Fundada em 2004 por Becky Brown, a empresa de serviços completos de escrituração, contabilidade e RH foi adquirida em 2018 por três empreendedores de tecnologia: Eric Page, Russell Benaroya e Raja Kapadia. Como empreendedores em série, eles conheciam em primeira mão a dificuldade de lidar com as necessidades de back-office. Assim, Eric, Russell e Raja uniram forças com Becky como sócios e se propuseram a fazer algo muito simples, mas crucial: dar aos empreendedores a tranquilidade de saber que a sua contabilidade está sempre em ordem. Eles também queriam fornecer insights práticos a partir dos dados financeiros dos seus clientes para ajudá-los a planejar o futuro da empresa com confiança.

Os quatro sócios mudaram o nome da empresa para Stride e, só no primeiro ano, aumentaram a receita em mais de 100 % e a equipe para mais de 35 funcionários. Os seus clientes são de diversos setores e normalmente têm de 5 a 50 funcionários, com receitas anuais de US$ 1 a US$ 25 milhões.

A necessidade de estrutura e processo

Enquanto Eric se concentra nas operações e na gestão de clientes, Russell lidera os programas de geração de demanda e aquisição da empresa. Quando os dois sócios começaram a redefinir e construir o negócio, eles logo perceberam que precisavam:

• Implementar estrutura e processos para crescer e expandir o negócio com sucesso.

• Centralizar o trabalho de todos para proporcionar transparência e visibilidade em toda a empresa, já que todos trabalham remotamente e estão espalhados por diferentes fusos horários.

Após avaliar algumas ferramentas de gestão do trabalho, Eric e Russell optaram pela Asana devido à sua interface de usuário intuitiva, flexibilidade para lidar com vários fluxos de trabalho diferentes e alta transparência visual. Eles também viram nisso uma oportunidade de eliminar outros softwares, pois poderiam centralizar as informações em um único lugar.

Integração de toda a empresa

Para que a equipe se sentisse confortável com esse novo nível de transparência e maneira de trabalhar, Eric e Russell adotaram uma abordagem do tipo “aprender por meio da prática” para implementar a Asana. Cada membro de equipe primeiro aprendeu os fundamentos básicos da Asana e, em seguida, todo o novo trabalho foi planejado e atribuído na ferramenta, em vez de planilhas, reuniões ou correntes de e-mail.

Com a Asana, sabemos sempre em que ponto da situação é que as coisas estão com cada cliente, de forma a podermos mitigar os problemas de forma proativa. Isto ajudou-nos a alargar o valor vitalício dos nossos clientes, o que nos proporciona um valor incremental significativo.

Eric Page, cofundador e sócio

Embora a abordagem do tipo “aprender por meio da prática” de Eric e Russell tenha ajudado as pessoas a aderir, o uso aumentou significativamente para a equipe de contadores e profissionais de RH quando eles criaram um quadro de saúde do cliente para acompanhar o status de cada conta. Neste projeto, cada líder de conta pode especificar o status do relacionamento com o cliente para obter mais ajuda quando necessário, antes que os problemas se agravem.

Maior transparência para permitir um rápido crescimento

Agora, a equipe da Stride gerencia todo o seu trabalho na Asana, desde a definição dos objetivos da empresa até a integração de novos funcionários. Algumas das maneiras como a empresa usa a Asana para operar com mais eficiência:

• Acompanhamento de objetivos e principais resultados: todos podem ver a qualquer momento as principais metas para as quais a empresa está trabalhando, bem como todo o trabalho que está sendo realizado para alcançá-las. Os funcionários também são incentivados a enviar ideias para cada objetivo, que as equipes usam como base ao fazer o planejamento do sprint.

• Feedback do cliente: quando um cliente tem feedback, agora ele o envia por meio de um Formulário Asana. Dessa forma, o feedback não se perde e pode ser tratado pelo membro de equipe responsável por essa função ou área do negócio.

• Planos de desenvolvimento pessoal: um princípio fundamental na empresa é “investir em si mesmo”. Os funcionários usam a Asana para monitorar os seus planos de desenvolvimento pessoal, para que possam ver em que áreas estão progredindo e em que precisam se concentrar para alcançar as suas metas pessoais.

• Integração de novos funcionários: cada novo funcionário começa o primeiro dia na Stride recebendo o seu plano de integração na Asana, para ter todas as informações de que precisa para obter êxito e saber quais são os principais marcos para os quais está trabalhando nos primeiros 30 dias.

• Reuniões: embora a equipe tenha conseguido reduzir a maioria das reuniões ao monitorar o status dos projetos nos Portfólios, quando se reúnem, as discussões agora se concentram em responder a perguntas críticas, em vez de compartilhar atualizações de progresso.

Olhando para o futuro

Ao transferir o trabalho para a Asana, todos na Stride agora têm voz sobre o que é priorizado e o que é feito dentro da organização. Os colaboradores estão mais comprometidos e fazendo um trabalho melhor porque se sentem capacitados a compartilhar as suas ideias e sabem para quais metas estão trabalhando. O resultado disso? Uma equipe mais focada, menos estressada e que está ajudando a empresa a dobrar o seu crescimento pelo segundo ano consecutivo.

As distrações cobram um preço alto, e é por isso que nos esforçamos por eliminá-las sempre que possível. Com a Asana, as pessoas conseguem entrar em um estado de fluxo mental e trabalhar sem interrupções, já que todos estão a par da situação atual dos trabalhos e de suas próprias responsabilidades, sem precisar ir fisicamente de um lugar a outro em busca dessas informações.

Russell Benaroya, cofundador e sócio