Od momentu powstania w 2019 roku Techqueria rozrosła się do dwóch pracowników i zwiększyła poziom pozyskiwanych funduszy do 250 000 USD rocznie, a wszystko to w niepełnym wymiarze godzin: każdy pracownik Techqueria ma również pracę na pełny etat w branży technologicznej. Jest to jeszcze bardziej imponujące, biorąc pod uwagę, że społeczność Techqueria liczy ponad 15 000 członków i osób wspierających w siedmiu oddziałach. Członkowie dołączają, aby poczuć przynależność do społeczności – prawdopodobnie są jedyną osobą latynoską w swoim miejscu pracy – i znaleźć możliwości zatrudnienia.

Frances Coronel zasiada w Radzie Doradczej Techqueria i pełni funkcję dyrektorki ds. technologii w organizacji, a jednocześnie jest inżynierką oprogramowania w Slacku na pełny etat. Pomogła rozwinąć organizację, nadzorując codzienne działania i wzrost. Kiedy Frances i jej niewielki zespół rozpoczęli współpracę, do komunikacji używali Slacka, a do zarządzania wydarzeniami – Dokumentów Google. W miarę rozwoju organizacji Frances zdała sobie sprawę, że narzędzie do zarządzania pracą będzie miało kluczowe znaczenie. Wraz ze wzrostem liczby wydarzeń, partnerów, sponsorów i wolontariuszy – organizacja ma ich ponad 40 – a także wraz z powiększeniem się zespołu, zdawała sobie sprawę, że Techqueria potrzebuje lepszego sposobu współpracy, aby osiągnąć pełny potencjał.

Zdawaliśmy sobie sprawę z potrzeby narzędzia, które zjednoczy zespół, wiedząc, że brak wdrożenia rozwiązania przed okresem szybkiego rozwoju zaszkodzi nam w przyszłości.

Frances Coronel, dyrektor ds. technologii

Koncentracja na skalowalności i prostocie

Kiedy Frances zaczęła szukać rozwiązania dla rozwijającej się organizacji, wiedziała, że Techqueria potrzebuje:

• Platformy, która będzie skalować się wraz z rozwojem organizacji non-profit.

• Możliwość zapraszania partnerów, sponsorów i wolontariuszy do współpracy bezpośrednio na platformie.

• Platformy, która nie wyczerpie budżetu Techqueria w miarę jej rozwoju.

Po wypróbowaniu kilku opcji, Frances wybrała Asanę ze względu na jej skalowalność i łatwość użycia w rozwijającej się organizacji, ceny dla organizacji non-profit i przyjazny interfejs użytkownika. Dla Frances, inżynierki zajmującej się inżynierią frontendową, był to bardzo ważny argument przemawiający za wyborem Asany – dzięki temu mogłaby bezproblemowo wdrożyć swój obecny zespół i nowych pracowników.

Ponieważ Techqueria przyjęła Asanę, gdy zespół był jeszcze mały, Frances zadbała o prostotę wdrożenia. Zaprosiła każdego członka zespołu do dołączenia do niej w Asanie i udostępniła im zasoby, takie jak Akademia Asany i kilka artykułów w Przewodniku. Pomogła swojemu zespołowi ruszyć z miejsca, tworząc szablony dla często realizowanych projektów, takich jak wydarzenia. Korzystanie z szablonów pomogło jej zespołowi od samego początku zrozumieć, jak używać Asany do realizacji typowego przepływu pracy i przenieść to rozwiązanie do innych projektów.

Szablony były świetnym zasobem dla naszego zespołu, gdy wdrożyliśmy Asanę, ponieważ ludzie od razu zrozumieli zastosowanie i mogli od razu zabrać się do pracy.

Frances Coronel, dyrektor ds. technologii

Z czasem Frances zaczęła wdrażać nowych pracowników i członków zarządu do Asany, aby mogli korzystać z platformy już od pierwszego dnia. Teraz, gdy ktoś ma pytania dotyczące tego, jak coś zrobić w Asanie, wysyła wiadomość na wewnętrzny kanał wsparcia technicznego na Slacku i otrzymuje wskazówki lub artykuły z Przewodnika od członków zespołu.

Usprawnianie przepływów pracy w celu maksymalizacji wyników

Wydarzenia są podstawą działalności Techqueria i są organizowane we wszystkich 7 oddziałach. W 2019 roku zorganizowano 60 wydarzeń, a w 2020 roku liczba ta wzrosła do ponad 100. W przypadku wydarzeń takich jak panele, konsultacje i doroczna konferencja, Frances i liderzy oddziałów – którzy są wolontariuszami – używają Asany do planowania i koordynowania logistyki oraz marketingu wydarzeń. Wraz z początkiem pandemii COVID-19 w 2020 roku zespół natychmiast zaktualizował swój szablon wydarzenia, aby zoptymalizować go pod kątem wydarzeń wirtualnych, co ułatwiło wszystkim zarządzanie zmianą.

Dzięki wykorzystaniu Asany do zarządzania wydarzeniami istnieje jedno źródło informacji w całym procesie planowania i realizacji. Gdy tylko wydarzenie zostanie zaplanowane, tworzony jest projekt, a zespół ma wgląd w związane z nim obciążenie pracą. Dzięki temu liderzy wydarzeń mogą ponownie rozdzielić pracę lub przesunąć wydarzenie w kalendarzu, aby żaden członek zespołu nie był przeciążony. Jeśli w wydarzenie zaangażowani są sponsorzy lub partnerzy, zewnętrzni współpracownicy są zapraszani do projektu jako goście, co usprawnia planowanie i komunikację. Wgląd w nakład pracy związany z wydarzeniem oraz przejrzysta linia komunikacji z partnerami i sponsorami są kluczowe, ponieważ Techqueria opiera się na niewielkim zespole i nie chce dopuścić do wypalenia jego członków.

Jesteśmy w stanie zarządzać obciążeniem pracą związanym z wydarzeniami, ponieważ mamy jedno źródło wiedzy dla całego naszego kalendarza – Asanę.

Frances Coronel, dyrektor ds. technologii

Frances i jej zespół korzystają również z Asany do zarządzania współpracą z organizatorami wydarzeń, sponsorami i darczyńcami – w tym z ich współpracą z Asaną. Zapraszają swoich partnerów do projektu w Asanie, aby mieli wspólny obszar roboczy do współpracy i śledzenia czynności do wykonania. Korzystanie z Asany usprawnia komunikację między Techquerią a partnerami, dzięki czemu żadne rezultaty nie umykają uwadze, a obie strony mogą zmaksymalizować swój wpływ.

Współpraca z partnerami jest zawsze bardziej efektywna, gdy mają oni dostęp do tych samych narzędzi, co Twój zespół. Asana ułatwia nam to, umożliwiając zapraszanie partnerów do projektów jako gości.

Frances Coronel, dyrektor ds. technologii

Dla rozwijającej się organizacji śledzenie OKR-ów i wzrostu ma kluczowe znaczenie dla zrozumienia jej wpływu na społeczność LatinX. Dzięki Celom Frances i jej zespół wiedzą, co zostało osiągnięte i które obszary wymagają większej uwagi. Mogą również zobaczyć, w jaki sposób praca wpisuje się w szerszy obraz i misję organizacji. Wreszcie, korzystanie z Asany do śledzenia OKR-ów pomaga Frances i jej zespołowi usprawnić tempo realizacji projektów i zrozumieć, w jaki sposób mogą poprawić ich realizację.

Techqueria śledzi kilka wskaźników, aby określić sukces, takich jak frekwencja na wydarzeniach, przyznane dotacje i liczba członków. Korzystanie z Asany bezpośrednio wpłynęło na dwa kluczowe wskaźniki organizacji: frekwencję na wydarzeniach i przyznane dotacje. Zarządzając całym marketingiem wydarzeń w Asanie, zwiększają frekwencję – w końcu nikt by nie przyszedł, gdyby nie było działań marketingowych. Korzystając z Asany do śledzenia zadań związanych z wnioskami o dotacje, zapewniają, że wnioski o dotacje są składane na czas i zawierają wszystkie niezbędne dokumenty.

Ogólnie rzecz biorąc, Techqueria ma teraz widoczność i przejrzystość w całej organizacji. Dzięki temu, że członkowie zespołu wiedzą, nad czym pracują inni, wszyscy mają wspólne poczucie zaangażowania i dynamiki w realizacji swojej misji. Co więcej, zespół uznał przejrzystość za wartość organizacji non-profit, a Asana pomaga całemu zespołowi ją utrzymywać i wcielać w życie w pracy.

Zalety partnerstw

Ponieważ większość stanowisk w branży technologicznej jest obsadzana dzięki rekomendacjom, partnerstwa są kluczowym krokiem w kierunku zwiększenia kapitału społecznościowego społeczności Latynosów. Dla organizacji takich jak Techqueria nawiązywanie partnerstw i sprawne zarządzanie nimi pomaga otwierać kanały komunikacji między talentami z latynoskiej społeczności a firmami technologicznymi. Jako partner korporacyjny Techqueria, Asana z dumą wspiera tę organizację, organizując wydarzenia, takie jak wydarzenie poświęcone mentoringowi w branży inżynieryjnej. Współpraca przy organizacji wydarzeń pomaga członkom Techqueria budować kapitał społeczny i sieć kontaktów, znajdować mentorów i podopiecznych, a także odkrywać nowe możliwości zatrudnienia.

Przynosi to również korzyści zespołowi Asany, ponieważ sprzyja budowaniu więzi w społeczności i usprawnia proces rekrutacji. Według Dana Ubilli, kierownika ds. inżynierii w Asanie, „uczestnictwo w tworzeniu forum, na którym osoby z grupy LatinX mogą wyrazić zainteresowanie pracą w Asanie i poznać nasze zespoły, jest naprawdę satysfakcjonujące – i pomaga zarówno tej społeczności, jak i naszemu zespołowi się rozwijać”.

Zdaniem Frances partnerzy zapewniają możliwości nawiązywania kontaktów, mentoring i więzi społeczne – wszystko to jest częścią działań Techqueria mających na celu wypełnienie luki w kapitale społecznościowym, z którą boryka się społeczność Latynosów. Dlatego wydarzenia i partnerstwa z firmami takimi jak Asana są tak kluczowe dla ich sukcesu. Ostatecznie chcą, aby ludzie rozwijali się zawodowo, otrzymywali awanse i znajdowali nowe miejsca pracy – a najlepszym sposobem, aby to osiągnąć, jest kontakt z firmami technologicznymi.

Ponieważ jesteśmy organizacją non-profit dopiero od niedawna, dostęp do wersji business Asany w ramach programu Social Impact to dla nas prawdziwy dar niebios. Mamy możliwość zapewnienia większej liczby korzyści naszej społeczności, ponieważ dysponujemy narzędziem o bardzo szerokich możliwościach.

Frances Coronel, dyrektor ds. technologii

Następny rozdział dla Techqueria

W miarę jak Techqueria pozyskuje kolejnych partnerów korporacyjnych i powiększa bazę członków, rośnie również jej zespół. W nadchodzącym roku mają nadzieję powołać nowy, poszerzony zarząd, a także zatrudnić pierwszego pełnoetatowego dyrektora wykonawczego. Wprowadzili również nowe funkcje dla społeczności, w tym tablicę ogłoszeń o pracę, bank CV i ulepszoną stronę internetową. Wszystkie te projekty są śledzone w Asanie od momentu powstania do ukończenia, aby zwiększyć widoczność, wydajność i wyniki organizacji.

Nie planowaliśmy, że wszystkie nasze największe projekty z 2021 roku będą realizowane w tym samym czasie, ale ich kulminacją jest coś, co wydaje się być nowym rozdziałem dla Techqueria. Bez Asany nie bylibyśmy w stanie tego wszystkiego zrobić.

Frances Coronel, dyrektor ds. technologii