Olo cativa seus funcionários com processos de RH dimensionáveis e o apoio da Asana

Olo
  • Logotipo Olo
  • Número de funcionários
    • 130
  • Porcentagem da equipe trabalhando remotamente
    • 50%
  • Porcentagem de satisfação com os processos de RH
    • 98%

Como fazer um novo funcionário se sentir bem-vindo no Texas quando o resto de sua equipe está em Nova York ou espalhado pelos EUA?

Olo é um serviço digital de pedidos e entregas para mais de 250 marcas de restaurantes, incluindo Chipotle, Jamba Juice e Five Guys. Começar as novas contratações com o pé direito é essencial, porque metade da sua equipe de 130 pessoas trabalha de forma remota por todos os EUA. Isso torna o seu objetivo essencial de ter um alto índice de retenção ainda mais desafiador.

Para manter tal força de trabalho distribuída como uma entidade coesa e engajada, a equipe de RH da Olo, que chamam de equipe de Pessoas + Cultura, projetou uma experiência de integração completa. Ela gerencia cada uma das necessidades de RH, desde o primeiro dia do funcionário, a folha de pagamentos e avaliações de desempenho até às questões patrimoniais e conferências. Deanne Rhynard, vice-presidente de Pessoas + Cultura, acredita que até a menor das interações de RH pode ajudar a desenvolver uma cultura corporativa de excelência.

“Embora estejamos todos aqui para trabalhar”, explica Deanne, “me preocupo que todos estejam felizes. Se nossos funcionários estão felizes, unidos manteremos esta empresa à tona.”

App e site da Olo

A equipe usa a Asana para se certificar de que cada processo de RH é executado sem problemas, independentemente do nível de complexidade. “Não há nenhum processo que não faça uso da Asana”, diz Deanne. “Ela é essencial para a nossa estratégia geral e para nossas operações do dia a dia, permite-nos colaborar como equipe remota e manter as pessoas responsáveis por suas tarefas. Ela nos permite principalmente capacitar e confiar em nossas pessoas para fazer o seu trabalho.”

O segredo para o sucesso dos RH: processos detalhados e repetíveis

A maior parte dos processos da Pessoas + Cultura da Olo é incrivelmente detalhada e frequentemente replicada, como a folha de pagamentos quinzenal e mensal, as avaliações de desempenho anuais e as atribuições patrimoniais. Também há a integração de cada nova contratação, que consiste de até 130 passos, e todos eles importantes para a retenção do funcionário. “Se esqueço um único passo na integração, isso representa uma falha aos olhos do novo funcionário, e também aos meus, como seu representante na empresa”, explica Deanne. “Eu corro o risco de eles saírem, o que reduz o nosso índice de retenção e deixa-nos a todos um pouco menos felizes.” 

A equipe Pessoas + Cultura é pequena e está espalhada, o que aumenta o desafio. “Somos uma equipe de três pessoas, mas deveríamos ser trinta”, diz Deanne. “O trabalho que fazemos é crucial.” Deanne está localizada em Seattle, enquanto que seus colegas estão em Nova York, e usam a Asana para aproximar as distâncias. “Asana me ajuda a comunicar com os funcionários em Nova York. Fico a par do que eles estão fazendo e não preciso ficar perguntando constantemente como vão as coisas.”

Quando as listas de tarefas comuns simplesmente não dão conta

Deanne usou a Asana pela primeira vez na empresa anterior em que trabalhava, e quando se juntou à Olo, pretendia retornar às listas de tarefas tradicionais. “Eu tentei de verdade”, diz ela, “mas me dei conta de que não consigo trabalhar sem a Asana.”

A natureza incrivelmente detalhada dos processos de RH da Olo os torna particularmente desafiantes, bem como o fato de envolvem muitas pessoas externas à Pessoas + Cultura. “Simplesmente não é possível registrar tudo em papel ou numa tarefas regular,” explica Deanne. “A Asana permite arrastar e soltar. Você pode organizar coisas com datas de conclusão, anexos e comentários, e atribuir tarefas a pessoas dentro e fora do departamento de Pessoas + Cultura.”

“Se esqueço um único passo na integração, isso representa uma falha aos olhos do novo funcionário, e também aos meus, como seu representante na empresa. Agora já não deixamos nada para trás porque temos um sistema à prova de falhas. A Asana é absolutamente vital. Eu não poderia desempenhar o meu trabalho sem ela.”

Deanne começou novamente a usar a Asana para o seu uso, e aos poucos começou a se espalhar. Agora seus colegas de Pessoas + Cultura também contam com ela, assim como as equipes de sucesso do cliente e de marketing da Olo. “Já não deixamos nada para trás, porque temos um sistema à prova de falhas,” diz Deanne. “Perder alguma tarefa ou informação ocorre agora com muito menos frequência.”

Integração à prova de falhas na Olo

A equipe de Pessoas + Cultura da Olo guarda seus processos de integração e incorporação na Asana, um para funcionários a tempo integral, outro para fornecedores, e um terceiro para funcionários transferidos. A equipe faz uma cópia do modelo para cada nova contratação, e percorre então a lista de ponta a ponta.

Os modelos de integração são divididos em seções, representando os diversos estágios no processo de incorporação. Algumas das tarefas incluem:

  • Informações pertinentes do funcionário: nome, e-mail pessoal, e-mail da Olo, seu link ATS para o currículo, equipe designada, cargo, data de início, local de trabalho, nome do superior, entre outras.
  • Tarefas de conclusão do recrutamento: registrar as informações da nova contratação, guardar a carta de oferta, organizar as pastas, atualizar o plano de contratação e assinalar a posição como preenchida no ATS.
  • Após a assinatura da carta de oferta: enviar um e-mail de boas-vindas em nome do Diretor Executivo, estudar as opções para compra de computador, processar a documentação de conformidade, atribuir um parceiro(a), enviar a verificação do histórico, anexar aos documentos de planejamento principais.
  • Experiência de integração: criar uma conta de e-mail, programar as reuniões de treinamento iniciais, atribuir os direitos de software, encomendar um FitBit, enviar a sacola com produtos e brindes, planejar a viagem ao escritório de Nova York, adicionar a contratação ao sistema de HRIS, e enviar o e-mail de preparação para o primeiro dia.

Os projetos Asana também permitem que as pessoas certas permaneçam envolvidas. O recrutador e os membros da equipe de Pessoas + Cultura acompanham o projeto na Asana, assim como todas as pessoas da empresa que precisam atribuir direitos de software.

A desincorporação é igualmente bem orquestrada. Quando um funcionário vai embora, o processo de desincorporação garante a segurança e a proteção da empresa, ajudando simultaneamente a equipe de Pessoas + Cultura a solucionar todas as questões em aberto. O funcionário vive uma experiência profissional até ao último momento dentro da Olo.

Escritório da Olo

O modelo de projeto de desincorporação inclui uma entrevista de saída e os processos necessários para registrar os acordos de separação, finalizar o último pagamento, fechar as contas e remover os acessos de software. Para manter os afastamentos confidenciais, o pessoal da Pessoas + Cultura pode acompanhar o processo por meio da Asana até que os outros funcionários sejam informados sobre a saída do(a) colega.

Executando outros processos de RH com a Asana

A Olo possui centenas de outros usos de RH que são suportados pela Asana. “Depois de configurar um processo na Asana, não preciso mais pensar nele”, diz Deanne, e brinca: “isso me ajuda a manter a sanidade.” Estes são alguns dos exemplos:

  • Folha de pagamento: os modelos para as folhas de pagamento de meio e de fim do mês ajudam Deanne a lidar com contingências como comissões, bônus, rescisões, impostos estaduais, horas trabalhadas, licenças remuneradas, entre outros. O Diretor de Operações, o Vice-Presidente Sênior de Finanças e o Departamento de Contabilidade têm acesso a um resumo da folha de pagamento.
  • Avaliações de desempenho: os gerentes, funcionários e líderes de departamento são aqueles que efetivamente realizam as avaliações, mas o processo de Deanne os envolve no momento certo e lhes diz quando devem enviar lembretes, quando fazer o acompanhamento, e quando registrar as notas.
  • Agendas de reunião: para manter as reuniões internas produtivas, Deanne utiliza uma agenda para cada gerente e subordinado direto que ela aproximar frente a frente. Ela compartilha algumas agendas com os colegas e equipe, e usa outras como notas privadas.
  • Outros: a equipe de Pessoas + Cultura usa a Asana para planejamento de conferências, implementações de software e gestão patrimonial.

A equipe de sucesso do cliente também usa a Asana de forma extensiva para gerenciar tudo, desde a instalação de clientes até à gestão e manutenção. Já começou até a adicionar clientes aos projetos da Asana, para que possam acompanhar a trajetória de suas contas. “Essa transparência e visibilidade são fundamentais”, explica Deanne. “As coisas se perdem por e-mail, e a equipe de Sucesso do Cliente poderia perder a noção do que está acontecendo com o cliente. Se não tivessem começado a usar a Asana, perderiam a garra, decepcionariam e falhariam. Ela mantém a equipe ocupada com as tarefas certas, e a comunicação fluindo.”

Equipes engajadas e distribuídas

Quando todos os funcionários necessários para o RH estão no lugar certo, há uma base segura e estável para uma cultura empresarial saudável. “Recebemos feedback fenomenal sobre o nosso processo de integração, e como ele contribui para a retenção de funcionários”, diz Deanne. Os ótimos processos mantêm a equipe da Olo engajada, sem importar em que região dos EUA está trabalhando.

  • 100% dos novos funcionários se sentiram bem-vindos no primeiro dia
  • 100% dos novos contratados se sentem amparados por seu gerente.
  • 98% estão satisfeitos com o nível de comunicação com seu contato no RH durante o processo de contratação.
  • Um funcionário disse “me senti muito bem acolhido por todos, o processo de ambientação foi tranquilo”, e outro, “a equipe de Pessoas + Cultura foi extremamente simpática e me deixou muito à vontade. Isso me causou uma impressão determinante sobre a cultura na Olo”.

A Asana se certifica de que estes sistemas façam sua mágica, todas as vezes. “Não sei como eu conseguiria me lembrar de todos estes micro passos”, diz Deanne. “Considero os detalhes muito importantes, mas este trabalho exige muito mais do que o que posso fazer. Para mim, Asana é sinônimo de sucesso.”

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Organize o seu trabalho

Defina tarefas e marcos claros para transmitir claramente à equipe o que precisa ser feito.

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Ajude a sua equipe a cumprir os prazos

Permita a cada profissional de marketing saber exatamente o trabalho que lhe foi atribuído ao dar total transparência sobre responsáveis e datas de conclusão.

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Cumpra os seus prazos

Mapeie o plano da sua campanha para ver como se encaixam as peças do seu projeto, identificar problemas potenciais e manter o trabalho na direção certa.

Cumpra os seus prazos

Tenha conversas produtivas

Faça perguntas ou forneça atualizações sobre o trabalho em andamento para transformar conversas em ações.

Tenha conversas produtivas

Anexe arquivos para o seu trabalho

Vincule documentos compartilhados, arquivos de design e planilhas de orçamento para que a sua equipe não precise procurar tais informações.

Anexe arquivos para o seu trabalho

Veja rapidamente todos os trabalhos

Veja o trabalho em um calendário para ter claros todos os tempos e trabalhar em função das datas mais importantes

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Acompanhe o seu progresso

Mantenha-se a par do progresso do projeto e identifique rapidamente quando as coisas saírem do rumo.

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Trabalhe de qualquer lugar

Quer esteja em reunião com um fornecedor, em uma conferência, ou fora do escritório, use Asana para dispositivos móveis para permanecer conectado.

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Realize programas bem sucedidos todas as vezes

Asana auxilia as equipes de marketing a planejar, monitorar e lançar iniciativas envolventes para o seu público.

Realize programas bem sucedidos todas as vezes

Mapeie cada um dos passos

Mapeie as etapas críticas, desde o desenvolvimento até o lançamento, para que todos tenham o roteiro bem claro.

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Saiba com quem está a bola

Atribua proprietários e datas de validade claros a cada estágio do lançamento para realizá-lo dentro do prazo.

Saiba com quem está a bola

Faça os lançamentos em dia

Veja como todas as peças do seu projeto se encaixam para fazer os ajustes necessários e manter o trabalho na direção certa.

Faça os lançamentos em dia

Mantenha todos os envolvidos a par dos acontecimentos

Assegure-se que as atualizações e conversas importantes não ficam perdidas nas correntes de e-mails vinculando-as ao seu trabalho.

Mantenha todos os envolvidos a par dos acontecimentos

Mantenha o trabalho em um só lugar

Anexe arquivos ao seu projeto para que todos saibam onde encontrar as informações corretas.

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Monitore datas e marcos

Fique de olho nas datas importantes visualizando em um calendário os planos para o lançamento.

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Veja o que está e o que não está no caminho certo

Veja como o trabalho progride para se assegurar que tem tudo sob controle para alcançar as metas e acertar os prazos.

Veja o que está e o que não está no caminho certo

Permaneça conectado em qualquer lugar

Fique por dentro do progresso do seu lançamento onde quer que esteja com o aplicativo Asana para dispositivos móveis.

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Preparar, apontar e… Lançar!

Asana ajuda as equipes de produtos a cumprirem os prazos para que possam lançar ótimos produtos.

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Mapeie as prioridades

Crie tarefas para cada objetivo para que todos tenham visibilidade sobre os objetivos gerais da empresa.

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Determine a pessoa certa

Atribua cada objetivo à pessoa apropriada, para que todos saibam quem está responsável e quem devem consultar para esclarecer as dúvidas.

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Trace um plano para alcançar as suas metas

Veja como cada marco conquistado aproxima os seus objetivos para sentir confiança de que alcançará suas metas.

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Compartilhe informações e forneça atualizações

Mantenha todos os envolvidos a par do progresso e das informações mais recentes com atualizações e comentários diretamente vinculados aos seus objetivos.

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Anexe arquivos importantes

Integre a Asana com as suas ferramentas de compartilhamento de arquivos para manter todos os seus documentos importantes em um só lugar.

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Fique de olho nas datas importantes

Veja os prazos e marcos da sua iniciativa em um calendário para ter o tempo sob controle.

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Acompanhe o progresso da empresa

Saiba quais objetivos estão em dia e quais requerem a sua atenção para poder alcançar as suas metas.

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Receba atualizações e pondere decisões importantes onde quer que esteja através do aplicativo Asana para dispositivos móveis.

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A Asana proporciona à sua equipe visibilidade sobre as metas empresariais, para que todos mantenham o foco no que mais importa.

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Saiba quem está encarregado

Atribua responsáveis claros para cada tarefa para que o seu piloto, comandante e engenheiro de voo saibam o que precisa ser feito.

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Mapeie cada um dos passos

Crie um plano de lançamento para traçar o seu curso do início ao fim, compartilhá-lo com sua equipe e modificá-lo à medida que as circunstâncias o exigem.

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Certifique-se que todos os sistemas estão operacionais

Faça perguntas importantes, tenha conversas e forneça atualizações de status para deixar a sua equipe a postos para o dia do lançamento.

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Mantenha os olhos na meta

Veja cada um dos marcos no calendário para poder acompanhar as datas de importância que levam até à decolagem.

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Acompanhe o seu progresso

Veja o que está e o que não está no caminho certo para ter certeza que está preparado para o dia do lançamento.

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3, 2, 1… ignição!

Com Asana, a sua equipe pode sonhar alto e chegar lá. Basta dar um pequeno passo…

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