Sjabloon voor een wekelijkse takenlijst

Een wekelijkse planning op papier kan goed genoeg zijn voor persoonlijk gebruik, maar laten we eerlijk zijn, hoe goed je ook je best doet om je aan je planning te houden, dingen veranderen. Je wordt met problemen geconfronteerd waardoor je dag compleet opnieuw moet worden gepland, wat moeilijk gaat met een takenlijst die je wekelijks uitprint. Voor het beheren van taken ben je veel beter af met een sjabloon voor een digitale wekelijkse takenlijst die je met een paar eenvoudige muisklikken kunt bewerken. 

Een sjabloon voor een wekelijkse takenlijst gebruiken

Het maken en gebruiken van een sjabloon voor een wekelijkse takenlijst is eenvoudig, zeker als het is gedigitaliseerd. Volg deze stappen om in een paar minuten je eigen sjabloon te lanceren:

1. Maak een nieuw project (als je projectbeheersoftware gebruikt en zet dit op als een Kanbanbord voor een makkelijk overzicht).

2. Maak secties voor elke dag van de week. 

3. Voeg aan elke sectie, dus elke dag van de week, taken toe.

4. Wijs indien nodig teamleden, vervaldatums en projectafhankelijkheden toe.

5. Ga aan de slag!

5 voordelen van het gebruik van een sjabloon voor een digitale wekelijkse takenlijst

Met sjablonen voor wekelijkse takenlijsten vereenvoudig je je wekelijkse planning en help je jezelf op weg. Ze bieden je een overzichtelijke indeling waarin alles wat je per week af moet krijgen wordt getoond. Houd er rekening mee dat als je iemand bent met veel dagelijkse taken, een sjabloon voor een wekelijkse takenlijst overweldigend kan zijn. Als dat het geval is, bent je voor het beheer van je taken waarschijnlijk beter af met een sjabloon voor een dagelijkse takenlijst.

Of je nu een dagelijks of wekelijks planningssjabloon gebruikt, er zijn altijd veel voordelen verbonden aan het gebruik van een sjabloon voor je takenlijst als je voorkeurssysteem. Het is een one-stop-shop-systeem dat je kunt opzetten en weer vergeten.

Met een sjabloon voor een wekelijkse takenlijst kunt je:

1. In een paar seconden een nieuwe wekelijkse takenlijst maken

Maak één keer een aangepast sjabloon en gebruik het voor altijd. Door een sjabloon voor een wekelijkse takenlijst te maken in een projectbeheerplatform, kun je met een muisklik elke week automatisch een nieuwe takenlijst maken. 

2. Je hele week in een oogopslag bekijken

Organiseer je week in een keer. Vervolgens kun je elke keer dat je je werkbelasting moet controleren eenvoudig je takenlijst voor de huidige week erbij pakken, bekijken wat je al gedaan hebt en zien welke taken nog om je aandacht vragen.

3. Met een paar eenvoudige muisklikken reorganiseren en herstructureren.

Na verloop van tijd zal je werkbelasting veranderen. Of het nu gaat om een nieuwe functie of er zijn gewoon prioriteiten die verschoven worden, je wilt een sjabloon voor een wekelijkse takenlijst dat net zo flexibel is als jezelf. Door je sjabloon op te zetten in een werkbeheerplatform, kun je het sjabloon aanpassen aan je nieuwe behoeften wanneer je workflow en verantwoordelijkheden veranderen.

4. Je wekelijkse werk automatiseren

Het met een sjabloon automatiseren van je wekelijkse werk is handig bij terugkerende taken. Je kunt er nu direct projectafhankelijkheden en documenten aan toevoegen. Je kunt ook je workflows verbinden met je takenlijsten en ze zo ontwerpen dat alle taken precies op hun plaats vallen waar jij ze wilt hebben.

5. Taken verbinden met grotere doelstellingen

Tijdens het dagelijkse werk verlies je al snel het grote geheel uit het oog. Wanneer je je wekelijkse taken in je sjabloon verbindt met je doelen kun je de voortgang bijhouden en in realtime de belangrijkste mijlpalen van het project vieren.

Geïntegreerde functies

• Bordweerdgave. Bordweergave is een Kanban-bordachtige weergave die de informatie over je project in kolommen weergeeft. Kolommen zijn meestal gerangschikt naar werkstatus (zoals te doen, wordt gedaan, is gedaan) maar je kunt de kolomtitels aanpassen aan de behoeften van je project. Binnen elke kolom worden taken als kaartjes weergegeven, met allerlei bijbehorende informatie zoals de titel van de taak, de veraldatum, en aangepaste velden. Volg het werk op de voet en krijg in één oogopslag inzicht in de stand van zaken van je project.

• Automatisering. Automatiseer handmatig werk, zodat je team minder tijd besteedt aan gedoe en meer tijd overhoudt voor de taken waarvoor je ze hebt ingehuurd. Regels in Asana werken op basis van triggers en acties - in wezen "als X gebeurt, doe dan Y". Gebruik regels om automatisch werk toe te wijzen, vervaldatums aan te passen, aangepaste velden in te stellen, belanghebbenden op de hoogte te houden, en meer. Van ad hoc automatiseringen tot complete workflows, regels geven je team tijd terug voor kundig en strategisch werk.

• Afhankelijkheden. Markeer een taak als wachtend op een andere taak met taakafhankelijkheden. Weet wanneer jouw werk het werk van een ander blokkeert, zodat je de juiste prioriteiten kunt stellen. Teams met samenwerkende workflows kunnen gemakkelijk zien op welke taken van anderen ze wachten, en weten wanneer ze aan hun deel van het werk kunnen beginnen. Als de eerste taak af is, krijgt de verantwoordelijke persoon een bericht dat hij aan zijn afhankelijke taak kan beginnen. Of, als de taak waarvan je werk afhankelijk is opnieuw wordt ingepland, laat Asana je dat weten, zodat je weet of je de afhankelijke datum ook moet aanpassen.

• Mijn taken. Mijn taken is een gepersonaliseerde weergave die je elke taak toont die aan jou is toegewezen, ongeacht het project of team waartoe ze behoort. Door in één plaats zicht te hebben op al je taken, kun je werk sorteren en prioriteren, en ervoor zorgen dat niets over het hoofd wordt gezien. Met Mijn taken kun je schakelen tussen lijst-, bord-, en agendaweergave om te werken zoals jij wenst.

Aanbevolen apps

• Clockwise. Met de Clockwise + Asana-integratie kun je Asana-taken toevoegen als tijdblokken in je Google Agenda. Met de Clockwise + Asana-integratie kun je specificeren wat de duur van de taken is, wanneer ze uitgevoerd worden en of Clockwise ze automatisch opnieuw kan inplannen. Voeg taken toe aan je agenda en maak tijd om het werk gedaan te krijgen.

• OneDrive. Voeg bestanden rechtstreeks toe aan taken in Asana met de Microsoft OneDrive-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Voeg eenvoudig bestanden van Word, Excel, PowerPoint en meer toe.

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• Dropbox. Voeg bestanden direct aan taken in Asana toe met de Dropbox-bestandskiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

Sjablonen voor wekelijkse takenlijsten bieden een gemakkelijke manier om je dagelijkse taken te beheren. Bouw in luttele minuten je sjabloon voor een wekelijkse takenlijst en ga voortaan georganiseerder te werk.

Veelgestelde vragen