D.C. United oszczędza 697 dni roboczych rocznie dzięki Asanie

Kluczowe dane

Wyzwania

• Współpraca międzyfunkcyjna, zwłaszcza w zakresie realizacji w dniu premiery i inicjatyw międzywydziałowych, była utrudniona z powodu silosów komunikacyjnych i niejasności dotyczących odpowiedzialności.

• Brak spójności w działaniach biznesowych i działowych doprowadził do powstania niewydajnych procesów.

• Ograniczona widoczność w ramach projektów i działów utrudniała śledzenie postępów i dostosowywanie się do priorytetów organizacji.

Rozwiązania

• Wdrożono Asanę jako scentralizowaną platformę do zarządzania pracą we wszystkich operacjach biznesowych, zastępując arkusze kalkulacyjne i fragmentaryczne wątki e-mail jednolitym systemem, który zapewnia przejrzystość, odpowiedzialność i wydajność.

• Stworzono ustandaryzowane szablony i zautomatyzowane przepływy pracy do realizacji zadań w dniu meczu i zleceń działów, modernizując dotychczasowe procesy, przy jednoczesnym ograniczeniu ręcznych czynności i zmiany kontekstu.

• Ustanowiono jasną odpowiedzialność i przejrzystość dzięki niestandardowym Formularzom i śledzeniu projektów, eliminując powielanie, usprawniając przekazywanie i umożliwiając szybszą, lepiej skoordynowaną realizację.

Wyniki

• 697 zaoszczędzonych dni roboczych rocznie dzięki Asanie, co skutkuje szacunkowymi oszczędnościami kosztów w wysokości 195 600 USD

• Oszczędność czasu wzrosła o 488% rok do roku dzięki automatyzacji i usprawnionym przepływom pracy

• Przyspieszenie realizacji projektów, mniejsza liczba niedotrzymanych terminów i bardziej przewidywalna realizacja

• 100% pracowników business aktywnie korzysta z Asany, tworząc spójne podejście do pracy w całej organizacji

• Liczba cyklicznych spotkań statusowych zmniejszyła się o 25%, co pozwoliło zaoszczędzić setki godzin na pracę o większej wartości

• Znacząco wzrosła współpraca międzyfunkcyjna, co przyczyniło się do koordynacji działań i pogłębienia zaangażowania między zespołami

Zdobywca nagrody Work Innovation Award, 2025

D.C. United otrzymał nagrodę Asany Best in Class Work Innovation Award (region AMER) za transformację sposobu, w jaki realizowane są zadania we wszystkich aspektach działalności klubu. Zastępując papierowe listy kontrolne i rozproszone wątki e-mail standaryzowanymi, zautomatyzowanymi przepływami pracy, klub na nowo zdefiniował współpracę w branży analogowej. Rezultat: setki zaoszczędzonych dni roboczych, ogromne oszczędności czasu rok do roku i znaczący spadek liczby cyklicznych spotkań. Od realizacji zadań w dniu meczu po realizację zobowiązań sponsorskich – każdy dział działa teraz w ramach wspólnego systemu, co przyspiesza realizację, pogłębia zaangażowanie i tworzy bardziej zwinną, spójną organizację.

Asana zmieniła sposób, w jaki działamy i współpracujemy we wszystkich działach w D.C. United i Audi Field. Zaobserwowaliśmy nowy poziom wewnętrznego dostosowania, przejrzystości i odpowiedzialności, co bezpośrednio poprawiło nasz poziom produktywności i międzyfunkcyjnej współpracy między jednostkami biznesowymi klubu.”

Asana do planowania wydarzenia

Bezbłędna realizacja w dniu meczu, bez chaosu w ostatniej chwili

Działania w dniu meczowym są podstawą doświadczenia kibiców D.C. United i obecności marki. Od obsady i promocji po sprzedaż biletów, inicjatywy angażujące kibiców i aktywacje sponsorskie – bezbłędna realizacja ma kluczowe znaczenie. Jednak przed wprowadzeniem Asany nakład pracy związany z tymi działaniami opierał się na chaotycznych e-mailach i papierowych listach kontrolnych, co zwiększało ryzyko przeoczenia szczegółów i problemów w ostatniej chwili.

Aby usprawnić realizację działań w dniu meczowym i osiągnąć cele strategiczne, D.C. United wdrożył ujednolicony, zautomatyzowany system w Asanie. Każdy szczegół jest teraz planowany z wyprzedzeniem za pomocą szablonowych projektów przebiegu wydarzenia i zautomatyzowanych przepływów pracy, które z wyprzedzeniem sygnalizują ryzyko i zapewniają, że każdy zespół jest na bieżąco.

Szablony z wielokrotnym dodawaniem do projektów tworzą kompletny plan imprezy

• Każdy mecz u siebie jest tworzony na podstawie ustandaryzowanego szablonu projektu, który zawiera powtarzalne zadania, takie jak program imprezy, linki do biletów, wydarzenia specjalne i aktywacje oraz materiały kreatywne.

• W ramach każdego projektu meczowego planowany jest każdy aspekt dnia meczowego – od otwarcia bram po sprzątanie po meczu – a zadania są przypisywane między innymi do obiektów, analiz, sprzedaży biletów, rozrywki, ochrony, marketingu i obsługi gości.

• Każdy projekt meczowy znajduje się w nadrzędnym portfolio, co zapewnia zespołowi widoczność w perspektywie całego sezonu i gwarantuje, że nic nie zostanie pominięte.

• Dzięki dodawaniu zadań do wielu projektów nakładające się obowiązki są widoczne dla wszystkich odpowiednich działów, co ogranicza martwe punkty i eliminuje niespodzianki w ostatniej chwili.

Automatyzacja minimalizuje ryzyko i przyspiesza czas odpowiedzi

• Reguły automatycznie oznaczają zaległe lub nieukończone zadania, uruchamiając powiadomienia w czasie rzeczywistym, zanim dojdzie do eskalacji problemów.

• Dedykowane przepływy pracy dla doświadczeń klasy premium, takich jak pokazy w przerwie lub aktywacje VIP, zapewniają, że te momenty o wysokiej widoczności są śledzone, przypisane do odpowiednich osób i realizowane bezbłędnie, a kierownictwo jest na bieżąco informowane na każdym etapie.

Aktywacje sponsorskie są usprawnione i wolne od błędów

• Realizacja i aktywacje sponsoringu – kluczowe czynniki wpływające na przychody, wiążące się ze złożonymi wymaganiami – są zarządzane kompleksowo w Asanie, dzięki czemu każdy produkt końcowy jest śledzony i nic nie umyka uwadze.

• Partnerzy przesyłają zgłoszenia aktywacji za pomocą formularzy, które automatycznie przekierowują zadania do odpowiedniego zespołu i uruchamiają przepływy pracy związane z zatwierdzeniami.

• Szablony niestandardowe kierują każdą aktywacją, od list kontrolnych na dzień meczu po śledzenie gości VIP i logistykę, zapewniając, że każdy krok jest ukończony w odpowiedniej kolejności, z automatycznymi powiadomieniami przy każdym przekazaniu.

• Pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym zapewniają zespołom ds. partnerstw i sponsorom wgląd w produkty końcowe, osie czasu i przeszkody, umożliwiając szybszą realizację.

• Takie uporządkowane podejście zaowocowało prawie zerową liczbą pominiętych aktywacji, szybszą realizacją i możliwością obsługi zwiększonego obciążenia bez zwiększania liczby pracowników.

Wdrożenie Asany w całej organizacji poprawiło współpracę podczas ważnych przedsięwzięć, takich jak dni meczowe, kiedy każdy dział ma teraz wgląd w to, jak jego praca łączy się z szerszym kontekstem, co zapewnia najlepsze wrażenia kibicom. ”

Asana do zleceń roboczych i dodawania nowej pracy

Przekształcanie zleceń ad hoc w ustrukturyzowane działania

Wraz z rozwojem D.C. United rosła liczba i pilność przychodzących zleceń w zespołach. Od projektowania graficznego i kampanii mailingowych po posty w mediach społecznościowych i wsparcie wydarzeń – zlecenia często były składane osobno, z niewielkim kontekstem i widocznością. Bez ustandaryzowanego procesu przyjmowania próśb i zleceń zespoły borykały się z powielaniem pracy, opóźnieniami i niedostarczaniem produktów końcowych.

Dziś Asana stanowi podstawę usprawnionego systemu przyjmowania zleceń we wszystkich działach. Ustandaryzowane formularze zapewniają przejrzystość od samego początku, a zautomatyzowane przepływy pracy związane z sortowaniem i zatwierdzaniem szybko kierują pracę do odpowiednich zespołów. Zespoły ds. marketingu, partnerstw i zaangażowania społeczności również zarządzają kalendarzami kampanii i treści bezpośrednio w Asanie, co ułatwia koordynację działań w ramach priorytetów dotyczących wydarzeń o wysokiej widoczności i jednorazowych promocji.

Formularze zapewniają przejrzystość od samego początku

• Formularze specyficzne dla danego działu od razu zawierają niezbędny kontekst, co ogranicza wymianę wiadomości i umożliwia szybszą realizację.

• Ukończone formularze automatycznie generują zadania i powiadamiają odpowiednie zespoły, dzięki czemu żadne zlecenie nie zostanie pominięte.

• Kampanie związane z inicjatywami obejmującymi całą organizację – takimi jak wydarzenia związane z meczami na dużą skalę – są planowane w Asanie z pełną widocznością między działami.

• Dzięki pulpitom nawigacyjnym każdy dział może zobaczyć, w jaki sposób jego praca przyczynia się do realizacji większych inicjatyw marki, co poprawia koordynację i odpowiedzialność.

Jednym z najlepszych przykładów tego, jak Asana zmieniła naszą organizację, jest usprawnienie procesu przesyłania zleceń marketingowych. Wcześniej zadania takie jak projektowanie graficzne, kampanie e-mailowe i posty w mediach społecznościowych były zamawiane osobno, co często wymagało wielokrotnego monitorowania z powodu niejasnej odpowiedzialności. Dzięki Asanie scentralizowaliśmy te zlecenia w jednym przepływie pracy, który automatycznie oznacza wszystkich odpowiednich interesariuszy, zapewniając widoczność i znacznie skracając czas realizacji. ”

Podsumowanie

Tworzenie planu działania, który zapewni skalowalny sukces

D.C. United nie tylko prowadzi operacje za pomocą Asany – na nowo je definiuje. W miarę jak wdrażanie Asany pogłębia się we wszystkich działach, klub wyobraża sobie przyszłość, w której portfolio i struktury strategiczne pomagają dostosować pracę poszczególnych osób do celów całej firmy, dając każdemu pracownikowi jaśniejszy kierunek, widoczność w czasie rzeczywistym i większe poczucie odpowiedzialności. Kontynuując skalowanie korzystania z Asany, D.C. United kładzie podwaliny pod bardziej zwinną, zorientowaną na cele i odpowiedzialną organizację – gotową do wygrywania na boisku i w całej firmie.

Ostatecznie Asana nie tylko poprawiła jakość naszego końcowego produktu pracy, ale także pomogła nam lepiej zrozumieć, co robimy, dlaczego to robimy i co możemy wspólnie osiągnąć, gdy jesteśmy zgodni. ”