A Asana está em uso desde a fundação

Já na sua fundação, a Exporo apostou em um modelo de negócios digital e na colaboração digital – e também na Asana. Dessa forma, a empresa, sediada na Hafencity de Hamburgo, pode reagir de forma rápida e ágil às demandas do mercado, pois os projetos e conteúdos são mapeados de forma eficiente e multifuncional por meio de processos digitais. Björn Maronde, coordenador de proteção de dados da Exporo e responsável pelas áreas de administração de TI e segurança da informação, foi consultor de TI autônomo por 12 anos antes de assumir um cargo efetivo na Exporo. Já na fase de fundação, ele participou de um lançamento bem-sucedido. Como ele já conhecia a Asana de antes, foi um fator decisivo para ele integrar a Asana como ferramenta de gestão do trabalho nos processos corporativos da Exporo desde o início. Desde o início, deveria ser estabelecido um sistema que permitisse o trabalho multifuncional em equipes, funcionasse como um ponto central de contato para o trabalho em projetos e no qual as metas e tarefas pudessem ser registradas no nível da equipe e do funcionário. As ferramentas digitais e simplificadas da Asana eram excelentes para os processos de negócios automatizados da Exporo. Acontece que a Asana tem muito mais a oferecer do que apenas gestão de projetos.

100% de adesão – todos os funcionários usam a Asana

Desde a fundação da empresa, o ecossistema da Asana tem sido a base para uma coordenação estruturada dos processos operacionais. A Asana é usada em todos os departamentos da empresa. Cada um dos 181 funcionários da Exporo tem uma conta na Asana para usar em atividades da equipe ou em tarefas pessoais. Além disso, também podem ser convidados funcionários externos e parceiros, como o contador ou o responsável pela proteção de dados. Como a Asana foi usada na Exporo desde o início, não há questões como “mudança para novos métodos de trabalho” ou “integração dos processos da Asana nos departamentos”. No entanto, é necessário um treinamento contínuo dos funcionários, especialmente para novas funções. Somente assim os funcionários podem aproveitar plenamente todas as vantagens da plataforma e, por exemplo, acessar todas as informações e tarefas relevantes.

Uma ferramenta como a Asana oferece o melhor suporte à colaboração quando o maior número possível de colegas trabalha em conjunto com ela – e na Exporo, 100% do nosso trabalho é feito com a Asana.

Transição sem problemas para o trabalho remoto

A transição cada vez mais frequente para o trabalho remoto também ocorreu sem problemas na Exporo. Graças à Asana, não houve interrupções significativas nas operações comerciais. Por exemplo, departamentos como RH, Marketing, Tecnologia/Desenvolvedores e Contratos dependem especialmente da ferramenta no seu dia a dia. O departamento de Contratos, responsável pelos contratos para desenvolvedores de projetos e investidores, deve primeiro elaborar contratos juridicamente impecáveis e, em seguida, gerenciá-los para, por exemplo, evitar inadimplências. Atualmente, os processos estão sendo otimizados na Asana para, por exemplo, reduzir a papelada, obter uma visão geral clara do status de cada projeto e melhorar ainda mais a coordenação da equipe. O objetivo é que cada funcionário esteja informado sobre suas próprias tarefas e prazos. Desde a busca por projetos adequados até o financiamento por parte dos investidores, a ferramenta de gestão do trabalho oferece suporte por meio de tarefas, subclasses e responsabilidades. Cada etapa individual pode ser acompanhada em detalhes de forma fácil e conveniente.

A tecnologia por trás da Asana tem melhorado constantemente. Hoje, é possível processar tarefas e tópicos muito mais complexos. No entanto, o uso continua sendo simples para os usuários.

Maior produtividade desde o início

Como a Exporo conta com a Asana como ferramenta de gestão do trabalho desde a fundação da empresa, foi criada uma base sólida e centralizada para a gestão de projetos, com enormes opções de expansão para o futuro. Com os contínuos desenvolvimentos da Asana, a Exporo pode enfrentar desafios sempre novos, manter a flexibilidade e encontrar soluções rápidas e sólidas. Atualmente, a Exporo também se beneficia, entre outras coisas, da integração da Asana com o serviço de mensagens “Slack”, que é usado principalmente para a comunicação interna na empresa. Agora, as tarefas podem ser facilmente integradas e acompanhadas em chats em grupo ou mensagens diretas com apenas um clique.

Björn Maronde conhece a Asana há muitos anos e testemunhou o rápido desenvolvimento da ferramenta. “No passado, a Asana era uma ferramenta muito simples para tarefas de gestão empresarial. Naquela época, ela funcionava de forma muito linear, comparável a uma lista de compras. Outras ferramentas, por sua vez, eram extremamente técnicas e mais complicadas de usar. Era preciso primeiro criar bancos de dados para montar formulários e inserir dados.” Ele está convencido do constante desenvolvimento da ferramenta.

Evolução da Asana e suporte excepcional

Desde a mudança para a versão Business da Asana, há um ano, a Exporo tem seu próprio contato na Equipe de Sucesso do Cliente, o que proporcionou um novo aumento na eficiência. Maronde entra em contato com a Asana pelo menos uma vez por mês. O contato pessoal da Asana já conhece muito bem os processos de negócios da Exporo e faz sugestões relevantes sobre novas funcionalidades por iniciativa própria. “Você é ativamente incluído”, diz Maronde. Ele então verifica imediatamente internamente se e como essas novas funções podem ser usadas de forma útil e lucrativa na Exporo. Por outro lado, o suporte oferece o máximo de assistência possível em caso de dúvidas. Os treinamentos realizados pela Asana são muito bem recebidos pelos funcionários. Os especialistas da Asana são muito experientes e conseguem transmitir muito bem o seu conhecimento. O uso e os processos existentes, que já eram realizados na ferramenta, puderam ser intensificados muito mais graças à integração de novas versões e aos treinamentos. Embora a Exporo tenha integrado o uso da Asana aos seus processos de trabalho de forma muito independente, Björn Maronde ainda recomenda o contato regular com os especialistas da Equipe de Sucesso do Cliente da Asana.

Você recebe dicas úteis e pode tornar o uso ainda melhor e mais fácil. Raramente recebi um atendimento tão bom do suporte ao cliente como na Asana.

Asana como um sucesso garantido na Exporo

Os funcionários da Exporo pensam de forma independente em como podem integrar ainda mais os componentes individuais da ferramenta ao seu trabalho diário e ao seu departamento. Departamentos como RH ou Compliance, por exemplo, usam a função “Formulários” para receber e processar solicitações. Os funcionários planejam, organizam e reestruturam por conta própria o seu próprio dia a dia. Para isso, eles se envolvem ativamente com o sistema. Maronde: “Uma colega que havia estabelecido uma meta para um trimestre inteiro conseguiu alcançá-la já no início do trimestre com o apoio da Asana. A Exporo conta com o envolvimento ativo dos funcionários para otimizar os processos. É isso que caracteriza uma empresa jovem. É divertido porque todos trabalham em prol de um objetivo comum.”

Formulários e Metas da Asana

Com as novas funcionalidades Forms e Goals da Asana, a Exporo centraliza processos específicos de forma direcionada. O Forms permite enviar apenas um link aos funcionários – o formulário armazenado na Asana contém todas as perguntas e tópicos relevantes para o processo. Com a função “Goals”, é possível vincular metas corporativas completas às tarefas necessárias e monitorar o progresso. Com isso, as equipes trabalham juntas de forma mais direcionada. Com o Goals, é possível vincular as metas diretamente às tarefas, sem etapas intermediárias. Assim, o Goals proporciona clareza sobre tarefas, processos, metas e resultados.

Uma base de dados sólida é extremamente importante para a Business Intelligence

Para a análise sistemática da empresa, a Asana foi integrada diretamente à Business Intelligence (BI) da Exporo. A Asana está profundamente integrada e todos os dados relevantes são armazenados no data warehouse. Isso permite realizar cálculos complexos, como probabilidades de determinados eventos. Os relatórios padronizados são usados não apenas para uso interno, mas também para apresentação aos investidores. Com a integração do BI, é possível analisar onde há problemas. No que diz respeito aos tickets de suporte, por exemplo, os colegas podem ver rapidamente quantos tickets estão em andamento ou ainda abertos e quanto tempo levou, em média, para processar um ticket. Dessa forma, muitos outros dados da Asana são transferidos regularmente para a ferramenta de BI por meio de uma interface. Dessa forma, a administração tem uma visão geral concreta de todos os processos.