Olo cativa seus funcionários com processos de RH dimensionáveis e o apoio da Asana

Como fazer um novo funcionário se sentir bem-vindo no Texas quando o resto de sua equipe está em Nova York ou espalhado pelos EUA?

A Olo é um serviço digital de pedidos e entregas para mais de 250 marcas de restaurantes, incluindo Chipotle, Jamba Juice e Five Guys. Começar as novas contratações com o pé direito é essencial, porque metade da sua equipe de 130 pessoas trabalha de forma remota por todos os EUA. Isso torna o seu objetivo essencial de ter um alto índice de retenção ainda mais desafiador.

Para manter tal força de trabalho distribuída como uma entidade coesa e engajada, a equipe de RH da Olo, que chamam de equipe de Pessoas + Cultura, projetou uma experiência de integração completa. Ela administra cada uma das necessidades de RH, desde o primeiro dia do funcionário, a folha de pagamentos e avaliações de desempenho até às questões patrimoniais e conferências. Deanne Rhynard, vice-presidente de Pessoas + Cultura, acredita que até a menor das interações de RH pode ajudar a desenvolver uma cultura corporativa de excelência.

“Embora estejamos todos aqui para trabalhar”, explica Deanne, “me preocupo que todos estejam felizes. Se nossos funcionários estão felizes, unidos manteremos esta empresa à tona.”

A equipe usa a Asana para se certificar de que cada processo de RH é executado sem problemas, independentemente do nível de complexidade. “Não há nenhum processo que não faça uso da Asana”, diz Deanne. “Ela é essencial para a nossa estratégia geral e para nossas operações do dia a dia, permite-nos colaborar como equipe remota e manter as pessoas responsáveis por suas tarefas. Ela nos permite principalmente capacitar e confiar em nossas pessoas para fazer o seu trabalho.”

O segredo para o sucesso do RH: processos detalhados e repetíveis

A maior parte dos processos da Pessoas + Cultura da Olo é incrivelmente detalhada e frequentemente replicada, como a folha de pagamentos quinzenal e mensal, as avaliações de desempenho anuais e as atribuições patrimoniais. Também há a integração de cada nova contratação, que consiste em até 130 passos, e todos eles importantes para a retenção do funcionário. “Se esqueço um único passo na integração, isso representa uma falha aos olhos do novo funcionário, e também aos meus, como seu representante na empresa”, explica Deanne. “Eu corro o risco de eles saírem, o que reduz o nosso índice de retenção e deixa-nos a todos um pouco menos felizes.”

A equipe Pessoas + Cultura é pequena e está espalhada, o que aumenta o desafio. “Somos uma equipe de três pessoas, mas deveríamos ser trinta”, diz Deanne. “O trabalho que fazemos é crucial.” Deanne está localizada em Seattle, enquanto os seus colegas estão em Nova York, e usam a Asana para aproximar as distâncias. “Asana me ajuda a comunicar com os funcionários em Nova York. Fico a par do que eles estão fazendo e não preciso ficar perguntando constantemente como vão as coisas.”

Quando as listas de tarefas comuns simplesmente não dão conta

Deanne usou a Asana pela primeira vez na empresa anterior em que trabalhava, e quando se juntou à Olo, pretendia retornar às listas de tarefas tradicionais. “Eu tentei de verdade”, diz ela, “mas me dei conta de que não consigo trabalhar sem a Asana.”

A natureza incrivelmente detalhada dos processos de RH da Olo os torna particularmente desafiantes, bem como o fato de que envolvem muita gente fora de Pessoas + Cultura. “Simplesmente não é possível registrar tudo em papel ou numa tarefa regular”, explica Deanne. “A Asana permite arrastar e soltar. Você pode organizar coisas com datas de conclusão, anexos e comentários, e atribuir tarefas a pessoas dentro e fora do departamento de Pessoas + Cultura.”

Se esqueço um único passo na integração, isso representa uma falha aos olhos do novo funcionário, e também aos meus, como seu representante na empresa. Agora já não deixamos nada para trás porque temos um sistema à prova de falhas. A Asana é absolutamente vital. Eu não poderia desempenhar o meu trabalho sem ela. ”

Deanne começou novamente a usar a Asana para si mesma, e aos poucos o uso começou a se difundir. Agora seus colegas de Pessoas + Cultura também contam com ela, assim como as equipes de sucesso do cliente e de marketing da Olo. “Já não deixamos nada para trás, porque temos um sistema à prova de falhas”, diz Deanne. “Perder alguma tarefa ou informação ocorre agora com muito menos frequência.”

Integração à prova de falhas na Olo

A equipe de Pessoas + Cultura da Olo guarda seus processos de integração e incorporação na Asana, um para funcionários a tempo integral, outro para fornecedores, e um terceiro para funcionários transferidos. A equipe faz uma cópia do modelo para cada nova contratação, e percorre então a lista de ponta a ponta.

Os modelos de integração são divididos em seções, representando os diversos estágios no processo de incorporação. Algumas das tarefas incluem:

• Informações pertinentes do funcionário: nome, e-mail pessoal, e-mail da Olo, seu link ATS para o currículo, equipe designada, cargo, data de início, local de trabalho, nome do superior, entre outras.

• Tarefas de conclusão do recrutamento: registrar as informações da nova contratação, guardar a carta de oferta, organizar as pastas, atualizar o plano de contratação e assinalar a posição como preenchida no ATS.

• Após a assinatura da carta de oferta: enviar um e-mail de boas-vindas em nome do Diretor Executivo, estudar as opções para compra de computador, processar a documentação de conformidade, atribuir um parceiro(a), enviar a verificação do histórico, anexar aos documentos de planejamento principais.

• Experiência de integração: criar uma conta de e-mail, programar as reuniões de treinamento iniciais, atribuir os direitos de software, encomendar um FitBit, enviar a sacola com produtos e brindes, planejar a viagem ao escritório de Nova York, adicionar a contratação ao sistema de HRIS, e enviar o e-mail de preparação para o primeiro dia.

Os projetos Asana também permitem que as pessoas certas permaneçam envolvidas. O recrutador e os membros da equipe de Pessoas + Cultura acompanham o projeto na Asana, assim como todas as pessoas da empresa que precisam atribuir direitos de software.

O desligamento é igualmente bem orquestrado. Quando um funcionário vai embora, esse processo garante a segurança e a proteção da empresa, ajudando simultaneamente a equipe de Pessoas + Cultura a solucionar todas as questões em aberto. O funcionário vive uma experiência profissional até ao último momento dentro da Olo.

O modelo de projeto de desligamento inclui uma entrevista de saída e os processos necessários para registrar os acordos de separação, finalizar o último pagamento, fechar as contas e remover os acessos de software. Para manter os afastamentos confidenciais, a equipe de Pessoas + Cultura pode acompanhar o processo por meio da Asana até que os outros funcionários sejam informados sobre a saída do(a) colega.

Executando outros processos de RH com a Asana

A Olo possui centenas de outros usos de RH que encontram respaldo na Asana. “Depois de configurar um processo na Asana, não preciso mais pensar nele”, diz Deanne, e brinca: “isso me ajuda a manter a sanidade.” Estes são alguns dos exemplos:

• Folha de pagamento: os modelos para as folhas de pagamento de meio e de fim do mês ajudam Deanne a lidar com contingências como comissões, bônus, rescisões, impostos estaduais, horas trabalhadas, licenças remuneradas, entre outros. O diretor de operações, o vice-presidente sênior de finanças e o departamento de contabilidade têm acesso a um resumo da folha de pagamento.

• Avaliações de desempenho: os gestores, funcionários e líderes de departamento são aqueles que efetivamente realizam as avaliações, mas o processo de Deanne os envolve no momento certo e lhes diz quando devem enviar lembretes, quando fazer o acompanhamento, e quando registrar as notas.

• Agendas de reunião: para manter as reuniões internas produtivas, Deanne utiliza uma agenda para cada gestor e subordinado direto que ela aproximar frente a frente. Ela compartilha algumas agendas com os colegas e equipe, e usa outras como notas privadas.

• Outros: a equipe de Pessoas + Cultura usa a Asana para planejamento de conferências, implementações de software e gestão patrimonial.

A equipe de sucesso do cliente também usa a Asana de forma extensiva para gerir tudo, desde a instalação de clientes até à gestão e manutenção. Já começou até a adicionar clientes aos projetos da Asana, para que possam acompanhar a trajetória de suas contas. “Essa transparência e visibilidade são fundamentais”, explica Deanne. “As coisas se perdem por e-mail, e a equipe de Sucesso do Cliente poderia perder a noção do que está acontecendo com o cliente. Se não tivessem começado a usar a Asana, perderiam a garra, decepcionariam e falhariam. Ela mantém a equipe ocupada com as tarefas certas, e a comunicação fluindo.”

Equipes engajadas e distribuídas

Quando todos os funcionários necessários para o RH estão no lugar certo, há uma base segura e estável para uma cultura empresarial saudável. “Recebemos feedback fenomenal sobre o nosso processo de integração, e como ele contribui para a retenção de funcionários”, diz Deanne. Os ótimos processos mantêm a equipe da Olo engajada, sem importar em que região dos EUA está trabalhando.

• 100% dos novos funcionários se sentiram bem-vindos no primeiro dia.

• 100% dos novos contratados se sentem amparados pelo seu gestor.

• 98% estão satisfeitos com o nível de comunicação com seu contato no RH durante o processo de contratação.

• Um funcionário disse “me senti muito bem acolhido por todos, o processo de ambientação foi tranquilo”, e outro, “a equipe de Pessoas + Cultura foi extremamente simpática e me deixou muito à vontade. Isso me causou uma impressão determinante sobre a cultura na Olo”.

A Asana se certifica de que estes sistemas façam sua mágica, todas as vezes. “Não sei como eu conseguiria me lembrar de todos estes micropassos”, diz Deanne. “Considero os detalhes muito importantes, mas este trabalho exige muito mais do que o que posso fazer. Para mim, Asana é sinônimo de sucesso.”