Planejamento das metas, objetivos, e principais resultados da empresa

A maioria das empresas gasta tempo e recursos preciosos para planejar novas metas, estratégias e objetivos para orientar os trabalhos às novas trajetórias. No entanto, para muitas delas, esses planos grandiosos se tornam rapidamente pouco claros, ultrapassados e difíceis de acompanhar.

Usar a Asana para planejamento estratégico e monitoramento de metas ajuda a manter os objetivos em mente e proporciona uma maneira fácil de comunicar o progresso, para que você saiba o que está avançando e o grau de progresso, quer você seja um Diretor Executivo, um Gerente ou o novo Estagiário.

Abaixo você verá como criar um único projeto para monitorar os objetivos e principais resultados da empresa, além de como criar portfólios dos projetos para acompanhar múltiplos projetos rumo a objetivos ou metas específicos.

Recursos para criar um projeto de metas e objetivos da empresa link
modelo criado por asana Usar modelo
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Como criar um projeto para os objetivos da empresa

  1. Crie um projeto no formato lista ou quadro e intitule-o “Metas e objetivos da empresa”. Recomendamos manter esse projeto público para que todos na empresa se mantenham motivados e cientes das metas.

  2. Use as seções ou colunas dos quadros para categorizar os objetivos por equipe ou período de tempo, por exemplo. Depois de fazer sua escolha sobre como separá-los por seções, você pode usar os campos personalizados para categorizá-los de maneira mais pormenorizada como por prioridade, equipe, status, etc.

  3. Em seguida, crie tarefas para seus maiores objetivos e principais resultados e coloque-as na seção ou coluna correta para facilitar sua organização.

  4. Atribua a tarefa à principal pessoa responsável pelo seu alcance (normalmente chefes de departamento, gerentes, etc.).

  5. Defina um intervalo de datas para o seu objetivo, para que fique claro quando deverá ser alcançado.

  6. Por último, preencha os campos personalizados relevantes para facilitar a ordenação e visão geral do projeto, e adicione as informações adicionais na descrição da tarefa para que fique claro de que trata o objetivo.

  7. Use a aba de Progresso para comunicar as principais atualizações de forma regular e para que todos tenham uma rápida ideia de como toda a empresa avança rumo a seus objetivos. Você pode @mencionar colegas de equipe, tarefas e projetos para tornar mais fácil fazer o acompanhamento no próprio lugar onde se desenvolve o trabalho. Isso ajuda a manter todos motivados e cientes das metas.

Um projeto com as meta trimestrais para a empresa no formato de lista com campos personalizados para o progresso e tipo de meta

Como acompanhar o progresso dos objetivos com um Portfólio

Gerentes de projetos, supervisores de equipes, coordenadores e executivos precisam acompanhar muitos projetos, e são normalmente responsáveis por informar as atualizações a outras pessoas da organização. Os Portfólios ajudam a monitorar, reportar e ver em tempo real o status de todos os projetos de uma iniciativa específica num único lugar.

Os Portfólios coletam as informações das guias de Progresso de cada projeto, e têm opções para os campos personalizados para apresentar rapidamente as informações mais importantes. Você pode usar os relatórios das Planilhas Google para visualizar e analisar em maior profundidade o progresso e o que está em risco.

Visualização de Portfólio na Asana, listando todos os principais projetos com uma mesma meta que podem ser ordenados por prioridade, proprietário do projeto, prazo de conclusão, e mais

  1. Acesse os Portfólios a partir da barra lateral e crie um para qualquer número de projetos que quiser monitorar em conjunto.
  2. Clique em Novo Portfólio, nomeie-o e termine de criá-lo. Recomendamos criar Portfólios para cada uma das principais iniciativas, metas/objetivos/principais resultados da empresa, ou para os projetos de maior prioridade por equipe, por exemplo.
  3. Depois de criado, clique no botão Adicionar projeto e digite o nome do(s) projeto(s) que deseja monitorar através do portfólio.
  4. Agora você verá uma lista de projetos com colunas para o status, o progresso, as datas, a prioridade e o proprietário para cada projeto.
  5. A partir daqui você pode adicionar mais campos personalizados a monitorar com o seu portfólio, ou filtrar e ordenar por qualquer campo.

Dicas para gerenciar os objetivos e principais resultados com os Portfólios

  • Visualize e organize projetos da forma que você preferir. Você pode ordenar os projetos no seu portfólio de diversas maneiras: por status, cor, data de conclusão, proprietário, alfabeticamente, e outras. Para filtrar a visualização dos portfólios clique no botão de filtragem no canto superior direito do seu portfólio.
  • Você também pode arrastar e soltar os projetos do seu portfólio para ordená-los como preferir. Passe o mouse sobre o nome de um projeto e arraste-o através dos seis pontos que aparecem à sua esquerda.
  • Acesse rapidamente qualquer projeto no seu portfólio clicando nele e, em seguida, em Ir para o projeto.
  • Compartilhe com os outros. Você pode compartilhar o link do seu Portfólio com outras pessoas para que possam ter também a mesma visão geral.
  • Os Portfólios são personalizáveis para cada pessoa e não mostrarão os projetos privados a menos que a pessoa com quem você está compartilhando também seja membro desses projetos.

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Aulas Asana

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Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

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Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.