A Wildlife Conservation Society capacita funcionários e membros da comunidade com a Asana

Para muitas organizações sem fins lucrativos, o impacto que causam depende de capacitar suas equipes para maximizar os recursos e construir confiança nas comunidades que atendem. A Wildlife Conservation Society (WCS), uma organização global de conservação da vida selvagem, é um excelente exemplo de como causar um impacto enorme no mundo ao investir em seus funcionários e comunidades. A WCS protege e conserva a vida selvagem e os lugares selvagens em 60 países que abrigam mais de 50 % da biodiversidade do mundo e mais de 300 milhões das pessoas mais pobres do mundo, com sua equipe global de mais de 4.000 funcionários. 

“Pouquíssimas organizações sem fins lucrativos pensam em como ajudar todos os funcionários a fazer melhor o seu trabalho ou em como proporcionar um ambiente propício para as pessoas trabalharem”, explica Jonathan Palmer, diretor executivo de Tecnologia de Conservação da WCS. “Com tempo e orçamentos limitados, pode ser difícil ajudar as nossas equipes a se sentirem mais felizes e capacitadas, embora sejam indiscutivelmente o nosso recurso mais importante.”

A equipe de Jonathan na WCS trabalha com mais de 100 parceiros, fornecedores e prestadores de serviços para encontrar e implementar as melhores soluções tecnológicas para resolver os maiores desafios de conservação da atualidade. Quando percebeu que os projetos críticos à missão estavam correndo maior risco de perder prazos devido ao aumento da demanda e da complexidade, à falta de compartilhamento de informações e à falta de escalabilidade das abordagens “tradicionais” de comunicação e gestão de tarefas, ele começou a buscar uma maneira melhor de colaborar por toda a WCS. 

Seu principal objetivo era capacitar as pessoas na WCS: os gestores de programas, desenvolvedores de software, cientistas ambientais, zoólogos, voluntários e outros interessados. Então, Jonathan começou a buscar uma ferramenta para melhorar a comunicação e a colaboração além das fronteiras organizacionais.

Sua equipe implementou a Asana para promover uma colaboração sem interrupções, aumentar a transparência e a responsabilidade e monitorar o trabalho e os recursos. Com a Asana, as equipes da WCS trabalham juntas de forma mais eficaz e desfrutam de vários benefícios adicionais: os funcionários têm acesso a mais oportunidades de crescimento na carreira e fortaleceram a confiança das comunidades que atendem. 

Construir confiança com as comunidades locais

Uma equipe da WCS, a Okapi Wildlife Reserve (OWR) em Ituri, com o apoio do Sustainable Wildlife Management Programme (SWM) financiado pela UE, trabalha com um grupo de organizações internacionais para reduzir a insegurança alimentar, desenvolvendo soluções sustentáveis para os desafios alimentares com foco na conservação da vida selvagem, segurança alimentar e desenvolvimento de políticas. Parte do trabalho é realizado em áreas protegidas, onde a WCS apoia seus parceiros governamentais e outros na execução de seus programas em 15 países, incluindo o Parque Natural Makira, em Madagascar, e a Reserva de Vida Selvagem Okapi, em Ituri, na República Democrática do Congo.

Embora a WCS se esforce para manter todos os seus parceiros, anfitriões e comunidades satisfeitos com o seu trabalho, é inevitável que surjam queixas. Por exemplo, um indivíduo pode querer manifestar uma preocupação sobre o tratamento do meio ambiente, seus próprios direitos ou uma interação que teve. “Muitos membros das comunidades que atendemos podem sentir que a WCS é responsável porque estamos lá protegendo a vida selvagem”, explica Caroline Abid, gestora do programa SWM. 

Como o Programa SWM depende do apoio local para implementar soluções no terreno, as relações com a comunidade são fundamentais para o sucesso dos seus programas. É essencial resolver as queixas de maneira oportuna e respeitosa, por isso a WCS usa a Asana para processar o feedback das comunidades que atende. 

No passado, a WCS usava cadernos e planilhas físicas para coletar e gerir as reclamações, que eram então enviadas por e-mail ao membro da equipe apropriado. Como resultado, abordá-las poderia levar semanas, colocando em risco a confiança dos membros da comunidade. Para a WCS, que depende das comunidades para hospedar e apoiar locais de conservação, membros insatisfeitos podem representar um local em risco. 

“Não estávamos respondendo de forma suficiente às queixas das nossas comunidades, então procuramos melhorar o processo com a Asana para nos assegurarmos de que sempre o fizéssemos adequadamente”, diz Caroline. O uso da Asana simplifica o registro de reclamações para os membros da comunidade. Agora, eles compartilham o problema com um funcionário da WCS em campo, que então o envia por meio de um formulário da Asana, o que cria uma tarefa da Asana em um projeto dedicado com todas as informações necessárias para resolver as queixas rapidamente. 

A Asana fornece um local central para que as queixas sejam analisadas, eliminando o histórico em papel e o tempo anteriormente gasto processando-as manualmente. Também facilita o encaminhamento das queixas às pessoas certas dentro da WCS para que sejam respondidas rapidamente, em vez de serem repassadas por longas cadeias de comunicação envolvendo notas em papel e e-mails. Depois que uma tarefa é atribuída à pessoa certa, esta dispõe de todas as informações de que precisa para executá-la, porque todos os detalhes necessários estão incluídos no envio. E, se alguma reclamação for confidencial, a WCS pode usar as configurações de privacidade da Asana para limitar a visibilidade.

Como as reclamações são processadas mais rapidamente com a Asana, as comunidades locais se sentem capacitadas a compartilhar os problemas à medida que surgem, criando um ciclo virtuoso: as comunidades permanecem comprometidas com o trabalho de conservação da WCS e a organização continua a apoiar as comunidades onde os locais estão situados. Esses resultados ajudaram a WCS a construir confiança, o que é extremamente valioso para a capacidade da organização de cumprir suas ambiciosas metas de conservação. 

Capacitar os funcionários a aproveitar novas oportunidades  

Ao permitir à equipe da WCS deixar os e-mails para trás, a Asana ajudou a romper as fragmentações de informação das equipes, aumentar a visibilidade e tornar as informações e oportunidades em toda a organização acessíveis a mais membros da equipe. Ela criou um novo nível de transparência, porque todas as tarefas e projetos são públicos dentro da equipe por padrão. Muitas oportunidades de colaboração interdisciplinar foram criadas, o que foi especialmente importante durante a pandemia de COVID-19, quando a WCS não podia ter tantas interações presenciais. 

O uso da Asana teve o que Jonathan chama de efeito “achatador” na equipe. “Achatar a nossa equipe significa maximizar a oportunidade de fazer as coisas de forma mais econômica”, explica ele. “A transparência que a Asana oferece permite que membros mais jovens e ambiciosos das equipes se manifestem em busca de oportunidades de aprender, assumir mais responsabilidades e expandir seu escopo.” Isto é notável porque, em uma grande organização, historicamente as oportunidades muitas vezes recaem sobre aqueles mais próximos da sede, simplesmente por causa da disponibilidade e do acesso à informação. Com a Asana, os funcionários agora têm mais visibilidade do projeto e podem contribuir de forma assíncrona, independentemente das diferenças de fuso horário. Como resultado, a WCS tem visto uma participação mais diversificada dos membros de suas equipes em todo o mundo.

A Asana ajuda toda a equipe da WCS a se sentir capaz de se envolver e aproveitar oportunidades que, de outra forma, talvez não conhecessem. Ela também economiza recursos, incluindo orçamento para salários, viagens e tempo de treinamento, ao possibilitar a contratação de funcionários em diferentes mercados de trabalho, para que a WCS possa usar seus orçamentos de forma eficiente e gerar maior impacto. 

Cumprir as promessas com as pessoas no centro

A WCS faz muito com recursos limitados, e tudo isso é possível graças às pessoas que apoiam a organização: seus funcionários e membros da comunidade. Usando a Asana, a WCS ouviu e cuidou dos membros da sua comunidade e capacitou seus funcionários em todo o mundo com acesso a mais oportunidades. Esses resultados desejáveis ajudaram a promover o progresso da organização em direção às suas muitas metas impactantes e tornaram a espinha dorsal do seu trabalho, que são as pessoas que o fazem, mais engajada.

Com a maior robustez dos seus processos e a transparência recém-descoberta, a WCS continua a construir confiança interna e externamente, um ingrediente essencial para proteger as áreas, a vida selvagem e as comunidades que atende.