Planejamento das metas, objetivos, e principais resultados da empresa

A maioria das empresas gasta tempo e recursos preciosos para planejar novas metas, estratégias e objetivos para orientar os trabalhos às novas trajetórias. No entanto, para muitas delas, esses planos grandiosos se tornam em pouco tempo confusos, ultrapassados e difíceis de acompanhar.

Usar a Asana para o planejamento estratégico e o monitoramento de metas ajuda a manter os objetivos em mente e proporciona uma maneira fácil de comunicar o progresso, para que você saiba o que está avançando e como, quer você seja um diretor executivo, um gerente ou o novo estagiário.

Abaixo você verá como criar um único projeto para monitorar os objetivos e principais resultados da empresa, além de como criar portfólios dos projetos para acompanhar múltiplos projetos rumo a objetivos ou metas específicos.

Recursos para criar um projeto de metas e objetivos da empresa link
Modelo criado pela Asana Usar modelo
Curso on-line Registre-se para a Asana Academy
Estudo de caso Saiba como a Car Next Door promove um alinhamento melhor ao monitorar os objetivos e principais resultados na Asana

Como criar um projeto para os objetivos da empresa

  1. Crie um projeto no formato lista ou quadro e nomeie-o “Metas e objetivos da empresa”. Recomendamos manter esse projeto público para que todos na empresa se mantenham motivados e cientes das metas.

  2. Use as seções ou colunas dos quadros para categorizar os objetivos por equipe ou período de tempo, por exemplo. Depois de escolher como ordená-los por seções, você pode usar os campos personalizados para categorizá-los de maneira mais pormenorizada como por prioridade, equipe, status, etc.

  3. Em seguida, crie tarefas para os maiores objetivos e os resultados principais, e coloque-as na seção ou coluna correspondente para facilitar a sua organização.

  4. Atribua a tarefa à pessoa com maior responsabilidade pela sua realização (normalmente os chefes de departamento, gerentes, etc.).

  5. Defina um intervalo de datas para o seu objetivo, para que fique claro quando deverá ser alcançado.

  6. Por último, preencha os campos personalizados relevantes para facilitar a ordenação e visão geral do projeto, e adicione as informações adicionais na descrição da tarefa para que fique claro de que trata o objetivo.

  7. Use a aba de Progresso para comunicar as principais atualizações de forma regular e para que todos tenham uma rápida ideia de como toda a empresa avança rumo a seus objetivos. Você pode @mencionar colegas de equipe, tarefas e projetos para facilitar o acompanhamento no próprio lugar onde se desenvolve o trabalho. Isso ajuda a manter a todos motivados e cientes das metas.

Um projeto com as meta trimestrais para a empresa no formato de lista com campos personalizados para o progresso e o tipo de meta

Como acompanhar o progresso dos objetivos com um Portfólio

Gerentes de projetos, supervisores de equipes, coordenadores e executivos precisam acompanhar muitos projetos, e são normalmente responsáveis por informar as atualizações a outras pessoas da organização. Os Portfólios ajudam a monitorar, reportar e ver em tempo real o status de todos os projetos de uma iniciativa específica em um único lugar.

Os Portfólios coletam as informações das guias de Progresso de cada projeto, e incluem opções para os campos personalizados para apresentar rapidamente as informações mais importantes. Você pode usar os relatórios das Planilhas Google para visualizar e analisar em maior profundidade o progresso e o que está em risco.

Visualização de Portfólio na Asana, listando todos os principais projetos com uma mesma meta que podem ser ordenados por prioridade, proprietário do projeto, prazo de conclusão, e mais

  1. Acesse os Portfólios a partir da barra lateral e crie um novo para qualquer número de projetos que quiser monitorar em conjunto.
  2. Clique em Novo Portfólio, nomeie-o, e termine de criá-lo. Recomendamos criar Portfólios para cada uma das principais iniciativas, metas/objetivos/principais resultados da empresa, ou para os projetos de maior prioridade por equipe, por exemplo.
  3. Depois de criado, clique no botão Adicionar projeto e digite o nome do(s) projeto(s) que deseja monitorar através do portfólio.
  4. Agora você verá uma lista de projetos com colunas para o status, o progresso, as datas, a prioridade e o proprietário para cada projeto.
  5. A partir daqui você pode adicionar mais campos personalizados a monitorar com o seu portfólio, ou filtrar e ordenar por qualquer campo.

Dicas para gerenciar os objetivos e principais resultados com os Portfólios

  • Visualize e organize projetos da forma que você preferir. Você pode ordenar os projetos no seu portfólio de diversas maneiras: por status, data de conclusão, campo personalizado, proprietário, alfabeticamente, e outras. Para filtrar a visualização dos portfólios clique no botão de filtragem no canto superior direito do seu portfólio.
  • Você também pode arrastar e soltar os projetos do seu portfólio para ordená-los como preferir. Passe o mouse sobre o nome de um projeto e arraste-o através dos seis pontos que aparecem à sua esquerda.
  • Acesse rapidamente qualquer projeto no seu portfólio clicando nele e, em seguida, em Ir para o projeto.
  • Compartilhe com os outros. Você pode compartilhar o link do seu Portfólio com outras pessoas para que possam ter também a mesma visão geral.
  • Os Portfólios são personalizáveis para cada pessoa e não mostrarão os projetos privados a menos que a pessoa com quem você está compartilhando também seja membro desses projetos.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

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Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

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Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas.

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N na linha de qualquer tarefa para criar uma nova seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.