Kennisbeheersjabloon

Institutionele kennis is van onschatbare waarde - maar we gaan er niet altijd dienovereenkomstig mee om. Het is vaak makkelijker om gewoon ons werk te doen zonder neer te schrijven hoe we het doen. Trouwens, wie leest er werkelijk procesdocumenten? 

Teamleden gebruiken procesdocumenten niet elke dag. Maar wanneer ze ze toch nodig hebben, zijn ze cruciaal - en er dan niet over beschikken, kan het team echt schade berokkenen. Kennis proactief vastleggen voorkomt dat er zich kennishiaten voordoen in de toekomst. Het is een feit dat het, zonder een gedeelde informatiebron en gedeelde processen en handleidingen, moeilijker is voor onze collega's om hun werk gedaan te krijgen. 

Met kennisbeheer organiseer je kennis voor je team, afdelingen en specifieke taken. Om dit te doen slagen, moet iedereen kennis op dezelfde manier beheren. Dit maakt het makkelijk voor alle teams, vooral cross-functional teams, om te vinden wat ze nodig hebben - en dit is waarbij een kennisbeheersjabloon nuttig kan zijn.

Wat is kennisbeheer?

Kennisbeheer is het proces waarmee je informatie verkrijgt, organiseert, opslaat en verdeelt. Kennisbeheersystemen bieden een manier om alle individuele kennis die je bedrijf ter beschikking heeft optimaal te benutten. Dit maakt het makkelijker om kennis te delen, zodat je terugkerende fouten kunt identificeren en zoeken naar oplossingen die reeds ontwikkeld werden.

Eens georganiseerd in een kennisdatabank, kun je makkelijk zien hoe je de dingen in het verleden aangepakt hebt, wat goed werkte en wat niet, en alle bijbehorende metriek. Dit is nuttig bij strategische planning - door te gebruiken wat je al weet om plannen te maken voor de toekomst. Je kunt bijvoorbeeld de historische gegevens in je kennisdatabank gebruiken om te beïnvloeden hoe je een toekomstige routekaart gaat uitbouwen. 

Kennisbeheerprocessen moeten goed gestructureerd en gecoördineerd zijn om goed te werken - wat veel makkelijker wordt wanneer je ze in een sjabloon giet.

Kennisbeheersjablonen

Met kennisbeheersjablonen kun je belangrijke informatie vastleggen en beoordelen. Door je kennisbeheerproces in een sjabloon te gieten met een vaste opmaak, verzeker je dat de informatie op dezelfde manier georganiseerd wordt, ongeacht wie de informatie overziet. Zo verminder je het risico dat een teamlid een belangrijk stukje informatie weglaat dat jij er net wel in wou opnemen, en verzeker je dat je team een consistente workflow aanhoudt.

Als je bijvoorbeeld een kennisbeheerproces hebt voor bedrijfsbudgetten en -planning, kun je dit opslaan als sjabloon. Wanneer een teamlid dan het kennisbeheersjabloon gebruikt voor het aankomende kwartaal, zal hij geen belangrijke informatie of stappen kunnen vergeten. Denk eraan om er items in op te nemen die verder gaan dan het budget zelf, zoals je wijzigingsbeheerproces in geval je over budget gaat of een artikel met een probleemoplossing-handleiding voor je budgetbeheersysteem.

Heb je een kennisbeheersjabloon nodig?

Zo goed als elk team kan baat hebben bij een kennisbeheersjabloon, maar dit geldt vooral voor grotere organisaties en teams. Dit komt doordat er in grote ondernemingen vaak veel verschillende personen en teams verantwoordelijk zijn voor de processen. Door sjablonen te maken voor deze processen verzeker je dat alle verschillende individuen op dezelfde manier werken, zodat je consistente resultaten krijgt. 

Met een kennisbeheersjabloon heb je een vaste opmaak voor je proces. Zo kun je voor alle afdelingen, of zelfs voor het hele bedrijf, informatie op dezelfde manier beknopt vastleggen en opslaan, ongeacht wie de informatie overziet. Het kennisbeheersjabloon dient als een stap-voor-stap handleiding en toont welke items je moet opnemen voor een succesvol proces. Als je bijvoorbeeld bepaalde artikels uit de kennisdatabank moet opnemen in elke sectie IT - Veelgestelde vragen, kun je deze opnemen in je sjabloon. 

Een sjabloon maken vereenvoudigt het delen van kennis zodat je kunt zien hoe werk gedaan wordt, wat goed werkt (zodat je deze methoden kunt lenen of kopiëren) en wat verbeterd kan worden. Bovendien is kennisbeheer per definitie cross-functional - je bouwt vaak een kennisdatabank uit om andere teams en individuen te helpen jouw informatie te bekijken. Digitale kennisbeheersjablonen ingebouwd in projectbeheersoftware hebben het bijkomende voordeel dat ze makkelijker gedeeld en gebruikt kunnen worden, en toegankelijker zijn voor verschillende teams.

Een kennisbeheersjabloon maken

Je kennisbeheersjabloon begeleidt gebruikers doorheen je kennisbeheerproces. Hierdoor krijg je een zelfbedieningsproces - als ze willen weten hoe je een kennisdatabank maakt, vinden ze hiervoor alle instructies en stappen in het sjabloon. 

Om je sjabloon te bouwen, maak je secties voor elk kennisgebied dat je erin wilt opnemen. Je kunt bijvoorbeeld secties maken voor:

• Relevante brondocumenten: als je een projectbeheerplatform gebruikt, kun je taken maken voor elke bron en het document rechtstreeks in de taak bijvoegen. Zo verminder je de tijd en moeite die mensen moeten spenderen om de relevante informatie te vinden.

• Teamspecifieke processen: voor het klantondersteuningsteam kun je bijvoorbeeld het klantfeedbackproces linken of vermelden. Dit kan dan dienen als een central source of truth voor alle processen van je team.

• Secties voor veelgestelde vragen: veelgestelde vragen bieden een antwoord op vragen die vaak terugkeren, zodat je team niet steeds opnieuw en opnieuw dezelfde vragen moet beantwoorden. Dit is vooral nuttig voor IT of andere teams die regelmatig werken met andere teams en afdelingen.

• Contactsectie: voeg de teamleden toe die verantwoordelijk zijn voor specifieke taken, zodat je weet met wie je contact kunt opnemen voor gerelateerde vragen.

Kennis beheren met Asana

Kennisbeheer vergt afstemming. Daarom gebruiken veel mensen een projectbeheertool om hun informatie te organiseren, zodat ze snel en eenvoudig alles kunnen delen met iedereen, wanneer dan ook nodig.

Met Asana kun je:

• De taken voor elke sectie toewijzen aan de persoon verantwoordelijk voor de besluitvorming. Als het kennisbeheersjabloon bijvoorbeeld voor het engineeringteam is, kun je een sectie maken voor de onboarding van nieuwe werknemers in het team, en deze taken toewijzen aan de relevante HR-teamleden, people managers en onboardingmentors.

• Coördineren overheen verschillende teams door eenvoudig verschillende leden toe te voegen aan gedeelde projecten en portfolio's.

• Eens je je secties gemaakt hebt, kun je gerelateerde taken en subtaken maken met handleidingen en processen.

• Het sjabloon één keer maken en het steeds opnieuw gebruiken met een snelle klik op de knop 'dupliceren'.

Geïntegreerde functies

• Lijstweergave. Lijstweergave is een rasterachtige weergave die het gemakkelijk maakt om alle informatie over je project in één oogopslag te zien. Net als een takenlijst of een spreadsheet toont lijstweergave al je taken in één oogopslag, zodat je niet alleen de titels en vervaldatums van taken kunt zien, maar ook alle relevante aangepaste velden zoals prioriteit, status, enzovoort. Zorg voor moeiteloze samenwerking door je hele team zichtbaarheid te bieden over wie wat doet en wanneer.

• Automatisering. Automatiseer handmatig werk, zodat je team minder tijd besteedt aan tijdrovend werk en meer tijd besteedt aan de taken waarvoor je ze hebt ingehuurd. Regels in Asana functioneren op basis van triggers en acties - in wezen "als X gebeurt, doe dan Y". Gebruik regels om automatisch werk toe te wijzen, vervaldatums aan te passen, aangepaste velden in te stellen, belanghebbenden op de hoogte te houden en meer. Van ad hoc automatiseringen tot complete workflows, regels geeft je team tijd terug voor kundig en strategisch werk.

• Subtaken. Soms is een taak te groot om in één taak te vatten. Als een taak meer dan één medewerker heeft, een ruime vervaldatum, of belanghebbenden die de taak eerst moeten bekijken en goedkeuren, kunnen subtaken helpen. Subtaken zijn een krachtige manier om werk te verdelen en taken in afzonderlijke componenten op te splitsen - terwijl de kleine taken verbonden blijven met de overkoepelende context van de bovenliggende taak. Breek taken in kleinere componenten of leg de afzonderlijke componenten van een meerstapsproces vast met subtaken. 

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt volgen - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je takenlijst te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen overheen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren.

Aanbevolen apps

• Dropbox. Voeg bestanden rechtstreeks aan taken in Asana toe met de Dropbox-bestandenkiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

• Vimeo. Tekst mag dan wel duidelijk maken wat je bedoelt, maar geschreven woorden missen toon, emotie en expressie. Met videoberichten in Asana, mogelijk gemaakt door Vimeo, kun je je team alle context geven die het nodig heeft, zonder dat je nog een vergadering hoeft te plannen. Neem korte videoboodschappen op van jezelf, je scherm - of beide - en voeg de video's toe aan taken, projecten, berichten en reacties om extra duidelijkheid en context te geven. Een transcript van de opname wordt automatisch door Asana gemaakt, zodat het leesbaar en doorzoekbaar is. Geef feedback, stel vragen, en wijs taken toe - allemaal zonder Asana te verlaten.

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk elk My Drive-bestand bijvoegen.

• OneDrive. Voeg bestanden rechtstreeks toe aan taken in Asana met de Microsoft OneDrive-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Voeg eenvoudig bestanden van Word, Excel, PowerPoint en meer toe.

Veelgestelde vragen