RFQ テンプレート: RFQ (見積依頼書) 作成の 6 つのステップ

プロジェクトにちょうど良いベンダーを探すプロセスが大変で、参ってしまったことはありませんか？プロジェクトを成功させ、プロセスを合理化し、予算内に収めるには、まず見積依頼書 (RFQ) を作成することから始めるとよいでしょう。

このガイドでは、RFQ とは何か、作成にあたり従うべきステップ、文書に何を記載すればよいのかを説明します。また、簡単に始められるように RFQ テンプレートも用意されています。

RFQ とは？

RFQ (見積依頼書、request for quotation) とは、企業が、サプライヤー候補に対して、価格情報を知るために送る文書です。この標準化された書式により、ベンダーを客観的に比較対照することが容易になり、企業が入札する契約相手をより効果的に選別するのに役立ちます。RFQ は、提案依頼書 (RFP、request for proposal) の前に、あるいは一緒に送ることができます。

一般的に、企業はベンダー候補との取引を進める前に、検討すべき特定の情報を受け取れるよう、RFQ の内容を調整して送信します。想定価格や提出方法に関する詳細など、ベンダーにとって最も大切な情報を盛り込めるように文書をカスタマイズしましょう。

RFQ と RFP の違いとは？

RFQ と RFP との間には、重なる部分もありますが、明確な違いがいくつかあります。RFQ は、主にベンダー間での最低価格を探すものです。

RFP は、提案依頼書の略です。RFP では、一連の質問を投げかけ、追加の要素を考慮しながら、最適な選択肢を判断します。提案依頼書では特に、リスク管理、競合他社分析、ディールブレイカー (取引中止の原因となること) などに関する質問が含まれます。

RFQ、作業範囲 (スコープ)、作業範囲記述書の違い

作業範囲記述書とは、プロジェクトを成功させるために必要な内容を概説した文書のことです。作業範囲は、作業範囲記述書のセクションのひとつで、目標を達成するために必要なステップを説明します。

作業範囲記述書は、プロジェクトを成功させるために必要なステップを確立するために、通常、RFQ の前に送られます。請負業者がタスク完了のためのロードマップを把握したら、次のステップは、RFQ を通じて価格情報を検討することです。

RFQ を使うタイミングとは

商品やサービスの購入プロセスにおいて、企業は、プロジェクトのために利用を検討しているベンダーに RFQ 文書を送信するべきです。ベンダーはこの文書の返送をもって価格を説明するため、他のサプライヤー候補とコストの比較ができるのです。したがって、これらの結果を得ることは、プロジェクトの調達管理における重要なステップとなります。

RFQ テンプレートは、今後のプロジェクトの目標、予算、タイムラインを概説した文書をベンダー候補に渡した後に送信されます。RFQ とプロジェクトの詳細は、入札するサプライヤーが、プロジェクトの範囲を理解し、参加したいかどうかを決定するのに役立ちます。

RFQ 作成の手順とは

作業範囲と作業範囲記述書を審査プロセスのはじめにベンダーに送付したら、次は RFQ テンプレートを関係者に発行します。以下に、RFQ 作成の主な 6 つのステップを掲載しますので、次のプロジェクトに着手する際の参考にしてください。

1. プロジェクト予算を設定する

最初に、プロジェクト予算を設定します。プロジェクト予算とは、どれだけの費用を何に使うのかを、タイムラインを含めて詳細に計画したものです。

RFQ を作成する前に予算を設定しておくことは、ベンダー候補を評価するための基礎資料として欠かせません。このような情報を最初から持つことにより、プロジェクトを財政的に成功させられ、適切なサプライヤーを選択するための明確な道筋を立てられます。

2. 要件をリストアップする

予算の設定に加え、RFQ テンプレートに記入する前に、要件を明確にしておくことが必要です。最も重要な特性は何かを知ることで、プロジェクトに取り組むのに適したベンダーのリストを絞り込むことができます。

RFQ に含めることが重要だと思われる要件の例は、以下のとおりです。

• 必要な資材の数量

• 納品要件

• RFQ レビュープロセス

• 取引条件

• 支払いに関する条件

要件はプロジェクトの種類によって変わるので、ニーズに応じたカスタマイズが可能です。

3. 文書を準備する

下準備が済んだら、実際に文書を作成していきます。RFQ の記載内容は、詳細であればあるほど良いでしょう。詳細を記載することで、ベンダー候補もプロジェクトのタイムラインや範囲に関するより多くの情報を得ることができ、結果としてこの特定の仕事のための正確な価格を回答できるのです。

RFQ テンプレートを作成する際には、以下について確認しましょう。

• プロジェクトの目標: RFQ では、プロジェクトとその目標を簡潔に書き出すことが大切です。詳細をより多く提供すればするほど、サプライヤーは、求められた作業について正確な見積もりを出すことができます。

• タイムライン: プロジェクトのタイムラインを提示することで、ベンダーは、プロジェクトの要望に沿っているかどうかを知ることができます。ベンダーが作業完了のために必要な物資や人員を集める時間を持てるよう、現実的なタイムラインを設定するように心がけましょう。

• 想定価格: ベンダー候補に、コスト算定方法の完全な内訳を尋ねるようにしましょう。人件費、消耗品費、その他の追加料金などを含んだ総費用の概要に、どの程度の詳細が必要なのかを明記しましょう。

• 提出方法に関する詳細: 提出のタイムラインと RFQ の返送方法を記載しましょう。この情報を文書に追加することにより、サプライヤーが入札期限を逃してしまわないようにします。

• 連絡先情報: 些細なステップに思えるかもしれませんが、大切なものです。会社の連絡先を記載しなければ、候補者は連絡を取ることができないからです。

要件が明確に記載された文書により、潜在的な誤解を減らすことができます。その上に、より正確な回答や価格の見積もりが得られるのです。

4. リクエストを送る

次に、見積依頼書をベンダーのリストに実際に送信します。送信する前に、最後にもう一度、完成した文書を読み直しましょう。そうすることで、RFQ に必要な情報が含まれていることを最終的に確認します。

ベンダーが、チームと価格設定について話し合うための十分な時間を確保できるよう、回答までに数週間の余裕を持たせるようにしましょう。通常、3～4 週間あれば、サプライヤーが質問をしたり、プロジェクトの成果物について理解したりするのに十分な時間を確保できます。入札情報は、常に機密扱いにしなければなりません。

5. 提出された見積書を確認する

ベンダーを吟味するための準備作業を終えた今、RFQ への回答はレビューは迅速かつ簡単に行えるはずです。この主観を排した方法を用いて各ベンダーを評価し、最低コストですべての要件を満たしているのはどのベンダーかを確認できます。

6. ベンダーを選択する

ベンダーから見積依頼書への回答がすべて戻ってきたところで、いよいよ選定です。一貫性のある RFQ テンプレートを使用すると、ベンダーをすばやく簡単に比較できます。提出された書類それぞれに注意深く目を通し、選択した請負業者の条件と価格があなたの期待に沿っていることを確認します。

RFQ テンプレートと実例

最適なベンダーをより簡単に見つけるために、以下の RFQ テンプレートをチェックしてみてください。RFQ 文書をサプライヤー候補とやりとりする場合、あなたはプロジェクトの詳細を、サプライヤーは価格の内訳と会社情報を記入することになります。

以下は、イベントを企画する際にベンダーが記入する見積依頼書のサンプルです。ニーズに合わせて自由にカスタマイズしてください。

RFQ テンプレートを使ってワークフローを効率化する

明確で簡潔な RFQ テンプレートは、ワークフローの助けとなり、あなたとベンダー候補との間に明確さをもたらします。RFQ は、求めている製品やサービスを最低価格で手に入れるのに役立ちます。Asana のプロジェクト管理ツールを使って、次のタスクを効率化し、軌道に乗せましょう。