Planowanie imprez charytatywnych

Jak utworzyć projekt imprezy charytatywnej w Asanie

Projekt wydarzenia można utworzyć na kilka sposobów. Aby szybko rozpocząć:

  1. Zacznij od szablonu projektu imprezy charytatywnej i dostosuj go do potrzeb swojej organizacji lub
  2. zaimportuj istniejący arkusz kalkulacyjny, w którym aktualnie zarządzasz wydarzeniami.

Jak uzyskać dostęp do wszystkich szablonów Asany

GIF przedstawiający, jak uzyskać dostęp do szablonów Asany przy użyciu przycisku „+” na górnym pasku

jeśli wolisz utworzyć własny plan wydarzenia od podstaw lub chcesz poznać ogólne, najlepsze praktyki dotyczące projektów w Asanie, rozpocznij od tych wskazówek.

Planujesz wiele imprez charytatywnych jednocześnie?

Jeśli używasz naszego szablonu:

  1. Zduplikuj [PRZYKŁADOWE ZADANIE] z szablonu, zmień jego nazwę i przekształć je w projekt.
  2. Następnie, dodaj te projekty do portfolio, aby śledzić wszystkie imprezy charytatywne jednocześnie i zarządzać nimi w jednym miejscu.

Współpracujesz z dostawcami, agencjami lub podwykonawcami?

Śledzenie terminów, materiałów i konwersacji między wieloma stronami trzecimi za pośrednictwem poczty e-mail jest skomplikowane. Dla ułatwienia, rozważ dodanie ich jako gości do projektu. W ten sposób zyskają dostęp do wszystkich planów oraz terminów i będą mogły śledzić produkty końcowe.

chcesz, aby pozostałe czynności związane z organizacją wydarzenia pozostały prywatne? Zaproś strony trzecie do Asany, ale ustaw projekt jako prywatny i dodaj je jako obserwujących zadanie, aby mogły zobaczyć jedynie dane zadanie.

Wskazówki dotyczące realizowania czynności związanych z wydarzeniem i zarządzania nimi

Jeśli masz już gotowy projekt do planowania imprez charytatywnych, możesz skorzystać z tych wskazówek, aby nim zarządzać w miarę realizacji zadań.

1. Zaplanuj swoje wydarzenie, używając widoku Osi czasu i modyfikuj je w razie potrzeby

Większość planów wydarzeń ma wiele ważnych terminów i zależności składających się na ten ważny dzień. Widok Osi czasu pozwala na ich wyznaczenie przed rozpoczęciem prac, aby mieć pewność, że wszystkie elementy tworzą spójną całość.

GIF przedstawiający tworzenie planu na Osi czasu w Asanie

Jak utworzyć plan korzystając z Osi czasu:

  1. Przeciągaj i upuszczaj zadania na osi czasu, aby je zaplanować. Jeśli wykryjesz konflikty czasowe, po prostu ponownie przeciągnij i upuść zadanie, aby przełożyć je na inny termin.
  2. Wydłuż zakres dat w zadaniu, aby przypisana do niego osoba mogła łatwiej rozplanować pracę i terminowo ją zrealizować.
  3. Jeśli zadania muszą być wykonane w określonej kolejności, wyznacz zależności przeciągając ikonę kropki, która pojawi się po najechaniu kursorem na zadanie, do powiązanego z nim zadania.

W miarę postępów prac, widok Osi czasu pozwala również na dostosowywanie planu. Na przykład, jeśli zarezerwowanie miejsca trwa dłużej, niż zaplanowano, możesz zmienić terminy i zobaczyć, jak wpłynie to na ogólny plan dzięki widokowi Osi czasu.

2. Śledź ważne wiadomości e-mail bez konieczności czasochłonnego sprawdzania skrzynki odbiorczej dzięki integracjom z pocztą e-mail

ZRZUT EKRANU integracji Asany z pocztą Outlook i Gmail

Zawsze możesz zaprosić dostawców do projektu wydarzenia, ale jeśli komunikujesz się z nimi poprzez e-mail, wypróbuj integracje Asana dla Gmaila, programu Outlook lub innych klientów poczty e-mail. Dzięki temu, po otrzymaniu ważnych informacji lub załączników w wiadomości e-mail, możliwe będzie błyskawiczne dodanie ich do Asany lub przekształcenie w zadanie. W rezultacie nie przegapisz żadnego kluczowego szczegółu ani wniosku, a także zaoszczędzisz czas związany z porządkowaniem skrzynki odbiorczej.

3. Dodawaj konkretne i wykonalne komentarze bezpośrednio w materiałach do imprezy charytatywnej korzystając z funkcji adnotowania

GIF przedstawiający dodawanie wykonalnych komentarzy bezpośrednio na dołączonych do zadania w Asanie obrazach dzięki funkcji adnotowania

Możliwość pozostawienia oraz wprowadzenia konkretnych, wykonalnych informacji zwrotnych w materiałach do wydarzenia, takich jak zaproszenia e-mail lub plakaty na wydarzenie, znacznie ułatwia pracę i może przyczynić się do sukcesu imprezy. Funkcja adnotowania w Asanie umożliwia osobom dokonującym przeglądu pozostawianie komentarzy bezpośrednio w materiałach, dzięki czemu informacje widoczne są w kontekście. Każdy komentarz jest przekształcany w wykonalne podzadanie, a jego twórca decyduje, w jaki sposób go wykorzystać.

podczas burzy mózgów nad materiałami i pomysłami na wydarzenie, warto utworzyć osobne zadanie dla każdego materiału/pomysłu i użyć przycisku „lubię to”, aby przeprowadzić głosowanie wśród członków zespołu.

Wskazówki dotyczące realizowania prac w dniu wydarzenia

1. Pracuj w drodze i offline dzięki aplikacji mobilnej Asany

Jeśli Twój zespół pracuje na miejscu wydarzenia, dostęp do kluczowych informacji i sprawdzenie zadań pozostałych do wykonania może być utrudnione. Dzięki aplikacji mobilnej Asany, Twój zespół może w każdej chwili uzyskać dostęp do planu wydarzenia, nawet bez połączenia z Internetem.

ZRZUT EKRANU pokazujący zadanie dotyczące planowania wydarzenia w aplikacji mobilnej Asany

2. Przekształcaj konwersacje w wykonalne działania dzięki naszej integracji ze Slack

Wiele zespołów korzysta z Asany i aplikacji Slack, aby koordynować działania i prowadzić konwersacje, zwłaszcza podczas wydarzenia. Zamiast wybierać pomiędzy tymi narzędziami, połącz je ze sobą korzystając z integracji Asana dla Slack.

GIF przedstawiający tworzenie zadania w Asanie z wiadomości w Slack za pomocą integracji

Jeśli członek Twojego zespołu poprosi Cię o podzielenie się opinią na temat swojej prezentacji akurat wtedy, gdy będziesz wykonywać inne zadanie związane z wydarzeniem, przekształć jego wiadomość w zadanie w Asanie bezpośrednio z aplikacji Slack, aby nie zapomnieć o jego wykonaniu i mieć łatwy dostęp do wszystkich informacji kontekstowych.

Wskazówki dotyczące raportowania postępów prac związanych z wydarzeniem

1. Komunikuj się z całym zespołem bez organizowania dodatkowych spotkań

Zamiast organizować spotkanie w celu sprawdzenia statusu zadania lub przekazania aktualizacji zespołowi, możesz to zrobić w Asanie na kilka sposobów:

  • Dodawaj komentarze w zadaniach, aby informować o postępach zadania, przekazywać informacje zwrotne lub zadawać pytania.
  • Użyj aktualizacji statusu projektu (w zakładce „Postęp” w projekcie), aby przekazywać najważniejsze informacje o postępach projektu, na przykład osiągnięcie kamieni milowych czy dotrzymanie terminów lub o zagrożonych zadaniach.
  • @Wspomnij współpracowników, zadania, projekty lub konwersacje, aby utworzyć do nich link w opisie lub polu komentarza.

2. Monitoruj postępy i zarządzaj przydziałem osób do zadań w ramach wydarzeń dzięki Portfolio i widokowi Obciążenia pracą

GIF przedstawiający użycie Portfolio w Asanie do aktualizacji postępów

Aby zrozumieć postępy projektów i ocenić moce przerobowe zespołu, koordynatorzy wydarzeń często zbierają informacje na spotkaniach, poprzez e-maile lub arkusze kalkulacyjne, co może być czasochłonne i niedokładne. Zamiast tego, utwórz portfolio, dodając do niego wszystkie plany wydarzeń, aby śledzić w czasie rzeczywistym postępy, ważne daty i priorytety w jednym miejscu.

ZRZUT EKRANU przedstawiający korzystanie z widoku obciążenia pracą, aby zobaczyć, kto ma za dużo zadań i przypisać je ponownie do innej osoby z zespołu

Następnie przejdź do zakładki Obciążenie pracą, aby zwizualizować wydajność zespołu w oparciu o zadania przypisane w Asanie. Widok ten pomoże Ci podejmować świadome decyzje kadrowe, aby utrzymać zrównoważony przydział zadań i zapewnić terminową realizację zadań związanych z wydarzeniami.

Zasoby dotyczące planowania wydarzeń i zarządzania nimi w Asanie

Wolisz wiedzę podaną w formie wizualnej? Chcesz zobaczyć, jak nasi klienci planują wydarzenia? Sprawdź te zasoby:

ZasobyLink
Szablon planowania imprezy charytatywnej dla organizacji non-profitUżyj szablonu
SamouczekObejrzyj filmik z serii „Jak używać Asany”
Kurs na żądanieZarejestruj się w Akademii Asany
Studia przypadkówZobacz, jak Special Olympics, The Young Survival Coalition, Together We Rise i NTEN planują wydarzenia w Asanie
E-book „Przewodnik po efektywnym zarządzaniu wydarzeniami”Przeczytaj e-book
Połącz się ze SpołecznościąWeź udział w nadchodzącym szkoleniu lub rozpocznij wątek na forum naszej społeczności 

Przepraszamy, ale ta przeglądarka nie jest obsługiwana

Asana nie obsługuje aktualnie używanej przez Ciebie przeglądarki. Zarejestruj się, używając jednej z tych przeglądarek.

Wybierz język

Wybór języka spowoduje zmianę języka i/lub treści na stronie asana.com