A Asana é a plataforma ideal para sobreviver em um mercado ágil

O Pon.Bike Group tem tudo a ver com bicicletas. A FOCUS Bikes é uma subsidiária do Pon.Bike Group, com sede em Amsterdã, um dos cinco maiores fabricantes de bicicletas do mundo. O Pon.Bike Group, por sua vez, pertence ao conglomerado holandês Pon Holdings, com um total de cerca de 12.000 funcionários. Outros 10 fabricantes de bicicletas também fazem parte do grupo, incluindo Gazelle, Cervèlo, Santa Cruz, Kalkhoff e Urban Arrow, com sede na Europa, América do Norte, Ásia e Austrália. Há também outras unidades na Ásia, além da planta de produção e montagem em Cloppenburg.

Dentro do PON.Bike Group, cada marca desenvolve, produz e comercializa os seus produtos de forma independente. No entanto, as diversas marcas aproveitam muito os seus pontos fortes e a sua experiência combinados em uma rede interna de sinergia.

Em Stuttgart, na sede da marca FOCUS Bikes, cerca de 150 funcionários mantêm em andamento o negócio principal de bicicletas de corrida e e-bikes. As bicicletas são comercializadas sob o slogan “Ride beyond Ride together”.  Internamente, as divisões de desenvolvimento, gestão de produto, marketing, vendas e produção interagem com todas as outras localidades, independentemente de fronteiras. Todos os funcionários que têm alguma relação com a FOCUS Bikes estão envolvidos em processos de trabalho rápidos e fluidos por meio da Asana. Além disso, 100 parceiros externos, como fornecedores e agências, também estão integrados ao sistema de gestão do trabalho.

Asana: o elo perdido na cadeia do fluxo de trabalho

Quando Patrick Lenkner se juntou à FOCUS Bikes, em 2017, a rede da empresa ainda trabalhava com uma grande variedade de ferramentas, incluindo e-mails, Skype, planilhas do Excel, servidores de armazenamento de dados e Basecamp, que muitas vezes se mostravam bastante propensas a erros. Quando os funcionários estavam de férias, não era possível acessar documentos importantes e as próximas etapas do trabalho eram simplesmente anotadas em listas de pendências escritas à mão. Uma das primeiras tarefas de Patrick Lenkner foi configurar um sistema de gestão do trabalho funcional e transparente, então ele começou a procurar uma solução que pudesse atender a todos os requisitos do grupo de usuários. As equipes precisavam poder personalizar as funções conforme necessário para configurar um fluxo de trabalho adequado. Ao mesmo tempo, a ferramenta tinha que ser capaz de se aprofundar nos processos de trabalho. Diferentes visualizações, listas, quadros e cronogramas tinham que ser personalizáveis para cada projeto, fluxo de trabalho e departamento. A integração com o Google Workspace também era fundamental, pois a FOCUS Bikes agora trabalha principalmente com o Google Apps. Para a colaboração com a China, era necessária uma ferramenta que permitisse o acesso a partir de lá. E, claro, os enormes requisitos de segurança do Pon Group, de nível superior, também precisavam ser garantidos.

Primeiro, Patrick Lenkner e seu supervisor Ben Gerold, da equipe de engenharia, trabalharam com o departamento de TI para examinar várias ferramentas em detalhes. Eles estavam procurando uma ferramenta que pudesse realmente atender a todos os requisitos, para que nenhuma ferramenta adicional com outras funções tivesse que ser laboriosamente integrada posteriormente. O design simples da plataforma Asana e o alto nível de satisfação ao usá-la rapidamente chamaram a atenção deles. Mas a Asana oferecia muito mais. Uma visão geral detalhada dos cronogramas, listas claras e visualizações em quadro estruturadas atendiam claramente aos requisitos desejados.

Durante a integração, alguns funcionários insistiram em trabalhar exclusivamente com a Asana a partir de então

Patrick Lenkner e Ben Gerold ficaram extremamente impressionados com o alto nível de facilidade de uso e a ampla gama de opções da Asana. 2018 trouxe a integração da Asana — inicialmente apenas no departamento de engenharia.

Os 15 membros da equipe de engenharia logo passaram a usar a ferramenta para toda a gestão do trabalho do seu departamento. A partir daí, o entusiasmo se espalhou rapidamente para outros departamentos, graças à cultura de sinergia da Pon Bikes. Chegou-se até ao ponto de alguns funcionários não quererem voltar à sua antiga forma de trabalhar após as experiências iniciais com a Asana. Como resultado, um número crescente de colegas foi gradualmente integrado por iniciativa própria, o que tornou os métodos de trabalho muito mais eficientes. O melhor de tudo foi que os funcionários também se divertiram muito. No entanto, a integração foi bem pensada, e Patrick Lenkner acabou se tornando um Embaixador Asana. Ele divulgou internamente, esclareceu dúvidas e ofereceu treinamento e sessões periódicas de perguntas e respostas. A adesão consistente às novas práticas e o recebimento periódico de feedback foram particularmente úteis para aprender as novas práticas. Como resultado, as ambiguidades e preocupações foram resolvidas, mas os sucessos e as ideias também eram comunicados periodicamente.

Hoje, a equipe de engenharia é considerada a origem e a responsável pela disseminação da Asana na FOCUS Bikes. Afirmações como “Nada mais fica por fazer — há muito menos bugs do que antes” impressionaram os funcionários durante a fase de implementação. Perder o controle de trocas de e-mails aparentemente infinitas rapidamente se tornou coisa do passado, e a conveniência de clicar em um botão de “curtir” é sempre agradável.

De 2018 a 2020, todas as funções foram transferidas para o Google Workspace e a Asana. Os e-mails perderam muita importância e, hoje, todos os links para arquivos e canais do Google Drive são armazenados de forma centralizada na Asana. Tudo foi orientado para uma configuração de escritório compartilhado, e a FOCUS Bikes se conectou a todos os locais e parceiros por meio da Asana, seja em Cloppenburg ou na Ásia. Dentro do Grupo Pon.Bike, a FOCUS Bikes é o grande exemplo com a sua integração com a Asana. Outras marcas também estão começando e querem integrar a Asana aos seus fluxos de trabalho. Além da FOCUS Bikes, a ferramenta está atualmente em uso na fábrica de produção da Derby Cycle e na Kalkhoff. Gazelle e Pon. A Automotive também já manifestou interesse.

Quanto mais funcionários trabalham com a Asana, mais divertida ela é e melhor funciona. Todos os funcionários devem ser integrados

A Asana está envolvida em todos os projetos e fluxos de trabalho

A Asana oferece suporte a todos os aspectos de um projeto, seja em fluxos de trabalho SCRUM, em reuniões de equipe, em relatórios, desde a ideação e a precificação até a produção em série. Desde a sua implementação, a FOCUS Bikes tem se beneficiado de maior transparência e melhores tempos de processamento, maior produtividade, menos mal-entendidos e uma taxa de erros significativamente menor.

Quando todos os funcionários foram instruídos a trabalhar de casa em março de 2020 devido à pandemia, a transição para a Asana fez com que a FOCUS Bikes já estivesse bem preparada. Os funcionários simplesmente fecharam os notebooks, foram para casa e continuaram trabalhando sem interrupções, exatamente de onde haviam parado no escritório. “Graças à Asana, a situação foi relativamente tranquila”, diz Patrick Lenkner. “Os funcionários ficaram orgulhosos da forma de trabalhar progressiva e independente do local.”

Foi como se soubéssemos que a pandemia chegaria e nos forçaria a trabalhar remotamente, e pudéssemos nos preparar para isso com um ano e meio de antecedência. Nosso timing foi perfeito

Do desenvolvimento diretamente à linha de montagem com a Asana

Devido à estrutura do grupo, há uma interface com a engenharia industrial na fábrica de produção e montagem da Derby Cycle. É aqui que os desenvolvimentos enviados pela FOCUS Bikes são processados antes de serem encaminhados para a linha de montagem. A Asana é uma parte importante deste processo de trabalho. Primeiro, é construída uma “bicicleta piloto”. Isso revela todos os desafios envolvidos na preparação para a produção em série. A organização da bicicleta piloto, o registro de todos os possíveis obstáculos e o processamento ocorrem inteiramente na Asana. Este é um grande passo no qual a Asana ajuda a transferir os resultados do trabalho de escritório diretamente para a produção. O resultado final é a bicicleta pronta para uso. Aliás, uma das primeiras bicicletas produzidas com a Asana usando engenharia industrial foi comprada por um funcionário da Asana.

A Asana é como uma rede social para empresas. Funciona como o Instagram e é aqui que fazemos os nossos projetos agora. É muito legal

A Bicicletas FOCUS vence a corrida no mercado de bicicletas com a Asana

Quando a Asana foi implementada na Bicicletas FOCUS, a equipe era composta por 30 funcionários. No entanto, devido à crescente demanda por bicicletas, a FOCUS Bikes passou por uma fase de crescimento típica de uma startup. Após apenas dois anos, hoje ela emprega 150 funcionários. O contato com outras empresas da Pon.Bike também se intensificou. Esta enorme fase de crescimento foi impulsionada pela Asana desde o início.

O mercado de bicicletas está passando por um enorme boom, transformando a simples bicicleta cada vez mais em um produto de estilo de vida. A FOCUS Bikes é ambiciosa quando se trata de usar a gestão do trabalho ágil para desenvolver e lançar a bicicleta certa para o cliente o mais rapidamente possível. Por exemplo, se uma nova tecnologia de e-bike estiver disponível em abril, a FOCUS Bikes deseja lançar essas bicicletas no mercado em maio, o mais tardar, e não um ano depois. A bicicleta certa, com a qualidade certa, precisa chegar ao mercado no momento certo. É aqui que a FOCUS Bikes faz jus ao seu mantra autoproclamado: “Bicicleta certa. No momento certo. Qualidade certa.” Este fluxo de trabalho extremamente ágil tem o suporte massivo da Asana e é a base do sucesso da Bicicletas FOCUS.

A Asana apoia a FOCUS Bikes em um mercado em rápida mudança

Patrick Lenkner prevê outros desafios enormes para o setor. Por um lado, houve o acidente no Canal de Suez: o tráfego de carga aérea já estava restrito, além dos outros efeitos prejudiciais da pandemia, e não apenas na economia. Com as cadeias de suprimentos habituais não mais intactas, os prazos de entrega de certas peças de bicicleta ficaram muito mais longos.

Por outro lado, a demanda por bicicletas é alta em todo o mundo e continua a aumentar. As razões por trás do aumento na demanda são complexas. Muitos países estão implementando conceitos de transporte alternativo e investindo em estratégias como a expansão da infraestrutura para bicicletas, o que tornou o ciclismo extremamente atraente. Um número crescente de pessoas está usando e-bikes como uma alternativa econômica e ecológica aos carros ou ao transporte público. A “revolução da mobilidade” está na boca de todos. À medida que o setor de tecnologia entra na produção de bicicletas e a tecnologia avança com cada vez mais frequência, os ciclos de inovação ficam cada vez mais curtos. A roda está literalmente sendo reinventada, cada vez com mais frequência. É necessário um planejamento ágil e extremamente voltado para o futuro para sobreviver neste ambiente. A Asana é uma plataforma ideal para atender a esses requisitos.

A Asana é pelo menos tão divertida quanto o próprio ciclismo

A jovem equipe da Bicicletas FOCUS tem o seu próprio espírito. Eles se divertem muito ao colocar a bicicleta certa no mercado e também ao sair para pedalar juntos. As seguintes funções da Asana têm sido particularmente populares e estão em uso constante desde a implementação:

• Minhas tarefas: permite que todos gerenciem as suas tarefas pessoais de forma independente em vários projetos.

• Portfólio e painéis: para manter uma visão geral de vários projetos.

• Um toque extra de alegria: assim que uma tarefa é concluída, polegares para cima e unicórnios voam pela tela.

Olhando para trás, o que poderia ter sido feito de forma diferente?

Certamente, muitas coisas. Mas Patrick Lenkner faria a implementação da Asana hoje da mesma forma que fez há três anos. “Foi absolutamente perfeito não fazer a integração para toda a empresa imediatamente. Conseguimos fazer a ferramenta funcionar sem problemas em apenas um departamento. Isso é divertido.” Uma implementação da Asana de cima para baixo teria tido um resultado diferente. Tempo valioso teria sido perdido para se familiarizar com a ferramenta e aprender todos os truques e dicas. Graças à integração gradual e voluntária, a Asana pôde crescer organicamente e se tornar parte da 

a gestão do trabalho da FOCUS Bikes. A dica valiosa de Patrick Lenkner para uma implementação da Asana é:

Comece em pouco tempo! Ganhe experiência rapidamente! E adapte a Asana às suas necessidades individuais!