Dit is waarom campagnebeheer niet werkt en hoe je dit kunt oplossen.

We weten allemaal hoe goede marketing eruit ziet. Van de 'Just Do It'-campagne van Nike tot de 2023-revival van Barbie, het is duidelijk wanneer merken een blijvende indruk maken. Maar wat we niet zien is alle chaos achter de schermen. Vertragingen, budgetoverschrijdingen en late nachten kunnen zich opstapelen voordat campagnes de eindstreep halen, wat de omzet van je bedrijf vermindert. En in een tijd waarin marketeers hun riemen moesten aanhalen, kunnen deze inefficiënties het succes van een campagne maken of breken. 

Het is geen geheim dat campagnes complex zijn, met veel belanghebbenden en bewegende delen. Maar wat maakt ze zo moeilijk uit te voeren, ondanks onze beste bedoelingen? En beter nog, wat kunnen we eraan doen? 

3 ways to launch marketing campaigns faster with Asana

Join Gympass’ Head of Marketing Program Management and Asana’s Marketing Lead for Northern Europe and Pan-EMEA as they discuss how to align stakeholders, see campaign progress in one place, and avoid one-off requests with automated intake processes.

De webinar bekijken

1. Het is moeilijk om te coördineren tussen functies en met externe bureaus

Marketingcampagnes zijn van nature cross-functional, waarbij teams zoals copywriting, ontwerp en PR betrokken zijn, evenals externe bureaus om de hiaten op te vullen. Dit vereist een hoge mate van coördinatie, maar marketeers hebben tegenwoordig niet het gevoel dat de stukjes op hun plaats klikken. In plaats daarvan zegt 69% van de marketeers dat het nu moeilijker is om samen te werken dan voor de pandemie. 

Marketing samenwerking zit vast omdat teams en agentschappen op verschillende manieren werken. Campagnevereisten en -middelen bevinden zich op verschillende plaatsen, waardoor overdrachten moeilijk worden. Belanghebbenden leggen feedback vast in één vergadering, maar hebben geen manier om wijzigingen aan de rest van het Team te communiceren. En een overschot aan marketing-apps en -tools kan uit de hand lopen. Volgens één onderzoek schakelden werknemers van drie Fortune 500-bedrijven ongeveer 1200 keer per dag tussen apps en websites om hun werk te doen - wat iets minder dan vier uur van hun tijd per week opslokt.

De oplossing

• Standaardiseer hoe teams samenwerken. Creëer processen voor hoe teams moeten samenwerken aan campagneplanning, creatieve aanvragen en meer. Maak bijvoorbeeld een stapsgewijs sjabloon dat essentiële deliverables uiteenzet voor het lanceren van een nieuwe campagne, inclusief een ruwe tijdlijn en wie verantwoordelijk is voor elke stap. Zo hebben teams altijd een duidelijke routekaart voor hoe ze moeten samenwerken. 

• Stel duidelijke communicatieprocessen vast. Verduidelijk hoe en wanneer marketingteams moeten communiceren. Maak bijvoorbeeld een communicatieplan dat specificeert welke kanalen voor welk doel moeten worden gebruikt, wanneer je persoonlijk moet communiceren versus asynchroon, en hoe je belangrijke statusupdates met belanghebbenden kunt delen. Gebruik vervolgens dezelfde communicatieprocessen in alle campagnes.

• Creëer één bron van waarheid. Volgens onderzoek van het Work Innovation Lab van Asana zegt 74% van de kenniswerkers dat ze er de voorkeur aan geven dat iedereen in hun organisatie dezelfde set kerntechnologieën voor samenwerking gebruikt. Marketeers zijn het zat om tussen apps te schakelen en op verschillende plaatsen naar informatie te zoeken. Centraliseer in plaats daarvan campagnevereisten, middelen, tijdlijnen en communicatie in één bron van waarheid, zoals een werkbeheerplatform. Dit voorkomt dat werk over het hoofd wordt gezien en helpt interne en externe teams soepel samen te werken. 

2. Er is weinig inzicht in de voortgang en prestaties van de campagne

Om succesvolle campagnes uit te voeren, moet je begrijpen hoe ze presteren ten opzichte van je tijdlijn en marketingdoelen. Op die manier kun je blokkades verwijderen en je strategie halverwege aanpassen, terwijl veranderingen nog steeds een verschil kunnen maken. Maar ondanks het belang van gegevens, hebben marketeers  moeite om toegang te krijgen tot de informatie die ze nodig hebben. Volgens onderzoek van Work Innovation Lab besteedt de gemiddelde werknemer elke werkdag bijna anderhalf uur (84 minuten) aan het zoeken naar informatie die hij nodig heeft om zijn werk gedaan te krijgen. 

Dit gebeurt omdat marketinggegevens op veel verschillende plaatsen verspreid zijn. Werknemers houden de deliverables van de campagne op één plek bij, tijdlijnen op een andere en gebruiken een handvol analyse- en CRM-tools om prestatiegegevens te verzamelen. Ze moeten voortdurend schakelen tussen tools om de juiste informatie te vinden - een taak die nog moeilijker wordt wanneer teams niet consistent zijn in de manier waarop ze hun werk documenteren. 

De oplossing

• Deel regelmatig statusupdates. Stel een cadans vast en houd je eraan, zoals het elke week of maand verzenden van een update. Dit zorgt voor twee dingen: (1) dat je regelmatig gegevens verzamelt en de prestaties van de campagne bewaakt, en (2) dat je de belangrijkste belanghebbenden op de hoogte houdt. 

• Stroomlijn je tech stack. Als het op marketingtools aankomt, is minder meer. Uit onderzoek van Work Innovation Lab blijkt dat het vasthouden aan twee data-analyse-apps leidt tot de grootste productiviteitswinst. Idealiter kiezen je teams één tool die speciaal is gebouwd voor data-onderzoek en één die is gebouwd voor dataconsumptie. 

• Centraliseer campagnegegevens. Uit onderzoek van The Work Innovation Lab blijkt dat wanneer alle werknemers dezelfde werkbeheersoftware gebruiken om voortgang te rapporteren en bij te houden, ze 60% meer kans hebben om zich zeer productief te voelen. Omdat werkbeheertools al je campagne-informatie opslaan, inclusief deliverables, tijdlijnen en voortgang, is het eenvoudig om dashboards te genereren en rapporten op te halen. Bovendien kun je je software integreren met CRM- en rapportage-apps zoals Salesforce en Tableau om gedetailleerde campagnegegevens te synthetiseren.

3. Het is moeilijk om middelen toe te wijzen aan campagnes

Alle campagnes hebben middelen nodig om soepel te verlopen. Maar het is moeilijk om het meest bedrijfskritische werk op het juiste moment te bemannen zonder een totaalbeeld van waar teams aan werken. Deze zichtbaarheid is cruciaal, maar volgens een rapport uit 2022 worstelt 41% van de respondenten met zichtbaarheid in beschikbare middelen, en overbelaste middelen zijn een belangrijke oorzaak van projectvertragingen. 

Gebrek aan zichtbaarheid treedt op wanneer marketingteams niet precies documenteren waar mensen aan werken en op welk moment, in elke campagne. In plaats daarvan vertrouwen ze op heen en weer communicatie met managers en leiders om de beschikbaarheid te bepalen, wat nooit een exacte wetenschap is. Als gevolg hiervan is het moeilijk om nauwkeurig te voorspellen welke middelen beschikbaar zullen zijn voor aankomende initiatieven, laat staan om de huidige teamcapaciteiten te begrijpen. Dit is een groot probleem.Onderzoek toont aan dat de grootste oorzaken van slecht middelenbeheer een gebrek aan adequate prognose en capaciteitsplanning zijn. 

De oplossing

• Houd bij hoe lang het werk duurt. Dit is essentieel voor het maken van nauwkeurige middelenplanning. Gebruik een tijdregistratiefunctie of -app om de tijdsvereisten voor verschillende soorten werk te documenteren, zoals het schrijven van marketingteksten of het filmen van een webinar. Met die gegevens kun je meten hoe de werkelijke campagnetijdlijnen zich verhouden tot je oorspronkelijke schattingen en betere beslissingen nemen over middelen voor toekomstige campagnes. 

• Houd de werkbelasting van het team bij. Om middelen effectief toe te wijzen, moet je in één oogopslag zien waar teams aan werken, nu en in de toekomst. Maak een systeem om te documenteren wat er op ieders bord ligt en welke nieuwe projecten er in het verschiet liggen. Dit is waar werkbeheersoftware echt kan schitteren. Omdat al het werk op één plek wordt gedocumenteerd, biedt een werkbeheerplatform een compleet overzicht van hoe teams worden bemand en welke middelen beschikbaar zijn in je bedrijf. Als gevolg hiervan kun je snel werkbelastingen verschuiven en prioriteit geven aan het meest impactvolle campagnewerk. 

4. Het duurt te lang om creatieve feedback op te nemen

Creatieve middelen zijn essentieel voor elke marketingcampagne. Maar met zoveel belanghebbenden die betrokken zijn bij het creatieve proces en zoveel verschillende tools in gebruik, kunnen beoordelings- en feedbackcycli maar doorgaan. Het is moeilijk voor teamleden om te weten waar ze middelen kunnen vinden, waar feedback wordt vastgelegd en welke versies van creatieve middelen ze moeten beoordelen. Dit leidt tot uitputting en langere tijdlijnen. Volgens The Work Innovation Lab meldt ongeveer twee derde (64%) van de kenniswerkers digitale uitputting door het navigeren door te veel samenwerkingstechnologieën - en creatieve tools zijn niet anders. 

De oplossing

• Stroomlijn je beoordelingsproces. Niets vertraagt creatieve processen meer dan te veel beoordelaars. Om dit op te lossen, probeer je alleen belanghebbenden op te nemen van wie de input absoluut essentieel is. Geef vervolgens, wanneer je beoordelaars erbij betrekt, aan welk type feedback ze moeten geven. Een PMM-partner moet bijvoorbeeld geen landingspagina bewerken, maar eerder richtlijnen voor berichten op hoog niveau bieden. 

• Kies één ontwerptool. Volgens The Work Innovation Lab leidt het gebruik van één ontwerptool (zoals Adobe Creative Cloud of Figma) tot de grootste productiviteitswinst. Als je momenteel meer dan één ontwerptool gebruikt, overweeg er dan een te kiezen die past bij alle use-cases van je team - en blijf bij die tool. 

• Stroomlijn je documentopslag. Meer onderzoek van The Work Innovation Lab suggereert dat het hebben van drie documentbestandstools de grootste boost in productiviteit biedt. Dit komt omdat de wijdverbreide adoptie en beschikbaarheid van tools voor documentbestandsbeheer, in combinatie met hun verschillende maar complementaire functies, het essentieel maakt om meerdere tools te gebruiken om de productiviteit te verhogen. 

• Integreer apps met werkbeheersoftware. Meerdere creatieve tools zijn nodig voor verschillende taken, zoals ontwerp en videoproductie, maar je kunt nog grotere voordelen behalen door ze te integreren met een enkel werkbeheerplatform. Dit geeft belanghebbenden één plek om creatieve middelen te beoordelen, feedback vast te leggen en goed te keuren, in plaats van door verschillende documenten en apps te zoeken. Je kunt ook al je creatieve middelen op één plaats bekijken en documenteren, waardoor merkconsistentie wordt gewaarborgd en je het werk op schema kunt houden. 

Stroomlijn je campagneprocessen

Campagnes hoeven niet zo'n hoofdpijn te zijn. Bekijk hoe Asana je kan helpen je marketingteam samen te brengen om dit jaar meer impact te leveren en meer omzet te genereren.  

3 ways to launch marketing campaigns faster with Asana

Join Gympass’ Head of Marketing Program Management and Asana’s Marketing Lead for Northern Europe and Pan-EMEA as they discuss how to align stakeholders, see campaign progress in one place, and avoid one-off requests with automated intake processes.

De webinar bekijken