マーケティングチームの効率が向上しました。仕事量を把握できるようになったことで、チームの足並みが揃い、うまく連携できています。 Asana はキャンペーンのスケジュール確認に役立ちます。プログラムの規模を大きくして実施頻度を抑えることができますし、収益率の最大化を視野に、各リリース日に向けて戦略的に仕事を進められます。

Andrea Leon Trozak 氏、プログラムマネジメント、シニアディレクター

Genesys のスマートな仕事の進め方を支援する Asana

マーケティング制作を大規模に効率化

Asana の直接割り当てワークフローにより、プロジェクトマネージャーは戦略プランニングとプロセスの最適化に集中できるようになりました。 リーダーシップはチームの目標達成までの進捗を確認でき、ROI の高い取り組みにリソースを集められるようになりました。 さらに、地域のマーケティング担当者は、今後のキャンペーンを確認し、地域のキャンペーンにアセットを活用することができます。 

よりインパクトのある仕事に費やせる時間を増やす

Asana を使う前は、リクエストはさまざまな場所から届き、制作チームは作業リストで管理されていない仕事に多くの時間を費やしていました。 

現在、マーケティング PMO が直接割り当てられた仕事のトリアージを担当することはなくなり、メールやチャットからのリクエストも大幅に減少しています。 毎月 350 件を超えるフォームの送信と 2,600 件のオートメーションルールの実行により、マーケティングチームは年間 140 日以上の労働時間を節約しています。

マーケティング担当者が仕事をすばやく始めるのに役立つフォーム

• マーケティングチームにリクエストを送信する際、Genesys の従業員は Asanaフォームに、制作チームに伝えるニーズや成果物の詳細を入力します。

• キャンペーン、クリエイティブサービス、ウェビナー、動画、SNS 投稿など、リクエストの種類に基づいて、Asana のルールが適切なチームの Asana ボードにリクエストを自動的に割り当てます。 

オートメーションが仕事を適切なチームにルーティング 

• 小規模なリクエストは適切なチームに直接割り当てられ、そのチームが新着タスクをトリアージします。 

• 統合マーケティングキャンペーンやグローバルプログラムに関連する複雑なリクエストは、さまざまなマーケティングサービスや関係者とのコラボレーションが必要なため、PMO チームに転送されます。

従来のプロジェクト管理プラットフォームは渋々使われていましたが、不満があって、UI を理解することができませんでした。 そのため、PMO とマーケティングサービスチームは、ステークホルダーのタスク管理に多くの時間を費やしていました。 私たちの最優先事項は、ステークホルダーがすぐに使い方を覚えられる、使いやすいアプリケーションを見つけることでした。 Asana に興味を持ったのは、アジャイル手法を適用できたからです。当社にとって、プロジェクトビューをカスタマイズできるという点は、柔軟性の観点で大きなメリットがありました。

Andrea Leon Trozak 氏、プログラムマネジメント、シニアディレクター

信頼できる唯一の情報源を活用してステークホルダーの足並みを揃える

マーケティングチームが以前使用していたプロジェクトマネジメントプラットフォームは複雑すぎたため、関係者は仕事に取り組むことが困難で、プロジェクトマネージャーはそれぞれ 50 件以上のプロジェクトを同時に管理する必要がありました。 

Asana では、キャンペーン作業を追跡するための一元化されたスペースがチームに提供されるため、ステークホルダーのエンゲージメントが大幅に向上し、戦略的プロジェクトに伴うコーディネーション作業である「仕事のための仕事」が削減されます。

会話、コンテキスト、仕事を 1 か所に取り込む

• Genesys のマーケティングサービスチームは、それぞれ専用の Asanaプロジェクトボードを持っています。このボードは制作キューとして機能し、チームや関係者と一緒に成果物を追跡、管理するために使用されます。

• タスク内のコメントにより、関係者のディスカッションが仕事のコンテキストの中で行われるようになります。

• チームメンバーは毎月 4,000 件近くのコメントを共有しており、これによりステークホルダーのエンゲージメントが向上し、メールや他のアプリを切り替える必要性が減っています。 

プロセスの標準化がチームのコラボレーションに役立つ

• マーケティングチームは、多くの新規プロジェクトをテンプレートを使って開始しています。テンプレートには、完了させる必要がある主要な作業のタスクがあらかじめ設定されています。

• その後、これらのタスクは複数のプロジェクトに追加され、各チーム専用の Asanaボードに表示されるようになります。これにより、複数グループの仕事が統合され、どのチームも同じ場所でタスクを確認できるようになりました。 

シームレスな引き継ぎでグローバルチームをつなぐ

SharePoint は、チームファイルのコラボレーションのために Genesys 全体で使用されており、マーケティングチームはデジタルアセット管理システムとして Bynder を使用しています。 PMO チームは、クリエイティブチームがファイルを 2 回アップロードする心配をすることなく、クリエイティブアセットとソースファイルが Bynder に確実にアップロードされるようにする必要がありました。 

Asana API と Tray.io を使用して、チームはこれらのアプリを接続し、1 つの統一されたワークフローを作成しました。 

オートメーションがアセット管理を効率化

• マーケティングオペレーションチームは、Tray.io を使って Asana で自動化された「トリガー」を設計し、クリエイティブアセットとソースファイルを自動的にアップロードするようにしました。

• デザイナーは、ファイルを SharePoint にアップロードした後、関連する Asanaタスクのカスタムフィールドにリンクを貼り付けるようになりました。 

• その後、「トリガー」が SharePoint から Bynder にファイルを送信し、コンテンツチームがレビュー待ちのアップロードを完了します。

連携により、翻訳リクエストの引き継ぎをよりスムーズに

• 資料を他の言語に翻訳する必要がある場合、地域キャンペーンマネージャーは、必要な Bynder リンクを添えてリクエストを送信します。 

• 必要なリンクが Asana フィールドに追加されると、Tray.io を介したオートメーションがトリガーされ、Bynder からアセットが取得されて翻訳ベンダーの翻訳プロジェ���トプラットフォームに配信されます。

翻訳リクエストが進むにつれて、そのステータスはベンダーの翻訳プラットフォームから Asanaタスクに同期されるため、地域キャンペーンマネージャーは進捗を追跡できます。

主なメリットの 1 つは、オプションをカスタマイズできる点です。これにより、マーケティング担当者はチームにとって最も効率的な方法で仕事を管理できます。 Asana のおかげで、ユーザーのストレス軽減、プロジェクトステータスの可視性向上を実現できたほか、PMO チームがワークフローの最適化や戦略的なプログラムマネジメントにより多くの時間を割けるようになりました。

Candice Sanders 氏、マーケティング PMO、シニアマネージャー

プロジェクトマネージャーではなく、Asana でマーケティング組織を拡大

Asana を導入してから 1 年間で、PMO チームはステークホルダーによる導入率を 400% 向上させました。 今後もチームは Asana を使ってマーケティング部署の業務効率を改善し続け、リソースをビジネスの成長に集中させる予定です。