“Pouquíssimas organizações sem fins lucrativos pensam em como ajudar todos os funcionários a realizar um trabalho melhor ou em como proporcionar um ambiente de trabalho empoderador para as pessoas”, explica Jonathan Palmer, Diretor executivo de Tecnologia de conservação da WCS. “Com tempo e orçamentos limitados, pode ser difícil ajudar as nossas equipes a se sentirem mais felizes e empoderadas, embora elas sejam, sem dúvida, o nosso recurso mais importante.”

A equipe de Jonathan na WCS trabalha com mais de 100 parceiros, fornecedores e prestadores para encontrar e implementar as melhores soluções de tecnologia para resolver os maiores desafios atuais da conservação. Quando percebeu que os projetos de missão crítica estavam sob maior risco de não cumprir os prazos devido ao aumento da demanda e da complexidade, ao isolamento das informações e à falta de escalabilidade das abordagens “tradicionais” de comunicação e gestão de tarefas, ele decidiu encontrar uma maneira melhor de colaborar em toda a WCS. 

A sua principal Meta era capacitar as pessoas da WCS: gestores de programas, desenvolvedores de software, cientistas ambientais, zoólogos, voluntários e outras partes interessadas. Jonathan começou então a buscar uma ferramenta para melhorar a comunicação e a colaboração para além das fronteiras organizacionais.

A sua equipe implementou a Asana para promover uma colaboração fácil, gerar transparência e comprometimento e acompanhar o trabalho e os recursos. Com a Asana, as equipes da WCS trabalham em conjunto de forma mais eficaz e têm desfrutado de vários benefícios adicionais: os funcionários têm acesso a mais oportunidades de crescimento na carreira e fortaleceram a confiança das comunidades que atendem. 

Conquistar a confiança das comunidades locais

Uma equipe da WCS, a equipe da Reserva de Vida Selvagem de Okapi (OWR) em Ituri, com o apoio do Programa de Gestão Sustentável da Vida Selvagem (SWM) financiado pela UE, trabalha com um grupo de organizações internacionais para reduzir a insegurança alimentar, desenvolvendo soluções sustentáveis para os desafios alimentares com foco na conservação da vida selvagem, na segurança alimentar e no desenvolvimento de políticas. Parte do trabalho é realizado em áreas protegidas, onde a WCS apoia os seus parceiros governamentais e outros na execução dos seus programas em 15 países, incluindo o Parque Natural de Makira, em Madagascar, e a Reserva de Vida Selvagem de Okapi, em Ituri, na República Democrática do Congo.

Embora a WCS se esforce para manter todos os seus parceiros, anfitriões e comunidades satisfeitos com o seu trabalho, é inevitável que surjam queixas. Por exemplo, uma pessoa pode querer expressar uma preocupação sobre o tratamento do meio ambiente, os seus próprios direitos ou uma interação que teve. “Muitos membros das comunidades que servimos podem sentir que a WCS é responsável, porque estamos lá protegendo a vida selvagem”, explica Caroline Abid, gestora do programa SWM. 

Como o Programa SWM depende do apoio local para implementar soluções no terreno, as relações com a comunidade são fundamentais para o sucesso dos seus programas. Resolver as queixas de forma pontual e respeitosa é essencial, por isso a WCS usa a Asana para processar o feedback das comunidades para as quais presta assistência. 

Qualquer organização multinacional precisa de uma maneira de gerir as reclamações. Uma reclamação, se não for gerenciada corretamente, pode criar um enorme risco organizacional.

Jonathan Palmer, Diretor executivo de Tecnologia de conservação

No passado, a WCS usava cadernos físicos e planilhas para coletar e gerir as reclamações, que eram então enviadas por e-mail ao membro da equipe apropriado. Como resultado, o tratamento dessas queixas podia levar semanas, colocando em risco a confiança dos membros da comunidade. Para a WCS, que depende das comunidades para hospedar e apoiar os locais de conservação, membros insatisfeitos podem significar que um local está em risco. 

“Não respondíamos com a rapidez necessária às reclamações das nossas comunidades, por isso procuramos melhorar o processo com a Asana para garantir que sempre respondêssemos”, diz Caroline. O uso da Asana simplifica o registro de queixas para os membros da comunidade. Agora, eles compartilham o problema com um colaborador de campo da WCS, que então o envia por meio de um Formulário Asana, o qual cria uma tarefa da Asana em um projeto dedicado com todas as informações necessárias para tratar rapidamente as reclamações. 

A Asana oferece um local centralizado para a revisão das queixas, eliminando a papelada e o tempo antes gasto no processamento manual. Também facilita o encaminhamento das queixas às pessoas certas dentro da WCS para que respondam rapidamente, em vez de serem repassadas por longas cadeias de comunicação que envolvem anotações em papel e e-mails. Uma vez que uma tarefa é atribuída à pessoa certa, ela tem todas as informações de que precisa para executá-la, porque todos os detalhes necessários estão incluídos no envio. E, se uma reclamação for sensível, a WCS pode usar as configurações de privacidade na Asana para limitar a visibilidade.

Estamos melhorando a nossa capacidade de resposta nas unidades locais com a Asana para garantir que todas as reclamações sejam tratadas rapidamente.

Caroline Abid, gestora do programa SWM da UE

Como as reclamações são processadas mais rapidamente com a Asana, as comunidades locais se sentem empoderadas para compartilhar os problemas à medida que surgem, criando um ciclo virtuoso: as comunidades permanecem comprometidas com o trabalho de conservação da WCS e a organização continua a apoiar as comunidades onde os locais estão situados. Esses resultados ajudaram a WCS a construir confiança; isso é extremamente valioso para a capacidade da organização de cumprir as suas ambiciosas metas de conservação. 

Empoderar os funcionários para aproveitar novas oportunidades 

Ao fazer a equipe da WCS deixar de usar o e-mail, a Asana ajudou a romper os silos da equipe, aumentar a visibilidade e tornar as informações e oportunidades de toda a organização acessíveis a mais membros de equipe. Isso criou um novo nível de transparência, porque todas as tarefas e projetos são públicos dentro da equipe por padrão. Muitas oportunidades de colaboração entre funções foram criadas, o que foi especialmente importante durante a pandemia de COVID-19, quando a WCS não podia ter tantas interações presenciais. 

O uso da Asana teve o que Jonathan chama de efeito de “achatamento” na equipe. “Nivelar a nossa equipe significa maximizar a oportunidade de fazer as coisas da maneira mais econômica”, ele explica. “A transparência que a Asana proporciona permite que os membros mais jovens e ambiciosos das equipes se disponibilizem para oportunidades de aprender, assumir mais responsabilidades e expandir o seu escopo.” Isso é notável porque, historicamente, como uma grande organização, as oportunidades muitas vezes eram direcionadas às pessoas mais próximas da sede, simplesmente por causa da disponibilidade e do acesso às informações. Com a Asana, os funcionários agora têm mais visibilidade do projeto e podem contribuir de forma assíncrona, independentemente do fuso horário. Como resultado, a WCS tem observado uma participação mais diversificada dos membros da sua equipe em todo o mundo.

A Asana ajuda toda a equipe da WCS a se sentir capacitada para se envolver e aproveitar oportunidades que, de outra forma, talvez não conhecesse antes. Ela também economiza recursos, incluindo orçamento para salários, viagens e tempo de treinamento, ao possibilitar a contratação de funcionários em diferentes mercados de trabalho, para que a WCS possa usar os seus orçamentos de forma eficiente e causar um maior impacto. 

Dispor de uma ferramenta que aumenta o acesso às informações e permite que as pessoas aproveitem as oportunidades torna a WCS mais inclusiva, dando a todos a capacidade de participar.

Jonathan Palmer, Diretor executivo de Tecnologia de conservação

Cumprindo promessas com as pessoas no centro de tudo

A WCS faz muito com recursos limitados, e tudo isso é possível graças às pessoas que apoiam a organização: a sua equipe e os membros da comunidade. Com o uso da Asana, a WCS ouviu e cuidou dos membros da sua comunidade e capacitou os seus funcionários em todo o mundo, proporcionando-lhes acesso a mais oportunidades. Esses resultados positivos ajudaram a promover o progresso da organização em direção às suas muitas metas de impacto e aumentaram o engajamento da espinha dorsal do seu trabalho: as pessoas que o realizam.

Com a maior robustez dos seus processos e a transparência recém-adquirida, a WCS continua a desenvolver a confiança interna e externa — um ingrediente essencial para proteger as áreas, a vida selvagem e as comunidades que atende.