluem a minha equipe, outros funcionários da WCS, outras organizações e fornecedores”, diz Jonathan. “Transferimos tarefas de uma parte da organização virtual para outra e temos responsabilidade mútua em todos os nossos projetos.” 

Não nos distraímos mais com a complexidade de trabalhar com inúmeras organizações, parceiros e fornecedores em diferentes fusos horários. Com a Asana, nada fica por fazer.”

A equipe de Tecnologia de Conservação de Jonathan fornece soluções tecnológicas escaláveis para viabilizar programas de campo e abordar questões críticas de conservação, e essas soluções são frequentemente desenvolvidas em parceria com outras organizações. “Ao apoiar uma estrutura sem fronteiras, a Asana nos permitiu expandir para mais parcerias”, diz Jonathan. A sua equipe adicionou três novos parceiros à sua lista de colaboradores próximos, passando de dois para cinco. 

Trabalho assíncrono para aumentar a capacidade da WCS sem aumentar os custos 

Nova York tinha sido o epicentro da equipe de Tecnologia de Conservação. Parecia que a única maneira de gerir uma carga de trabalho complexa exigia que os funcionários e fornecedores estivessem no mesmo fuso horário. Mas agora Jonathan pode contratar funcionários e fornecedores ao redor do mundo sem se preocupar com a lentidão dos projetos, porque a Asana permite que eles trabalhem de forma assíncrona. As operações são executadas 24 horas por dia, com o trabalho do projeto começando às 7h da manhã de segunda-feira em Jacarta e continuando até o final do dia de sexta-feira nos EUA. A sua equipe distribuída inclui as pessoas certas com as habilidades certas, usando a localização para maximizar o orçamento e aumentar a produção. 

Por exemplo, Jonathan aumentou o número de funcionários da sua equipe em 30% ao contratar pessoal em tempo integral para trabalhar em campo nos locais de conservação, o que o ajuda a atender melhor às necessidades organizacionais em nível local, mantendo os custos estáveis. 

A equipe de Tecnologia de conservação também trabalha com consultores que dão suporte ao trabalho de design, desenvolvimento Web, DevOps e hospedagem na nuvem. Antes da Asana, os principais fornecedores estavam localizados nos EUA, mas agora estão na América do Sul, Europa e Ásia. Graças à redução de custos e à maior eficiência operacional, o escopo de trabalho dos fornecedores aumentou em 35%.

Com mais funcionários, consultores e organizações parceiras contribuindo para as iniciativas da Tecnologia de Conservação, é possível enfrentar projetos mais ambiciosos. Por exemplo, eles usaram a Asana para orquestrar um grande projeto central para a estratégia da WCS: a Nature's Stronghold Impact Platform, uma iniciativa global de relatórios de dados para revelar e exibir métricas detalhadas de centenas de locais de conservação da WCS e organizações parceiras em um só lugar. Essa frente unida quantifica o impacto do seu trabalho para os doadores e a comunidade de conservação em geral. 

“Este projeto é fundamental para a nossa estratégia de captação de recursos”, diz Jonathan, “e promove a integridade em toda a nossa organização, mostrando que cada dólar doado à WCS tem um impacto na conservação.”

Apoiar milhares de usuários e prever as necessidades orçamentárias para atender à demanda

Outra equipe que gere o seu trabalho na Asana é a SMART Partnership, uma colaboração entre nove grupos de conservação. Esta operação de software e serviços apoia mais de 1.000 locais protegidos em 90 países. Monica Harris, gestora do programa SMART, diz: “Os nossos usuários são governos e organizações de conservação do mundo todo que escolheram as nossas ferramentas para gerir parques e áreas de conservação no seu país. Essa é uma grande responsabilidade, e queremos responder às suas necessidades de forma eficiente e em tempo hábil.”

Anteriormente, a SMART usava planilhas e e-mails para gerenciar solicitações de usuários de software em todo o mundo, e essas solicitações podem ser sérias e urgentes. “Um guarda florestal na Namíbia pode entrar em contato conosco dizendo que está preso no campo e precisa baixar dados”, diz Monica. “Não queremos decepcionar as pessoas.” Mas era difícil responder às solicitações rapidamente, porque a pequena equipe de Monica estava tentando lidar com um volume enorme sem as ferramentas certas.

A Asana é inestimável. Sem ela, seria impossível lidar com o volume de solicitações que recebemos em tempo hábil.”

Hoje, a SMART usa os Formulários Asana para coletar e gerir solicitações de suporte, acesso a software e correções de bugs. Os campos obrigatórios no formulário coletam todas as informações de que a equipe de Monica precisa para encaminhar e resolver o problema antecipadamente, como capturas de tela do erro, eliminando a necessidade de trocas de e-mails.

Fornecer o software SMART gratuitamente aos usuários tem um custo, por isso, Monica usa os Relatórios na Asana para monitorar a demanda e ajustar preventivamente o orçamento e os recursos para que estejam em conformidade. “Posso atualizar o comitê de direção sobre se estamos dentro do orçamento ou se a nossa demanda é alta e precisamos de mais fundos para uma determinada atividade”, diz Monica.

Responder a reclamações de forma rápida e completa

Outra equipe da WCS, a equipe da Reserva de Vida Selvagem de Okapi (OWR) em Ituri, com o apoio do Programa de Gestão Sustentável da Vida Selvagem (SWM) financiado pela UE, usa a Asana como um sistema de processamento de reclamações. Jonathan diz: “Qualquer organização multinacional precisa de uma maneira de gerir as reclamações. Uma reclamação, se não for gerenciada corretamente, pode criar um enorme risco organizacional.” 

Caroline Abid, gestora do programa SWM da UE, diz: “Estamos melhorando a nossa capacidade de resposta nos locais com a Asana para garantir que todas as queixas sejam tratadas rapidamente.” O uso da Asana para as reclamações, bem como para o gerenciamento de projetos de ponta a ponta, ajuda a equipe da WCS a realizar as tarefas com eficiência, para que possam atender melhor às suas comunidades e desenvolver a confiança entre os moradores locais e as organizações parceiras. 

A Asana nos dá uma compreensão integrada sobre o que precisa ser feito, para que possamos reduzir o tempo que gastamos com a administração e a organização e nos concentrar no trabalho que é impactante no campo.”

Construindo um futuro promissor para as terras selvagens do mundo todo

Ao centralizar o trabalho na Asana, a WCS aproveita o potencial da sua equipe, dos fornecedores e dos colaboradores externos para entregar mais projetos de maneira econômica. 

E, graças à transparência entre grupos e projetos, membros de equipe juniores em todo o mundo podem aproveitar oportunidades que, historicamente, eram mais acessíveis a funcionários próximos à sede da WCS. Essa visibilidade ajuda a WCS a capacitar os seus funcionários e a fazer a transição para uma nova maneira de trabalhar como uma equipe global. 

A Asana nos permitiu focar em fazer o nosso trabalho, para que os projetos sejam concluídos dentro do prazo e do orçamento, com clientes satisfeitos. Isso é o que realmente importa.”

À medida que Jonathan e a WCS colocam em andamento projetos de conservação ousados, eles continuarão a gerenciá-los na Asana — porque melhores fluxos de trabalho levam a uma melhor execução, e uma ótima execução cria confiança entre parceiros, doadores e comunidades enquanto trabalham para proteger os preciosos lugares da natureza.