To, co zespół reprezentował podczas USA Games, jest podstawą działań Special Olympics. Organizacja przez cały rok zapewnia treningi sportowe i zawody dla sportowców w każdym wieku z niepełnosprawnością intelektualną. Jej misją jest promowanie inkluzywności, zrozumienia i przyjaźni wśród sportowców, ich rodzin i społeczności.

Oddział w Karolinie Północnej i Nevadzie – który wysłał zespół z Clovis do rywalizacji w Seattle – organizuje co roku ponad 300 wydarzeń zarówno dla sportowców, jak i darczyńców. Abe Cruz, starszy menedżer ds. projektowania, jest odpowiedzialny za tworzenie wszystkiego, co uczestnicy widzą, słyszą i czytają podczas tych wydarzeń, we współpracy z zespołem marketingowym, aby zapewnić uczestnikom spójne doświadczenie.

Jednak jako organizacja non-profit z ograniczonymi zasobami i dużym nakładem pracy, Abe i jego zespół mieli trudności, ponieważ:

• Brakowało im scentralizowanego systemu komunikacji i koordynacji pracy, co negatywnie wpływało na jakość materiałów.

• Zgłoszenia napływały z każdej strony i często brakowało kluczowych informacji, co skutkowało dodatkowymi, nieplanowanymi cyklami przeglądu.

• Priorytety i status pracy nie były jasne, więc w danym momencie nie wiedzieli, na czym powinni się skupić.

Proces wyboru: prostota

Jeśli chodzi o ocenę narzędzi do zarządzania pracą, priorytetem Abe było znalezienie prostego i intuicyjnego interfejsu. Potrzebowali narzędzia, które byłoby łatwe do wdrożenia, nie byłoby onieśmielające i spełniałoby ich potrzeby w zakresie koordynowania projektów, takich jak organizowane przez nich wydarzenia na dużą skalę. Potrzebowali również funkcji, które umożliwiłyby im przejrzystą i skuteczną komunikację, zwłaszcza w zakresie zleceń kreatywnych i zatwierdzeń. Wreszcie, Abe i jego zespół szukali sposobu na zwiększenie wydajności działań zespołu – od spotkań po ogólne procesy.

Po dyskusji w zespole i porównaniu różnych rozwiązań do zarządzania pracą zdecydowali się na Asanę. Jest prosta i intuicyjna w obsłudze dla zespołu, ale zapewnia również określone funkcje, takie jak szablony i pola niestandardowe, które zwiększą wydajność ich przepływów pracy. A dzięki Asanie dla organizacji non-profit Abe i jego zespół mają teraz dostęp do potrzebnych im funkcji Premium ze zniżką 50%.

Wydajność przede wszystkim: usprawnienie przepływów pracy w celu szybszego osiągania lepszych wyników

Zespół marketingowy Special Olympics korzysta teraz z Asany, aby usprawnić wszystkie swoje procesy, zapewnić sobie przejrzystość szczegółów i szybciej realizować zadania. Dzięki Asanie zespół może teraz:

• Zarządzać ponad 300 wydarzeniami rocznie: dzięki szablonom zespół może szybciej zaplanować Igrzyska Letnie i zbiórkę pieniędzy Polar Plunge oraz uwzględnić wnioski z poprzednich wydarzeń, dzięki czemu stale poprawiają realizację. Ponadto nie ma już tak dużego pośpiechu w ostatniej chwili, ponieważ kluczowe kroki nie są pomijane.

• Usprawnić przesyłanie zleceń kreatywnych i ich zatwierdzanie: dzięki ustandaryzowaniu procesu przesyłania zleceń Abe otrzymuje teraz wszystkie potrzebne szczegóły z wyprzedzeniem, dzięki czemu oczekiwania są jasne od samego początku, a zatwierdzenia są szybsze.

• Ustalać priorytety właściwej pracy: śledząc status i priorytet pracy w Asanie za pomocą pól niestandardowych, zespół ma przejrzystość co do tego, na czym powinien skupić swój czas i na jakim etapie znajdują się prace, co pozwoliło ograniczyć liczbę cotygodniowych spotkań zespołu.

W przypadku naszych Letnich Igrzysk 2019 udało nam się przygotować wydarzenie i materiały marketingowe w połowie czasu, a jednocześnie stworzyć bardziej niezapomniane wrażenia dla naszych sportowców.

Lepsze procesy prowadzą do lepszych wrażeń z wydarzeń

Korzystając z Asany do zarządzania planowaniem wydarzenia, zleceniami kreatywnymi i komunikacją zespołową, zespół marketingowy Special Olympics usprawnił swoje procesy, dzięki czemu pracuje wydajniej. Abe i jego zespół mogą teraz skupić się na tworzeniu środowiska sprzyjającego jedności, którą zespół Clovis zademonstrował podczas USA Games 2018. Zamiast po prostu tworzyć materiały, zapewniają doświadczenia i współtworzą wspomnienia ze swoimi sportowcami, darczyńcami i społecznością. Na przykład podczas ostatnich Letnich Igrzysk w Północnej Kalifornii, w których wzięło udział ponad 1000 sportowców i trenerów, Abe i jego zespół połączyli siły twórcze, aby stworzyć materiały audiowizualne, świąteczne banery na głównej scenie i banery na całej arenie, aby zapewnić żywiołową atmosferę dla sportowców i ich rodzin.

Bez Asany nie bylibyśmy w stanie zorganizować wspaniałej ceremonii otwarcia tegorocznych Igrzysk Letnich.