Cronograma

O Cronograma é uma visualização atraente e dinâmica de como cada etapa do seu trabalho se encaixa no conjunto geral, que ajuda a começar bem os seus projetos e a cumprir todos os prazos. Com ele você pode criar planos de projeto e apresentar a forma como todas as peças se relacionam entre si, compartilhar os planos para obter aprovação e dar a todos a confiança de que sua equipe entregará os resultados a tempo. Adapte o seu plano aos problemas que surgirem ou quando ocorrerem as inevitáveis mudanças, para que o seu projeto esteja sempre dentro do prazo.

Visualize seu projeto em um cronograma

Você pode ver todos os projetos da Asana na visualização do Cronograma.

Use o cronograma para agendar um projeto antes de começar

Para acessar o cronograma do seu projeto, clique na guia Cronograma na visualização do projeto.

As subtarefas não herdam os projetos ou responsáveis das tarefas principais. Você precisa adicionar manualmente uma subtarefa a um projeto e informar uma data de conclusão ou intervalo de datas para que seja exibida no Cronograma do projeto

Tarefas não agendadas aparecerão na parte inferior do seu cronograma, basta arrastá-las e soltar para fazer o seu agendamento

  • As tarefas do seu projeto que têm data de conclusão ou intervalos de datas serão automaticamente adicionadas ao seu cronograma.
  • As tarefas não agendadas do seu projeto que não tiverem data de conclusão aparecerão na parte inferior do seu cronograma, na seção Tarefas não agendadas.
  • Oculte as Tarefas não agendadas clicando no ícone de setas para baixo na parte direita dessa seção.

Agende tarefas no seu cronograma

Para tirar as tarefas da seção de Tarefas não agendadas para o Cronograma, arraste a tarefa do grupo não agendado até a data correspondente no seu Cronograma, ou volte para a visualização de lista ou quadro e adicione a essa tarefa uma data de conclusão ou um intervalo de datas. Quando a tarefa tiver data de conclusão aparecerá no seu Cronograma.

Use as datas de início para atribuir intervalos de datas às suas tarefas e facilitar seu agendamento no cronograma

Adicione um intervalo de datas à tarefa:

Clique no seletor de data de conclusão da sua tarefa e selecione Adicionar data de início na parte inferior. Escolha primeiro a data em que a tarefa deve ser iniciada, e depois a data de conclusão.

Atualizar a data de conclusão de uma tarefa reflete-se imediatamente na visualização do cronograma

Esta data ou intervalo de datas aparecerá no seu cronograma.

Criar uma nova tarefa no Cronograma

Para criar uma nova tarefa a partir do Cronograma, clique diretamente na data em que deseja agendar a tarefa e digite o nome da tarefa. Em seguida pode adicionar detalhes para fornecer mais informações e atribuí-la à pessoa apropriada. A tarefa aparecerá diretamente no Cronograma, bem como na visualização de lista ou de quadro de tarefas dos envolvidos.

Definir as cores no seu Cronograma

A melhor maneira para definir cores do Cronograma é criar campos personalizados e definir as cores para cada campo. Depois disso, ao atribuir um valor para o campo personalizado nas tarefas, a cor correspondente será exibida no Cronograma.

Definir a lógica de cor no seu Cronograma

Para definir as cores no seu Cronograma, clique no ícone de menu do Cronograma no canto superior direito e, em seguida, no menu suspenso “Cor” para escolher as preferências de cor.

Você pode escolher o “Padrão da Asana”, que trará as cores que já definidas na Asana, ou pode definir uma lógica de cor baseada nos campos personalizados. Depois de escolher quais campos personalizados quer usar, poderá salvar e aplicar essa visualização para todas as pessoas, e com isso toda a sua equipe verá a mesma lógica de cor ao visualizar o projeto no Cronograma.

Dependências no seu Cronograma

Você pode definir as dependências diretamente no seu Cronograma clicando no ícone do conector que aparece ao passar o cursor do mouse sobre uma tarefa, arrastando em seguida até outra tarefa.

Gif definir as dependências

Para definir as dependências no seu Cronograma:

  • Clique no ícone do conector ao passar o mouse sobre uma tarefa.
  • Arraste o conector até a tarefa da qual deseja marcar como Dependente.

Se as tarefas de seu projeto são dependentes de outras, elas aparecerão conectadas no Cronograma.

As dependências são apresentadas no cronograma como linhas que ligam as tarefas

Se não houver conflitos de datas, uma tarefa será conectada à tarefa da qual depende ou através de uma linha cinza no seu cronograma.

Se você tiver erros de dependências, eles serão mostrados como linhas vermelhas entre tarefas para ajudar a lembrar de reajustar o seu agendamento de acordo com isso. Basta arrastar e soltar

Se tarefas dependentes se sobrepuserem no seu cronograma como, por exemplo, uma tarefa dependente começar antes que a tarefa da qual depende esteja concluída, aparece uma linha vermelha de dependência para indicar um potencial conflito.

Nível de detalhes do Cronograma

Afaste o seu Cronograma para ver de seis a nove meses do seu plano de projeto

Para aproximar ou afastar clique nos botões + e - no canto superior direito do seu Cronograma.

Dependendo do tamanho do monitor que estiver usando, o máximo que conseguirá aproximar no seu Cronograma será de duas a quatro semanas, e o máximo que conseguirá afastar será de seis a nove meses. Quanto maior o seu monitor, mais poderá ver ao aproximar ou afastar.

Como compartilhar seu cronograma

Todos que tiverem acesso ao seu projeto terão acesso ao cronograma. Se você quiser compartilhar um cronograma com alguém da sua empresa, basta copiar o URL desse cronograma e enviar-lhes o link, se o projeto for público. Se o projeto for privado, você pode colocá-los como seguidores das tarefas do projeto para que tenham acesso ao cronograma.

Seções e ordenação no seu Cronograma

As seções adicionam um novo nível de categorização ao seu plano de projeto. Você pode agora visualizar o seu trabalho do seu jeito, compartilhar um plano com mais indicadores visuais dos tipos de tarefas, e adaptar o seu plano sabendo como se agrupam as tarefas. Adicionamos a possibilidade de visualizar as seções do seu Cronograma ou ordenar por data.

Para adicionar, remover e reordenar seções no Cronograma você precisa usar a visualização com a lista de projetos. Depois de fazer ali as alterações necessárias o Cronograma estará automaticamente atualizado.

Para adicionar, remover e reordenar seções no Cronograma você precisa usar a visualização de lista ou quadro do projeto. Depois de fazer ali as alterações necessárias o Cronograma estará automaticamente atualizado.

Seções

Também é possível ordenar as suas tarefas no Cronograma por data de início, data de conclusão ou responsável, e salvar essa visualização como padrão.

Ordenar por

Para ordenar as suas tarefas no Cronograma:

  1. Clique no ícone Ordenar por
  2. Selecione Data de início, Data de conclusão, ou Responsável

layout

Para salvar o layout atual, clique na seta do menu suspenso ao lado do cabeçalho do projeto e selecione Salvar como layout padrão.

Ao ordenar as tarefas no Cronograma por data de início, data de conclusão ou responsável, as seções do projeto deixarão de ser exibidas. Para voltar a exibir as seções, ordene por Nenhum.

Se você configurou manualmente o seu Cronograma e precisa de mais tempo para ajustar o seu plano de projeto com o acréscimo das seções, você tem a opção de voltar a não ter seções até 24 de outubro de 2018. Selecione o ícone de menu no canto superior direito do Cronograma e clique em “Voltar a não ter seções”.

Tem comentários a fazer sobre as Seções? Queremos conhecê-los!

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Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

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Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.