No ambiente de mídia em constante mudança, a We Are Era está sempre a par do que acontece, identificando tendências e oferecendo soluções de conteúdo que se encaixam no zeitgeist atual e o moldam ativamente. Então, como ela consegue reagir às solicitações dos clientes mais rapidamente do que outras agências e implementá-las de forma criativa? A We Are Era conta com tecnologias colaborativas como a Asana para padronizar os processos, automatizar o trabalho e gerir as informações para que possam ser encontradas a qualquer momento. Como resultado, aumentaram a eficiência e reduziram os prazos dos projetos.

Ao padronizar e automatizar os processos com a Asana, as nossas equipes ficam em dia, poupam tempo e podem se concentrar no que realmente importa: conteúdo que convença.

Christian Röhrich, líder da equipe de gestão de projetos e apresentações

A equipe de Gestão de Projetos e Pitch desenvolveu o conceito de gestão de projetos bem-sucedido que a We Are Era agora segue. Liderada por Christian Röhrich, a equipe é responsável pelo posicionamento, pelo desenvolvimento do conceito criativo e pela série de apresentações da empresa, pela seleção de influenciadores, pela compra de mídia e pelo planejamento da distribuição. Eles são a interface entre as partes interessadas internas e externas e são responsáveis por liderar novos projetos para marcas e organizações públicas, além de gerir fluxos de trabalho entre as funções com a Asana.

A Asana se torna a plataforma central para o gerenciamento de projetos na We Are Era

No passado, a equipe usava várias soluções para comunicação e colaboração. Isso era complicado e, no fim das contas, gerava trabalho extra para a equipe gestora.

Inicialmente, a We Are Era usava a versão freemium da Asana como ferramenta para solicitações de trabalho em todos os locais, incluindo viagens, suporte de TI e solicitações de design. Christian imediatamente se deu conta de que a Asana oferecia um potencial muito maior e começou a expandir o seu uso por toda a sua equipe, fazendo da Asana a plataforma central para a gestão de projetos e a colaboração do dia a dia.

Normalmente, há muitos departamentos envolvidos nos projetos da empresa, como estratégia, criação e produção, portanto, há muito a coordenar, incluindo muitos briefings e rodadas de feedback. Christian e a equipe criaram um processo padrão para o fluxo de trabalho do projeto na Asana, e agora todos podem colaborar em um local claramente estruturado que permite um trabalho eficiente. Para atividades administrativas e organizacionais repetitivas, Christian criou regras de automatização que são ativadas por desencadeadores específicos, como datas de conclusão, para poupar tempo e minimizar a carga de trabalho.

Para Christian, são os relatórios de status e a clareza que possibilitam o melhor fluxo de trabalho da categoria: todos os envolvidos em um projeto sabem como ele está progredindo e qual é o andamento do trabalho, seja por meio de relatórios de status automatizados, seja consultando o projeto na Asana por conta própria. Além disso, a comunicação acontece diretamente na Asana em diferentes níveis hierárquicos, de acordo com cada projeto, para que seja monitorada, classificada, ordenada e fácil de ser encontrada por todos.

Você pode sentir a contribuição da Asana como o nosso “núcleo de referência”. Podemos aumentar o número de projetos sem aumentar a pressão, porque não precisamos mais guardar tudo na cabeça.

Christian Röhrich, líder da equipe de gestão de projetos e apresentações

Os membros de equipe puderam decidir se queriam usar a Asana. Muitos logo reconheceram o valor de gerir o seu trabalho em aberto na plataforma e começaram a trabalhar nos seus projetos e tarefas na Asana. Para Christian, é importante destacar as regras de automatização dentro da equipe para que todos saibam o que está “acontecendo nos bastidores” enquanto trabalham nas suas tarefas principais.

Além disso, alguns funcionários que se identificam fortemente com a Asana formaram uma “Força-Tarefa Asana” para testar novas funcionalidades à medida que são lançadas, a fim de garantir que os processos sejam mapeados de forma significativa na Asana. Eles não apenas apoiam os colegas, mas também contribuem ativamente para expandir ainda mais a plataforma dentro da We Are Era.

Como os membros de equipe aproveitam a Asana ao máximo

A equipe de Christian é responsável por avaliar as solicitações de apresentações de novos clientes e os briefings, ou as solicitações de novos projetos de clientes existentes. Em todas as funções e países, eles processam solicitações em todas as localidades da We Are Era. A equipe trabalha a partir de um projeto compartilhado na Asana, que recebe automaticamente todas as novas consultas da equipe de vendas.

Assim que recebe uma consulta para um novo projeto no seu projeto da Asana, a equipe de Pitch & Project Management esclarece dados-chave importantes, como o prazo previsto, o planejamento do orçamento, a intensidade da consultoria e o público-alvo. Se as informações fornecidas forem insuficientes, a comunicação com a equipe de vendas é feita diretamente por meio de um formulário da Asana como um processo padrão. Outro formulário foi criado para que os funcionários possam enviá-lo diretamente aos clientes. O fluxo de trabalho de consultas com formulários fixos garante a qualidade e minimiza o tempo perdido no início de um projeto.

Depois que todas as informações essenciais são coletadas, os gestores de projeto e as equipes apropriados são selecionados para o projeto, dependendo da capacidade, das habilidades e dos interesses.

O gerente do projeto pode ver os prazos e o status do trabalho dos funcionários na Asana. Isso permite que ele veja rapidamente quem pode assumir ou apoiar outro projeto. A estrutura da Asana permite que a equipe de Pitch & Project Management trabalhe de forma muito mais eficiente.

Mas não é apenas a equipe de Pitch & Project Management que gosta de trabalhar com a Asana; ela é usada em toda a empresa como uma plataforma de gestão de trabalho centralizada, juntamente com a HubSpot, Dropbox, CreatorIQ, Tubular, Socialbakers, CrowdTangle e Frame.io, dependendo do departamento e das responsabilidades.

A Asana foi feita visualmente, o que é muito importante para uma empresa que vem do marketing. Também convidamos os nossos clientes a trabalhar conosco na Asana.

Christian Röhrich, líder da equipe de gestão de projetos e apresentações

Uma das principais vantagens da Asana é que ela oferece aos usuários diferentes opções para visualizar o seu trabalho. Muitos gostam de trabalhar na visualização em quadro para poderem visualizar todo o fluxo de trabalho e ver os ativos de arte, como imagens anexadas às tarefas. A visualização de cronograma também é popular e fácil de compartilhar com os clientes, para que todos os envolvidos possam ver quando o trabalho do projeto está ocorrendo e como ele se conecta.

Como a funcionalidade da Asana é muito intuitiva e de fácil utilização, não é necessário um treinamento demorado. A integração de novos clientes, por exemplo, geralmente é concluída em apenas 15 a 20 minutos usando a metodologia simples que eles desenvolveram. 

Asana na We Are Era: uma história de sucesso em números

Na We Are Era, 240 funcionários em todas as oito localidades usam a Asana no seu idioma de preferência e, até março de 2022, já haviam gerido 2.500 projetos e quase 400.000 tarefas na Asana. Christian estima que o uso crescente de regras, formulários e modelos de projeto da Asana permite uma economia geral de 90 dias úteis por ano, em média.

O número de tarefas criadas na Asana vem aumentando constantemente há meses. Isso mostra o quão fortemente a ferramenta é adotada, quantas funções estão integradas e quantos projetos são geridos por meio da Asana.

Christian Röhrich, líder da equipe de gestão de projetos e apresentações

Como a Asana otimiza continuamente os processos

A Asana também tornou a colaboração com os clientes muito mais transparente e eficiente. A We Are Era percebeu que muitos clientes respondem a solicitações enviadas via Asana com mais rapidez e frequência. Eles fornecem mais feedback, portanto, os projetos em andamento podem ser adaptados às necessidades do cliente e concluídos com mais sucesso e menos estresse. Ao melhorar o engajamento do cliente com a Asana, a We Are Era aumentou a satisfação do cliente e fortaleceu a fidelidade do cliente a longo prazo.

Os funcionários viram uma mudança duradoura no seu estilo de trabalho, pois a Asana lhes permite trabalhar sem interrupções, independentemente da sua localização. Não apenas no escritório ou em casa, mas em qualquer lugar, porque todas as informações armazenadas centralmente na Asana podem ser acessadas de qualquer lugar. O aplicativo móvel nativo também tem sido muito bem-sucedido nesse aspecto.

Com a Asana, nem sempre precisamos começar do zero e podemos nos envolver em uma troca de informações aberta e honesta.

Christian Röhrich, líder da equipe de gestão de projetos e apresentações

Graças à Asana, a We Are Era pratica uma forma transparente de trabalhar em conjunto em toda a empresa e tudo é comunicado abertamente. O setor de mídia é acelerado, digital e muito aberto, e os funcionários logo reconheceram as vantagens desta forma de trabalhar na Asana para compartilhar ideias com outras pessoas ou pedir apoio. Muitas vezes, outras pessoas já realizaram projetos semelhantes, já pesquisaram um público-alvo ou conhecem um influenciador adequado. Isso evita a duplicação de esforço, a experiência é compartilhada e os projetos podem avançar mais rapidamente.

As informações dos colegas ajudam muito nos novos projetos, e a transferência de conhecimento aumenta a motivação dos funcionários e melhora a qualidade e a eficiência do trabalho.

O que vem pela frente para a Asana na We Are Era?

No futuro, a We Are Era planeja priorizar a Asana para a comunicação relacionada a projetos, administrar as funções do escritório na Asana e, de modo geral, expandir o seu uso. A empresa também planeja começar a usar as funcionalidades de Portfólio e Geração de relatórios.

Com uma maior automatização, a We Are Era prevê tornar os processos ainda mais acessíveis e eficientes para que os funcionários possam se concentrar no que realmente importa: oferecer a melhor criatividade do setor.

Em consonância com a colaboração aberta, a empresa também armazenará os objetivos e principais resultados (OKRs) dos funcionários ao lado das metas corporativas usando o recurso de Metas da Asana. Isso conecta as metas estratégicas ao trabalho cotidiano no nível operacional, proporcionando clareza sobre o propósito, o plano e as responsabilidades dos próprios funcionários. Desta forma, todos podem ver como priorizar os seus projetos e tarefas específicos para alcançar os OKRs, além de ter acesso ao panorama geral para ver como eles contribuem para o cumprimento das metas anuais da empresa e, em última análise, para a realização da sua missão geral.