A EarthEnable instala mais de 2 mil pisos limpos e sustentáveis todos os anos com a Asana

Em um estudo do Banco Mundial realizado em 2007, os pesquisadores descobriram que, ao substituir os pisos de terra por pisos de cimento, houve uma redução de 78% do número de parasitas e de 49% dos casos de diarreia. Além disso, o desenvolvimento cognitivo das crianças melhorou consideravelmente. Os pisos de terra, além de sujos, são solo fértil para a propagação de doenças e insetos, e trazem outros riscos à saúde de mais de um bilhão de pessoas no mundo todo.

Quando Gayatri Datar visitou Ruanda pela primeira vez em 2013, como parte de um curso de projetos extremamente acessíveis da Faculdade de Administração de Stanford, viu pisos de terra por toda parte. Após essa visita, Gaya começou a projetar uma alternativa acessível e sanitária, e foi assim que nasceu a EarthEnable. Gaya e um colega de Standford desenvolveram uma solução que utiliza materiais locais e um selante vegetal para criar um piso de terra sustentável, ambientalmente correto, saudável e acessível. Aproveitando o conhecimento existente nas aldeias, a EarthEnable utiliza pesquisa e desenvolvimento baseados na sabedoria popular para desenvolver novos pisos e proporcionar às economias locais oportunidades para que mestres-de-obras e pedreiros abram suas próprias empresas.

Atualmente, a equipe da EarthEnable é composta por quase 600 funcionários, 99% dos quais são de Ruanda e Uganda, e todos os funcionários operam desde os dois países. Ryan Conlin é chefe de equipe da EarthEnable e trabalha lado a lado com a diretora executiva da organização, Gaya, para realizar diversas funções de liderança, gerir a comunicação em toda a empresa e colaborar com parceiros externos.

Os desafios da colaboração transfuncional e transnacional

Quando Ryan se juntou à equipe, havia diversos métodos em uso para monitorar o progresso dos projetos, inclusive e-mails, planilhas e documentos. “Ficava tudo espalhado, era muito confuso”, ele explica. E como o pessoal está distribuído entre Ruanda e Uganda, a comunicação e a colaboração transfronteiriças eram muito difíceis. As pessoas em regiões diferentes nem sempre contavam com as informações de que precisavam para fazer o seu trabalho.

Consequentemente, a equipe da EarthEnable enfrentava vários desafios:

• Não havia eficácia porque as pessoas se esqueciam de onde os cronogramas ou documentos ficavam armazenados, por quais deles eram responsáveis ou onde encontrar a atualização de status mais recente.

• Faltava responsabilidade, pois as pessoas monitoravam o próprio trabalho de formas diferentes. Era desafiador para os gestores garantir que os subordinados diretos se ativessem às próprias metas, prazos e projetos.

• Os seus membros se sentiam desorganizados e percebiam que era possível fazer um trabalho melhor, tanto para a organização quanto para as pessoas a quem serviam.

A equipe de liderança começou então a buscar uma solução que ajudasse a organização a gerir melhor o seu trabalho. Para encontrar tal ferramenta, a EarthEnable determinou que precisava ser capaz de organizar o trabalho por departamento (já que os cargos variam bastante dentro da organização) e atribuir tarefas e prazos a cada indivíduo (para ajudar com a questão da responsabilidade). Acima de tudo, a ferramenta também precisava ser suficientemente intuitiva para que todos os membros da equipe pudessem utilizá-la, uma vez que a EarthEnable é o primeiro empregador de muitos de seus funcionários.

Em busca de uma solução funcional e intuitiva

Gaya e a liderança da EarthEnable acabaram optando pela Asana por ser capaz de suprir as suas necessidades gerais de gestão de projetos e monitoramento de cronogramas. A Asana tinha todas as funções necessárias e era suficientemente intuitiva para poder ser imediatamente implementada por toda a organização. A vasta biblioteca de recursos e todo o suporte disponíveis para ajudar a equipe na sua implementação foram cruciais para fechar o negócio: a Asana passaria a substituir as planilhas, documentos do Word e e-mails.

Ciente da importância da adesão por parte dos líderes para uma adoção bem-sucedida, a equipe de administração foi a primeira a comprometer-se a usar a Asana para monitorar as prioridades e reuniões de equipe. Em seguida, foi informado ao resto da organização que todo o trabalho seria monitorado na Asana e que os gestores esperavam ver o status dos projetos atualizados na ferramenta. Com a Asana sendo usada tanto pelos gestores quanto por seus subordinados, tornou-se fácil responsabilizar cada membro da equipe.

Rapidamente, as pessoas começaram a ver o valor que a Asana agregava, pois suas listas de tarefas ficaram mais facilmente acessíveis e as comunicações entre os gestores e subordinados melhoraram. Isso deu início a um círculo virtuoso e incentivou as pessoas ainda mais a usarem a ferramenta. Aliás, muitos funcionários até começaram a usá-la para gerir listas de pendências pessoais.

O compromisso da nossa equipe de administração com a responsabilização de todos os membros em relação ao uso da Asana contribuiu bastante para uma implementação bem-sucedida. Ao adotá-la rapidamente e pedir frequentemente aos funcionários que relatassem o próprio progresso na ferramenta, conseguimos que todos começassem a participar sem nenhum obstáculo. ”

Otimização de prioridades e mais eficiência no trabalho

Desde que adotou a Asana em toda a organização, a EarthEnable já obteve várias melhorias na sua forma de trabalhar. Tanto os gestores quanto seus subordinados podem se responsabilizar uns aos outros por meio de projetos individuais para monitorar as responsabilidades de cada um. Os comentários permitem que os participantes consultem o status de uma tarefa com muita facilidade, independentemente do escritório onde trabalham, do cargo que ocupam ou da localização em que se encontram.

Com o uso da Asana, a equipe também testemunhou um aumento da eficiência nos processos de inscrição e geração de relatórios sobre as captações de recursos. Criando uma tarefa para cada proposta, é possível visualizar facilmente os prazos, quem é responsável por ela e quando os relatórios precisam ser gerados. Em vez de utilizar um só arquivo desorganizado para registrar dezenas de propostas de captações de recursos, o que tornava praticamente impossível acompanhar o status de qualquer proposta separadamente, ao monitorá-los na Asana a EarthEnable obtém mais financiamentos e mantém as relações com grandes doadores que dão aconselhamento e ideias à organização. Com os relatórios da Asana, a equipe pode mostrar aos apoiadores da organização, de forma rápida e fácil, o impacto de suas contribuições, o que também ajuda a EarthEnable a aprimorar e aperfeiçoar as suas metas. Consequentemente, houve um aumento no número de prazos cumpridos, e o processo de captação de recursos ficou de modo geral mais fluido.

Além de aumentar a transparência para os apoiadores externos, a Asana também proporciona aos funcionários da EarthEnable visibilidade interna de todas as áreas da organização. Agora, por meio da visualização em quadro, a EarhEnable monitora as solicitações recebidas por toda a empresa dentro do mesmo projeto. Dessa forma, todos podem ver o status de uma solicitação, e os participantes de vários setores diferentes podem ser facilmente incluídos. Seja uma solicitação de conserto de equipamentos ou uma sugestão para aprimorar um sistema usado em toda a organização, nunca foi tão fácil enviá-la e acompanhá-la, com colunas claramente rotuladas que indicam o status e permitem que todos vejam o progresso de uma solicitação.

Além de processos mais fluidos em toda a organização, as prioridades executivas também são otimizadas: Gaya, Ryan e outros líderes mantêm um repositório de questões e trabalhos de alto escalão em um projeto intitulado “Executivo”.

Com a adoção por toda a organização e os fluxos de trabalho mapeados na Asana, Ryan e o resto da organização notaram que os processos ficaram mais fluidos e rápidos, e a colaboração ficou mais fácil para todos. Isso significa uma entrega mais rápida às comunidades atendidas pela EarthEnable e representa uma grande vitória para a organização e para todos os que precisam de pisos melhores.

Com a Asana, podemos ver o nosso progresso, manter o alinhamento entre os participantes, monitorar as nossas metas e atingi-las mais rapidamente, o que também resulta numa entrega mais veloz às nossas comunidades. ”

Além disso, todos os funcionários da EarthEnable adotaram uma mentalidade favorável à gestão de projetos, o que favoreceu a eficiência da organização e de cada indivíduo. Como a EarthEnable é a primeira experiência profissional de vários dos seus funcionários, a Asana é um ótimo lugar para começar. Com a ferramenta, todos os funcionários estão capacitados a organizar os projetos, priorizar as listas de tarefas e focar no próprio trabalho, dissipando as dúvidas sobre por onde devem começar.

Assim que entrei na EarthEnable, recebi instruções para abrir uma conta Asana e usá-la para monitorar as minhas tarefas. Consulto o meu gestor sobre o meu progresso todas as semanas com a Asana. A Asana é fácil de usar e ajuda-me a não me perder. ”

Inovação contínua de baixo para cima

A EarthEnable sempre teve o compromisso de tornar os pisos mais sanitários e acessíveis. Em 2019, a empresa desenvolveu um método para obter matérias-primas dos quintais dos próprios clientes, em vez de utilizar as jazidas locais. Esse novo método permite-lhes continuar a reduzir os preços e oferecer pisos melhores aos ruandeses. Com o advento da pandemia de COVID-19, isso se tornou ainda mais importante, pois os pisos de terra podem piorar as doenças respiratórias.

A Asana tornou-nos melhores gestores de projetos, porque incentiva em cada funcionário uma mentalidade focada na responsabilização. ”

Novos métodos de produção exigem novos treinamentos, e a EarthEnable já colaborou com mestres-de-obras locais para ensinar-lhes as técnicas associadas a esses novos materiais. A empresa monitorou e geriu com a Asana todo o processo, desde a pesquisa e desenvolvimento até o treinamento de mestres-de-obras nas novas técnicas de construção. Como resultado, foi possível instalar mais de 1.200 pisos com base no novo método desde março de 2020.

Ryan, Gaya e toda a equipe mantêm o compromisso de encontrar formas mais inovadoras e hiperlocais de construir pisos melhores, começando pela eficiência, e têm metas ambiciosas para encurtar ainda mais a cadeia de suprimentos, bem como todo o processo de instalação, a partir deste ano.