Caixa de entrada

A Caixa de entrada é o seu centro de notificações na Asana. Ela exibe as atualizações de todos os projetosprojetos Os projetos são listas de tarefas. Saiba mais em que você participa e tarefastarefas As tarefas são a unidade básica de trabalho na Asana. Elas podem representar qualquer tipo de trabalho, dividir o trabalho em partes menores ou armazenar informações. Saiba mais em que colabora (ou pelas quais é responsável) em um determinado espaço de trabalho ou organização.

Se você acessa a Asana com frequência e prefere não receber notificações por e-mail, pode desativá-las e consultar as atualizações das tarefas e projetos acessando apenas a sua Caixa de entrada.

acessar a minha caixa de entrada

Para acessar a Caixa de entrada:

Clique em Caixa de entrada na barra lateral. As notificações da sua organização ou espaço de trabalho aparecerão no painel esquerdo. As mais recentes serão exibidas primeiro. Ao clicar em uma notificação, a sua atividade aparecerá no painel direito.

Ações do painel esquerdo:

Ao clicar em uma notificação no painel esquerdo, você tem as seguintes opções: Criar uma tarefa de acompanhamento, Marcá-la como não lida e Arquivá-la. Para isso, basta passar o cursor do mouse sobre os símbolos correspondentes às ações.

É possível compactar ou expandir as notificações da Caixa de entrada para ver mais detalhes ou um maior número de notificações.

painel esquerdo

Lidas/não lidas:

Se quiser ler uma mensagem mais tarde, basta marcá-la como não lida na sua Caixa de entrada. Você também pode marcar mensagens como lidas sem precisar abri-las.

lidas/não lidas

Clique aqui para ir diretamente para a Caixa de entrada na Asana.  

ponto laranja de nova notificação

Novas notificações:

Aparecerá um ponto laranja ao lado da Caixa de entrada na barra lateral quando houver notificações não lidas.

Na Caixa de entrada, as novas notificações exibirão um ponto azul, e quando houver novas atividades nas tarefas dos projetos, você verá um balão de conversa.

aba no chrome

Você também poderá observar um ponto preto próximo ao logotipo da Asana na aba do seu navegador.

Novas notificações

Um ponto azul indica novas notificações.

As notificações sobre novos comentários ou anexos terão um balão de conversa mostrando o número de novos comentários ou anexos.

Novos comentários

Um balão de conversa azul indica novas atividades não lidas.

Trabalhar com a Caixa de entrada

Há duas guias na Caixa de entrada: Atividade e Arquivo.

Guia Atividade

Você verá uma notificação na Caixa de entrada, quando:

  • Uma tarefa for atribuída a você
  • Uma tarefa for desatribuída de você
  • A data de conclusão de uma tarefa atribuída a você estiver próxima
  • Uma tarefa atribuída a você estiver atrasada
  • Uma tarefa atribuída a você tiver sua data de conclusãodata de conclusão A data em que uma tarefa ou subtarefa deve ser concluída. Saiba mais alterada
  • Uma tarefa em que estiver colaborando tiver novos anexosanexos Um arquivo anexado a uma tarefa ou conversa. Saiba mais
  • Uma tarefa em que estiver colaborando tiver novos comentárioscomentários Comente em uma tarefa ou conversa para oferecer ajuda, responder perguntas e ajudar com o andamento do trabalho. Saiba mais
  • Uma tarefa em que estiver colaborando for concluídaconcluída Marcar uma tarefa com um sinal de visto para indicar que ela foi concluída. Saiba mais
  • Uma tarefa que tiver criado ou pela qual estiver responsável for curtida
  • Uma tarefa em que estiver colaborando for unificada com outra tarefa
  • Você for adicionado como colaborador de uma tarefa
  • Um comentáriocomentário Comente em uma tarefa ou conversa para oferecer ajuda, responder perguntas e ajudar com o andamento do trabalho. Saiba mais seu for curtido
  • Um anexoanexo Um arquivo anexado a uma tarefa ou conversa. Saiba mais seu for curtido
  • A sua conclusão de tarefa for curtida
  • Você for @mencionado na descrição da tarefa
  • Começar uma nova conversaconversa As conversas são como os usuários se comunicam na Asana. Comece uma conversa na página de qualquer projeto ou equipe. Saiba mais numa equipe em que você participa
  • For publicado um comentário em uma equipe ou conversa de projeto em que você estiver colaborando
  • Forem adicionadas tarefas a um projeto do qual você for membro
  • For iniciada uma conversaconversa As conversas são como os usuários se comunicam na Asana. Comece uma conversa na página de qualquer projeto ou equipe. Saiba mais em um projeto do qual você for membro
  • For atualizado o statusstatus Uma maneira de atualizar os membros do projeto sobre o progresso de um projeto. O status inclui uma cor (vermelho, amarelo, verde) e um pequeno resumo. Saiba mais de um projeto do qual você for membro
  • For alterado o status de uma tarefa que você estava aguardando

A Caixa de entrada só exibe notificações para ações e modificações feitas por outras pessoas. Você não verá notificações de ações iniciadas por você.

Após ter lido ou iniciado alguma ação a partir de uma notificação na aba de Atividade, você pode arquivá-la.

arquivar itens da caixa de entrada

Para arquivar notificações da Caixa de entrada:

Passe o cursor do mouse sobre o símbolo de notificação da Caixa de entrada e clique em Arquivar. Isso a enviará para a guia Arquivo.

Se quiser esvaziar a sua Caixa de entrada, você pode arquivar todos os itens de uma só vez. A Caixa de entrada esvaziará automaticamente após 4 semanas.

arquivar todos os itens da caixa de entrada

Como arquivar todos os itens da Caixa de entrada:

  1. Clique no ícone dos três pontos
  2. Clique em Arquivar tudo

Você também pode descer até o final da sua Caixa de entrada e clicar em Arquivar todas as mensagens

Guia Arquivo

Nesta guia estarão todos os itens da Caixa de entrada que você tiver arquivado.

Se quiser preservar alguma notificação, você pode retorná-la à guia de Atividade.

guia arquivo

Para enviar notificações arquivadas de volta para a Caixa de entrada:

Passe o cursor do mouse sobre a notificação e clique em Mover para Caixa de entrada. A notificação reaparecerá na guia de Atividade.

Arquivar as notificações a partir da Caixa de entrada

Você pode arquivar todas as notificações lidas e manter a Caixa de entrada limpa para as novas notificações.

Notificações agregadas:

Se houver múltiplas notificações com menos de uma hora de intervalo entre elas, a Asana as reunirá num único e-mail.

Notificações cruciais, como de atribuições de tarefas e comentários de tarefas, sempre serão enviadas individualmente, mas as atualizações sobre novas tarefas criadas ou concluídas, por exemplo, serão enviadas em grupo.

Os comentários e atribuições de tarefas nunca são agregados.

O limite de 30 segundos para o envio de notificações por e-mail só se aplica às notificações críticas. Para notificações menos importantes, o período de espera é de 60 minutos.

Painel direito na Caixa de entrada

Você pode atuar nas tarefas a partir de qualquer uma das guias da sua Caixa de entrada.

painel direito na caixa de entrada

O painel direitopainel direito O painel direito exibe os detalhes de uma tarefa ou conversa. Saiba mais fica sempre aberto para que você veja imediatamente o que mudou e se há alguma ação necessária a ser feita.

Se você quer ver a tarefa no contexto do projeto do qual ela faz parte, clique no nome do projeto e este aparecerá no painel principalpainel principal Quando você seleciona um projeto, tag ou pessoa, verá a lista relevante de tarefas no painel principal. Saiba mais .

Visualização

A Caixa de entrada pode ser visualizada num formato amplo ou condensado. Para ver mais conteúdo de prévia no painel esquerdo, clique no botão “Expandir”. Para ver menos conteúdo de prévia, desmarque Expandir.

visualizar

Filtragem

Você pode filtrar o tipo de notificações recebidas usando a barra de ferramentas da sua Caixa de entrada.

filtro

Filtros disponíveis para as notificações:

  1. Expandir
  2. Tudo
  3. Atribuído a mim
  4. @Menções
  5. Atribuído por mim

Configurar as notificações por e-mail

Você pode acessar facilmente as configurações das notificações por e-mail a partir da sua Caixa de entrada.

notificações por e-mail

Clique no ícone de três pontos e selecione Gerenciar notificações.

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Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

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Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas.

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N na linha de qualquer tarefa para criar uma nova seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.