Uma plataforma para agilizar os fluxos de trabalho e reduzir os e-mails

Quando Allie se juntou à equipe em 2018, a busca por uma nova solução de gestão de trabalho já estava em andamento. A organização precisava de uma plataforma para apoiar a sua equipe globalmente descentralizada e agilizar os fluxos de trabalho recorrentes. Naquela época, todas as equipes, incluindo a de marketing, a de implementação de programas e a de qualidade de programas, dependiam de e-mails e reuniões — muitos — para gerenciar tudo, desde campanhas de marketing até a implementação dos seus programas de água, saneamento e higiene. Com o e-mail, a coordenação de esforços e a localização de arquivos passaram a consumir muito tempo, e o trabalho frequentemente acabava ficando por fazer.

Depois que a Lifewater escolheu a Asana como plataforma de gestão de trabalho, a organização reuniu uma equipe de implementação multifuncional para discutir as fases de implementação e criar a documentação para os funcionários sobre como usar a ferramenta. A primeira fase, por exemplo, envolveu fazer com que os funcionários verificassem diariamente a sua Caixa de entrada da Asana e atualizassem os seus perfis.

Antes da Asana, usávamos e-mail. Ele oferecia pouco espaço para ver o que os outros estavam fazendo e para acompanhar as tarefas de forma eficaz. Levava mais tempo para comunicar algo a várias pessoas e chegar a soluções.

Zerihun Hailu, chefe de implementação de programas

Allie integrou a sua equipe ao realizar o primeiro grande projeto — uma reformulação do site — usando a Asana. Ela criou um cronograma de projeto com o que precisava ser feito e os respectivos prazos, e começou a trabalhar. Começar com um projeto específico ajudou a equipe de marketing a aprender a usar a Asana na prática, e eles viram resultados desde o início. A partir de então, Allie criou outros fluxos de trabalho na Asana, como revisões de criação e calendários de mídias sociais, editoriais e de e-mail, para migrar todos os programas da sua equipe para a plataforma.

Um lugar central para monitorar o trabalho

Muitas equipes da Lifewater consideram os modelos de projeto úteis para reduzir as tarefas repetitivas e a organização para o trabalho. Em particular, a equipe da Allie usa modelos para quase todos os seus fluxos de trabalho, incluindo boletins informativos, campanhas, comunicações e RP. E, com o uso de filtros e regras, as tarefas são atribuídas às pessoas com base nas suas funções, para que todos saibam quais são as suas responsabilidades.

Adoro o poder dos modelos da Asana, pois me permitem estabelecer uma nova campanha em poucos minutos e proporcionar à equipe inteira a visibilidade de tudo o que está acontecendo.

Allie Watts, gerente de marketing digital

Quando a equipe de marketing precisa trabalhar com um colaborador externo, como um freelancer ou jornalista, ela o convida como convidado para o projeto, para que a comunicação seja centralizada e as expectativas fiquem claras. Por exemplo, a Lifewater trabalha com jornalistas de campo em cada país em que atua para escrever e publicar histórias sobre crianças ou famílias necessitadas. Com a Asana, eles podem compartilhar o impacto que a Lifewater tem sobre um indivíduo ou uma família — o que eles chamam de “histórias de transformação” — convidando jornalistas de campo para o projeto, compartilhando recursos, como fotos das crianças ou da fonte de água, e atualizando todos sobre o progresso alcançado com facilidade. Quando uma história de necessidade se transforma em sucesso, a equipe da Lifewater pode acessar facilmente as informações e compartilhá-las nos seus canais, impulsionando ainda mais as doações.

Para Lissie e Zerihun, os projetos na Asana são um pouco diferentes. Cada um deles trabalha com gestores nacionais que supervisionam a implementação presencial dos programas de água e saneamento da Lifewater. A equipe da Lissie usa a Asana para projetos específicos, como estudos de avaliação para analisar o impacto do trabalho da Lifewater. Esses projetos podem levar de seis a nove meses para serem concluídos, e eles acompanham todas as tarefas que precisam ser realizadas na Asana. Eles também usam os Portfólios para acompanhar o trabalho em todos os projetos e, assim, ter uma visão geral do andamento.

Durante a pandemia de COVID-19, a Asana tem sido fundamental para a equipe de Lissie, já que eles não podem viajar para os países onde os projetos estão sendo implementados. O trabalho na Asana é tão fluido que pode até reduzir a necessidade de viajar — pelo menos com a mesma frequência — quando for seguro fazê-lo.

Provavelmente precisaremos fazer menos viagens de monitoramento no futuro, porque criamos um processo de comunicação melhor. Ou mudaremos o propósito dessas viagens, já que grande parte do nosso planejamento detalhado agora pode ser feito na Asana.

Lissie Babb, chefe de qualidade de programas

Zerihun supervisiona todas as equipes nacionais que estão implementando os programas da Lifewater e que estão espalhadas por diferentes países e fusos horários. Como parte desse trabalho, Zerihun gerencia as atividades anuais do programa e o planejamento do orçamento na Asana, bem como a concepção e a construção de projetos hídricos. Agora que a sua equipe não depende de e-mails, ele pode ver facilmente em que ponto estão determinados projetos e tarefas ao consultar o status deles na Asana. O tempo de comunicação também diminuiu, pois as respostas não ficam perdidas em longas correntes de e-mails e mais discussões podem acontecer de forma assíncrona nas tarefas. As atualizações de status do projeto também são compartilhadas diretamente na Asana, para que todos os membros as recebam automaticamente.

A Asana permite que a nossa equipe seja mais eficiente e se comunique de forma mais eficaz, o que resulta diretamente em mais crianças, famílias e comunidades recebendo água potável e saúde a cada ano.

Allie Watts, gerente de marketing digital

Melhor comunicação, colaboração e eficiência

Desde a implementação da Asana, as equipes são mais eficientes e os processos na Lifewater são executados com mais fluidez:

• A comunicação é organizada e clara: ao manter todas as discussões num lugar central (Asana), a organização se comunica de forma mais rápida e eficaz, superando as fronteiras nacionais e internacionais. A Asana também os ajuda a conhecer os colegas de equipe em outros países. Ao usar a Asana para anunciar novas contratações ou mudanças em toda a empresa, os líderes têm a confiança de que estão alcançando todos os funcionários.

• Todos têm acesso a informações importantes: com a Asana, todos estão em sintonia e têm as informações necessárias para realizar o seu trabalho, já que toda a documentação e todos os arquivos importantes estão armazenados na plataforma. Em vez de procurar atualizações, dados ou contexto, as equipes dedicam o seu tempo à execução e podem monitorar o trabalho sem sair da Asana.

• As equipes são mais ágeis: quando os cronogramas do projeto mudam, as equipes podem ajustar as datas e fazer alterações nos planos em tempo real para que o trabalho não seja prejudicado. Ao atualizar as datas de conclusão em massa, fica sempre claro o que precisa ser feito até quando, e o trabalho não fica por fazer.

No fim das contas, o trabalho de todas as equipes contribui para a missão da Lifewater: ajudar crianças e comunidades a ter acesso a água potável. Com maior eficiência no trabalho diário, elas podem avançar mais rapidamente para acabar com a crise global de água e saneamento.

Gerando melhores resultados para os próximos anos

Nos próximos anos, a equipe de marketing continuará lançando melhorias no site e atraindo mais doadores mensais para que possam gerar mudanças duradouras. As equipes de Lissie e Zerihun continuarão usando a Asana para garantir que os seus programas sejam implementados de forma tranquila e eficaz nas comunidades para as quais prestam assistência.

Com a Meta de reduzir ainda mais o número de mortes infantis por doenças transmitidas pela água, toda a equipe da Lifewater continuará se empenhando em práticas mais ágeis, eficientes e colaborativas para que mais comunidades possam ter água potável, saúde e esperança duradoura.