Palo Alto Networks zmniejsza koszty operacyjne o 40% dzięki Asanie

Kluczowe dane

Wyzwania

• Palo Alto Networks miało ponad 5 systemów zarządzania pracą dla różnych grup, co prowadziło do przekroczenia wydatków o ponad 40%.

• Różne procesy i systemy utrudniały zespołom udostępnianie danych i dostęp do nich, spowalniając współpracę i uniemożliwiając skalowanie pracy w tempie odpowiadającym rozwojowi firmy.

• Liderzy zespołów globalnych nie widzieli, jak wszystkie zadania, zasoby i priorytety biznesowe są ze sobą powiązane, co utrudniało im identyfikowanie zagrożeń i priorytetyzowanie najważniejszych inicjatyw.

Rozwiązanie

• Kierownictwo wdrożyło odgórną konsolidację w Asanie, zmniejszając złożoność, nadmiarowość i ryzyko związane z bezpieczeństwem wynikające z korzystania z wielu narzędzi. 

• Cała praca jest zarządzana w jednym miejscu, dzięki czemu zespoły mogą standaryzować i automatyzować złożoną pracę międzyfunkcyjną na dużą skalę. 

• Ujednolicony system zapewnia liderom dostęp do informacji w czasie rzeczywistym, co znacznie przyspiesza podejmowanie decyzji i ograniczanie ryzyka.

Wyniki

• Redukcja zbędnych kosztów operacyjnych o 40%

• Czas raportowania statusu skrócił się z kilku godzin do kilku minut

• Zespoły badawczo-rozwojowe dotrzymują teraz 100% wyznaczonych terminów

• Inteligentniejsze i szybsze podejmowanie decyzji oraz ograniczanie ryzyka 

• Lepsze prognozowanie zasobów do planowania strategicznego

• Zwiększona produktywność i szybsze realizowanie projektów

Dzięki ujednoliceniu pracy w Asanie cała nasza organizacja może szybko reagować, dostosowując się do zmieniającego się krajobrazu cyberbezpieczeństwa. Dane dotyczące pracy i współpraca znajdują się w jednym miejscu, dzięki czemu zespoły mogą samodzielnie uzyskiwać informacje bez marnowania czasu na komunikację.”

Łączenie zespołów, aby napędzać innowacje

Palo Alto Networks wybrało Asanę ze względu na jej elastyczność, łatwość wdrożenia i mapę drogową produktu – postrzegając Asanę jako partnera przyszłości, który pomoże firmie w skalowaniu dzięki potężnym danym dotyczącym pracy i przełomowym możliwościom sztucznej inteligencji. 

Centralizując pracę w Asanie, firma rozbiła silosy i zapewniła zespołom natychmiastowy dostęp do informacji. Zespół marketingowy może współpracować z zespołem sprzedaży i łatwo udostępniać informacje o nadchodzących działaniach i materiały, pomagając w pełni wykorzystać możliwości związane z każdym potencjalnym klientem. Zespoły ds. produktu oraz badań i rozwoju mają jedno miejsce do koordynowania wysoce międzyfunkcyjnych premier i usprawniania przyjmowania zleceń, dzięki czemu mogą odpowiadać na potrzeby klientów i ustalać priorytety pracy odpowiednie dla firmy. Tymczasem zespół IT używa Asany jako jednego źródła wiedzy, aby planować zasoby, koordynować działania globalnych zespołów i zapewnić firmie Palo Alto Networks infrastrukturę, której potrzebuje, aby odnieść sukces.

Wprowadzanie Asany w różnych zespołach

Palo Alto Networks nawiązała współpracę z zespołem ds. usług profesjonalnych Asany w celu opracowania strategii wdrożenia technologii, która pozwoliłaby szybko skonsolidować organizację w Asanie przy minimalnych tarciach lub zakłóceniach w działalności. 

Palo Alto Networks rozpoczęła wdrażanie od działu marketingu, przenosząc setki marketerów do tego narzędzia w ciągu nieco ponad dwóch miesięcy. Następnie rozszerzono wdrożenie na inne zespoły, w tym IT, operacyjny, produktowy i badawczo-rozwojowy, udostępniając Asanę ponad 5800 użytkownikom w mniej niż 6 miesięcy. Zespół ds. usług profesjonalnych Asany ściśle współpracował z kierownictwem Palo Alto Networks, aby dostosować rekomendacje do unikalnych wymagań każdego zespołu, tak aby mógł on szybko zmaksymalizować wpływ Asany i osiągnąć wysoki zwrot z inwestycji.

Wszyscy współpracowaliśmy jako jedna drużyna, tworząc silne partnerstwo między Asaną i Palo Alto Networks, aby przeprowadzić migrację w bardzo napiętym terminie.”

Realizacja globalnych kampanii na dużą skalę

Zespół marketingowy w Palo Alto Networks jest odpowiedzialny za zwiększanie świadomości, popytu i zaangażowania klientów, pomagając firmie w zwiększaniu przychodów. Zespół jest duży i międzyfunkcyjny, z ponad 600 pracownikami w różnych biurach i lokalizacjach na całym świecie. 

Przy takiej skali zespołowi marketingowemu trudno było koordynować interesariuszy i płynnie realizować globalne kampanie. Teraz Asana pomaga im pracować wydajnie i działać zgodnie z priorytetami biznesowymi.  

Standaryzacja procesów prowadzi do szybszego prowadzenia kampanii

• Menedżerowie kampanii monitorują wszystkie inicjatywy, za które są odpowiedzialni, w jednym portfolio, które tworzy nadrzędny widok obejmujący wszystkie globalne kampanie, dzięki czemu liderzy mogą szybko śledzić postępy w realizacji celów i identyfikować przeszkody. 

• Każda kampania wymaga koordynacji między wieloma zespołami. Zamiast tracić czas na komunikację, menedżerowie kampanii używają Formularzy, aby łatwo zamawiać materiały i lokalizację.

• Zespoły mogą śledzić wszystkie swoje zgłoszenia w jednym miejscu, a następnie szybciej rozpocząć pracę nad kampanią dzięki ponad 80 ustandaryzowanym szablonom dla różnych przepływów pracy w ramach kampanii. W tych szablonach wstępnie ustawione reguły natychmiast przypisują daty wykonania i role, dzięki czemu marketerzy znają swoje zadania i realizują je na czas.

Marketing to proces złożony, który obejmuje wiele zmiennych elementów. Asana pozwala nam zobaczyć wszystko w jednym miejscu, dzięki czemu globalne zespoły mogą ze sobą współpracować przy mniejszej liczbie utrudnień i realizować programy marketingowe na dużą skalę.”

Widoczność usprawnia planowanie marketingowe i budżetowanie

• Planowanie strategiczne jest skonsolidowane między zespołami w jeden nadrzędny widok portfolio. Kierownictwo ma wgląd we wszystkie priorytety marketingowe, budżety i zasoby w jednym miejscu, co ułatwia podejmowanie decyzji. 

• Planowanie kwartalne jest ustandaryzowane w szablonie projektu używanym przez wszystkie zespoły. Projekty te łączą się z portfolio przywództwa, zapewniając ogólny obraz wszystkich priorytetów. 

• Globalne pola niestandardowe standaryzują gromadzenie danych i zapewniają spójność raportów dla przywództwa. Reguły automatyzują śledzenie budżetu i prognozowanego procesu przetwarzania danych, usprawniając prognozowanie wyników. 

• Dzięki temu, że wszystkie plany marketingowe znajdują się w jednym miejscu, zespół może bezproblemowo włączać dział sprzedaży i udostępniać nadchodzące działania, korzystając z integracji z Kalendarzem Google. 

Usprawnione przyjmowanie pracy pomaga liderom planować obciążenie pracą

• W przyszłości regionalny zespół marketingowy planuje włączyć przyjmowanie zleceń do swojego procesu planowania. Zamiast składać oddzielne wnioski, zespoły mogą zaznaczyć pole, aby uzyskać wsparcie i automatycznie rozpocząć pracę. 

• Wszystkie dalsze działania i konwersacje byłyby zapisywane w tym zleceniu, dzięki czemu nie utracono by żadnego kontekstu i nie było potrzeby wymiany wiadomości e-mail. 

• Rejestrując zlecenia podczas planowania, liderzy mogą planować obciążenie pracą z wyprzedzeniem i podejmować trafniejsze decyzje dotyczące przydzielania zasobów.

Zawsze pytam: „Czy możemy to zrobić w Asanie?” Asana jest na tyle elastyczna, że możemy zbudować praktycznie każdy przepływ pracy, a możliwości jest o wiele więcej.”

Zawsze terminowe dostarczanie rozwiązań z zakresu cyberbezpieczeństwa

Zespoły produktowe oraz zespoły badawczo-rozwojowe w Palo Alto Networks muszą działać szybko, aby utrzymać szybkie tempo innowacji w szerokiej gamie produktów. Wyzwania związane z cyberbezpieczeństwem stale ewoluują, dlatego zespół musi być zwinny i działać szybko, aby wyprzedzać cyberprzestępców w zakresie innowacji i dostarczać nową wartość swoim klientom.

Ta praca jest bardzo międzyfunkcyjna i złożona. Asana pomaga zespołowi usprawnić procesy i uzyskać wgląd, którego potrzebuje, aby szybko realizować priorytety firmy.

Scentralizowane informacje upraszczają złożone premiery

• Zespoły międzyfunkcyjne mają teraz jedno źródło informacji na temat złożonych premier produktów, co ogranicza nieporozumienia i przyspiesza współpracę.

• Ponieważ cała praca odbywa się w Asanie, zespołom produktowym łatwiej jest przekazywać i śledzić rezultaty między działami, takimi jak IT i Integracje nowych produktów, co zapewnia prawidłowe pakowanie i dostarczanie nowych produktów.

• Zespoły mają wgląd w najważniejsze priorytety w zakresie bezpieczeństwa dzięki nadrzędnemu „pulpitowi nawigacyjnemu komitetu ds. koncepcji”, który pomaga im zrównoważyć priorytety zespołu produktowego z priorytetami całej firmy.

Jeden z moich zespołów powiedział mi, że po przejściu do Asany udało im się zrealizować 100% projektów produktowych. Wywiązali się ze wszystkich zobowiązań i dotrzymali wszystkich terminów, co jest imponujące.”

Usprawnione planowanie pomaga zespołowi badawczo-rozwojowemu pracować szybciej

• Liderzy mają ogólny przegląd wszystkich inicjatyw badawczo-rozwojowych dzięki portfolio i polom niestandardowym, co pomaga im szybko ustalać priorytety pracy i usuwać blokady.

• Aby zarządzać zleceniami z całej firmy, zespół korzysta z Formularzy, aby ustandaryzować sposób wprowadzania zadań do projektu w celu ustalania priorytetów. Automatyzacja szybko przypisuje zlecenia do właściwej osoby, a szablony dla różnych typów zasobów pomagają zespołowi szybciej podejmować działania.

• Materiały badawczo-rozwojowe wymagają częstych aktualizacji, aby nadążyć za zmianami w cyberbezpieczeństwie. Wszystkie aktywne zasoby są śledzone w projekcie, a wbudowane automatyzacje planują przypomnienia o odświeżeniu, aby nic nie umknęło uwadze.

• Dzięki usprawnionemu śledzeniu celów i zautomatyzowanym aktualizacjom zespół może udostępniać raporty o statusie w ciągu kilku minut, podczas gdy wcześniej zajmowało im to 6 godzin.

Przejrzystość obciążenia pracą pomaga liderom realizować cele

• Zespół badawczo-rozwojowy pracuje nad wieloma projektami jednocześnie. Funkcja obciążenia pracą w Asanie zapewnia liderom wgląd w moc przerobową całego zespołu, dzięki czemu mogą dostosowywać obciążenie pracą w różnych przedsięwzięciach, co prowadzi do mniejszej liczby opóźnień.

• Dzięki dokładniejszym danym dotyczącym pracy i raportowaniu liderzy mogą zadbać o to, aby praca zespołu badawczo-rozwojowego była zrównoważona w całym portfolio i dostosowana do priorytetów biznesowych.

• Ta lepsza widoczność pomaga również zespołowi identyfikować ryzyko, przywracać pracę na właściwe tory i z wyprzedzeniem powiadamiać interesariuszy o opóźnieniach w projektach.

Odkąd korzystamy z Asany, nie mieliśmy ani jednego projektu, który by się opóźnił. Udało nam się albo proaktywnie dostosować harmonogramy z 3–4-tygodniowym wyprzedzeniem, albo po prostu wykonać zadania, mając jasno określone terminy i produkty końcowe.”

Zwiększanie wydajności operacyjnej w globalnym biznesie

Zespoły IT i operacyjne w Palo Alto Networks są odpowiedzialne za tworzenie infrastruktury technologicznej, która może skalować się wraz z rozwojem firmy, a także za określanie strategii i realizację najważniejszych priorytetów firmy. Ta praca jest niezbędna, aby zapewnić Palo Alto Networks procesy, platformy i ludzi, których firma potrzebuje do osiągnięcia celów biznesowych. 

Jest to również w dużej mierze praca międzyfunkcyjna. Asana pomaga działom IT i operacjom łączyć zespoły, dzięki czemu cała firma jest przygotowana do bardziej scentralizowanej i wydajnej współpracy. 

Przejrzystość pomaga liderom szybciej podejmować lepsze decyzje w zakresie przydziału zasobów

• Zespół ds. IT otrzymuje zlecenia z całej firmy. Tworzy przepływ pracy, aby usprawnić ten proces za pomocą formularza Asany, co pomaga jej szybciej podejmować działania związane ze zgłoszeniami. 

• Dzięki niestandardowej integracji z Jira zespół może automatycznie pobierać dane zleceń do Asany i tracić mniej czasu na przełączanie się między aplikacjami. 

• Dzięki połączeniu tych danych z portfolio i pulpitami nawigacyjnymi kierownicy projektów i liderzy mają informacje potrzebne do zarządzania zasobami i szybkiego podejmowania działań naprawczych. 

W przypadku sztucznej inteligencji bardzo ważne jest zarządzanie współpracą na jednej platformie. Ktoś może zadać pytanie w Asanie, a sztuczna inteligencja ma informacje potrzebne do udzielenia odpowiedzi.”

Scentralizowane dane dotyczące pracy usprawniają wdrażanie technologii

• Zespół IT używa projektów w Asanie do koordynowania wdrożenia Asany w całej firmie, zapewniając każdemu zespołowi dedykowaną przestrzeń do współpracy z zespołem IT przy wdrażaniu. 

• Zespoły IT, operacyjne i międzyfunkcyjne w całej firmie mają dostęp do tych samych danych dotyczących pracy, niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Dzięki temu zespoły mogą samodzielnie uzyskiwać informacje i współpracować bardziej efektywnie, przy mniejszej liczbie wiadomości wysyłanych w obie strony.

Kluczowa była możliwość elastyczności w Asanie. Granica między standaryzacją a personalizacją jest zawsze bardzo cienka, a każda firma potrzebuje obu tych elementów.”

Podsumowanie

Udostępnianie danych i przejrzystość są niezbędne dla globalnej firmy, takiej jak Palo Alto Networks. W przyszłości firma planuje wykorzystać funkcje sztucznej inteligencji, aby zwiększyć efektywność wykorzystywania danych roboczych przez zespoły. Firma kontynuuje wdrażanie Asany w większej liczbie zespołów i wprowadza dodatkowe międzyfunkcyjne przepływy pracy, aby zwiększyć wydajność i dostarczać klientom najlepsze w swojej klasie rozwiązania z zakresu bezpieczeństwa.