United Way of Salt Lake responde a 25% mais propostas de captação de recursos e aumenta o impacto na comunidade com a Asana

Em 2013, a jovem Nour e a sua família deixaram o lar e seus familiares na Síria para se refugiar e procurar uma vida melhor em Utah. Ninguém falava inglês nem tinha dinheiro. Com a ajuda da United Way of Salt Lake (UWSL), Nour se matriculou em uma escola da comunidade de UWSL, aprendeu o idioma e recebeu a orientação de um mentor durante o ensino médio. Concluiu os seus estudos em 2018, e agora está economizando para pagar a universidade; ela também é voluntária da UWSL.

O ditado “Se quer ir rápido, vá sozinho; se quer ir longe, vá em grupo” está estampado no site da United Way of Salt Lake para lembrar a todos de que, graças aos parceiros e à comunidade, é possível ajudar milhares de pessoas, assim como Nour, em sua região. Ao trabalhar com parceiros e voluntários visando melhorar as oportunidades educacionais e a qualidade de vida daqueles que necessitam, a UWSL ajuda centenas de milhares de pessoas a alcançar novos patamares educacionais.

Bill Crim, diretor executivo da organização, é responsável por analisar as métricas de alto nível, como a sua base de doadores e a cultura da empresa, enquanto os outros membros da sua equipe – Katy Shoemaker, supervisora da captação de recursos, Amy Ahrens Terpstra, vice-presidente de parcerias de impacto coletivo, Luis Miranda, diretor de desenvolvimento de capacidades, e Courtney Dean, gerente responsável pelo engajamento dos voluntários – coordenam os programas de toda a organização.

Devido ao crescimento da equipe da UWSL nos últimos anos, o escopo do seu trabalho também aumentou. Eles conseguiram mais voluntários, organizaram mais eventos, fecharam mais parcerias, e criaram programas destinados ao aconselhamento e à comunidade na região de Salt Lake. Todo esse trabalho adicional e os novos membros da equipe geraram uma sensação de caos entre os funcionários, assim como o que Bill chama de “inundação de e-mails”. O trabalho em toda a organização estava isolado e espalhado, causando falta de visibilidade sobre o que os funcionários estavam fazendo e dificultando o compartilhamento do conhecimento. Bill percebeu que esta era uma maneira ineficiente de trabalhar para alcançar seus objetivos, e decidiu encontrar uma forma para que a organização trabalhasse com mais eficiência.

Em busca de uma solução

Obcecado por encontrar uma forma melhor para trabalhar, Bill começou a procurar uma solução de gestão do trabalho. Ele descobriu a Asana, testou-a com o seu assistente, e depois com uma equipe maior. Por fim, acabou selecionando a Asana por ser a solução que melhor atendia aos seus critérios:

• É simples e fácil de usar.

• O recurso de comunicação já está incorporado, o que permite à equipe deixar de usar os e-mails.

• Integra-se com as outras ferramentas utilizadas, como Google Drive, Outlook e Slack.

• Permite acessar o trabalho a partir de qualquer dispositivo graças ao aplicativo móvel.

Depois de testá-la com uma equipe, a UWSL começou a implementar a Asana em toda a organização. Identificaram os usuários avançados para liderar os treinamentos, com o objetivo de ter um promotor em cada equipe. Para ajudar os novos funcionários a se adaptar rapidamente, eles incorporaram o treinamento da Asana em seu processo de integração e contaram com a equipe de Sucesso do cliente da Asana para realizar alguns treinamentos.

A Asana possibilita a toda a nossa organização ser mais colaborativa. Não há mais fragmentação entre as equipes e os projetos, e isso ajuda as pessoas a saberem onde se encaixam no contexto mais amplo.”

Avançando o trabalho tanto para a sua equipe como para a sua comunidade

Desde a implementação da Asana em toda a organização, a equipe da UWSL tem obtido inúmeros benefícios, que incluem: responder a um maior número de propostas de captação de recursos e reduzir o tempo das tarefas de rotina. Veja a seguir como isso é possível.

• Todos os membros da equipe sabem como o seu trabalho individual contribui para as metas da organização: ao acompanhar as prioridades da equipe juntamente com as metas da organização e do departamento na Asana, todos conseguem ver como o seu trabalho contribui para o panorama geral.

• Os processos para grandes iniciativas, como as propostas de captação de recursos, estão mais rápidos: os modelos possibilitam à equipe responder a 25% mais propostas de captação de recursos e se candidatar para obter recursos ainda maiores, pois sabem que nenhuma etapa ficará por fazer.

Graças à Asana, conseguimos enviar 25% mais solicitações de captação de recursos anualmente, além de podermos nos candidatar para obter recursos ainda maiores que impactam o nosso trabalho de forma mais significativa.”

• É possível oferecer mais oportunidades de voluntariado para a sua comunidade e parceiros: gerir as solicitações de voluntários por meio de Formulários Google ajuda a equipe a prover suas iniciativas com o pessoal necessário de forma mais eficiente ao automatizar o processo de gestão de voluntários.

• O processo de contratação se tornou mais colaborativo: acompanhar o processo de contratação na Asana faz com que as etapas do processo sejam claras, pois cada uma delas é descrita em um projeto, permitindo que todos os envolvidos no processo possam verificar os candidatos.

• Todos têm clareza quanto às responsabilidades: ao usar a Asana para gerir reuniões internas, os itens de ação são atribuídos em tempo real, tornando claras as próximas etapas.

Eu adoro a clareza sobre expectativas que a Asana traz para o nosso trabalho. Ela nos ajuda a comunicar melhor a forma como avançamos nos nossos trabalhos.”

A evolução constante que permite atender melhor a comunidade

A UWSL está em constante evolução para aumentar o seu alcance e impacto, buscando sempre novas formas de estabelecer parcerias mais significativas e melhorar a sua comunidade. Na essência do seu trabalho, há uma equipe engajada e um fluxo de financiamento constante destinado a iniciativas de sucesso. Sem esses dois elementos, o trabalho seria impossível. Para a UWSL, a Asana é essencial para manter os funcionários engajados e tornar as responsabilidades claras, permitindo assim buscar melhores oportunidades de financiamento e ajudando a levar a comunidade a patamares educacionais ainda maiores.

Em organizações complexas, precisamos encontrar uma maneira de manter todos na mesma página. A falta de uma visualização abrangente sobre o que acontece por toda a organização causa o isolamento da informação, e essa é a pior maneira de se trabalhar. Com a Asana, é possível compartilhar trabalhos, comunicar-se e fazer o acompanhamento de cada membro da equipe a partir de uma única plataforma.”