A equipe de marketing está mais eficiente e temos conhecimento do nosso volume de trabalho: estamos alinhados e integrados. A Asana nos ajuda a ver a programação da nossa campanha, o que nos permite realizar programas maiores, em menor quantidade, e ser mais estratégicos em relação às datas de lançamento, de modo a maximizar o impacto na receita.

Andrea Leon Trozak, diretora sênior de gestão de programas

Como a Asana ajuda a Genesys a trabalhar de forma mais inteligente

Otimização da produção de marketing em larga escala

Os fluxos de trabalho de atribuição direta da Asana permitiram que os gestores de projeto se concentrassem no planejamento estratégico e na otimização de processos. A liderança agora tem visibilidade sobre o progresso das equipes em relação às Metas e pode disponibilizar recursos para iniciativas de alto retorno sobre o investimento (ROI). Além disso, os profissionais de marketing regionais podem ver as campanhas que estão por vir e aproveitar os ativos para as suas campanhas locais. 

Ganhar tempo para um trabalho mais impactante

Antes da Asana, as solicitações vinham de diferentes lugares e a equipe de produção gastava muito tempo em trabalhos que não eram monitorados nas linhas oficiais. 

Agora, o PMO de marketing não é mais responsável por fazer a triagem do trabalho atribuído diretamente, e as solicitações por e-mail ou chat diminuíram notavelmente. O marketing poupa um tempo administrativo significativo — mais de 140 dias de trabalho por ano — graças a mais de 350 envios de formulários e 2.600 regras de automatização acionadas a cada mês.

Os formulários ajudam os profissionais de marketing a iniciar o trabalho mais rapidamente

• Para enviar uma solicitação ao marketing, os funcionários da Genesys preenchem um formulário da Asana com as suas necessidades e os detalhes do entregável para as equipes de produção.

• Com base no tipo de solicitação — por exemplo, uma campanha, serviços criativos, webinário, vídeo ou publicação em rede social — as regras da Asana as atribuem automaticamente ao quadro da Asana da equipe apropriada. 

As automatizações encaminham o trabalho para as equipes certas 

• As solicitações pequenas são atribuídas diretamente à equipe apropriada, que então faz a triagem das suas próprias tarefas recebidas. 

• As solicitações complexas que envolvem uma campanha de marketing integrada ou um programa global são encaminhadas para a equipe de PMO, pois exigem colaboração com diferentes serviços de marketing e partes interessadas.

As pessoas usavam a plataforma de gestão de projetos anterior com relutância, reclamavam e nunca conseguiam entender a interface do usuário. Assim, o PMO e as equipes de serviços de marketing perdiam muito tempo gerenciando as tarefas dos colaboradores. A nossa prioridade era encontrar um aplicativo fácil de usar que os colaboradores pudessem aprender a usar rapidamente. O que nos chamou a atenção na Asana foi a capacidade de usar a metodologia Agile, e a flexibilidade de personalizar as visualizações de projeto foi um bônus gigante.

Andrea Leon Trozak, diretora sênior, gestão de programa

Alinhar os participantes com um núcleo de referência

A plataforma de gestão de projetos anterior da equipe de marketing era excessivamente complexa, dificultando o envolvimento dos participantes no trabalho e fazendo com que cada gestor de projeto tivesse que lidar com mais de 50 projetos. 

A Asana oferece às equipes um espaço centralizado para acompanhar o trabalho da campanha, melhorando significativamente o envolvimento dos participantes e reduzindo a “organização para o trabalho”, ou seja, o trabalho de coordenação que ocorre em torno dos projetos estratégicos.

As conversas, o contexto e o trabalho são reunidos em um só lugar

• Cada equipe de serviços de marketing da Genesys tem um quadro de projeto dedicado na Asana que serve como fila de produção e é usado para monitorar e gerir os entregáveis com a equipe e os participantes.

• Os comentários nas tarefas garantem que as discussões dos participantes aconteçam no contexto do trabalho.

• Os membros de equipe compartilham quase 4.000 comentários por mês, o que aumentou o engajamento das partes interessadas e reduziu a necessidade de alternar entre o e-mail e outros aplicativos. 

Processos padronizados ajudam as equipes a colaborar

• O marketing inicia muitos novos projetos usando modelos, que são pré-preenchidos com tarefas para o trabalho principal que precisará ser concluído.

• Essas tarefas são então adicionadas a vários projetos para que fiquem no quadro dedicado da Asana de cada equipe, o que integra o trabalho entre grupos, ao mesmo tempo que permite que as equipes vejam as suas tarefas em um só lugar. 

Conectando equipes globais com transferências descomplicadas

O SharePoint é usado em toda a Genesys para a colaboração em arquivos da equipe, e a equipe de marketing usa o Bynder como sistema de gestão de ativos digitais. A equipe do escritório de Gestão de Projetos precisava garantir que os ativos de criação e os arquivos de origem fossem enviados para o Bynder sem que a equipe de criação tivesse que se preocupar em enviar os arquivos duas vezes. 

Usando a API da Asana e o Tray.io, a equipe conectou esses aplicativos e criou um fluxo de trabalho unificado. 

Automatizações agilizam a gestão de ativos

• A equipe de Operações de marketing criou um “desencadeador” automatizado na Asana usando o Tray.io para fazer upload automático de ativos de criação e arquivos de origem.

• Agora, depois que um designer carrega os arquivos no SharePoint, ele cola o link em um campo personalizado na tarefa Asana correspondente. 

• O “gatilho” então envia os arquivos do SharePoint para o Bynder para revisão e conclusão do envio pela equipe de conteúdo.

As integrações permitem transferências mais integradas para os pedidos de tradução

• Quando os materiais precisam ser traduzidos para outros idiomas, o gerente regional da campanha envia uma solicitação com os links necessários do Bynder. 

• O link necessário é adicionado a um campo na Asana, o que aciona a automatização via Tray.io, que extrai os ativos do Bynder e os entrega na plataforma de projetos de tradução do fornecedor de tradução.

À medida que a solicitação de tradução avança, o seu status é sincronizado da plataforma de tradução do fornecedor com a tarefa da Asana para que o gerente regional de campanha possa monitorar o progresso.

Um dos principais benefícios foi oferecer aos profissionais de marketing opções personalizáveis que lhes permitam gerir o trabalho da maneira mais eficiente possível para a sua equipe. Com a Asana, conseguimos reduzir a frustração dos usuários, aumentar a visibilidade dos status dos projetos e conceder à equipe de gestão de projetos mais tempo para a otimização do fluxo de trabalho e a gestão estratégica do programa.

Candice Sanders, gerente sênior do escritório de gestão de projetos de marketing

Dimensionar a organização de marketing com a Asana, em vez de gestores de projeto

No primeiro ano de uso da Asana, a equipe de PMO aumentou a adoção entre os colaboradores em 400 %. No futuro, a equipe continuará a melhorar a excelência operacional do departamento de marketing com a Asana para que possam concentrar os seus recursos no crescimento do negócio.