Air France KLM utrzymuje płynność swoich działań operacyjnych na całym świecie dzięki Asanie

Połączenie Air France z KLM w 2004 roku, sprawiło, że linie te stały się największą linią lotniczą w Europie. Pomimo tego, że każda z nich utrzymuje silną tożsamość narodową – francuską i holenderską – niektóre z operacji odbywają się teraz pod wspólnym szyldem.

„Jednym z rezultatów połączenia tych linii lotniczych było utworzenie wspólnego centrum usług finansowych, które służy im jako centrum księgowe”, mówi Tamas Kadar, menedżer ds. rozwoju biznesowego w Air France KLM FSSC. Wspólne centrum usług finansowych znajduje się w Budapeszcie i zatrudnia 200 osób. „Air France KLM stara się poprawiać wydajność i produktywność na każdym poziomie”, wyjaśnia Tamas. „Własne centrum serwisowe w Budapeszcie daje nam przewagę nad konkurencją w zakresie lokalizacji, infrastruktury, personelu i finansów”, mówi. Na siedzibę wybrano Budapeszt, ponieważ miasto to położone jest niedaleko od Amsterdamu i znajduje się w tej samej strefie czasowej. To także świetne miejsce do rekrutacji wykwalifikowanej, wielojęzycznej siły roboczej. Oznacza to, że firma korzysta z ekonomii skali i usprawnia działania operacyjne, jednocześnie obniżając ich koszty.

Największym, a zarazem najbardziej kompleksowym zadaniem dla budapeszteńskiego biura, zarówno pod względem kadrowym, jak i wzrostu obciążenia pracą, była migracja operacji finansowych Air France. Rozpoczęło się to od zmian w zarządzaniu sprzedażą, wprowadzenia nowych systemów do obsługi przychodów i księgowości, a zakończyło migracją działań księgowych obejmujących około 150 krajów. Poza operacjami finansowymi, biuro w Budapeszcie zapewnia także kalkulacje dotyczące zwrotów dla około 250 tysięcy próśb o zwroty oraz przypadków wykrycia oszustw.

Jednym z obowiązków Tamasa jest zarządzanie zespołem ds. rozwoju biznesowego, który tworzy aplikacje poprawiające wydajność procesów finansowych i innych operacji biznesowych, a także przejmowanie działań od innych zespołów globalnych. Jego zespół nadzoruje ciągłe doskonalenie Systemu przetwarzania zwrotów w KLM.

Mały zespół o wielkim znaczeniu

Sprawne prowadzenie bieżących operacji przy równoczesnej migracji obu linii lotniczych do tej samej platformy nie było łatwe. Zwłaszcza, że zespół liczy tylko 6 pracowników, włącznie z Tamasem. Zespół pracuje z Budapesztu, ale ich działania mają wpływ na ponad 84 tysiące pracowników linii lotniczej oraz 500 osób na całym świecie zajmujących się wyłącznie finansami i księgowością.

Obsługa tak dużej liczby pracowników wymaga ścisłej współpracy. Zespół ds. rozwoju biznesowego blisko współpracuje z zespołem ds. innowacji i zespołem obsługi aplikacji, który znajduje się w Budapeszcie oraz Paryżu/Amsterdamie. Rodzaj wykonywanej przez nich pracy oznacza, że muszą koordynować działania wielu zespołów o różnych specjalizacjach, znajdujących się w różnych lokalizacjach. Szukali więc systemu, który pomógłby im wydajnie zarządzać wszystkimi projektami, upewnić się, że każdy jest na bieżąco i umożliwić szybkie raportowanie postępów. Chcieli również mieć możliwość prostego tworzenia wykresów Gantta i integracji z innymi aplikacjami. Okazało się, że Asana spełnia wszystkie wymagania Tamasa i jego zespołu z Air France KLM.

Efektywne tworzenie aplikacji w celu poprawy wydajności

Dużą część obowiązków zespołu ds. rozwoju stanowi odpowiadanie na potrzeby pracowników poprzez technologię. Zespół Tamasa wprowadził na przykład wewnętrzną aplikację wspomagającą wdrażanie i szkolenie nowych pracowników poprzez e-learning, symulacje online oraz scentralizowane materiały treningowe. Wcześniej proces ten był wysoce zindywidualizowany, a wszystkie materiały były rozproszone na serwerze FSSC. Dzięki aplikacji pracownikom dużo łatwiej jest przejść przez standardowe szkolenie, aby zdobyć specyficzną wiedzę potrzebną do wykonywania ich obowiązków.

Pomimo tego, że oprogramowanie, z którego korzystają, jest standardowe „aplikacja i tak wymaga dostosowywania, ponieważ nasza organizacja ma bardzo specyficzne potrzeby”, mówi Tamas. W celu odpowiedniego dostosowania aplikacji, zespół współpracuje z inżynierami w Wielkiej Brytanii.

Najlepsze pomysły dotyczące funkcji i działania aplikacji pochodzą od osób, które najczęściej z niej korzystają: pracowników. Każdy pomysł na zmianę można wysłać za pomocą formularza. „Formularz staje się zadaniem w Asanie, gdzie możemy łatwo śledzić każdy krok podczas definiowania, dokumentowania, określania, a następnie budowania nowej funkcji” wyjaśnia Tamas.

Korzystają z Asany również, aby sortować zlecenia otrzymywane za pomocą maila, podczas rozmów i za pomocą innych kanałów. Korzystając z integracji z Jotform, zespół Tamasa może skierować wszystkie przychodzące zlecenia do projektu w Asanie i określić ich priorytety.

Asana pomaga Air France KLM FSSC w ciągłym doskonaleniu aplikacji i poprawie ogólnych wrażeń klientów na każdym etapie, od gromadzenia pomysłów na udoskonalenia i budowania funkcji, aż po sprawdzanie ich i naprawianie błędów. „Narzędzie sprawia, że praca jest łatwiejsza i bardziej wydajna, tańsza i zdecydowanie mniej stresująca”, mówi Tamas, dodając „a Asana zwiększa naszą wydajność w dostarczaniu nowych udoskonaleń aplikacji”.

Prosty sposób na złożone projekty

Zaspół Tamasa zarządza również projektami „innowacyjnymi”, albo reprezentowaniem FSSC podczas dużych projektów, które mają wpływ na centralne działania operacyjne. Pomysły na te projekty zazwyczaj pochodzą od zespołów operacyjnych lub biur centralnych w Paryżu i Amsterdamie. Zespół rozwoju biznesowego zazwyczaj pracuje nawet nad dziesięcioma różnymi projektami na raz.

Najlepszym tego przykładem było wprowadzenie nowego systemu OCR do globalnego odczytywania faktur, automatycznego rozpoznawania i przekazywania faktur.

Ponieważ podczas aktualizacji systemu utracono wiele szablonów, zadaniem jego zespołu stała się migracja wielu danych i rygorystyczne badania doświadczeń użytkownika.

„Najpierw chcieliśmy zarządzać migracją za pomocą arkusza kalkulacyjnego, ale dokument stałby się zbyt pracochłonny i nie moglibyśmy współpracować nad nim w czasie rzeczywistym“ mówi Tamas. „Zamiast tego, zaimportowaliśmy zadania bezpośrednio do Asany” wyjaśnia. Nie było to łatwe zadanie: ukończenie projektu wymagało utworzenia ponad 11 tysięcy zadań przypisanych do 40 osób.

Korzystanie z Asany do zarządzania tak kompleksowym projektem oznaczało, że wszystko było doskonale zorganizowane, zadania były przypisane do konkretnych członków zespołu i łatwo było śledzić postępy. Wystarczyło spojrzeć na pulpit nawigacyjny w Asanie, aby sprawdzić, czy zespół robi postępy, czy też pojawiły się jakieś wyzwania, które go spowalniają.

Oprócz tego, że platforma zapewniła przejrzystość i umożliwiła współpracę w czasie rzeczywistym, „zespół naprawdę polubił używanie Asany, ponieważ łatwo było śledzić jego postępy oraz identyfikować opóźnienia i problemy” – mówi Tamas. Jedno spojrzenie na pulpit nawigacyjny dawało im szybki obraz postępów przybliżających ich do osiągnięcia celu, a ponadto „byli entuzjastycznie nastawieni do korzystania z celebracji jako dodatkowego źródła motywacji”.

Oprócz możliwości śledzenia przez pracowników własnych postępów, Tamas może szybko eksportować dane z Asany, aby pokazać swoim menedżerom postęp, jaki poczynił zespół. Na przykład, jeśli musi poinformować swojego szefa o przebiegu projektu, może po prostu wyeksportować dane z Asany do pliku CSV i utworzyć z niego tabelę przestawną. „Mogę z łatwością pokazać mojemu szefowi, w jakim punkcie jesteśmy i gdzie możemy być do końca roku”, mówi.

Starannie zaplanowane, kompleksowe raportowanie

Dla Air France KLM FSSC dane są najważniejsze przy podejmowaniu decyzji i prowadzeniu działalności operacyjnej. Zbieranie danych i zarządzanie zapytaniami raportowymi jest kluczową częścią pracy zespołu ds. rozwoju biznesu. „W tak dużej organizacji bardzo ważne są dane w czasie rzeczywistym i raporty porównawcze, aby móc przenosić zasoby tam, gdzie są one najbardziej potrzebne lub wskazać obszary, w których proces można jeszcze bardziej ulepszyć” – mówi Tamas. Raporty operacyjne pomagają kierownictwu podejmować bardziej świadome decyzje, umożliwiając np. lepsze zrozumienie zaległości. Korzystając z raportów kierownicy mogą ocenić, czy zaległości są tymczasowe, spowodowane niedoborem personelu z powodu letnich urlopów, czy też stałym problemem z powodu zwiększonego obciążenia pracą.

Do obowiązków Tamasa należy przygotowywanie tych złożonych raportów dla wyższej kadry menedżerskiej. Jednak aby uzyskać raporty o oczekiwanej jakości, istnieje wiele źródeł danych, z którymi należy się zapoznać i udostępnić menedżerom operacyjnym i kierownictwu najwyższego szczebla w celu sporządzenia miesięcznych i rocznych raportów. A generowane raporty są złożone: przygotowanie każdego z nich może zająć od dwóch do trzech miesięcy. Dzięki Asanie, zespół Tamasa może śledzić, który zespół zażądał raportów, które źródło danych zostanie użyte dla każdego raportu, zmienne do filtrowania danych oraz ile osób jest zaangażowanych“.

„Używamy pól niestandardowych w Asanie, aby łatwiej nadawać priorytety zleceniom i uzyskać jasny obraz tego, kto pracuje nad poszczególnymi elementami raportów”, mówi Tamas. Mając jasno przydzielone zadania członkowie zespołu mogą efektywnie planować swój czas i z łatwością określać terminy dostarczania raportów. Dzięki dokładnym raportom dostępnym na czas, kierownictwo może z kolei podejmować oparte na danych decyzje dotyczące całej organizacji.

Bardziej efektywna praca

Dzięki Asanie członkowie zespołu Tamasa mogą śledzić całą wykonywaną przez siebie pracę oraz postępy i osiągać więcej w krótszym czasie, ponieważ wiedzą, co muszą wykonać, aby osiągnąć swoje cele.

Tamas szacuje, że gdyby firma nie użyła Asany do projektu migracji 11 000 zadań z zakresu księgowości, „ich wykonanie zajęłoby co najmniej dwa miesiące dłużej”. Dzięki Asanie, projekt optymalizacji OCR został zakończony w zaledwie trzy miesiące.

„Jeśli chodzi o tempo, naprawdę widzimy, że Asana zapewnia nam ogromne korzyści w zakresie wydajności podczas zarządzania projektem”, mówi Tamas. Dzięki łatwości użytkowania Asana stała się nieodzowną częścią pracy zespołu Tamasa. „Jest bardzo intuicyjna w obsłudze i łatwa do nauczenia – zespół był w stanie sam zacząć z niej korzystać bez konieczności szkolenia”. Dla Tamasa i jego zespołu dodatkowym plusem jest aplikacja na smartfona, która ułatwia omawianie zadań i projektów przy kawie w strefie relaksu.