Vox Media przyspiesza kampanie kreatywne dzięki Asanie

Kluczowe dane

Wyzwanie

• Zanim pracownicy Vox Creative zaczęli używać Asany, zespoły borykały się z rozproszoną komunikacją, a szczegóły zapytań ofertowych oraz terminy realizacji gubiły się pomiędzy wiadomościami e-mail a aplikacją Slack.

• W miarę wzrostu zespołu, zarządzanie wieloma kanałami pracy stawało się coraz trudniejsze.

• Brak wspólnej przestrzeni do współpracy spowodował dysonans pomiędzy zespołami kreatywnymi a sprzedażowymi.

Rozwiązanie

• Vox Creative stopniowo wprowadził Asanę do całego studia, korzystając z integracji. Dzięki temu zespoły mogły w dalszym ciągu korzystać z narzędzi takich jak Salesforce oraz Slack.

• Zespół opracował płynne przepływy pracy, aby usprawnić przekazywanie pracy pomiędzy zespołami sprzedażowymi a kreatywnymi. 

• Śledzenie wszystkiego w Asanie gwarantuje, że zespoły mają dostęp do tych samych informacji. Najważniejsze szczegóły projektu są jasne od samego początku, a cykle sprzedażowe i produkcyjne są bardziej wydajne.

Wynik

• Znacznie przyspieszył proces tworzenia zapytań ofertowych i produkcji kampanii.

• Zwiększenie pojemności w miarę wzrostu zespołu.

• Wprowadził płynną komunikację pomiędzy zespołami ds. sprzedaży i kreatywnymi.

Asana miała znaczny wpływ na Vox Creative. Nie wiem jak udałoby się nam tyle osiągnąć, gdyby nie centralizacja wszystkich informacji w jednym miejscu. Prawdę mówiąc, bez niej nie dotarlibyśmy do miejsca, w którym teraz jesteśmy.”

Szybsze działanie dzięki przejrzystym przepływom pracy

Corri Skinner, dyrektor wykonawcza ds. sukcesu klienta, zarządza zespołem ds. operacji kreatywnych, który kompleksowo zarządza projektami od określenia strategii, poprzez produkcję, aż po dystrybucję. Jest ona odpowiedzialna za doświadczenia klienta. Jej zadaniem jest zapewnienie wysokiego poziomu zaufania i jakości oraz czuwanie nad terminową realizacją projektów. Często zdarza się, że realizowane jest równocześnie nawet 70 kampanii i ponad 100 różnych treści. Zespół Corri zarządza przepływem informacji oraz procesami, pozwalając 70 innym członkom studia skoncentrować się na tym, w czym są najlepsi, czyli na pracy kreatywnej.

Zespół Corri szukał platformy do zarządzania pracą, która pomogłaby im zarządzać zapytaniami ofertowymi i płynnie realizować kampanie.

Automatyzacja usprawnia przekazywanie pracy pomiędzy działem sprzedaży i kreatywnym

• Kiedy dział sprzedaży tworzy nową szansę w Salesforce, w Asanie automatycznie uruchamiany jest nowy projekt, w którym zespoły zarządzają strategią kreatywną, planem medialnym, prezentacjami pomysłu i badaniami rynkowymi. 

• Kiedy dział sprzedaży sfinalizuje transakcję, w projekcie w Asanie automatycznie pojawi się nowy zestaw zadań, a zespół Vox Creative będzie mógł od razu rozpocząć działanie, ponieważ wszystkie najważniejsze informacje z zapytania ofertowego znajdują się już w Asanie.

Scentralizowane zarządzanie pracą pomaga zespołom działać szybciej

• Ponieważ wszystkie informacje znajdują się w Asanie, Vox Creative może łatwo sprawdzić, które prezentacje się nie sprawdziły i dopracować je pod kątem nowych klientów. Mogą też skorzystać z udanych projektów jako podstawy i rozbudować je. 

• Zespół zaczyna każdą nową kampanię od szablonu, co znacznie przyspiesza jej rozpoczęcie. Od lat udoskonalają swoje przepływy pracy i stale aktualizują swoje szablony dla każdego z nich.

Mogę po prostu otworzyć szablon i szybko wprowadzić w nim zmiany, które będą stosowane w każdym projekcie, który rozpoczynany jest za pomocą danego szablonu.”

Tworzenie treści, które pomogą zbudować lepszą przyszłość

W przyszłości zespół chce realizować projekty związane z kwitnącą branżą podcastów firmy Vox. Niedawno utworzyli swój pierwszy markowy podcast z Ben & Jerry's, w którym analizują historię systemowego rasizmu w Ameryce. Projekty takie, jak ten pozwalają połączyć pasję z ważnymi działaniami, a Asana pomaga popychać te pracę do przodu. Czy to nie jest dobry temat do rozmowy?