Marketingprojectbeheer: hoe structureer je je strategie

Marketinginitiatieven kunnen cruciaal zijn voor je Businessplan omdat ze je de kans geven om je merkverhaal te vertellen en leads door de verkooptrechter te sturen. Zonder effectieve marketing heb je misschien moeite om inkomsten binnen te halen en loyale klanten te behouden. Een gericht marketingplan zorgt ervoor dat je boodschap resoneert met je publiek, zodat je na elke campagne kunt weglopen met een trots gevoel over het werk dat je team heeft geleverd.

In dit artikel leggen we uit wat marketingprojectbeheer is en hoe je het kunt gebruiken om teamsamenwerking te bevorderen, hoogwaardige deliverables te produceren en een gestructureerde workflow te implementeren.

Wat is marketingprojectbeheer?

Marketingprojectbeheer is een methodologie die wordt gebruikt om marketingcampagnes op schema te houden en belanghebbenden op de hoogte te houden gedurende de levenscyclus van het project. Het zorgt voor helderheid tussen teams, houdt je projecten binnen het bereik en helpt je te voldoen aan de behoeften van de klant.

Om marketingprojecten te beheren, begin je met dezelfde projectbeheerprincipes die andere teams en sectoren gebruiken. Maar marketingprojectbeheer verschilt op een paar manieren van de traditionele projectbeheeraanpak, die we hieronder zullen bespreken. 

De vijf fasen van projectbeheer zijn:

1. Initiatie

2. Planning

3. Uitvoering

4. Prestaties

5. Afsluiting 

In marketingprojectbeheer voeg je een marketingstrategiefase toe waarin je marktonderzoek en gegevens verzamelt en je bevindingen gebruikt om je projectplan in gang te zetten.

Waarom is marketingprojectbeheer belangrijk?

Marketingprojectbeheer is belangrijk omdat de manier waarop je een project beheert van invloed is op iedereen die bij de marketingcampagne betrokken is. Wanneer je de juiste methodologie gebruikt, zullen anderen je voorbeeld volgen en de vruchten plukken van je sterke leiderschap. 

Stel je voor dat je in het middelpunt van het project staat. Naarmate de cirkel groter wordt, raken er meer mensen bij het project betrokken. Zodra je je realiseert dat je slechts de eerste persoon in de levenscyclus van het project bent, is het gemakkelijker om te zien waarom projectbeheer zo belangrijk is.

Er is een gemeenschap nodig om een marketingproject te beheren. De drie belangrijkste groepen belanghebbenden zijn:

• De marketingprojectmanager:  Als leider en facilitator van marketingcampagnes sta je centraal in alles wat er tijdens een marketingproject gebeurt. Dit omvat zaken als vertragingen in de projecttijdlijn, het oplossen van problemen met e-mailmarketing en KPI-monitoring. 

• Interne belanghebbenden: Interne belanghebbenden zijn teamleden binnen je organisatie die een belang hebben bij je project. Deze mensen kunnen leidinggevenden, vertegenwoordigers, creatievelingen of technici zijn. Hoe je je marketingcampagne beheert, heeft invloed op interne belanghebbenden. Ze zijn vaak betrokken bij de marketingcampagne, worden beïnvloed door de resultaten van de campagne of worden geïnformeerd over je algemene Doelen.

• Externe belanghebbenden: externe belanghebbenden zijn mensen buiten je organisatie die belang hebben bij je project. Deze mensen kunnen leveranciers, eindgebruikers, klanten of investeerders zijn. Je hebt projectbeheervaardigheden nodig om externe belanghebbenden op de hoogte te houden en tevreden te houden met de deliverables van je project.

10 stappen van het marketingprojectbeheerproces

De marketingprojectbeheermethodologie heeft 10 belangrijke stappen. Hoewel je marketingbureau complexe projecten in nichegebieden zoals SEO of sociale media kan aanpakken, kun je deze stappen gebruiken als een algemeen raamwerk voor de meeste marketingcampagnes.

Je kunt de 10 onderstaande stappen verdelen in vijf projectfasen. Deze vijf fasen lijken op de traditionele projectbeheerfasen, maar ze bevatten ook aanvullende marketingstrategieën om ervoor te zorgen dat je jezelf - en je marketingproject - klaarstoomt voor succes. 

Doelstellingen en analyse

Het doel van de doelstellingen- en analysefase van marketingprojectbeheer is om je te concentreren op het plannen van je marketingcampagne. Dit omvat het definiëren van de einddoelen van het project en het schetsen van successtatistieken.

1. Definieer einddoelen: maak je einddoelen duidelijk aan het begin van elk project waaraan je werkt. Op die manier weten teamleden waar ze naar moeten streven tijdens de projectuitvoering en weten belanghebbenden wat ze kunnen verwachten. 

2. Identificeer succescijfers: het is van cruciaal belang om KPI's aan het begin van je campagne te identificeren, zodat je deze statistieken kunt gebruiken om je voortgang gedurende de hele levenscyclus van het project te volgen. 

Marketingstrategie

Gebruik je projectdoelstellingen uit fase één om je marketingstrategie te sturen. Tijdens deze fase gebruik je ook marktonderzoek en gegevens om de meest effectieve manier te vinden om je strategische doelen te bereiken.

1. Bepaal je publiek: het identificeren van je doelgroep is de eerste stap naar het bereiken van een hoge ROI. Je doelgroep is de groep mensen die het meest waarschijnlijk met je merk resoneert. Als je dit publiek kunt bereiken, vergroot je je kans om je product of dienst te verkopen. 

2. Stel bericht en CTA's in: bepaal het bericht dat je naar je doelgroep wilt sturen. Je boodschap moet strategische oproepen tot actie bevatten voor je product of dienst. 

Projectplanning

Je marketingcampagne vereist mogelijk creatieve middelen en een gedetailleerd plan over hoe en waar deze middelen moeten worden gedistribueerd. Stel tijdens de projectplanningsfase een team samen om je te helpen bij het aanmaken van middelen. 

1. Projectbereik verduidelijken: verduidelijk je projectbereik zodat iedereen de beperkingen van je projecttijdlijn, middelen en budget kent. Projectbereik: zorg ervoor dat belanghebbenden zich bewust zijn van de projectbereik om wijzigingsverzoeken te beperken.

2. Taken delegeren: het delegeren van werk is cruciaal als je georganiseerd wilt blijven en dubbel werk wilt voorkomen. Maak een projecttijdlijn en wijs taken toe aan teamleden. Gebruik een Gantt-grafiek of een andere taakbeheertool zodat teamleden projectmijlpalen en afhankelijkheden tussen taken kunnen visualiseren. 

Campagnelancering

Nadat je je campagne hebt gepland, begint de actie. Dit is de fase waarin je team je creatieve middelen ontwikkelt en ze naar de massa stuurt. Dit deel van marketingprojectbeheer is spannend omdat je je strategie in beweging ziet komen. 

1. Maak projectdeliverables: produceer deliverables die je concurrenten overtreffen en je publiek verbazen. Zet een team van schrijvers en grafische ontwerpers in die je boodschap kunnen overbrengen met sterke tekst en indrukwekkende visuals. 

2. Distribueer over marketingkanalen: bepaal welke marketingkanalen je helpen je doelgroep te bereiken en wanneer ze op die kanalen zitten. Plaats je deliverables via deze kanalen, zodat je er zoveel mogelijk ogen op krijgt.

Monitor en beoordeel

Gebruik de successtatistieken die je tijdens de projectplanningsfase hebt ingesteld om de voortgang van je project te volgen. Zodra je je voortgang hebt bijgehouden, kun je je prestatieresultaten ook  gebruiken om lessen te leren voor toekomstige projecten. 

1. Resultaten monitoren: gebruik projectbeheersoftware om je KPI's in realtime te monitoren. Zodra je je marketingcampagne hebt gelanceerd, kun je beoordelen hoe goed je campagne heeft gepresteerd en welke aanpassingen je moet aanbrengen in je toekomstige marketingstrategie.

2. Stel toekomstige normen in: gebruik alle lessen die je leert van het monitoren van je campagne om normen voor toekomstige projecten vast te stellen. Als je campagne bijvoorbeeld slecht presteerde met een specifieke leeftijdsgroep, stel je doelgroeplimieten in voor deze groep voor toekomstige campagnes.  

Veelvoorkomende uitdagingen in marketingcampagnes

Veel marketingteams worden geconfronteerd met uitdagingen bij het implementeren van hun marketingcampagnes. Gelukkig zijn de meest voorkomende uitdagingen te voorkomen of gemakkelijk te beperken met marketingprojectbeheer. 

Gebruik de oplossingen voor de onderstaande uitdagingen als onderdeel van je workflow voor marketingprojectbeheer.

1. Projectrisico's

Marketingcampagnes ervaren risico's op veel gebieden en het is moeilijk te voorspellen wat deze risico's zullen zijn of wanneer ze zich zullen voordoen. Maar als je niet bereid bent om een projectrisico te beperken zodra het zich voordoet, kan het probleem de projectkwaliteit beïnvloeden. Enkele veelvoorkomende gebieden van projectrisico's zijn:

• Technisch risico: technisch risico kan met name van invloed zijn op e-mail- of digitale marketingcampagnes. Beveiligingsincidenten, cyberaanvallen, wachtwoorddiefstal of serviceonderbrekingen kunnen een marketingcampagne vertragen of volledig ontsporen. 

• Marktrisico: dit zijn risico's die van invloed zijn op de hele markt. Deze kunnen het risico van recessie, marge-risico, renterisico en valutarisico omvatten. Hoewel deze risico's oncontroleerbaar zijn, kan je team zich erop voorbereiden, zodat je snel kunt reageren als ze zich voordoen.

• Organisatorisch risico: organisatorisch risico ontstaat door problemen met interne activiteiten. Gebeurtenissen die onder deze categorie vallen, zijn onder meer reputatieschade, communicatiestoringen, rechtszaken en verstoringen van de toeleveringsketen. 

Oplossing: Gebruik projectrisicobeheer om risico's in je marketingcampagnes te voorkomen en te beperken. Stel tijdens de planningsfase een risicoanalyse op om te beoordelen welke projectrisico's het meest waarschijnlijk zijn en welke risico's de hoogste prioriteit hebben. Gebruik vervolgens inzichten om je campagne vorm te geven en je voor te bereiden op mogelijke ongelukken. 

2. Scope creep

Scope creep treedt op wanneer je marketingcampagne verder gaat dan de oorspronkelijke verwachtingen die je hebt ingesteld. Marketingcampagnes hebben vaak last van scope creep omdat teams geen duidelijke vereisten stellen tijdens de projectplanning. Als je je beperkingen niet communiceert aan belanghebbenden, kunnen ze wijzigingen aanvragen die je projectteam moeilijk kan bijhouden. 

Oplossing: definieer projectdoelstellingen tijdens de eerste fasen van je marketingcampagne en deel deze doelstellingen met je belanghebbenden. Zorg voor duidelijke communicatielijnen, zodat je belanghebbenden je projectvereisten begrijpen, inclusief de limieten van je projecttijdlijn en budget. Indien nodig kun je ook een wijzigingscontroleproces instellen om wijzigingsverzoeken te reguleren.  

3. Slechte communicatie met belanghebbenden

Slechte communicatie met belanghebbenden is een uitdaging waar veel marketingteams mee te maken hebben. Je kunt hierboven zien dat deze uitdaging consequenties heeft, waarbij scope creep slechts een van die consequenties is. Andere gevolgen van communicatieproblemen zijn:

• Onduidelijke projectverwachtingen 

• Inconsistenties in doelen en resultaten

• Verminderd teammoraal

• Onvoldoende projectfinanciering

• Dubbel werk

Oplossing: Gebruik projectbeheersoftware om een sterke communicatielijn met belanghebbenden tot stand te brengen. Deel realtime updates met iedereen die betrokken is bij je marketingcampagne en moedig belanghebbenden aan om onderweg feedback te geven. Stel projectmijlpalen in als controlepunten voor collectieve evaluatie van de campagne.

4. Geen single source of truth

Marketingteams die afhankelijk zijn van face-to-face, e-mail, telefoon of videochat om met belanghebbenden te communiceren, zullen uitdagingen ondervinden bij het beheren van hun marketingcampagnes. Je moet deze traditionele vormen van communicatie niet uit de weg gaan, maar ze bieden geen essentiële zaken zoals:

• Het delen van documenten

• Realtime statusupdates

• Software-integraties

• Takenbeheer

• Een central source of truth

Je marketingstrategie moet transparant zijn voor alle belanghebbenden. Transparantie versterkt de teamcommunicatie en verbetert de projectkwaliteit.

Oplossing: Gebruik projectbeheersoftware als je single source of truth. Er zijn veel soorten projectbeheer met verschillende niveaus van functionaliteit. Sommige tools verzamelen je projectinformatie, terwijl andere informatie uit externe bronnen verzamelen. Gebruik een tool zoals Asana om projectweergaven aan te passen en iedereen - van teamleden tot belanghebbenden - op dezelfde lijn te houden.

Gebruik projectbeheersoftware om je marketingstrategie te structureren

Marketingprojectbeheer kan enkele van de meest voorkomende uitdagingen waarmee marketingafdelingen worden geconfronteerd, elimineren. Wanneer je een gestructureerde managementmethodologie gebruikt, verbeter je de communicatieflow en stroomlijn je je werkproces. Gebruik projectbeheersoftware om de samenwerking tussen belanghebbenden te bevorderen en een single source of truth te creëren.