KENDO skaluje się efektywnie i pracuje szybciej – dzięki Asanie

Kluczowe dane

Wyzwania

• Pracownicy zarządzali swoją pracą w różnych narzędziach, co prawie uniemożliwiało wgląd w to, co się działo. Z tego powodu zespoły były odizolowane informacyjnie, a liderzy tkwili w niewiedzy.

• KENDO znajduje się w okresie szybkiego wzrostu, a zarządzanie pracą za pomocą e-maili i arkuszy kalkulacyjnych nie mogło nadążyć za skalowaniem firmy.

• Brak ujednoliconych procesów oznaczał brak synchronizacji przepływów pracy oraz niejasne terminy wykonania, co powodowało brak odpowiedzialności i czasami brak wykonania ważnego zadania.

Rozwiązanie

• Firma KENDO wdrożyła Asanę jako jedno źródło informacji, w którym pracownicy z różnych działów i szczebli mają wgląd w to, co się dzieje i kiedy. Wraz z szybkim wzrostem pojawia się jeszcze więcej pracy, a ta scentralizowana widoczność pozwoliła najpierw nadać priorytet najważniejszym inicjatywom w celu rozwoju marek firmy.

• Zespoły są w stanie usprawnić procesy: od tworzenia kalendarzy marketingowych po automatyzację zleceń IT w celu szybszego wykonywania najważniejszych zadań. 

• Liderzy mogą szybko podejmować decyzje, które odblokowują pracę i zwiększają odpowiedzialność w zespołach, ponieważ mają wgląd w aktualizacje i prośby o zatwierdzenie.

Wyniki

• 87 zaoszczędzonych dni roboczych: korzystając z Asany, firma KENDO zaoszczędziła szacunkowo trzy miesiące wcześniej spędzone na koordynowaniu pracy rocznie.

• 58% więcej zaoszczędzonego czasu: zwiększając liczbę pracowników, którzy korzystają z Asany do zarządzania swoją pracą, KENDO zwiększyło ilość zaoszczędzonego czasu o 58% w ciągu zaledwie jednego roku.

• Budowanie silniejszych marek: dzięki wyselekcjonowanym projektom w Asanie zespoły marketingowe mają pełny wgląd w to, co i gdzie się dzieje, dzięki czemu mogą zapewnić spójne przesyłanie wiadomości, mogą zauważać okazje na zwiększenie skuteczności kampanii, a także lepiej komunikować się z klientami.

Bezpośrednie kontakty z klientami dzięki skoordynowanym kampaniom cyfrowym

Synchronizacja treści i komunikacji między zespołami oraz kanałami ma kluczowe znaczenie, zwłaszcza w przypadku zakrojonych na szeroką skalę kampanii cyfrowych, takich jak wprowadzanie nowych produktów i akcje promocyjne. 

Dzięki dostosowaniu wszystkich kampanii na własnej witrynie internetowej, marketingu wydajnościowego i systemu zarządzania relacjami z klientami przez asynchroniczną pracę w Asanie cyfrowy zespół może teraz zidentyfikować więcej możliwości współpracy i usprawnienia pracy między zespołami, zwiększając ich wpływ na rezultat. 

Udoskonalone (i zaawansowane) planowanie

• W przeszłości zespoły korzystały z indywidualnych, statycznych arkuszy kalkulacyjnych do planowania i tworzenia osi czasu. Praca odbywała się w izolacji, co znacznie ją spowalniało oraz utrudniało upewnienie się, że wszystko jest wykonywane. Dzięki Asanie zespół cyfrowy opracował oparty na współpracy, połączony proces planowania, z którego korzysta we współpracy ze wszystkimi swoimi partnerami międzyfunkcyjnymi.

• Teraz zespół może nie tylko śledzić zadania i kamienie milowe dla każdej kampanii, ale także tworzyć szablony swoich procesów, aby nic nie umknęło jego uwadze. 

Lepsza widoczność projektu i odpowiedzialność

• Zespół cyfrowy używa Asany jako „cyfrowego kalendarza”, w którym może wyświetlać, śledzić i wspierać wszystkie kampanie cyfrowe różnych marek. Dzięki temu ma kompleksowy kalendarz, który łączy indywidualny kalendarz każdego zespołu w jednym miejscu, dzięki czemu wszyscy wiedzą, co dzieje się w danym momencie.

• Ten wgląd w pracę pozwala na bardziej efektywną współpracę, bez konieczności organizowania dodatkowych spotkań. W rezultacie pracownicy mogą zmaksymalizować zasięg między kanałami, napędzając bardziej spójną i wydajną obsługę klienta, która z kolei napędza sprzedaż cyfrową.

Większa odpowiedzialność za płynniejsze przepływy pracy związane z marketingiem

Wcześniej przepływ pracy zespołu marketingowego był rozdrobniony, w dużej mierze opierając się na e-mailach i  listach kontrolnych do zarządzania projektami. Trudno było kierować odpowiedzialnością oraz uzyskać całościowy widok planów i postępów, ponieważ każdy koncentrował się na swoich indywidualnych zadaniach.

Asana zastąpiła niespójny system ujednoliconą platformą zorientowaną na działania. Teraz wszyscy mogą pracować w jednym miejscu, aby realizować aktywacje w mediach społecznościowych, prezenty dla influencerów, kampanie i marketing empiryczny.

Jedno źródło informacji

• Asana scentralizowała komunikację projektową, usprawniając proces zatwierdzania i realizując zadania, które wcześniej się gubiły.

• Zespół może zobaczyć pełny zakres prac w czasie rzeczywistym. Ta widoczność wyeliminowała nieporozumienia i nieefektywność starego systemu, a szablony zapewniają, że za każdym razem przestrzegany jest spójny proces z jasnymi celami i terminami wykonania.

• Ponieważ cała komunikacja, praca i wszystkie inne informacje znajdują się w jednym miejscu, zespół może łatwo sprawdzić, które zadania są najważniejsze i nadać im odpowiedni priorytet, poprawiając tym samym ogólną wydajność i zwiększając poczucie odpowiedzialności.

Prawidłowe określanie zakresu projektów IT zaczyna się od zgromadzenia właściwych informacji

Wcześniej zespół ds. IT znajdował się w niekończącej się pętli informacji zwrotnych. Firma rozwijała się szybko, a brak odpowiednich procesów sprawiał, że ważne informacje, konieczne do prawidłowego określenia zakresu zleceń i projektów, często gubiły się w kolejce.

Dzięki Asanie zespół ds. IT zyskał ustrukturyzowany proces przyjmowania zleceń, nadawania im priorytetów, przypisywania dat wykonania i ich kończenia. 

Usprawnione przyjmowanie zleceń dla bardziej efektywnych przepływów pracy 

• Zespół ds. IT miał trudności ze skuteczną organizacją pracy i nadawaniem jej odpowiednich priorytetów. Teraz zgłoszenia wysyłane są za pomocą formularza w Asanie, który automatycznie przekształca się w zadanie z polami niestandardowymi do przechwytywania i tagowania informacji. Kierownik projektu dokonuje przeglądu i określa zakres każdego projektu, a przed przeniesieniem zadania do produkcji musi ono zostać również zatwierdzone przez liderów. Dzięki temu każdy projekt ma jasno określoną datę rozpoczęcia i zakończenia.

• Korzystając z pól niestandardowych, członkowie zespołu mają pewność, że od samego początku otrzymują informacje niezbędne do rozpoczęcia projektu. Redukuje to również konieczność prowadzenia dodatkowych konwersacji z interesariuszami w celu realizacji zleceń.

• Taki usprawniony proces pozwala zespołowi IT zarządzać nawet 40 projektami równocześnie.

Pełna dostępność

• Liderzy wyższego szczebla często nie wiedzieli, jakie zgłoszenia wysyłają ich zespoły i jaki jest ich status. Nie znali także informacji, które mogłyby pomóc zespołowi ds. IT w określeniu priorytetów. Teraz zadania ze zgłoszeniami można dodawać do wielu projektów, więc każdy, włącznie z kierownictwem, może szybko sprawdzić aktualizacje statusu i inne ważne informacje.

• Większa przejrzystość procesu oznacza, że zespół ds. IT widzi każde nowe zgłoszenie wraz z informacjami niezbędnymi, aby określić jego zakres oraz otrzymuje informacje zwrotne od kierownictwa, dzięki którym może określać priorytety i przydzielać zasoby w oparciu o wymagania biznesowe. Spotkania są teraz krótsze i zorientowane na działania, pozwalając skuteczniej określać priorytety, a ich rezultatem są w pełni rozplanowane projekty.

Rozwiązanie, które rozwija się wraz z zespołem

Firma KENDO rozwija się, więc potrzebuje rozwiązania, które będzie rosło razem z nią. Właśnie dlatego korzysta z Asany do usystematyzowania procesów, wprowadzania automatyzacji i usprawnienia pracy. Firma KENDO zarządza wieloma znanymi i popularnymi markami. Dzięki kierunkowej i dobrze zdefiniowanej przejrzystości zespoły w firmie KENDO mogą koncentrować się na zwiększaniu sprzedaży i maksymalizowaniu przychodów firmy.