Amel Rechid jest menedżerem ds. prawnych w Leroy Merlin France. Odpowiada za umowy dotyczące zakupów i łańcucha dostaw, który zaopatruje 144 sklepy i dostarcza produkty do 600 milionów klientów online. „Nasz rozwój oznaczał, że wewnętrznie nasze projekty stały się bardziej złożone. Zaczęliśmy więc myśleć o pozyskaniu narzędzia do zarządzania projektami, które mogłoby nadać strukturę naszej pracy ” – wyjaśniła. „Wiedzieliśmy, że inne działy w Leroy Merlin używają Asany i postanowiliśmy wypróbować ją sami. Przyjęliśmy podejście oparte na testowaniu i uczeniu się i pomyśleliśmy: „Po prostu wprowadźmy wszystkie nasze projekty i zobaczmy, jak to działa”. To niesamowite, jak prosta w obsłudze jest Asana i jaką widoczność zapewnia w naszej codziennej pracy ”.

Zapewnienie nadzoru i współpracy międzyfunkcyjnej 

Przed wdrożeniem Asany dział prawny korzystał z podstawowych narzędzi, takich jak e-maile i arkusze kalkulacyjne, co negatywnie wpływało na wydajność zespołu. „Każdy prawnik aktualizował 3–4 arkusze kalkulacyjne dotyczące swoich projektów, a także arkusze kalkulacyjne od naszych wewnętrznych klientów z działów marketingu, łańcucha dostaw, IT i usług. To sprawiało, że zarządzanie projektami było bardzo czasochłonnym procesem ” – powiedziała Amel. „Potem były protokoły ze spotkań, umowy i dokumentacja pomocnicza – znalezienie potrzebnych informacji mogło zająć nawet 3 godziny.

„Ponadto, ponieważ raportowanie było procesem ręcznym, naprawdę trudno było uzyskać pełny obraz naszej pracy. Nie mieliśmy automatyzacji ani wizualizacji danych, co utrudniało śledzenie i mierzenie naszych działań. I nie mieliśmy możliwości wykorzystania wiedzy pracowników po ich odejściu z firmy ”.

Inteligentna współpraca za pośrednictwem Asany

Jako centralna funkcja, zespół prawny współpracuje z innymi działami biznesowymi w Leroy Merlin. Według raportu Indeks anatomii pracy, gdy business wdraża „inteligentną współpracę”, jest to główny czynnik decydujący o sukcesie lub porażce. Zespoły są przygotowane do efektywniejszego wykonywania swojej pracy, co pozwala firmie szybciej osiągać cele poprzez zwiększanie przychodów, radzenie sobie z trudnościami i zaspokajanie potrzeb klientów.  

„Wiedzieliśmy, że jeśli znajdziemy sposób na efektywne udostępnianie informacji o naszych projektach, możemy to wykorzystać, aby zwiększyć produktywność” – powiedziała Amel. „Asana pomogła nam sformalizować nasze procesy robocze i pomóc naszym klientom wewnętrznym zrozumieć wartość współpracy z zespołem prawnym.”

Precyzyjne ukierunkowanie daje więcej czasu na pracę o znaczeniu strategicznym

Firma Leroy Merlin podeszła do wdrożenia inteligentnie. Zdecydowała się zoptymalizować swoje procesy robocze, wykorzystując integracje Asany do połączenia się z istniejącymi narzędziami, w tym z Google Suite do zwiększania produktywności i zarządzania dokumentami. Wyeliminowała niepotrzebny nakład pracy ręcznej – Indeks anatomii pracy pokazuje, że pracownicy marnują 58% dnia roboczego na „czynności okołozadaniowe”, a na zadania strategiczne poświęcają zaledwie 9% dnia roboczego.

„Nie marnujemy już czasu na wypełnianie pól w arkuszach kalkulacyjnych” – powiedziała Amel. „Nie musimy nawet myśleć o raportowaniu. Asana to magia. Teraz możemy po prostu skupić się na naszych projektach, ponieważ wiemy, że możemy wygenerować dowolny raport, kiedy tylko tego potrzebujemy, i pokazać namacalną wartość, jaką zespół prawny wnosi do procesu”.

Wydajność upraszcza i przyspiesza proces

Indeks anatomii pracy sugeruje, że pracownicy na wyższych stanowiskach mogą zaoszczędzić 5,6 godziny tygodniowo po prostu poprzez ulepszenie istniejących procesów pracy. Dział prawny w Leroy Merlin zawsze ma jednocześnie kilka strategicznych projektów w toku. Amel uważa, że jej zespół osiąga wydajność niezbędną do realizacji projektów dzięki regułom ustalonym w Asanie, które określają, kiedy automatyzacja może uprościć, wesprzeć i przyspieszyć proces. 

„Dwa lata temu uruchomiliśmy nasz marketplace we Francji. Za pośrednictwem Asany udostępniliśmy prawnikom różne etapy projektu, współpracowaliśmy przy pracy i zarządzaliśmy działaniami we Francji, Hiszpanii i Włoszech, a różne strefy czasowe nie miały wpływu na postępy”.

Spójność zapewnia przejrzystość w odniesieniu do pracy w toku

Mimo że zespoły międzyfunkcyjne mają własny sposób pracy, Asana poprawia widoczność zadań i identyfikuje priorytety. „Używamy widoku portfolio do zarządzania obciążeniem pracą w dziale prawnym, ponieważ dla każdego projektu możemy zobaczyć, co jest przedmiotem zainteresowania, potencjalne zagrożenia i kluczowe szczegóły w przejrzysty i jasny sposób” – wyjaśnia Amel. „Mimo że każdy projekt jest inny, Asana zapewnia jednolitość w sposobie pracy zespołu, co łączy nas wszystkich”.

Indeks anatomii pracy sugeruje, że jasne, powiązane cele ułatwiają współpracę z interesariuszami pełniącymi inne funkcje, ponieważ pracownicy chętniej dzielą się informacjami, dbają o to, by docierały one do właściwych osób, i na bieżąco informują kluczowych interesariuszy. 

Zastanawiając się nad swoimi doświadczeniami z Asaną, Amel powiedziała: „Asana zapewnia nam przegląd wszystkich działań w wizualny i łatwy do zrozumienia sposób. Jest to naprawdę przydatne, gdy nadchodzi czas na omówienie budżetów z dyrektorami i przedstawienie w centrali sposobu, w jaki optymalizujemy codzienną pracę prawników. Możemy również zobaczyć, kiedy nasi współpracownicy są zajęci, a jeśli wygląda na to, że mają za dużo pracy, możemy znaleźć sposób na ponowne zrównoważenie obciążenia pracą w zespole”.

Inteligentne narzędzie dla działu prawnego

Przepisy prawne nieustannie się zmieniają, a firma Leroy Merlin chce wykorzystać wiedzę i umiejętności wszystkich swoich prawników, aby przygotować się na wszystko, co może się wydarzyć. Jak pokazuje Indeks anatomii pracy, organizacje, w których dobrze funkcjonuje współpraca, są lepiej przygotowane do adaptacji, co zapewnia trwałą przewagę konkurencyjną i zwiększa ich długoterminowe przychody. 

„W Leroy Merlin mamy nowych konsultantów, którzy są prawnikami od 1–2 lat” – powiedziała Amel. „W Asanie stworzyliśmy projekt, aby gromadzić i udostępniać naszą zbiorową wiedzę prawną. Jeśli ktoś zdecyduje się opuścić firmę, zachowujemy jego doświadczenie, abyśmy nadal mogli z niego korzystać ”.

„Asana jest tak potężnym narzędziem, a ponieważ parlament nadal wprowadza nowe przepisy, wiemy, że jesteśmy w najlepszej sytuacji, aby nadążyć za zmianami”.